การเก็บบันทึกด้วยบล็อกเชนสำหรับธุรกิจในสหรัฐฯ: ความหมายต่อการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแลขององค์กร

บล็อกเชนมักถูกพูดถึงในฐานะเครื่องมือสำหรับคริปโตเคอร์เรนซี แต่คุณค่าที่แท้จริงต่อธุรกิจนั้นกว้างกว่านั้นมาก สำหรับสตาร์ทอัพ LLC และบริษัท การเก็บบันทึกด้วยบล็อกเชนสามารถสร้างบันทึกที่คงทน มีการประทับเวลา และตรวจพบการแก้ไขได้สำหรับเหตุการณ์สำคัญทางธุรกิจ นั่นทำให้เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับองค์กรที่ให้ความสำคัญกับความถูกต้อง ความโปร่งใส และการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแลในระยะยาว

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังสร้างบริษัทในสหรัฐอเมริกา คำถามไม่ใช่ว่าบล็อกเชนเป็นกระแสนิยมหรือไม่ คำถามที่แท้จริงคือมันจะช่วยปรับปรุงวิธีการสร้าง จัดเก็บ และตรวจสอบบันทึกทางธุรกิจได้หรือไม่ ในหลายกรณี คำตอบคือได้ แต่จะได้ผลก็ต่อเมื่อใช้กับข้อมูลประเภทที่เหมาะสมและทำงานร่วมกับกระบวนการกำกับดูแลกิจการที่รัดกุม

การเก็บบันทึกด้วยบล็อกเชนหมายถึงอะไร

ในแก่นแท้ของมัน การเก็บบันทึกด้วยบล็อกเชนหมายถึงการจัดเก็บหรืออ้างอิงบันทึกในระบบที่แต่ละรายการเชื่อมโยงกับรายการก่อนหน้าด้วยวิธีทางคริปโตกราฟี เมื่อเพิ่มบันทึกเข้าไปแล้ว การเปลี่ยนแปลงในภายหลังจะทำได้ยากโดยไม่ทิ้งร่องรอยที่สังเกตเห็นได้

สิ่งนี้ทำให้บล็อกเชนมีประโยชน์สำหรับบันทึกที่ได้ประโยชน์จาก:

• การประทับเวลาที่ชัดเจน
• ห่วงโซ่การครอบครองที่ตรวจสอบได้
• ความเสี่ยงที่ลดลงของการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
• แหล่งข้อมูลกลางร่วมกันระหว่างหลายฝ่าย
• กระบวนการตรวจสอบและทบทวนที่ง่ายขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องแยกบล็อกเชนออกจากระบบจัดเก็บบนคลาวด์ทั่วไป คลาวด์สตอเรจเก็บไฟล์ไว้ ส่วนบล็อกเชนสร้างบันทึกของเหตุการณ์ที่แก้ไขได้ยากกว่ามาก ในทางปฏิบัติ ธุรกิจมักใช้บล็อกเชนเพื่อบันทึกการมีอยู่ของเอกสาร การตัดสินใจ หรือธุรกรรม ขณะที่เก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในระบบจัดเก็บแบบดั้งเดิม

ทำไมการเก็บบันทึกขององค์กรจึงสำคัญ

ทุกธุรกิจในสหรัฐฯ จำเป็นต้องมีบันทึกที่เชื่อถือได้ บริษัทและ LLC อาจต้องเก็บรักษาเอกสารองค์กร ข้อมูลความเป็นเจ้าของ มติ บันทึกการประชุม การยื่นเอกสาร และบันทึกทางการเงิน การเก็บบันทึกที่ดีไม่ได้ช่วยแค่การจัดระเบียบภายในองค์กร แต่ยังช่วยในด้าน:

• การปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐ
• การคงไว้ซึ่งความคุ้มครองความรับผิดจำกัด
• การสนับสนุนการระดมทุนและการตรวจสอบสถานะกิจการ
• การตอบสนองต่อข้อซักถามด้านกฎหมายหรือภาษี
• การแสดงอำนาจของบริษัทสำหรับการตัดสินใจสำคัญ

