Så anställer du frilansare och oberoende uppdragstagare för ditt lilla företag

Att anlita frilansare och oberoende uppdragstagare kan hjälpa ett växande företag att agera snabbare, hålla kostnaderna nere och få tillgång till specialiserade kunskaper utan att behöva öka de fasta kostnaderna med heltidsanställda. För startups och nya LLC-bolag är det ofta det mest praktiska sättet att få design-, skriv-, marknadsförings-, bokförings-, utvecklings- och administrativt arbete utfört samtidigt som teamet hålls slimmat.

Utmaningen handlar inte bara om att hitta talang. Det verkliga arbetet består i att välja rätt plattform, utvärdera kandidater på rätt sätt, sätta tydliga förväntningar och hantera relationen på ett sätt som skyddar företaget från missade deadlines, arbete av låg kvalitet och fel i efterlevnaden.

Den här guiden går igenom hur småföretagare kan hitta, granska och hantera frilansare och oberoende uppdragstagare med självförtroende.

Vad en frilansare eller oberoende uppdragstagare gör

En frilansare eller oberoende uppdragstagare är en egenföretagande yrkesperson som utför arbete för ditt företag utan att bli anställd. I stället för att betala lön och förmåner betalar du vanligtvis per projekt, per milstolpe eller per timme beroende på avtalet.

Företag anlitar ofta uppdragstagare för:

• Logotyp- och varumärkesdesign
• Webbplatsutveckling och underhåll
• Textförfattande och blogginnehåll
• Hantering av sociala medier
• Stöd för sökmotoroptimering
• Bokföring och redovisningsstöd
• Kundserviceassistans
• Virtuellt administrativt arbete
• Foto, video och motion graphics
• App- och mjukvaruutveckling

Den största fördelen är flexibilitet. Du kan ta in extern hjälp för en specifik uppgift eller en intensiv period utan att binda dig till ett långsiktigt anställningsförhållande.

När det är rimligt att anlita en uppdragstagare

Alla uppgifter bör inte gå till en uppdragstagare. De bästa användningsområdena är arbete som är specialiserat, projektbaserat eller tillfälligt.

Det är oftast rimligt att anlita en frilansare när:

• Du behöver en kompetens som ditt team inte har internt
• Projektet har en tydlig början och ett tydligt slut
• Arbetet kan levereras på distans
• Du vill testa en ny kanal eller tjänst innan du anställer på heltid
• Du behöver kortsiktig hjälp under en lansering, omprofilering eller tillväxtfas

Till exempel kan ett nybildat LLC-bolag anlita en frilansdesigner för varumärkesprofilering, en skribent för lanseringsinnehåll och en bokförare för månatlig ekonomisk avstämning. Det gör att företaget kan vara agilt samtidigt som det bygger upp en professionell närvaro.

Var du hittar frilansare och uppdragstagare

Det finns flera sätt att hitta extern talang. Det bästa alternativet beror på din budget, tidsram och hur mycket du vill vara involverad.

Frilansmarknadsplatser

Onlinemarknadsplatser är ett av de snabbaste sätten att hitta uppdragstagare. Där kan du söka per kategori, granska portföljer, jämföra priser och kommunicera innan du anlitar. Dessa plattformar är användbara när du vill ha ett brett urval och en strukturerad beställningsprocess.

Professionella rekommendationer

Rekommendationer från grundare, kollegor, jurister, revisorer och andra betrodda yrkespersoner leder ofta till de bästa rekryteringarna. En personlig rekommendation kan spara tid och minska risken för en felmatchning.

LinkedIn och professionella gemenskaper

LinkedIn, branschforum och nischade communities kan hjälpa dig att hitta erfarna yrkespersoner med relevant bakgrund. Det är särskilt användbart för specialiserat arbete som tillväxtmarknadsföring, mjukvaruutveckling eller compliance-rådgivning.

Lokala nätverk

För företag som föredrar samarbete på plats kan lokala handelskammare, coworkingytor och startupgrupper vara värdefulla källor till rekommendationer av uppdragstagare.

