Neljännesvuosiverot selitettynä: määräajat, ennakkoverot ja yleiset kysymykset uusille yrittäjille

Yrityksen perustaminen muuttaa tapaa, jolla hoidat verotuksen. Jos siirryt palkansaajasta yrittäjäksi, perustat LLC-yhtiön tai saat tuloja sivutoimesta, sinun on ehkä maksettava arvioituja veroja pitkin vuotta sen sijaan, että odottaisit veroilmoitusaikaan.

Monille perustajille neljännesvuosiverot ovat ensimmäisiä hallinnollisia yllätyksiä yrityksen perustamisen jälkeen. Hyvä uutinen on, että järjestelmä on hallittavissa, kun ymmärrät perusasiat: kuka maksaa, milloin maksut erääntyvät, kuinka paljon kannattaa varata ja miten välttää yleiset virheet.

Tämä opas käy läpi olennaiset asiat selkeällä kielellä, jotta voit pysyä järjestyksessä, vähentää stressiä ja pitää yrityksesi vaatimusten mukaisena.

Mitä neljännesvuosiverot ovat?

Neljännesvuosiverot ovat ennakkoon vuoden aikana maksettavia arvioituja veroja. Ne koskevat tuloja, joista ei pidätetä veroja automaattisesti, kuten:

• Yrittäjätulo
• Freelance-tulo
• Omistajalle läpivirtaava LLC:n voitto
• Itsenäisenä urakoitsijana saatu tulo
• Sivutoimesta saatu yritystulo

Jos olet palkansaaja, työnantajasi pidättää yleensä liittovaltion tuloveron, sosiaaliturvamaksut ja Medicare-maksut jokaisesta palkasta. Jos olet yrittäjä, vastaat näiden maksamisesta itse ennakkoverojen kautta.

Termiä “neljännesvuosiverot” käytetään yleisesti, mutta IRS viittaa näihin yleensä arvioituihin veroihin.

Kenen yleensä täytyy maksaa arvioituja veroja?

Sinun voi olla tarpeen maksaa arvioituja veroja, jos odotat olevasi velvollinen merkittävään veromäärään veroilmoituksen yhteydessä. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Toiminimiyrittäjät
• Yksinomistajaiset LLC-yhtiöt
• Kumppanuuksien osakkaat
• S-yhtiön osakkeenomistajat joissakin tilanteissa
• Itsenäiset urakoitsijat ja freelancerit
• Yrityksen omistajat, joiden tulot eivät ole täysin pidätyksen piirissä

Yritys ei aina maksa veroja yhteisötasolla. Monissa pienyritysrakenteissa tulot siirtyvät omistajan henkilökohtaiseen veroilmoitukseen. Tämä tarkoittaa, että omistajan voi olla maksettava ennakkoveroja vuoden aikana, vaikka yritys itse ei maksaisi erillisiä yhtiöveroja.

Milloin neljännesvuosiverot erääntyvät?

Arvioidut verot maksetaan yleensä neljä kertaa vuodessa. Tavanomaiset eräpäivät ovat:

• 15. huhtikuuta
• 15. kesäkuuta
• 15. syyskuuta
• 15. tammikuuta seuraavana vuonna

Jos eräpäivä osuu viikonlopulle tai liittovaltion juhlapäivälle, määräaika siirtyy yleensä seuraavaan arkipäivään.

Uusille yrittäjille tärkeä huomio on, että huhtikuun maksu ei ole vain ilmoituksen määräaika. Se on usein myös kuluvan verovuoden ensimmäinen arvioidun veron määräaika. Toisin sanoen saatat joutua jättämään henkilökohtaisen veroilmoituksesi ja maksamaan arvioidun veron lähes samaan aikaan tilanteestasi riippuen.

Koska määräajat voivat muuttua, varmista aina kuluvan vuoden aikataulu IRS:ltä ennen maksun lähettämistä.

Miten arvioidut verot toimivat?

Arvioidut verot perustuvat siihen, mitä odotat olevasi velvollinen maksamaan vuoden aikana. Tuo arvio sisältää yleensä:

• Liittovaltion tuloveron
• Itsenäisestä työstä maksettavan veron, jos sovellettavissa
• Osavaltion tuloveron, jos osavaltiossasi on sellainen
• Muut tilanteeseesi soveltuvat verot

Tavoitteena ei ole laskea lopullista verolaskuasi täydellisesti ensimmäisellä yrityksellä. Tavoitteena on maksaa vuoden aikana riittävästi, jotta vältät suuren loppusaldoon tai aliveron seuraamuksiin liittyvän riskin veroilmoitusta jättäessäsi.

Monet yrittäjät käyvät tulot ja kulut läpi jokaisella vuosineljänneksellä ja säätävät sen jälkeen arvioituja maksujaan, jos liiketoiminnan kehitys muuttuu.