เมื่อบันทึกไม่ครบถ้วนหรือไม่สอดคล้องกัน ธุรกิจอาจเผชิญกับความล่าช้า ข้อพิพาท หรือปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแลที่หลีกเลี่ยงได้ นั่นคือเหตุผลที่ผู้ก่อตั้งจำนวนมากมองหาระบบที่ดีกว่าเมื่อบริษัทเติบโตขึ้น

บล็อกเชนเพิ่มคุณค่าได้ตรงไหน

บล็อกเชนไม่ได้เป็นตัวแทนของระบบจัดการเอกสารทุกประเภท ควรมองว่าเป็นชั้นควบคุมที่ช่วยเสริมส่วนเฉพาะของการเก็บบันทึกขององค์กร

1. หลักฐานการมีอยู่ที่ประทับเวลา

ธุรกิจอาจต้องการพิสูจน์ว่าเอกสารมีอยู่ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง บล็อกเชนช่วยบันทึกหลักฐานนั้นได้โดยไม่ต้องเปิดเผยเอกสารเอง

ตัวอย่างเช่น:

• การอนุมัติของคณะกรรมการหรือผู้จัดการ
• ข้อตกลงการดำเนินงานที่ลงนามแล้ว
• บันทึกทรัพย์สินทางปัญญา
• การอัปเดตตารางผู้ถือหุ้น
• การรับทราบนโยบายภายใน

2. เส้นทางตรวจสอบที่ตรวจพบการแก้ไขได้

บันทึกขององค์กรอาจเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา บางการเปลี่ยนแปลงเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ชอบด้วยเหตุผล แต่บางครั้งอาจก่อให้เกิดข้อพิพาทในภายหลัง ระบบบันทึกบนบล็อกเชนสามารถแสดงได้ว่าเมื่อใดบันทึกถูกสร้าง แก้ไข หรืออนุมัติ

สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่ต้องการประวัติที่ชัดเจนของ:

• การเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของ
• การเพิ่มทุน
• การให้ความยินยอม
• การยื่นเอกสารเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแล
• การอนุมัติซัพพลายเออร์หรือสัญญา

3. การตรวจสอบร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้ก่อตั้ง นักลงทุน ทนายความ นักบัญชี และทีมกำกับดูแลอาจต้องเข้าถึงประวัติของบันทึกชุดเดียวกัน บล็อกเชนสามารถให้ชั้นการตรวจสอบที่สอดคล้องกัน เพื่อให้แต่ละฝ่ายตรวจสอบได้ว่าบันทึกถูกแก้ไขหรือไม่ และบันทึกไว้เมื่อใด

4. ความรับผิดชอบภายในที่ดีขึ้น

สำหรับองค์กรที่เติบโต การเก็บบันทึกมักกระจัดกระจายอยู่ในอีเมล ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน สเปรดชีต และตู้เอกสาร บล็อกเชนสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีวินัยมากขึ้นโดยบังคับให้มีการบันทึกและยืนยันการดำเนินการสำคัญ

บล็อกเชนไม่ควรถูกใช้เพื่ออะไร

บล็อกเชนมีประโยชน์ แต่ไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกบันทึก ธุรกิจควรหลีกเลี่ยงการใช้มันแทนการกำกับดูแลที่รอบคอบหรือการทบทวนทางกฎหมาย

โดยทั่วไป บล็อกเชนไม่เหมาะสำหรับ:

• การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนลงบนเชนโดยตรง
• การแทนที่เอกสารทางกฎหมายที่ลงนามแล้วทั้งหมด
• การจัดการบันทึกที่ต้องแก้ไขบ่อยครั้ง
• การเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ที่ไม่จำเป็นต้องมีหลักฐานแบบแก้ไขไม่ได้
• การรับมือภาระการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแลโดยไม่มีการกำกับดูแลจากมนุษย์