Så utvärderar du en frilansare innan du anlitar

Att välja det billigaste alternativet är sällan den bästa strategin. En uppdragstagare med låg timkostnad kan i slutänden bli dyrare genom omarbetningar, missade deadlines eller oanvändbart arbete.

Titta i stället på följande faktorer:

Kvaliteten på portföljen

Granska exempel som ligger nära den typ av arbete du behöver. En stark portfölj bör visa både skicklighet och konsekvens.

Relevant erfarenhet

En frilansare som redan har gjort liknande arbete för småföretag, startups eller din specifika bransch kan komma igång snabbare och göra färre misstag.

Kommunikationsstil

Var särskilt uppmärksam på hur snabbt och tydligt uppdragstagaren svarar innan projektet börjar. Snabba svar är ofta en bra indikator på hur samarbetet kommer att fungera längre fram.

Omdömen och referenser

Om plattformen innehåller betyg eller skriftliga omdömen bör du läsa dem noggrant. Om du anlitar utanför en marknadsplats, be om referenser eller exempel på tidigare kundresultat.

Process och professionalism

Fråga hur personen hanterar revisioner, tidslinjer, filleveranser och ändringar i omfattning. En uppdragstagare med en tydlig process är oftast enklare att arbeta med än någon som improviserar längs vägen.

Så skriver du en bättre projektbrief

Inte ens den bästa frilansaren kan leverera riktigt bra arbete utan en tydlig brief. Vaga instruktioner leder till vaga resultat.

En stark projektbrief bör innehålla:

• Projektets mål
• Målgruppen
• Eventuella riktlinjer för varumärket eller referensmaterial
• Vilka leverabler du förväntar dig
• Filformat eller tekniska krav
• Deadlines och milstolpar
• Budgetintervall
• Krav på revisioner eller godkännandesteg

Om du anlitar någon för innehåll, förklara till exempel artikelns syfte, den tänkta läsaren, önskad ton, nyckelord och eventuell produkt- eller tjänsteinformation som måste ingå.

Frågor att ställa innan du bestämmer dig

Innan du binder dig till en uppdragstagare bör du ställa frågor som visar hur personen arbetar.

Bra frågor är till exempel:

• Har du genomfört liknande projekt tidigare?
• Vilken information behöver du från mig för att komma igång?
• Vad är din leveranstid?
• Hur många revisioner ingår?
• Hur hanterar du ändringar i omfattning?
• Vilken kommunikationskanal föredrar du?
• Kan du dela ett exempel på arbetsflöde eller tidsplan?

Målet är att säkerställa att förväntningarna är överensstämmande innan några pengar byter ägare.

Börja smått när projektet är viktigt

Om du är osäker på en uppdragstagare, börja med ett mindre betalt testprojekt innan du ger personen ett större uppdrag. Det är ett av de bästa sätten att minska risken.

Ett testprojekt hjälper dig att utvärdera:

• Arbetskvalitet
• Leveranshastighet
• Respons på feedback
• Förmåga att följa instruktioner
• Professionalism i praktiska situationer

I stället för att anlita en skribent för ett helt innehållspaket första dagen kan du till exempel börja med en enda artikel. I stället för att ge någon uppdraget att bygga en hel webbplats kan du be om en landningssida eller en mockup av startsidan först.

Sätt tydliga betalningsvillkor

Betalningsmodellen bör passa typen av arbete.

Vanliga upplägg är:

• Fast pris per projekt
• Timdebitering
• Betalning per milstolpe
• Retaineravtal för löpande arbete

För de flesta småföretagsprojekt fungerar ett fast projektpris med betalning kopplad till milstolpar väl, eftersom det ger båda sidor tydlighet. Oavsett vilket upplägg du väljer bör leverabler, deadlines och gränser för revisioner vara skriftligt angivna.

Om arbetet är större eller pågår löpande kan du överväga ett skriftligt avtal för oberoende uppdragstagare. Ett sådant avtal kan hjälpa till att definiera omfattning, betalningsvillkor, sekretess, äganderätt till arbetet och villkor för uppsägning.

