UEI jämfört med DUNS: Vad som ersatte DUNS-numret och hur du får ett UEI i SAM.gov

Om ditt företag vill arbeta med den federala regeringen är en av de första termerna du kommer att stöta på Unique Entity Identifier, eller UEI. Detta alfanumeriska ID med 12 tecken är nu den standardiserade enhetsidentifieraren som används i SAM.gov för federala bidrag, kontrakt och relaterade registreringar.

UEI ersatte det tidigare DUNS-numret, som hade hanterats av en tredje part. Övergången till en statligt utfärdad identifierare förenklade processen och placerade enhetshanteringen inom det federala systemet. För företag innebär det att samma identifierare används genom hela arbetsflödet för registrering, verifiering och federala tilldelningar.

Vad är ett UEI?

Ett Unique Entity Identifier är ett statligt utfärdat nummer som tilldelas en organisation så att den kan identifieras i SAM.gov. Det hjälper den federala regeringen att skilja en enhet från en annan när registreringar, tilldelningar och behörighetsinformation granskas.

UEI är inte samma sak som ett EIN, ett skattenummer eller ett statligt registreringsnummer. Det är en separat identifierare som används specifikt för federal upphandling och stödprogram.

Varför UEI ersatte DUNS

Under många år förlitade sig den federala regeringen på DUNS-nummer för att identifiera företag och andra enheter. Det ändrades när regeringen gick över till identifiering baserad på UEI i SAM.gov.

Denna förändring är viktig eftersom den tog bort behovet av att förlita sig på en tredje parts identifierare för federala affärsärenden. Resultatet är en mer direkt process för att verifiera och identifiera enheter som vill göra affärer med regeringen.

Om du fortfarande ser äldre hänvisningar till DUNS i arkiverat innehåll bör du betrakta dem som historisk kontext. För aktuell federal registrering är UEI den identifierare som gäller.

Vem behöver ett UEI?

Du kan behöva ett UEI om din enhet ska:

• Lämna anbud på federala kontrakt
• Ansöka om federala bidrag eller annat stöd
• Ta emot eller rapportera information om federala tilldelningar
• Agera som underleverantör eller på annat sätt förekomma i federala rapporteringsflöden
• Upprätthålla en aktiv enhetsregistrering i SAM.gov

I vissa fall kan en organisation endast behöva ett UEI och inte en fullständig registrering. Om du inte ansöker direkt om federala tilldelningar kan du ibland begära ett Unique Entity ID utan att slutföra en full registrering.

Så får du ett UEI i SAM.gov

UEI-processen hanteras via SAM.gov. I allmänhet är stegen enkla:

1. Skapa eller logga in på ett SAM.gov-konto med Login.gov.
2. Välj om du vill registrera din enhet eller endast begära ett Unique Entity ID.
3. Ange ditt juridiska företagsnamn och din fysiska adress.
4. Slutför de verifieringssteg som krävs av SAM.gov.
5. När verifieringen är klar tilldelas ditt UEI i SAM.gov.

Om din enhet redan är registrerad har du redan ett UEI. Du kan se det i din enhetsarbetsyta efter inloggning.

Vilken information du bör ha redo

Den exakta information som krävs beror på om du endast begär ett UEI eller slutför en full registrering. För en enkel UEI-begäran kan SAM.gov endast behöva ditt juridiska företagsnamn och din fysiska adress.

För en full registrering bör du vara beredd att lämna ytterligare uppgifter om enheten, till exempel:

• Juridiskt företagsnamn
• Fysisk adress
• Företagsstruktur och enhetstyp
• Kontaktpersoner
• Grundläggande företagsinformation
• Företagsklassificeringar och relaterade uppgifter

Om du förbereder denna information i förväg minskar risken för förseningar under verifiering och registrering.

Hur mycket kostar ett UEI?

Ett UEI är gratis. Att skicka in en registrering eller få ett Unique Entity ID i SAM.gov kostar inget.

Det är en av anledningarna till att företag bör undvika tredjepartstjänster som tar betalt för information eller formulär som finns tillgängliga via den officiella statliga processen.

Hur lång tid tar det att få ett UEI?

Handläggningstiden kan variera beroende på enhetsverifiering och om SAM.gov behöver ytterligare dokumentation. En enkel begäran kan gå snabbare än en full registrering, medan en registrering som kräver manuell granskning kan ta längre tid.

Det viktiga är att tilldelningen av UEI är kopplad till verifiering. Om din företagsinformation inte stämmer överens med vad systemet förväntar sig kan processen bli långsammare.

Går ett UEI ut?

Själva UEI-numret går inte ut. Om du däremot har en fullständig SAM.gov-registrering måste den förnyas var 365:e dag för att förbli aktiv.

Om din registrering löper ut kan din enhet bli inaktiv. Det kan påverka din möjlighet att söka nya federala kontrakt, bidrag eller andra tilldelningar.

Så hittar du ditt UEI

Om din enhet redan är registrerad kan du hitta ditt UEI genom att logga in på SAM.gov och öppna din enhetsinformation eller arbetsyta. UEI visas tillsammans med dina enhetsuppgifter och andra registreringsdetaljer.

Om du nyligen har skickat in en registrering eller en UEI-begäran kan du också kontrollera statusen i SAM.gov för att se om identifieraren har tilldelats.

Vanliga misstag företag gör

Några undvikbara misstag förekommer ofta vid uppsättning av UEI och SAM.gov:

• Att blanda ihop UEI med DUNS eller EIN
• Att använda ett handelsnamn i stället för det juridiska företagsnamnet
• Att anta att ett UEI ersätter behovet av registrering när en full registrering krävs
• Att låta en aktiv SAM.gov-registrering löpa ut
• Att vänta till sista minuten innan man lämnar anbud på ett kontrakt eller ansöker om stöd

Noggranna förberedelser hjälper till att undvika verifieringsproblem och håller din federala post i linje med dina bildningsdokument.

Varför detta är viktigt för nyligen bildade företag

Om du nyligen har bildat ett LLC, ett aktiebolag eller annan företagsform är federal registrering ännu ett steg mot att bli redo för kontrakt. Ditt juridiska namn, din adress och dina enhetsuppgifter bör stämma överens innan du börjar SAM.gov-processen.

Det är här organiserat bildningsarbete spelar roll. Zenind hjälper företagare att få sin bolagsstruktur på plats så att de kan gå vidare med större trygghet i frågor som regelefterlevnad, registreringar och andra myndighetskrav.

Slutord

UEI är nu den federala regeringens standardiserade enhetsidentifierare, och det är numret företag behöver förstå innan de söker kontrakt eller stöd i SAM.gov. Det ersatte DUNS, det är gratis och det är inbyggt i den nuvarande registreringsprocessen.

Om ditt företag planerar att arbeta med den federala regeringen är den bästa vägen enkel: se till att dina bildningsuppgifter är korrekta, verifiera din enhetsinformation och håll din SAM.gov-registrering aktiv om du behöver en.