หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางและของรัฐสำหรับธุรกิจของคุณ: EIN กับ Tax ID ของรัฐ
การเริ่มต้นธุรกิจมาพร้อมกับรายการสิ่งที่ต้องทำจำนวนมาก และการจดทะเบียนภาษีเป็นหนึ่งในเรื่องแรกที่ผู้ก่อตั้งส่วนใหญ่จำเป็นต้องเข้าใจ ในสหรัฐอเมริกา เจ้าของธุรกิจมักได้ยินเกี่ยวกับหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐ และ EIN คำเหล่านี้ฟังดูคล้ายกัน แต่ไม่ได้หมายความถึงสิ่งเดียวกันเสมอไป
การรู้ว่าธุรกิจของคุณต้องใช้ Tax ID แบบใดสามารถช่วยให้คุณจ้างพนักงาน ยื่นภาษี เปิดบัญชีธนาคาร ลงทะเบียนระบบเงินเดือน และปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งของรัฐบาลกลางและของรัฐได้ ในบางกรณี คุณอาจต้องใช้เพียง EIN เท่านั้น แต่ในบางกรณี คุณอาจต้องใช้ทั้ง EIN และ Tax ID ของรัฐหนึ่งรายการหรือหลายรายการ
คู่มือนี้อธิบายว่าแต่ละหมายเลขทำหน้าที่อะไร ธุรกิจของคุณต้องใช้เมื่อใด วิธีสมัคร และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางคืออะไร?
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางคือรหัสที่กรมสรรพากรสหรัฐฯ ใช้เพื่อติดตามธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ หมายเลขนี้คือ Employer Identification Number หรือ EIN
คุณสามารถมองว่า EIN เป็นเหมือนเลขประกันสังคมในเวอร์ชันของธุรกิจ โดยใช้ระบุตัวตนของบริษัทเมื่อยื่นแบบภาษีของรัฐบาลกลาง รายงานเงินเดือน เปิดบัญชีทางการเงิน และทำงานธุรกิจอย่างเป็นทางการอื่น ๆ อีกมากมาย
EIN มักใช้โดย:
- LLC และบริษัท
- ห้างหุ้นส่วน
- ธุรกิจที่มีพนักงาน
- ธุรกิจที่ยื่นแบบภาษีสรรพสามิต
- ทรัสต์ กองมรดก และองค์กรไม่แสวงหากำไรบางประเภท
เจ้าของกิจการเจ้าของคนเดียวบางรายก็เลือกขอ EIN แม้จะไม่ได้เป็นข้อบังคับ ตัวอย่างเช่น เจ้าของกิจการเจ้าของคนเดียวอาจต้องการแยกการเงินส่วนตัวและธุรกิจออกจากกัน หรือเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจโดยไม่ต้องใช้หมายเลขประกันสังคมส่วนบุคคล
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐคืออะไร?
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐคือหมายเลขลงทะเบียนที่ออกโดยรัฐสำหรับภาระภาษีของรัฐ ชื่อและวัตถุประสงค์ที่แน่ชัดอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ขึ้นอยู่กับกิจกรรมของธุรกิจ คุณอาจต้องใช้ Tax ID ของรัฐสำหรับ:
- หักภาษีเงินได้ของรัฐจากเงินเดือนพนักงาน
- เรียกเก็บและนำส่งภาษีการขาย
- จ่ายภาษีประกันการว่างงาน
- ลงทะเบียนภาษีหรือใบอนุญาตระดับรัฐบางประเภท
ต่างจาก EIN ที่ออกโดยรัฐบาลกลาง Tax ID ของรัฐจะออกโดยรัฐที่คุณดำเนินธุรกิจหรือรัฐที่คุณมีภาระภาษี ธุรกิจบางแห่งต้องมีหมายเลขลงทะเบียนของรัฐเพียงหนึ่งรายการ แต่บางแห่งต้องมีบัญชีหลายบัญชีสำหรับภาษีคนละประเภท
เนื่องจากแต่ละรัฐบริหารจัดการกฎภาษีของตนเอง จึงไม่มีระบบ Tax ID ของรัฐแบบสากลเพียงระบบเดียว ข้อกำหนดจึงขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณตั้งอยู่ที่ใด ขายสินค้าไปที่ใด และคุณจ้างพนักงานหรือไม่
ธุรกิจของคุณต้องมี EIN หรือไม่?