เมื่อข้อมูลถูกใส่ลงบนบล็อกเชนแล้ว การลบหรือแก้ไขอาจทำได้ยาก ความคงทนนั้นมีประโยชน์ต่อความถูกต้องของข้อมูล แต่ก็อาจสร้างปัญหาด้านความเป็นส่วนตัวและการดำเนินงานหากใช้อย่างไม่ระมัดระวัง

กรณีใช้งานที่เหมาะที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพ

สำหรับสตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ การประยุกต์ใช้บล็อกเชนที่เหมาะสมที่สุดคือแบบแคบและเฉพาะจุด บริษัทไม่จำเป็นต้องย้ายบันทึกทั้งหมดไปไว้บนบล็อกเชนจึงจะได้รับประโยชน์จากเทคโนโลยีนี้

กรณีใช้งานที่ดี ได้แก่:

• การบันทึกมติคณะกรรมการหรือหนังสือยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร
• การติดตามเอกสารความเป็นเจ้าของ
• การบันทึกเวลาการอนุมัติสัญญา
• การยืนยันนโยบายหรือการเปิดเผยข้อมูลของธุรกิจ
• การประทับแฮชเอกสารเพื่อการตรวจสอบ

แฮชของเอกสารมีประโยชน์อย่างยิ่ง แทนที่จะเผยแพร่ไฟล์ฉบับเต็ม ธุรกิจสามารถสร้างลายนิ้วมือดิจิทัลของไฟล์และบันทึกลายนิ้วมือนั้นไว้บนเชน หากเอกสารเปลี่ยนไปในภายหลัง แฮชก็จะเปลี่ยนตาม ทำให้ตรวจพบการแก้ไขได้ง่าย

ข้อควรพิจารณาด้านการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแลสำหรับธุรกิจในสหรัฐฯ

เมื่อใช้บล็อกเชนสำหรับบันทึกขององค์กร บริษัทต้องพิจารณากฎหมายของรัฐ การกำกับดูแลของนิติบุคคล และข้อกำหนดการเก็บรักษาบันทึกด้วย บันทึกบนบล็อกเชนอาจช่วยเสริมหลักฐาน แต่ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นไปตามข้อกำหนดตามกฎหมายหรือสัญญาทุกประการโดยอัตโนมัติ

ธุรกิจควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้:

• บันทึกนั้นจำเป็นต้องมีลายเซ็นตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่
• บันทึกนั้นต้องเก็บไว้นอกเชนเพื่อเหตุผลด้านความเป็นส่วนตัวหรือไม่
• บริษัทสามารถจัดเตรียมสำเนาที่อ่านได้เมื่อมีการร้องขอหรือไม่
• ระบบบล็อกเชนสร้างเส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจนและเชื่อถือได้หรือไม่
• การควบคุมการเข้าถึงเพียงพอสำหรับบันทึกที่เป็นความลับหรือไม่

สำหรับบริษัทที่จัดตั้งในสหรัฐฯ การเก็บบันทึกควรสอดคล้องกับเอกสารการจัดตั้ง ข้อตกลงการดำเนินงาน ข้อบังคับ และภาระหน้าที่ยื่นเอกสารของรัฐ เครื่องมือทางเทคโนโลยีควรสนับสนุนการกำกับดูแล ไม่ใช่เข้ามาแทนที่

ขั้นตอนการนำไปใช้ในทางปฏิบัติ

ธุรกิจที่ต้องการใช้บล็อกเชนเพื่อการเก็บบันทึกควรเริ่มจากการนำร่องที่แคบและมีความเสี่ยงต่ำ

ขั้นตอนที่ 1: ระบุบันทึกที่สำคัญที่สุด

เลือกบันทึกที่การพิสูจน์ เวลา และความสมบูรณ์ของข้อมูลสำคัญกว่าการแก้ไขบ่อยครั้ง

ขั้นตอนที่ 2: ตัดสินใจว่าข้อมูลใดควรอยู่นอกเชน

เก็บเอกสารฉบับเต็ม ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ไว้ในระบบจัดเก็บแบบดั้งเดิมที่ปลอดภัย ใช้บล็อกเชนเพื่อบันทึกแฮช การประทับเวลา หรือการอ้างอิง

