ข้อบังคับของบริษัทในแคลิฟอร์เนีย: ต้องมีอะไรบ้างและจะร่างอย่างไร

ข้อบังคับของบริษัทในแคลิฟอร์เนียคือกฎภายในที่กำหนดวิธีการดำเนินงานของบริษัท ข้อบังคับไม่ได้ทำให้บริษัทก่อตั้งขึ้นด้วยตัวเอง แต่ทำงานร่วมกับหนังสือบริคณห์สนธิและช่วยให้กรรมการ เจ้าหน้าที่ และผู้ถือหุ้นเข้าใจว่ามีการตัดสินใจอย่างไร

สำหรับบริษัทแคลิฟอร์เนียแห่งใหม่ ข้อบังคับเป็นหนึ่งในเอกสารแรก ๆ ที่ควรจัดทำให้ถูกต้อง เอกสารนี้กำหนดโครงสร้างของคณะกรรมการ ช่วงเวลาการประชุม ขั้นตอนการลงคะแนนเสียง บทบาทของเจ้าหน้าที่ และกระบวนการจัดการประเด็นที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง ข้อบังคับที่ร่างอย่างดีช่วยลดความสับสน สนับสนุนการปฏิบัติตามธรรมาภิบาลของบริษัท และทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสม่ำเสมอง่ายขึ้น

ข้อบังคับของบริษัทในแคลิฟอร์เนียทำอะไรได้บ้าง

ข้อบังคับทำหน้าที่เป็นคู่มือการดำเนินงานของบริษัท ช่วยตอบคำถามเชิงปฏิบัติ เช่น:

• บริษัทจะมีกรรมการกี่คน?
• จะเลือกตั้งหรือถอดถอนกรรมการอย่างไร?
• การประชุมประจำปีและการประชุมพิเศษจัดขึ้นเมื่อใด?
• ใครมีสิทธิเรียกประชุม?
• การลงคะแนนของผู้ถือหุ้นนับอย่างไร?
• บริษัทมีเจ้าหน้าที่ตำแหน่งใดบ้าง?
• จะเก็บรักษาบันทึกอย่างไร?
• จะมีการแก้ไขข้อบังคับในอนาคตอย่างไร?

กฎหมายแคลิฟอร์เนียเปิดโอกาสให้ข้อบังคับกำหนดเรื่องการบริหารจัดการและธรรมาภิบาลภายในได้กว้างขวาง ตราบใดที่ข้อกำหนดนั้นไม่ขัดต่อกฎหมายหรือหนังสือบริคณห์สนธิ ตามประมวลกฎหมายบริษัทแคลิฟอร์เนีย มาตรา 212 ข้อบังคับต้องระบุจำนวนกรรมการ หรือวิธีกำหนดจำนวนดังกล่าว เว้นแต่หนังสือบริคณห์สนธิจะระบุไว้แล้ว

เหตุใดข้อบังคับจึงสำคัญในแคลิฟอร์เนีย

แม้ว่าบริษัทจะไม่ได้ถูกจัดตั้งขึ้นจากข้อบังคับเพียงอย่างเดียว เอกสารนี้ก็ยังมีความสำคัญต่อการดำเนินงานประจำวันและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระยะยาว

1. ช่วยสร้างโครงสร้างธรรมาภิบาลที่ชัดเจน

บริษัทจำเป็นต้องมีกฎว่าผู้ใดมีอำนาจ ตัดสินใจอย่างไร และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีข้อพิพาท ข้อบังคับช่วยลดความสับสนโดยกำหนดโครงสร้างนั้นไว้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่จะเกิดปัญหา

2. สนับสนุนการปฏิบัติตามธรรมาภิบาลของบริษัท

บริษัทเป็นนิติบุคคลแยกต่างหาก และการรักษาสถานะดังกล่าวต้องอาศัยการเก็บบันทึกและการกำกับดูแลอย่างสม่ำเสมอ ข้อบังคับที่ชัดเจนช่วยแสดงให้เห็นว่าธุรกิจดำเนินงานในฐานะบริษัท ไม่ใช่เพียงการจัดการแบบไม่เป็นทางการ

3. ช่วยให้กรรมการและผู้ถือหุ้นดำเนินการอย่างสอดคล้องกัน

ข้อบังคับเป็นจุดอ้างอิงร่วมของคณะกรรมการและผู้ถือหุ้น ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีการเปลี่ยนเจ้าของ การเปลี่ยนผู้นำ หรือบริษัทเติบโตเกินกว่ากลุ่มผู้ก่อตั้งเดิม