Maksavatko yksinomistajaiset LLC-yhtiöt neljännesvuosiveroja?

Yksinomistajaista LLC-yhtiötä kohdellaan yleensä verotuksessa läpivirtaavana yhteisönä, ellei se valitse toista verotusluokitusta. Tämä tarkoittaa, että LLC ei yleensä maksa liittovaltion tuloveroa erillisenä yhteisönä.

Sen sijaan omistaja ilmoittaa liiketoiminnan tulot ja kulut henkilökohtaisessa veroilmoituksessaan, usein Schedule C -lomakkeella. Jos liiketoiminta tuottaa voittoa, omistajan voi olla tarpeen maksaa arvioituja veroja vuoden aikana.

Tämä on yksi tärkeimmistä verotuksen käsitteistä uusille perustajille: LLC:n perustaminen ei poista verovelvoitteita. Se muuttaa oikeudellista rakennetta ja voi auttaa vastuunhallinnan suunnittelussa, mutta se ei poista tarvetta varautua yritystulojen veroihin.

Kuinka paljon rahaa kannattaa varata veroihin?

Kaikkiin yrityksiin ei sovi yksi ainoa prosentti, mutta monet yrittäjät pyrkivät varaamaan osan jokaisesta saamastaan maksusta, jotta he eivät ylläty myöhemmin.

Yleinen nyrkkisääntö on varata veroihin noin 25–30 % tuloista. Tämä vaihteluväli voi olla hyvä lähtökohta, erityisesti silloin kun olet uran alkuvaiheessa etkä vielä tiedä tarkkaa veroprofiiliasi.

Todellinen veroprosenttisi riippuu useista tekijöistä, kuten:

• Kokonaistuloista
• Liiketoiminnan kuluista
• Osavaltion verolaeista
• Veroilmoituksen jättöasemasta
• Siitä, onko sinulla muita tuloja
• Siitä, sovelletaanko itsenäisen työn veroa

Jos maksat liian vähän, voit joutua sanktioihin tai maksamaan suuren summan veroilmoituksen yhteydessä. Jos maksat liikaa, saatat saada myöhemmin palautusta, mutta kassavirta voi olla vuoden aikana tiukempi.

Käytännöllinen tapa on pitää erillistä verosäästötiliä ja siirtää sinne rahaa sitä mukaa, kun tuloja tulee.

Entä jos sinulla on vain sivutoimi?

Sivutoimella on silti verotuksellista merkitystä. Vaikka ansaitsisit tuloa varsinaisen työsi ohella, sinun on yleensä ilmoitettava se.

Jos sinulla on sivutoimi, arvioidut verot voivat silti tulla ajankohtaisiksi sen mukaan, kuinka paljon odotat olevasi velvollinen maksamaan päivätyösi pidätysten ja mahdollisten verohyvitysten jälkeen. Joillekin W-2-palkkatuloista pidätetty vero riittää kattamaan suuren osan tai kaikki verot. Toisille sivutoimen tulot luovat verovajeen, joka täytyy täyttää arvioiduilla maksuilla.

On myös järkevää kohdella sivutoimea oikeana yrityksenä alusta alkaen. Se tarkoittaa kirjanpidon pitämistä, kulujen seurantaa ja yritys- sekä henkilökohtaisten varojen erottamista mahdollisimman hyvin.

Mistä tiedät, onko sinun maksettava arvioituja veroja?

IRS odottaa yleensä arvioituja veromaksuja, jos molemmat seuraavista ovat totta:

• Odotat olevasi verovelvollinen tuloista, joista ei pidätetä veroja.
• Odotat maksettavan määrän ylittävän arvioitujen maksujen ilmoituskynnyksen.

Monet uudet omistajat käyttävät yksinkertaista työskentelytapaa jokaisella vuosineljänneksellä:

1. Tarkista kuluvan vuoden tulot.
2. Vähennä tavalliset ja tarpeelliset yrityskulut.
3. Arvioi jäljelle jäävään voittoon kohdistuvat liittovaltion ja osavaltion verot.
4. Vertaa tulosta mahdollisiin W-2-työn pidätyksiin.
5. Maksa arvioitu loppusumma määräaikaan mennessä.

Tämä prosessi ei ole hohdokas, mutta se toimii. Mitä johdonmukaisemmin tarkistat luvut, sitä helpompi on välttää ikävät yllätykset.

Voitko jättää ja maksaa arvioidut verot itse?

Kyllä. Monet yrittäjät hoitavat arvioidut maksunsa itse, erityisesti yrityksen alkuvaiheessa.

Yleensä voit maksaa sähköisesti IRS:n hyväksymien järjestelmien kautta, ja voit jättää vuotuisen veroilmoituksesi vero-ohjelmistolla tai verotuksen ammattilaisen avulla.

