Kvartalsskatt förklarad: förfallodatum, preliminära betalningar och vanliga frågor för nya företagare

Att starta ett företag förändrar hur du hanterar skatt. Om du går från att vara anställd till att bli egenföretagare, startar ett LLC eller tjänar pengar på ett sidoföretag kan du behöva göra preliminära skattebetalningar under året i stället för att vänta till deklarationssäsongen.

För många grundare är kvartalsskatt en av de första administrativa överraskningarna efter att ett företag har bildats. Den goda nyheten är att systemet är hanterbart när du väl förstår grunderna: vem som behöver betala, när betalningarna förfaller, hur mycket du bör avsätta och hur du undviker vanliga misstag.

Den här guiden går igenom det viktigaste på ett enkelt språk så att du kan hålla ordning, minska stressen och se till att ditt företag följer reglerna.

Vad är kvartalsskatt?

Kvartalsskatt är preliminära skattebetalningar som görs i förväg under året. De är avsedda för inkomster som inte omfattas av automatisk skatteavdragning, till exempel:

• Inkomst från egenföretagande
• Frilansinkomst
• Vinst i ett LLC som förs vidare till ägaren
• Inkomst från oberoende uppdragstagare
• Företagsinkomst från en sidoverksamhet

Om du är anställd drar arbetsgivaren vanligtvis federal inkomstskatt, socialförsäkringsavgifter och Medicare-skatt från varje löneutbetalning. Om du är egenföretagare ansvarar du själv för att betala dessa belopp genom preliminära skattebetalningar.

Begreppet ”kvartalsskatt” är vanligt, men IRS använder i allmänhet termen preliminära skattebetalningar.

Vem behöver vanligtvis göra preliminära skattebetalningar?

Du kan behöva göra preliminära skattebetalningar om du förväntar dig att vara skyldig en betydande skattebelopp när du lämnar in din deklaration. Vanliga exempel är:

• Enskilda näringsidkare
• Ägare av LLC med en medlem
• Delägare i ett handelsbolag
• Delägare i ett S-corporation i vissa situationer
• Oberoende uppdragstagare och frilansare
• Företagare med inkomster som inte helt täcks av skatteavdragning

Ett företag betalar inte alltid skatt på enhetens nivå. I många småföretagsstrukturer förs inkomsten vidare till ägarens privata deklaration. Det betyder att ägaren kan behöva betala preliminär skatt under året även om företaget självt inte gör separata bolagsskattbetalningar.

När förfaller kvartalsskatt?

Preliminära skattebetalningar förfaller vanligtvis fyra gånger per år. De ordinarie förfallodagarna är:

• 15 april
• 15 juni
• 15 september
• 15 januari följande år

Om en förfallodag infaller på en helg eller federal helgdag flyttas tidsfristen vanligtvis till nästa arbetsdag.

En viktig punkt för nya företagare är att aprils betalning inte bara är en inlämningsdag. Den är också ofta den första preliminära skattefristen för det aktuella skatteåret. Med andra ord kan du behöva lämna in din privata deklaration och göra en preliminär betalning ungefär samtidigt, beroende på din situation.

Eftersom tidsfrister kan ändras bör du alltid bekräfta innevarande års schema med IRS innan du gör en betalning.

Hur fungerar preliminär skatt?

Preliminär skatt baseras på vad du förväntar dig att vara skyldig för året. Den uppskattningen omfattar vanligtvis:

• Federal inkomstskatt
• Skatt för egenföretagare, om tillämpligt
• Statlig inkomstskatt, om din delstat har en sådan
• Ytterligare skatter som gäller i din situation

Målet är inte att beräkna din slutliga skatt exakt från början. Målet är att betala tillräckligt under året för att minska risken för en stor restskatt eller underbetalningsavgift när du lämnar in deklarationen.

Många företagare går igenom inkomster och utgifter varje kvartal och justerar sedan sina preliminära betalningar om verksamhetens resultat förändras.