4. ช่วยเรื่องการตรวจสอบและบันทึกภายใน

บริษัทในแคลิฟอร์เนียควรเก็บข้อบังคับไว้พร้อมกับเอกสารของบริษัท และเปิดให้ผู้ถือหุ้นตรวจสอบได้ในเวลาที่เหมาะสมระหว่างเวลาทำการ การรักษาข้อบังคับให้เป็นปัจจุบันและเป็นระเบียบช่วยให้ตอบคำขอภายในและดูแลบันทึกของบริษัทได้ง่ายขึ้น

สิ่งที่ควรใส่ไว้ในข้อบังคับของบริษัทในแคลิฟอร์เนีย

แต่ละบริษัทมีความแตกต่างกัน แต่ข้อบังคับที่มีประสิทธิภาพมักครอบคลุมหัวข้อดังต่อไปนี้

คณะกรรมการ

กำหนดจำนวนกรรมการ หรืออธิบายวิธีการกำหนดจำนวนดังกล่าว ระบุวิธีเลือกตั้งกรรมการ ระยะเวลาการดำรงตำแหน่ง วิธีเติมตำแหน่งที่ว่าง และเงื่อนไขที่กรรมการอาจถูกถอดถอน

เจ้าหน้าที่

ระบุตำแหน่งเจ้าหน้าที่ของบริษัท เช่น ประธาน เลขานุการ และเหรัญญิก พร้อมอธิบายหน้าที่ หากบริษัทต้องการความยืดหยุ่น ข้อบังคับสามารถให้อำนาจคณะกรรมการสร้างหรือรวมตำแหน่งเข้าด้วยกันได้ตามความเหมาะสม

การประชุมผู้ถือหุ้น

อธิบายว่าการประชุมประจำปีเกิดขึ้นเมื่อใด การเรียกประชุมพิเศษทำอย่างไร ต้องแจ้งล่วงหน้าเท่าใด และต้องมีองค์ประชุมเท่าใด ข้อบังคับควรระบุด้วยว่าอนุญาตให้เข้าร่วมทางไกลหรือให้ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรได้หรือไม่

กฎการลงคะแนนเสียง

อธิบายว่าผู้ถือหุ้นลงคะแนนอย่างไร ต้องใช้คะแนนเท่าใดสำหรับการดำเนินการแต่ละประเภท และอนุญาตให้ใช้ผู้รับมอบฉันทะได้หรือไม่ หากบริษัทมีหุ้นมากกว่าหนึ่งประเภท ข้อบังคับควรระบุสิทธิในการลงคะแนนเฉพาะของแต่ละประเภทด้วย

หุ้นและใบหุ้น

หากบริษัทออกหุ้น ข้อบังคับสามารถกำหนดเรื่องการออกหุ้น ข้อจำกัดการโอน การบันทึกความเป็นเจ้าของ และการจัดการกับใบหุ้นที่สูญหายหรือหุ้นที่ไม่มีใบหุ้นได้

คณะกรรมการย่อย

บริษัทจำนวนมากกำหนดให้มีคณะกรรมการย่อยของคณะกรรมการไว้ในข้อบังคับ หากอนุญาตให้มีคณะกรรมการย่อย ข้อบังคับควรอธิบายการแต่งตั้งสมาชิก อำนาจหน้าที่ที่มี และการดำเนินการใดที่ยังต้องสงวนไว้ให้คณะกรรมการเต็มคณะ

การเก็บรักษาบันทึก

บริษัทควรทราบว่าบันทึกถูกเก็บไว้ที่ใด ใครมีสิทธิ์ตรวจสอบได้ และจะอนุมัติและจัดเก็บรายงานการประชุมอย่างไร ถ้อยคำเรื่องการเก็บบันทึกที่ดีช่วยเสริมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การชดใช้ค่าเสียหายและการคุ้มครองความรับผิด

ข้อบังคับมักมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการชดใช้ค่าเสียหายแก่กรรมการ เจ้าหน้าที่ และพนักงาน โดยอยู่ภายใต้กฎหมายที่เกี่ยวข้องและหนังสือบริคณห์สนธิ

การแก้ไขเพิ่มเติม

กำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการแก้ไขข้อบังคับในอนาคต ระบุว่าคณะกรรมการ ผู้ถือหุ้น หรือทั้งสองฝ่ายสามารถอนุมัติการเปลี่ยนแปลงได้หรือไม่ และข้อกำหนดใดที่ต้องใช้เสียงข้างมากพิเศษ

ข้อกำหนดกรณีฉุกเฉิน

กฎหมายแคลิฟอร์เนียอนุญาตให้ข้อบังคับกำหนดขั้นตอนกรณีฉุกเฉินได้ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับบริษัทที่ต้องการกฎสำรองสำหรับการดำเนินการของคณะกรรมการ องค์ประชุม หรือกรรมการสำรองในช่วงเหตุการณ์ผิดปกติ

ใครควรร่างข้อบังคับ?