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดกระบวนการอนุมัติ

กำหนดว่าใครสามารถสร้าง อนุมัติ หรืออัปเดตบันทึกแต่ละประเภทได้ กระบวนการที่เข้มแข็งสำคัญกว่าเทคโนโลยีเอง

ขั้นตอนที่ 4: รักษาสำเนาสำรองที่ชัดเจน

แม้บล็อกเชนจะเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ ก็ควรเก็บสำเนาที่อ่านได้ของเอกสารธุรกิจหลักไว้ และให้ผู้มีอำนาจเข้าถึงได้

ขั้นตอนที่ 5: ทบทวนความเหมาะสมทางกฎหมายและการดำเนินงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบรองรับภาระการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแล ความต้องการด้านความเป็นส่วนตัว และมาตรฐานการกำกับดูแลภายในของบริษัท

บล็อกเชนสอดคล้องกับกลยุทธ์บันทึกองค์กรสมัยใหม่อย่างไร

แนวทางที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือแนวทางแบบผสม ใช้การจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมสำหรับบันทึกฉบับเต็ม และใช้บล็อกเชนเพื่อการตรวจสอบและประวัติ วิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นในการจัดการเอกสารที่ละเอียดอ่อน ขณะเดียวกันก็ได้ประโยชน์จากชั้นความถูกต้องที่แข็งแรง

แนวทางแบบผสมสามารถช่วยได้ในเรื่อง:

• การตรวจสอบภายในที่รวดเร็วขึ้น
• ความเชื่อมั่นที่ดีขึ้นระหว่างผู้ก่อตั้งและนักลงทุน
• ลดข้อพิพาทเกี่ยวกับความแท้จริงของบันทึก
• เวิร์กโฟลว์เอกสารที่มีวินัยมากขึ้น
• หลักฐานการดำเนินการขององค์กรที่ชัดเจนขึ้น

สำหรับบริษัทที่ต้องการจัดระเบียบให้ดีเมื่อเติบโต การผสมผสานระหว่างบันทึกที่เป็นระบบและการประทับเวลาที่ตรวจสอบได้อาจมีคุณค่ามาก

ทำไมผู้ก่อตั้งควรใส่ใจตั้งแต่เนิ่นๆ

หลายบริษัทรอจนกว่าจะเกิดข้อพิพาท การตรวจสอบ หรือรอบการระดมทุนก่อนจะให้ความสำคัญกับบันทึกอย่างจริงจัง ซึ่งมักจะสายเกินไป เมื่อบริษัทมีเจ้าของ พนักงาน ผู้ขาย และนักลงทุนหลายฝ่าย การแก้ไขช่องโหว่ของบันทึกจะยากขึ้นมาก

ผู้ก่อตั้งที่วางรากฐานการเก็บบันทึกที่ดีตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงในอนาคตได้ บล็อกเชนอาจไม่จำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ แต่ระเบียบวินัยที่อยู่เบื้องหลังมันสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ

บทสรุป

การเก็บบันทึกด้วยบล็อกเชนสามารถช่วยปรับปรุงวิธีที่ธุรกิจในสหรัฐฯ จัดทำเอกสารการดำเนินการขององค์กร ตรวจสอบบันทึก และรักษาเส้นทางการตรวจสอบได้ มีประสิทธิภาพที่สุดเมื่อใช้แบบเลือกใช้เฉพาะจุด โดยเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไว้นอกเชน และกำกับดูแลกิจการอย่างรอบคอบ

สำหรับสตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็ก เป้าหมายไม่ควรเป็นการย้ายทุกอย่างไปไว้บนบล็อกเชน เป้าหมายควรเป็นการสร้างระบบบันทึกที่เชื่อถือได้ซึ่งสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแล ปกป้องบริษัท และเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจ เมื่อใช้อย่างรอบคอบ บล็อกเชนสามารถเป็นส่วนที่มีประโยชน์ของระบบนั้นได้