Betalar ett LLC med en medlem kvartalsskatt?

Ett LLC med en medlem behandlas vanligtvis som en genomströmningsenhet skattemässigt, om det inte väljer en annan klassificering. Det betyder att LLC:t normalt inte betalar federal inkomstskatt som en separat enhet.

I stället redovisar ägaren affärsinkomster och kostnader i sin privata deklaration, ofta med Schedule C. Om verksamheten ger vinst kan ägaren behöva göra preliminära skattebetalningar under året.

Detta är ett av de viktigaste skattebegreppen för nya grundare: att bilda ett LLC eliminerar inte skatteplikter. Det förändrar den juridiska strukturen och kan hjälpa med ansvarsplanering, men det tar inte bort behovet av att planera för skatt på företagsinkomster.

Hur mycket bör du avsätta för skatt?

Det finns ingen procentsats som fungerar för alla företag, men många egenföretagare försöker avsätta en del av varje betalning de får så att de inte blir överraskade senare.

En vanlig tumregel är att avsätta cirka 25 % till 30 % av inkomsten till skatt. Det kan vara en bra utgångspunkt, särskilt när du är tidigt i verksamheten och ännu inte känner till din exakta skattesituation.

Din faktiska skattesats beror på flera faktorer, bland annat:

• Total inkomst
• Företagskostnader
• Statliga skatteregler
• Deklarationsstatus
• Om du har annan inkomst
• Om skatt för egenföretagare gäller

Om du betalar för lite kan du få avgifter eller vara skyldig ett stort belopp när du deklarerar. Om du betalar för mycket kan du få tillbaka pengar senare, men ditt kassaflöde kan bli stramare under året.

Ett praktiskt tillvägagångssätt är att ha ett separat sparkonto för skatt och föra över pengar dit i takt med att intäkter kommer in.

Vad händer om du bara har ett sidoföretag?

Ett sidoföretag spelar fortfarande roll skattemässigt. Även om du tjänar pengar utanför ditt vanliga jobb måste du i allmänhet redovisa dem.

Om du har en sidoverksamhet kan preliminär skatt fortfarande gälla beroende på hur mycket du förväntar dig att vara skyldig efter att ha tagit hänsyn till skatteavdrag från ditt dagjobb och eventuella krediter. För vissa personer räcker skatteavdragningen från en W-2-anställning för att täcka det mesta eller allt som ska betalas. För andra skapar sidoinkomsten ett skattemässigt glapp som måste fyllas med preliminära betalningar.

Det är också klokt att behandla ett sidoföretag som ett riktigt företag från början. Det innebär att föra bok, följa upp kostnader och hålla isär företags- och privatekonomi så mycket som möjligt.

Hur vet du om du är skyldig preliminär skatt?

IRS förväntar sig i allmänhet preliminära skattebetalningar om båda följande stämmer:

• Du förväntar dig att vara skyldig skatt på inkomster som inte omfattas av skatteavdragning.
• Du förväntar dig att det belopp som ska betalas överstiger gränsen för preliminära betalningar.

Många nya företagare använder ett enkelt arbetsflöde varje kvartal:

1. Gå igenom inkomster hittills under året.
2. Dra av vanliga och nödvändiga företagskostnader.
3. Uppskatta federal och statlig skatt på den återstående vinsten.
4. Jämför resultatet med eventuell skatteavdragning från ett W-2-jobb.
5. Betala det uppskattade beloppet före förfallodagen.

Den här processen är kanske inte glamorös, men den fungerar. Ju mer konsekvent du går igenom dina siffror, desto lättare blir det att undvika obehagliga överraskningar.

Kan du lämna in och betala preliminär skatt själv?

Ja. Många företagare hanterar sina preliminära betalningar själva, särskilt i ett företags tidiga skede.

Du kan vanligtvis betala elektroniskt via IRS-godkända system, och du kan lämna in din årliga deklaration med hjälp av skatteprogram eller genom att arbeta med en skatteexpert.