โดยทั่วไปคณะกรรมการบริษัทจะรับรองข้อบังคับฉบับเริ่มต้นในช่วงจัดตั้งบริษัท ผู้ก่อตั้งสามารถเตรียมร่างก่อนการประชุมครั้งแรกได้ แต่ฉบับสุดท้ายควรได้รับการตรวจทานอย่างรอบคอบเพื่อให้สอดคล้องกับหนังสือบริคณห์สนธิ โครงสร้างความเป็นเจ้าของของบริษัท และวิธีการดำเนินงานที่บริษัทตั้งใจจะใช้จริง

สำหรับสตาร์ทอัปจำนวนมาก วิธีที่ดีที่สุดไม่ใช่การใช้แบบฟอร์มทั่วไปโดยไม่ปรับแก้ เทมเพลตเป็นเพียงจุดเริ่มต้น แต่บริษัทควรปรับเอกสารให้เหมาะกับ:

• จำนวนผู้ก่อตั้งและกรรมการ
• ว่าจะมีหุ้นบุริมสิทธิหรือหุ้นหลายประเภทหรือไม่
• ว่าการประชุมจะจัดแบบพบหน้า ทางไกล หรือทั้งสองแบบ
• คณะกรรมการควรคงอำนาจไว้มากน้อยเพียงใด
• บริษัทคาดว่าจะมีนักลงทุนภายนอกหรือไม่

วิธีร่างข้อบังคับของบริษัทในแคลิฟอร์เนียให้แข็งแกร่ง

กระบวนการร่างที่ดีควรเป็นไปอย่างเป็นระบบและรอบคอบ

ขั้นตอนที่ 1: ให้สอดคล้องกับหนังสือบริคณห์สนธิ

ข้อบังคับต้องไม่ขัดกับหนังสือบริคณห์สนธิ หากหนังสือบริคณห์สนธิได้กำหนดกฎไว้แล้ว ข้อบังคับต้องจัดให้เข้ากับโครงสร้างนั้น

ขั้นตอนที่ 2: ตัดสินใจเรื่องพื้นฐานของธรรมาภิบาลก่อน

ก่อนจะเขียนถ้อยคำให้เรียบร้อย ควรตัดสินใจว่าบริษัทจะดำเนินงานอย่างไรจริง ๆ เลือกขนาดคณะกรรมการ โครงสร้างเจ้าหน้าที่ เกณฑ์การลงคะแนน และตารางการประชุม

ขั้นตอนที่ 3: ใช้ถ้อยคำที่ชัดเจน

ข้อบังคับควรมีความแม่นยำพอที่จะใช้เป็นแนวทางได้ แต่ก็ต้องยืดหยุ่นพอที่จะยังใช้ได้เมื่อธุรกิจเติบโต ถ้อยคำที่เข้มงวดเกินไปอาจก่อปัญหาโดยไม่จำเป็นในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 4: หลีกเลี่ยงความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น

อย่าใส่กฎมากเกินไปในข้อบังคับจนเกินความจำเป็นของบริษัท เน้นเฉพาะข้อกำหนดที่สำคัญต่อความเป็นเจ้าของ การควบคุม การประชุม และบันทึก

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจทานความสอดคล้อง

ตรวจร่างฉบับสุดท้ายเพื่อหาความขัดแย้งภายใน เช่น กฎเรื่ององค์ประชุมควรสอดคล้องกับข้อกำหนดการลงคะแนน และหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ควรสอดคล้องกับอำนาจของคณะกรรมการ

ขั้นตอนที่ 6: รับรองและเก็บฉบับสุดท้าย

เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ให้เก็บข้อบังคับไว้กับเอกสารทางการของบริษัท และอัปเดตทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