ธุรกิจจำนวนมากต้องมี โดยทั่วไปคุณจำเป็นต้องมี EIN หากธุรกิจของคุณ:
- มีพนักงาน
- ดำเนินงานในรูปแบบห้างหุ้นส่วนหรือบริษัท
- ยื่นแบบภาษีของรัฐบาลกลางบางประเภท
- หักภาษีสำหรับเจ้าของหรือพนักงานที่ไม่ใช่ผู้มีถิ่นพำนักในบางกรณี
- ต้องเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจหรือยื่นขอเครดิตธุรกิจกับสถาบันการเงินที่ต้องการ EIN
คุณอาจต้องมี EIN หากคุณก่อตั้ง LLC และเลือกให้เสียภาษีในฐานะบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน แม้ธุรกิจของคุณจะไม่ถูกกฎหมายบังคับให้ต้องมี EIN การมี EIN ก็สามารถช่วยให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดง่ายขึ้น และทำให้บริษัทดูเป็นทางการมากขึ้น
หากคุณเป็นเจ้าของกิจการเจ้าของคนเดียวที่ไม่มีพนักงานและไม่มีข้อกำหนดด้านภาษีพิเศษ คุณอาจยังไม่จำเป็นต้องมี EIN ในทันที อย่างไรก็ตาม เจ้าของจำนวนมากก็ยังสมัครไว้เพราะไม่มีค่าใช้จ่าย และช่วยลดการใช้หมายเลขภาษีส่วนบุคคลในเอกสารธุรกิจ
ธุรกิจของคุณต้องมี Tax ID ของรัฐหรือไม่?
อาจจะต้อง ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจและสถานที่ตั้งของคุณ เพราะ Tax ID ของรัฐมักเชื่อมโยงกับภาระภาษีเฉพาะประเภท
คุณอาจต้องมี Tax ID ของรัฐหากธุรกิจของคุณ:
- มีพนักงานในรัฐนั้น
- ขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีและต้องเก็บภาษีการขาย
- ต้องจ่ายภาษีประกันการว่างงานของรัฐ
- มีสถานประกอบการจริงหรือมี tax nexus ในรัฐนั้น
- ลงทะเบียนภาษีหรือใบอนุญาตเฉพาะอุตสาหกรรมในระดับรัฐ
ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดร้านค้าปลีกในรัฐที่มีภาษีการขาย คุณมักจะต้องลงทะเบียนภาษีของรัฐก่อนจึงจะเก็บภาษีจากลูกค้าได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย หากคุณจ้างพนักงาน คุณอาจต้องลงทะเบียนสำหรับการหักภาษีเงินเดือนและบัญชีประกันการว่างงาน
แม้ธุรกิจที่ทำงานจากระยะไกลก็อาจมีภาระภาษีของรัฐได้ กฎเรื่อง economic nexus อาจกำหนดให้ต้องลงทะเบียนภาษีการขายในรัฐหนึ่ง หากยอดขายหรือปริมาณธุรกรรมของคุณเกินเกณฑ์ที่กำหนดในรัฐนั้น เนื่องจากกฎเหล่านี้แตกต่างกัน จึงสำคัญที่จะต้องตรวจสอบการดำเนินงานของคุณทีละรัฐ
EIN กับ Tax ID ของรัฐ: ความแตกต่างหลัก
วิธีที่ง่ายที่สุดในการแยกทั้งสองอย่างคือ:
- EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีระดับรัฐบาลกลางที่ออกโดย IRS
- Tax ID ของรัฐคือการลงทะเบียนระดับรัฐที่ใช้สำหรับภาระภาษีในรัฐใดรัฐหนึ่ง
EIN ใช้กับธุรกิจของคุณในระดับรัฐบาลกลาง ส่วน Tax ID ของรัฐใช้เฉพาะในรัฐที่ออกให้เท่านั้น ธุรกิจหนึ่งอาจมี EIN เพียงหนึ่งหมายเลข แต่มีการลงทะเบียนภาษีของรัฐได้หลายแห่ง
ความแตกต่างเชิงปฏิบัติคือ:
- ใช้ EIN สำหรับการยื่นภาษีของรัฐบาลกลาง การธนาคาร การจ้างงาน และการระบุตัวตนธุรกิจกับ IRS
- ใช้ Tax ID ของรัฐสำหรับการหักภาษีเงินเดือน ภาษีการขาย ภาษีประกันการว่างงาน หรือบัญชีภาษีอื่น ๆ ที่รัฐเป็นผู้ดูแล
