Så deklarerar du företagsskatter för första gången: En steg-för-steg-guide för amerikanska entreprenörer

Att deklarera företagsskatter för första gången är en sådan milstolpe som ser enkel ut på avstånd men känns överväldigande när du väl gör det. Du börjar med en affärsidé, sedan ett bankkonto, sedan några fakturor, och plötsligt försöker du ta reda på vilket IRS-formulär som gäller, om du ska betala preliminär skatt och vad som räknas som en avdragsgill kostnad.

De goda nyheterna är att processen blir hanterbar när du bryter ned den i en tydlig ordning. De flesta som deklarerar för första gången hamnar inte i problem för att skattelagstiftningen är omöjlig att förstå. Problemen uppstår oftare för att man väntar för länge, har ofullständiga underlag eller antar att företaget beskattas på samma sätt som alla andra företag.

Den här guiden går igenom de viktigaste stegen som amerikanska grundare behöver för att hantera sin första företagsskattedeklaration med större säkerhet och färre överraskningar.

Börja med att identifiera din skatteklassificering

Din deklarationsprocess börjar med en enkel men avgörande fråga: hur beskattas ditt företag?

Svaret beror på din juridiska struktur och eventuella skatteval du har gjort. Några vanliga exempel:

Om du har bildat en LLC ska du inte utgå från att LLC automatiskt innebär ett enda skatteformulär. En LLC är en juridisk struktur, men den kan beskattas på olika sätt beroende på hur den är upplagd och om du har gjort ett val hos IRS.

Om du är osäker på hur ditt företag är klassificerat, kontrollera bildningsdokument, operating agreement, EIN-underlag och eventuella skatteval du har lämnat in. Om detta blir fel kan det leda till att du deklarerar på fel formulär, missar rapportering av K-1 eller missförstår om företagsinkomsten går vidare till din privata deklaration.

Samla dina underlag innan du börjar

De som deklarerar för första gången försöker ofta förbereda skatten ur minnet. Det är ett misstag.

Du behöver kompletta underlag för hela beskattningsåret, inte uppskattningar som sätts ihop i sista minuten. Börja med att samla in:

• Kontoutdrag för företagets bank- och kreditkortskonton
• Rapporter från försäljning och betalningsförmedlare
• Fakturor som skickats till kunder
• Kvitton för kostnader och inköp
• Löneunderlag, om du har anställda eller har betalat dig själv via lön
• Betalningar till konsulter och W-9-information
• Låneutdrag och ränteunderlag
• Underlag för inköp av datorer, utrustning och andra större tillgångar
• Brev från delstaten om skatt, meddelanden och bekräftelser på inlämning

Målet är att säkerställa att varje krona av intäkter och varje avdragsgill kostnad kan spåras till ett källdokument. Om företagets ekonomi har blandats med privata utgifter ska du separera dem nu och dokumentera företagstransaktionerna noggrant.

Om bokföringen inte är avstämd mot bankutdragen ska du rätta till det innan du deklarerar. Avstämning hjälper dig att upptäcka saknade transaktioner, dubbla registreringar och felklassificerade kostnader innan de blir deklarationsfel.

Känn till vilka skatter du kan vara skyldig att betala

Företagsskatter är inte bara en enda deklaration. Beroende på struktur och verksamhet kan du vara ansvarig för flera olika skatteplikter.

Federal inkomstskatt

Detta är den centrala deklarationen som hör ihop med företagets struktur. Genomströmningsenheter redovisar vanligtvis intäkter och avdrag i en deklaration som sedan förs vidare till ägarna. C corporations betalar skatt på bolagsnivå.

Preliminär inkomstskatt

Om du driver verksamhet själv behöver du vanligtvis göra preliminära skattebetalningar under året. IRS förväntar sig ofta kvartalsvisa betalningar för inkomst som inte täcks fullt ut av preliminärskatt eller källskatt.

Många enskilda näringsidkare, delägare och aktieägare i S corporations använder Form 1040-ES för att beräkna preliminär skatt. IRS delar vanligtvis in året i fyra betalningsperioder med förfallodatum omkring 15 april, 15 juni, 15 september och 15 januari följande år, eller nästa vardag om ett datum infaller på en helg eller helgdag.

Arbetsgivaravgifter och löneskatter

Om ditt företag har anställda är löneskatt och andra arbetsgivarrelaterade skyldigheter separata från din inkomstdeklaration. Det omfattar innehållande av inkomstskatt, Social Security- och Medicare-avgifter, arbetslöshetsskatter samt relaterade inlämnings- och betalningskrav.

Omsättningsskatt och delstatliga skatter

Federal deklaration är bara en del av bilden. Många grundare behöver också registrera sig för och lämna delstatliga deklarationer, och vissa företag måste ta upp omsättningsskatt beroende på var de bedriver verksamhet och var de har nexus.