คัดลอกจากเทมเพลตโดยไม่ปรับให้เหมาะสม

เทมเพลตอาจมีข้อกำหนดที่บริษัทไม่ต้องการ หรือขาดข้อกำหนดที่บริษัทจำเป็นต้องมี การปรับแต่งจึงมีความสำคัญ

ขัดแย้งกับหนังสือบริคณห์สนธิ

หากข้อบังคับกับหนังสือบริคณห์สนธิระบุไม่ตรงกัน อาจทำให้เกิดความสับสนหรือความเสี่ยงทางกฎหมายที่หลีกเลี่ยงได้

ละเลยขั้นตอนสำคัญ

การไม่มีเกณฑ์เรื่องการประชุม องค์ประชุม หรือการลงคะแนน มักกลายเป็นปัญหาก็ต่อเมื่อเกิดข้อพิพาทขึ้นแล้ว ควรกำหนดประเด็นเหล่านี้ตั้งแต่ต้น

ทำให้การแก้ไขยากเกินไป

บางบริษัทกำหนดกฎการแก้ไขที่เข้มงวดจนการปรับปรุงทำได้ยากเกินไป กระบวนการแก้ไขที่สมดุลมักเหมาะกว่า

มองข้ามการเก็บบันทึก

ข้อบังคับไม่ควรถูกเก็บไว้เฉย ๆ ควรจัดเก็บให้เป็นระเบียบ เข้าถึงได้ และอัปเดตพร้อมกับเอกสารบริษัทส่วนอื่น ๆ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับข้อบังคับของบริษัทในแคลิฟอร์เนีย

บริษัทในแคลิฟอร์เนียจำเป็นต้องมีข้อบังคับหรือไม่?

บริษัทในแคลิฟอร์เนียคาดว่าจะมีข้อบังคับเป็นส่วนหนึ่งของธรรมาภิบาลภายใน และประมวลกฎหมายบริษัทของแคลิฟอร์เนียกำหนดให้ข้อบังคับต้องระบุจำนวนกรรมการหรือวิธีกำหนดจำนวนดังกล่าว

ต้องยื่นข้อบังคับต่อรัฐหรือไม่?

ข้อบังคับเป็นเอกสารธรรมาภิบาลภายใน ควรเก็บรักษาไว้กับบันทึกของบริษัท ไม่ใช่ยื่นเหมือนหนังสือบริคณห์สนธิ

คณะกรรมการสามารถเปลี่ยนข้อบังคับในภายหลังได้หรือไม่?

ได้ โดยทั่วไปข้อบังคับสามารถรับรอง แก้ไข หรือยกเลิกได้โดยคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้น ทั้งนี้ต้องเป็นไปตามหนังสือบริคณห์สนธิและกฎหมายแคลิฟอร์เนีย

ข้อบังคับมีผลผูกพันตามกฎหมายหรือไม่?

มี เมื่อได้รับการรับรองแล้ว ข้อบังคับจะกำหนดวิธีดำเนินงานของบริษัทและสามารถใช้พิจารณาได้ว่าการดำเนินการต่าง ๆ ทำอย่างถูกต้องหรือไม่

บริษัทในแคลิฟอร์เนียทุกแห่งควรใช้ข้อบังคับฉบับเดียวกันหรือไม่?

ไม่ ข้อบังคับที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดบริษัท โครงสร้างความเป็นเจ้าของ ประเภทหุ้น และแนวทางธรรมาภิบาลที่ต้องการ

สรุปสุดท้าย

ข้อบังคับของบริษัทในแคลิฟอร์เนียเป็นมากกว่าพิธีการ เอกสารนี้คือคู่มือภายในที่ช่วยให้บริษัทดำเนินงานด้วยความชัดเจน ความสม่ำเสมอ และวินัยทางกฎหมาย ข้อบังคับที่ดีควรสะท้อนโครงสร้างธรรมาภิบาลที่แท้จริงของบริษัท สอดคล้องกับกฎหมายแคลิฟอร์เนีย และอ่านใช้งานได้ง่ายเมื่อธุรกิจเติบโตหรือเปลี่ยนแปลง

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังจัดตั้งบริษัทในแคลิฟอร์เนีย นี่คือหนึ่งในเอกสารแรก ๆ ที่ควรจัดทำอย่างรอบคอบ ด้วยเทมเพลตข้อบังคับที่เหมาะสมและการสนับสนุนด้านการจัดตั้งที่ถูกต้อง คุณจะสร้างรากฐานของบริษัทที่เรียบร้อยขึ้นได้ตั้งแต่วันแรก