Yritysverot ovat kuitenkin usein monimutkaisempia kuin palkansaajan verotus. Sinulla voi olla vähennyskelpoisia kuluja, kotitoimistovähennyksiä, kilometrikuluja, palkkahallintovelvoitteita, myyntiveroa tai osavaltiotason vaatimuksia. Jos käytät liikaa aikaa verosääntöjen tulkitsemiseen, voi olla tehokkaampaa työskennellä pätevän kirjanpitäjän tai veroasiantuntijan kanssa.

Hyvä veroalan ammattilainen voi auttaa sinua:

• Arvioimaan neljännesvuosiverot tarkemmin
• Tunnistamaan vähennyskelpoiset yrityskulut
• Pienentämään sanktioriskiä
• Parantamaan kirjanpitotapoja
• Valmistautumaan vuoden lopun veroilmoitukseen

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Uudet yrittäjät tekevät usein samoja verovirheitä. Niiden välttäminen voi säästää aikaa, rahaa ja stressiä.

1. Odottaminen verokautta asti

Neljännesvuosiverot on tarkoitettu maksujen jaksottamiseen vuoden aikana. Jos odotat huhtikuuhun asti ajatellaksesi niitä, saatat kohdata suuren laskun kerralla.

2. Yritys- ja henkilökohtaisten varojen sekoittaminen

Kun yrityksen ja henkilökohtaiset tapahtumat ovat sekoittuneina, voiton laskeminen tarkasti vaikeutuu ja vähennysten unohtaminen helpottuu.

3. Osavaltion verojen unohtaminen

Liittovaltion verot ovat vain osa kokonaisuutta. Riippuen siitä, missä yrityksesi sijaitsee ja missä ansaitset tuloa, sinun on ehkä suunniteltava myös osavaltion tai paikalliset verot.

4. Liian vähäisen käteisen varaaminen

Liikevaihto ei ole sama asia kuin voitto. Jos käytät kaiken sisään tulevan käteisen ennen kuin olet varannut verorahat, sinulle ei ehkä jää tarpeeksi maksupäivään mennessä.

5. Tulomuutosten sivuuttaminen

Jos yrityksesi kasvaa nopeasti tai hidastuu, arvioitua veromäärää on ehkä muutettava. Palaa lukuihin joka vuosineljännes sen sijaan, että nojaat vanhentuneeseen arvioon.

Yksinkertainen neljännesvuosiverojen työskentelytapa

Jos haluat toistettavan järjestelmän, käytä tätä tarkistuslistaa joka vuosineljänneksellä:

• Päivitä tulo- ja kulutiedot
• Laske liiketoiminnan voitto uudelleen
• Arvioi itsenäisen työn vero ja tulovero
• Tarkista mahdolliset pidätykset muista töistä
• Siirrä veroihin tarvittava summa säästöön
• Lähetä arvioitu maksu ennen määräaikaa
• Tallenna vahvistusasiakirjat omaan kirjanpitoosi

Tämä rutiini ei vie kauan, kun rakennat sen osaksi kuukausittaista tai vuosineljänneksen talousprosessia.

Miksi hyvät verotottumukset ovat tärkeitä perustajille

Verot eivät ole vain vaatimustenmukaisuustehtävä. Ne ovat osa vakaan yrityksen rakentamista.

Hyvät verotottumukset auttavat sinua:

• Suojelemaan kassavirtaa
• Vähentämään vuoden lopun stressiä
• Välttämään sanktioita ja korkoja
• Pitämään talouskirjanpidon siistimpänä
• Tekemään parempia päätöksiä hinnoittelusta ja kuluttamisesta

Perustajille, jotka muodostavat LLC-yhtiön tai käynnistävät uuden liiketoiminnan, nämä tavat ovat erityisen tärkeitä ensimmäisenä vuonna. Mitä aikaisemmin rakennat veroprosessin, sitä helpompi on skaalautua vastuullisesti.

Lopuksi

Neljännesvuosiverot ovat normaali osa yrityksen omistamista tai yrittäjätulojen ansaitsemista. Kun ymmärrät määräajat, arvioit tulosi oikein ja siirrät rahaa sivuun pitkin vuotta, prosessi muuttuu huomattavasti hallittavammaksi.

Jos olet perustamassa yritystä, käytä ensimmäiset kuukaudet verojärjestelmän rakentamiseen, joka sopii toimintaasi. Seuraa tuloja huolellisesti, säästä johdonmukaisesti ja tarkista luvut joka vuosineljänneksellä. Tämä kurinalaisuus tekee verokaudesta helpomman ja auttaa sinua keskittymään liiketoiminnan kasvattamiseen.

Zenind tukee yrittäjiä perustamisvaiheessa ja sen jälkeen auttaen perustajia rakentamaan vahvemman pohjan vaatimustenmukaisuudelle ja liiketoiminnan operatiiviselle toiminnalle.