Franchiseavgifter eller årliga delstatsavgifter

Flera delstater tar ut årliga rapporter, franchiseavgifter eller andra krav på entity-nivå. Det är lätt att missa när man fokuserar enbart på IRS.

Matcha dina deklarationsdatum med din företagsform

Att missa en deadline kan leda till påföljder även när siffrorna i övrigt är korrekta. Det exakta datumet beror på din företagsform och ditt beskattningsår.

För kalenderårsdeklaranter gäller i allmänhet följande federala deadlines:

• Partnerships: den 15:e dagen i den tredje månaden efter räkenskapsårets slut
• S corporations: den 15:e dagen i den tredje månaden efter räkenskapsårets slut
• C corporations: den 15:e dagen i den fjärde månaden efter räkenskapsårets slut

Om ett förfallodatum infaller på en lördag, söndag eller laglig helgdag flyttas deadline till nästa vardag.

Om du behöver mer tid för att lämna in kan du oftast begära anstånd. Kom bara ihåg att anstånd med inlämning inte är anstånd med betalning. Om du är skyldig skatt ska betalningen normalt fortfarande göras senast ursprunglig deadline.

Den regeln är viktigare än många nya grundare inser. Att lämna in sent är kostsamt, men att lämna in sent med obetald skatt kan bli ännu dyrare.

Använd rätt formulär från början

Ett av de vanligaste misstagen första året är att använda fel skatteformulär eller glömma ett kompletterande formulär.

Några exempel att hålla koll på:

• En single-member LLC kan fortfarande behöva redovisa företagsinkomst på Schedule C även om den juridiskt är en LLC
• En partnership-deklaration kan kräva Schedule K-1 för varje delägare
• En S corporation-deklaration kräver vanligtvis fördelning till aktieägare på Schedule K-1
• Ett bolag kan behöva bifoga ytterligare bilagor beroende på tillgångar, utländsk verksamhet eller andra rapporteringspunkter

Anta inte att förra årets skatteprograms standardinställningar är korrekta för ditt företag. Kontrollera företagsform, beskattningsår, EIN, adress, redovisningsmetod och ägaruppgifter innan du skickar in.

Om du ändrade företagsstruktur under året kan det påverka vilka formulär du lämnar in och om du behöver en deklaration för en kortare period. Det är en situation där en skatteexpert ofta är värd kostnaden.

Följ avdragsgilla kostnader noggrant

Företagsavdrag minskar den beskattningsbara inkomsten, men bara om de är normala, nödvändiga och styrkta med underlag.

Vanliga avdrag för nystartade företag omfattar ofta:

• Programvara och abonnemang
• Kontorsmaterial
• Företagsförsäkring
• Annons- och marknadsföringskostnader
• Professionella tjänster
• Hyra och el för företagets lokaler
• Bankavgifter
• Affärsresor och boende när det dokumenteras korrekt
• Fordonskostnader kopplade till företagsanvändning
• Utrustning och vissa startup- eller organisationskostnader, beroende på hur de behandlas

Felet att undvika är att behandla varje utgift som avdragsgill bara för att den betalades från ett företagskonto. Privata utgifter blir inte avdragsgilla bara för att de gick via bolaget.

Skriv en kort notering för varje kostnad som förklarar dess affärsmässiga syfte. Den vanan sparar tid om du någonsin behöver styrka ett avdrag i efterhand.

Betala dig själv på rätt sätt

Hur ägare betalar sig själva beror på företagsformen.

Ägare i en S corporation måste betala sig själva korrekt via lön när de är aktiva i verksamheten. Delägare och enskilda näringsidkare tar vanligtvis inte ut lön på samma sätt som anställda. Ägare i en C corporation kan få lön, utdelning eller båda beroende på upplägget.

Detta är viktigt eftersom den som deklarerar för första gången kan tro att det räcker att flytta pengar från företagskontot till ett privat konto. Det gör det inte. Ägarersättning måste följa skattereglerna för din struktur.

Om du är osäker på hur utdelningar, löner eller garanterade betalningar ska hanteras, ta råd innan årets bokslut stängs.

Lämna in elektroniskt när det är möjligt

E-inlämning är vanligtvis snabbare och enklare att bekräfta än att posta pappersdeklarationer. Det minskar också risken för enkla fel som saknade underskrifter eller oläsliga bilagor.