เจ้าของธุรกิจใหม่จำนวนมากจำเป็นต้องมีทั้งสองอย่าง โดยทั่วไป EIN ของรัฐบาลกลางมักมาก่อน จากนั้นจึงค่อยลงทะเบียนกับรัฐเมื่อธุรกิจเริ่มจ้างพนักงาน ขายสินค้าที่ต้องเสียภาษี หรือดำเนินงานในรัฐที่ต้องมีบัญชีภาษี
วิธีขอ EIN
IRS มีหลายช่องทางให้สมัคร EIN แต่การยื่นทางออนไลน์มักเป็นวิธีที่เร็วที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
โดยทั่วไป ขั้นตอนจะเป็นดังนี้:
- ตรวจสอบว่าธุรกิจของคุณมีสิทธิ์สมัครหรือไม่
- เลือกรูปแบบนิติบุคคลและข้อมูลผู้รับผิดชอบ
- กรอกใบสมัครของ IRS
- รับหนังสือยืนยัน EIN หลังการอนุมัติ
เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อธุรกิจ รายละเอียดการจัดตั้ง และข้อมูลผู้รับผิดชอบถูกต้องก่อนสมัคร โดยทั่วไป IRS จะคาดหวังให้มีผู้รับผิดชอบหนึ่งรายต่อหนึ่งใบสมัคร และข้อมูลในใบสมัครต้องตรงกับบันทึกของบริษัทคุณ
หากคุณกำลังจัดตั้งนิติบุคคลใหม่ การขอ EIN หลังจากเอกสารการจัดตั้งได้รับอนุมัติแล้วมักจะช่วยให้ข้อมูลสอดคล้องกันอย่างเรียบร้อย
วิธีขอ Tax ID ของรัฐ
กระบวนการขอ Tax ID ของรัฐขึ้นอยู่กับประเภทภาษีและแต่ละรัฐ ในหลายกรณี คุณจะต้องลงทะเบียนกับกรมสรรพากรของรัฐ กรมภาษี กรมแรงงาน หรือหน่วยงานที่คล้ายกัน
ขั้นตอนทั่วไปประกอบด้วย:
- ระบุบัญชีภาษีที่ธุรกิจของคุณต้องมี
- รวบรวมเอกสารการจัดตั้ง ข้อมูล EIN และรายละเอียดความเป็นเจ้าของ
- ลงทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่ถูกต้อง
- ตั้งค่าการเข้าถึงบัญชีออนไลน์หากมี
- ยื่นและชำระภาษีตามกำหนดของรัฐ
คุณอาจต้องลงทะเบียนแยกสำหรับภาษีการขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีประกันการว่างงาน บางรัฐรวมฟังก์ชันเหล่านี้ไว้ในพอร์ทัลเดียว ขณะที่บางรัฐต้องมีบัญชีแยก
หากธุรกิจของคุณดำเนินงานในมากกว่าหนึ่งรัฐ กระบวนการอาจซับซ้อนขึ้น คุณอาจต้องประเมินว่าคุณมี nexus ที่ใด พนักงานทำงานที่ใด และคุณขายสินค้าในรัฐใดบ้าง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง
เจ้าของธุรกิจมักพบปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้เมื่อจดทะเบียน Tax ID ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:
- สมัคร Tax ID ของรัฐก่อนยืนยันว่ากิจกรรมของธุรกิจต้องใช้จริง
- คิดว่า EIN ใช้แทนการลงทะเบียนของรัฐทั้งหมดได้
- สับสนระหว่างการลงทะเบียนภาษีการขายกับการลงทะเบียนภาษีเงินเดือน
- ไม่ลงทะเบียนในรัฐที่ธุรกิจมีพนักงานหรือมีการขายที่ต้องเสียภาษี
- ใช้ชื่อธุรกิจไม่ตรงกันระหว่างเอกสารการจัดตั้ง ภาษี และธนาคาร
- รอนานเกินไปก่อนลงทะเบียน ซึ่งอาจทำให้เกิดช่องว่างด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือค่าปรับ
การดำเนินการอย่างรอบคอบและเป็นขั้นตอนช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงที่จะต้องแก้ไขงานในภายหลัง
ควรสมัครเมื่อใด?