Med det sagt är företagsskatter ofta mer komplicerade än anställdas skatter. Du kan ha avdragsgilla kostnader, avdrag för hemmakontor, milersättning, löneansvar, omsättningsskatt eller delstatliga krav att hantera. Om du lägger för mycket tid på att tolka skatteregler kan det vara mer effektivt att arbeta med en kvalificerad revisor eller skatterådgivare.

En bra skatteexpert kan hjälpa dig att:

• Beräkna kvartalsbetalningar mer exakt
• Identifiera avdragsgilla företagskostnader
• Minska risken för avgifter
• Förbättra rutinerna för bokföring
• Förbereda dig inför årsslutsdeklarationen

Vanliga misstag att undvika

Nya företagare gör ofta samma skattefel. Att undvika dem kan spara tid, pengar och stress.

1. Vänta till deklarationssäsongen

Kvartalsskatt är till för att sprida ut betalningarna under året. Om du väntar till april med att tänka på dem kan du stå inför en stor engångsräkning.

2. Blanda företags- och privata pengar

När företagets och dina privata transaktioner blandas blir det svårare att räkna ut vinsten korrekt och lättare att missa avdrag.

3. Glömma delstatliga skatter

Federala skatter är bara en del av bilden. Beroende på var ditt företag är registrerat och var du tjänar inkomst kan du också behöva planera för delstatliga eller lokala skatter.

4. Avsätta för lite kontanter

Omsättning är inte samma sak som vinst. Om du spenderar alla inkommande pengar innan du avsätter skatt riskerar du att inte ha tillräckligt kvar när betalningen förfaller.

5. Ignorera förändringar i inkomsten

Om ditt företag växer snabbt eller saktar in kan ditt preliminära skattebelopp behöva ändras. Gå igenom siffrorna varje kvartal i stället för att förlita dig på en gammal uppskattning.

Ett enkelt arbetsflöde för kvartalsskatt

Om du vill ha ett återkommande system kan du använda denna checklista varje kvartal:

• Uppdatera inkomst- och utgiftsregister
• Räkna om företagets vinst
• Beräkna skatt för egenföretagare och inkomstskatt
• Granska skatteavdragning från eventuellt annat jobb
• För över skattebeloppet till ett sparkonto
• Skicka in den preliminära betalningen före förfallodagen
• Spara bekräftelser för dina arkiv

Den rutinen tar inte lång tid när du väl har byggt in den i din månads- eller kvartalsvisa ekonomihantering.

Varför goda skattevanor är viktiga för grundare

Skatt är inte bara en efterlevnadsuppgift. Det är en del av att bygga ett stabilt företag.

Goda skattevanor hjälper dig att:

• Skydda kassaflödet
• Minska stressen vid årets slut
• Undvika avgifter och ränta
• Hålla den ekonomiska dokumentationen renare
• Fatta mer välgrundade beslut om prissättning och utgifter

För grundare som bildar ett LLC eller startar ett nytt företag är dessa vanor särskilt viktiga under det första året. Ju tidigare du sätter upp en skatteprocess, desto lättare blir det att växa ansvarsfullt.

Avslutande tankar

Kvartalsskatt är en normal del av att äga ett företag eller tjäna inkomster från egenföretagande. När du väl förstår förfallodatumen, uppskattar din inkomst korrekt och sätter undan pengar under året blir processen mycket mer hanterbar.

Om du startar ett företag bör du använda de första månaderna till att bygga ett skattesystem som passar din verksamhet. Följ inkomsterna noggrant, spara konsekvent och gå igenom siffrorna varje kvartal. Den disciplinen kommer att göra deklarationssäsongen enklare och hjälpa dig att fokusera på att utveckla verksamheten.

Zenind stöttar entreprenörer i etableringsfasen och därefter och hjälper grundare att bygga en starkare grund för regelefterlevnad och affärsverksamhet.