Skydda företaget med rätt dokumentation

Bra dokumentation är viktig både för operativ tydlighet och för efterlevnad. Ett företag som är bildat som LLC eller aktiebolag bör hålla ordning på sina uppdragarhandlingar från början.

Användbara dokument inkluderar:

• Avtal för oberoende uppdragstagare
• Undertecknad arbetsbeskrivning
• Faktura eller betalningsunderlag
• Färdiga skatteformulär när det behövs
• Slutliga filer och formuleringar för överföring av äganderätt

Beroende på upplägg och jurisdiktion kan du behöva inhämta ett Form W-9 från uppdragstagare baserade i USA och utfärda ett Form 1099-NEC när det krävs. Om du är osäker på klassificering eller rapporteringskrav bör du rådfråga en kvalificerad skatte- eller juristkonsult.

Undvik felklassificering av uppdragstagare

En av de viktigaste frågorna för ett växande företag är att korrekt skilja mellan en oberoende uppdragstagare och en anställd.

En uppdragstagare styr i regel själv hur arbetet utförs och använder sina egna verktyg, processer och sitt eget schema. En anställningsrelation är annorlunda och kan utlösa skyldigheter kring lönehantering, skatteavdrag, förmåner och arbetsrätt.

Felklassificering kan skapa problem för företaget längre fram, så var noga med att inte behandla en uppdragstagare som en heltidsanställd. Undvik att styra arbetet som om personen vore anställd om den ersätts som oberoende uppdragstagare.

Hantera relationen väl

När du väl har anlitat en frilansare är ditt arbete inte klart. Bra relationer med uppdragstagare kräver fortfarande ledning och uppföljning.

För att hålla projekten på rätt spår:

• Bekräfta deadlines och milstolpar skriftligt
• Ge fullständiga instruktioner från början
• Svara snabbt på frågor
• Granska leverabler snabbt
• Ge tydlig och specifik feedback på revisioner
• Håll kommunikationen organiserad på ett och samma ställe

De bästa relationerna med uppdragstagare är respektfulla och effektiva. Tydlig riktning och snabba svar leder vanligtvis till bättre resultat än ständig fram-och-tillbaka-kommunikation.

Bygg en pålitlig uppdragstagarbas

När företaget växer är det bra att skapa ett litet nätverk av betrodda uppdragstagare som du kan vända dig till igen.

En pålitlig bas kan omfatta:

• En skribent
• En designer
• En utvecklare
• En bokförare
• En virtuell assistent
• En marknadsförare eller SEO-specialist

När du hittar yrkespersoner som gör bra arbete, notera deras styrkor, leveranstider, prissättning och kommunikationsstil. Den informationen gör framtida upphandlingar snabbare och mer förutsägbara.

Hur Zenind stöder en verksamhet med god grund för uppdragstagare

Många företagare börjar anlita uppdragstagare kort efter att de har bildat ett LLC-bolag eller aktiebolag. Därför hjälper det att etablera en tydlig företagsgrund tidigt.

Ett korrekt bildat företag kan göra det enklare att skilja på privata och affärsmässiga finanser, hålla ordning på dokumentation och framstå som mer professionellt när man arbetar med extern talang. Zenind hjälper entreprenörer att bilda amerikanska bolag och komma igång med den struktur de behöver innan de bygger ett team av frilansare, leverantörer och uppdragstagare.

Avslutande tankar

Frilansare och oberoende uppdragstagare kan ge småföretag den flexibilitet som behövs för att växa utan kostnaden för heltidsanställningar. Nyckeln är att arbeta strategiskt: välj rätt källa till talang, granska noggrant, definiera arbetet tydligt och hantera relationen professionellt.

Om du lägger tid på att bygga ett stabilt arbetsflöde för uppdragstagare kan du agera snabbare, hålla kostnaderna under kontroll och fokusera på att utveckla själva verksamheten.