Innan du skickar in, kontrollera följande en gång till:

• Juridiskt företagsnamn och EIN
• Entity-klassificering
• Datum för beskattningsåret
• Ägarandelar och adresser
• Bankkontouppgifter för återbetalning eller betalning
• Eventuella obligatoriska bilagor eller K-1:or
• Betalningsbekräftelse om skatt ska betalas

Om din deklaration är komplex är det värt att göra en andra granskning med en bokförare eller CPA innan du lämnar in. En förbises bilaga kan skapa uppföljande meddelanden som tar betydligt längre tid att rätta till än det skulle ha tagit att kontrollera deklarationen från början.

Om du behöver anstånd, använd det strategiskt

Ett anstånd kan vara användbart när du väntar på partnerinformation, K-1:or, korrigerade underlag eller slutgiltig bokföring. Det kan också ge dig lite andrum om deklarationen inte är klar före ursprungligt förfallodatum.

Men ett anstånd är inte ett sätt att skjuta upp skattebetalningen. Om du förväntar dig att vara skyldig skatt bör du uppskatta skulden och betala så mycket som rimligen möjligt senast ursprunglig deadline. Det hjälper till att minska påföljder och ränta.

Använd den extra tiden för att förbättra deklarationen, inte för att ignorera den.

Vanliga misstag som nybörjare gör

De vanligaste misstagen är ofta de mest undvikbara:

• Att lämna in på fel skatteformulär
• Att missa kvartalsvisa preliminära skattebetalningar
• Att blanda ihop juridisk struktur med skatteklassificering
• Att glömma delstatliga deklarationer, löneskatter eller omsättningsskatt
• Att dra av privata utgifter som företagskostnader
• Att inte stämma av bokföringen före deklaration
• Att begära anstånd men inte betala den skatt som ska betalas
• Att glömma reglerna för ägarersättning i S corporations
• Att vänta till sista minuten med K-1-rapportering

Om du bara kommer ihåg en sak, så kom ihåg detta: skattedeklaration blir mycket enklare när den börjar med ordnade underlag och en tydlig företagsstruktur.

Vad du ska göra om du redan har missat en deadline

Om deadline har passerat ska du inte vänta på att problemet växer.

Lämna in så snart du kan, betala det du är skyldig om du är skyldig något, och rätta eventuella uppenbara fel med en ändrad deklaration om det behövs. Att ignorera problemet gör det vanligtvis värre.

Om du har fått ett meddelande, läs det noggrant. Många IRS-meddelanden går att hantera, men svarstiden spelar roll. Ju snabbare du tar tag i frågan, desto bättre brukar dina alternativ vara.

Hur Zenind hjälper nya grundare att hålla sig skatteberedda

En smidig skattesäsong börjar vanligtvis långt före själva skattesäsongen. Tydliga bildningsdokument, en separat företagsidentitet och löpande compliance gör det mycket enklare att hålla ordning på underlagen från dag ett.

Det är där Zenind kommer in. Zenind hjälper grundare att bilda LLCs och bolag i USA och hålla complianceuppgifter under kontroll, så att företaget startar med en starkare administrativ grund. När företaget är korrekt uppsatt blir det lättare att separera privat och företagsverksamhet, följa ägande och lämna korrekta underlag till din skatterådgivare.

Zenind ersätter inte en CPA, men kan hjälpa till att skapa förutsättningar för renare bokföring och mindre kaos vid deklarationstid.

Slutlig checklista för första företagsskatte-deklarationen

Innan du lämnar in, se till att du kan svara ja på dessa frågor:

• Vet jag min företagsform och skatteklassificering?
• Är bokföringen avstämda mot mina bankkonton?
• Har jag samlat alla underlag för intäkter, kostnader, lön och konsulter?
• Vet jag om jag är skyldig preliminär skatt, löneskatt eller delstatliga deklarationer?
• Använder jag rätt IRS-formulär och rätt beskattningsår?
• Har jag granskat alla bilagor, underskrifter och betalningsuppgifter?
• Om jag behöver anstånd, har jag också uppskattat och betalat eventuell skatt som ska betalas?

När dessa rutor är ikryssade blir första deklarationen betydligt mindre avskräckande. Processen är fortfarande detaljerad, men den är inte längre mystisk.

Slutsats

Att lära sig hur man deklarerar företagsskatter för första gången handlar egentligen om att bygga ett upprepningsbart system: välj rätt skatteklassificering, håll korrekta underlag, förstå deadlines och ligg steget före preliminära skatter och delstatliga skyldigheter.

De grundare som har störst problem är vanligtvis de som väntar tills deadline närmar sig och sedan försöker återskapa ett helt år av aktivitet från utspridda kalkylblad och sökningar i inkorgen. De grundare som håller ordning från början sparar tid, minskar stress och gör oftast färre kostsamma misstag.

Om du sätter upp ett nytt företag, bygg compliance-grunden tidigt. Det kommer att göra varje deklaration efter den första enklare.