ช่วงเวลาที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับแผนธุรกิจของคุณ แต่โดยส่วนใหญ่คุณควรจัดการ Tax ID ให้เรียบร้อยตั้งแต่ต้นของกระบวนการเริ่มธุรกิจ
แนวทางทั่วไปคือ:
- สมัคร EIN หลังจากจัดตั้งธุรกิจแล้ว หรือเมื่อคุณพร้อมจะสรุปขั้นตอนภาษีที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้ง
- ลงทะเบียน Tax ID ของรัฐก่อนเริ่มจ้างพนักงาน เริ่มเก็บภาษีการขาย หรือทำกิจกรรมที่ต้องเสียภาษีและจำเป็นต้องลงทะเบียน
หากวันเปิดดำเนินงานใกล้เข้ามา อย่าปล่อยให้การลงทะเบียนเป็นเรื่องท้าย ๆ บางบัญชีภาษีอาจได้รับการอนุมัติทันที แต่บางบัญชีอาจใช้เวลาในการพิจารณาและเปิดใช้งาน
Zenind ช่วยคุณได้อย่างไร
การจัดตั้งธุรกิจจะง่ายขึ้นเมื่อคุณจัดระเบียบงานด้านเอกสารตั้งแต่ต้น Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้งบริษัทและติดตามงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ตามมาหลังการจัดตั้ง
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องจัดการ:
- การจัดตั้งนิติบุคคล
- กำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- บันทึกและเอกสารทางธุรกิจ
- การเปลี่ยนผ่านจากการจัดตั้งไปสู่การจดทะเบียนภาษีและการดำเนินงาน
เมื่อเอกสารและการลงทะเบียนของคุณได้รับการจัดการอย่างเรียบร้อย จะง่ายขึ้นในการก้าวจากช่วงจัดตั้งไปสู่การเปิดบัญชีธนาคาร การจ้างงาน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีโดยไม่เกิดความล่าช้าที่ไม่จำเป็น
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางและของรัฐ
EIN เหมือนกับ Tax ID ของรัฐหรือไม่?
ไม่เหมือนกัน EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีระดับรัฐบาลกลางที่ออกโดย IRS ส่วน Tax ID ของรัฐออกโดยหน่วยงานของรัฐสำหรับภาระภาษีระดับรัฐ
เจ้าของกิจการเจ้าของคนเดียวขอ EIN ได้หรือไม่?
ได้ เจ้าของกิจการเจ้าของคนเดียวสามารถสมัคร EIN ได้แม้ว่าจะไม่ได้จำเป็นอย่างเคร่งครัด
ฉันต้องมีทั้ง Tax ID ของรัฐบาลกลางและของรัฐหรือไม่?
ธุรกิจจำนวนมากต้องมี หากคุณมีพนักงาน ขายสินค้าที่ต้องเสียภาษี หรือจำเป็นต้องลงทะเบียนภาษีของรัฐ คุณอาจต้องมีทั้งสองอย่าง
ทุกรัฐใช้ระบบ Tax ID แบบเดียวกันหรือไม่?
ไม่ กฎภาษีของรัฐและระบบการลงทะเบียนแตกต่างกันอย่างมาก
ฉันใช้ EIN สำหรับภาษีการขายได้หรือไม่?
โดยทั่วไปไม่ได้ ภาษีการขายมักจัดการผ่านการลงทะเบียนของรัฐ ไม่ใช่ผ่าน EIN ของรัฐบาลกลางเพียงอย่างเดียว
สรุปท้ายบท
Tax ID ของรัฐบาลกลางและ Tax ID ของรัฐมีวัตถุประสงค์แตกต่างกัน แต่ทั้งสองอย่างอาจเป็นส่วนสำคัญของการตั้งค่าธุรกิจให้ถูกต้องตามข้อกำหนด EIN ใช้ระบุตัวตนธุรกิจในระดับรัฐบาลกลาง ขณะที่ Tax ID ของรัฐใช้จัดการภาระภาษีเฉพาะรัฐ เช่น ภาษีการขาย การหักภาษีเงินเดือน และภาษีประกันการว่างงาน
หากคุณกำลังเริ่มต้นบริษัท การตรวจสอบข้อกำหนดด้านภาษีตั้งแต่เนิ่น ๆ เป็นเรื่องคุ้มค่า การได้หมายเลขที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเดินหน้าต่อไปได้อย่างมั่นใจ
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง