วิธีค้นหาเลข EIN ของคุณ: ขั้นตอนของ IRS เอกสารที่ควรตรวจสอบ และสิ่งที่ควรทำต่อไป

หากคุณต้องการค้นหา Employer Identification Number (EIN) ของคุณ คำตอบที่เร็วที่สุดมักอยู่ในบันทึกธุรกิจของคุณแล้ว EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางที่ IRS ใช้ระบุหน่วยธุรกิจ และจะปรากฏอยู่ในเอกสารภาษีและเอกสารธนาคารหลากหลายประเภท

หากคุณหาไม่เจอในทันที อย่าเพิ่งสรุปว่าคุณต้องขอเลขใหม่ โดยส่วนใหญ่ ขั้นตอนที่เหมาะสมคือค้นหาในบันทึกของคุณ ยืนยันเลขกับ IRS และเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

EIN คืออะไร และทำไมจึงสำคัญ

EIN คือหมายเลข 9 หลักที่ IRS มอบให้กับธุรกิจและหน่วยงานบางประเภทเพื่อใช้ในการรายงานภาษี โดยมักใช้กับ:

• บริษัท
• ห้างหุ้นส่วน
• LLC ที่มีพนักงานหรือมีสมาชิกหลายคน
• กองมรดกและทรัสต์
• องค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์กรอื่น ๆ

ธุรกิจใช้ EIN ในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ จ้างพนักงาน ดำเนินการจ่ายเงินเดือน และดำเนินการจดทะเบียนระดับรัฐและท้องถิ่นจำนวนมาก หากคุณเคยยื่นแบบภาษีการจ้างงาน สมัครสินเชื่อธุรกิจ หรือเปิดบัญชีรับชำระเงิน EIN ของคุณอาจปรากฏอยู่ในบันทึกเหล่านั้นแล้ว

ควรเริ่มค้นหา EIN จากที่ใด

ก่อนติดต่อ IRS ให้ตรวจสอบเอกสารและระบบที่มีแนวโน้มจะมีหมายเลขนี้มากที่สุด

1. หนังสือแจ้งการมอบหมายจาก IRS ของคุณ

หากธุรกิจของคุณเคยยื่นขอ EIN ไว้เดิม IRS จะออกหนังสือแจ้งการมอบหมาย หากคุณเก็บหนังสือนั้นไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือพิมพ์เก็บไว้ จะพบ EIN อยู่ในนั้น

ให้มองหา:

• หนังสือยืนยันหรือหนังสือมอบหมาย EIN ฉบับเดิม
• ไฟล์ PDF ที่บันทึกไว้หรือไฟล์แนบในอีเมลจากขั้นตอนการจัดตั้งธุรกิจ
• ไฟล์การจัดตั้งภายในที่เก็บไว้โดยผู้ก่อตั้ง นักบัญชี หรือทนายความของคุณ

หากบริษัทของคุณเพิ่งจัดตั้งและใช้บริการ formation service หรือผู้ช่วยยื่นเอกสาร หนังสือยืนยัน EIN อาจอยู่ในชุดเอกสารธุรกิจของคุณด้วย

2. แบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางและเอกสาร payroll

EIN ของคุณมักปรากฏในแบบฟอร์มภาษีที่ยื่นแล้ว ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• Form 941 แบบแสดงรายการภาษีการจ้างงานรายไตรมาสของรัฐบาลกลาง
• Form 940 แบบแสดงรายการภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางประจำปีของนายจ้าง
• การยื่น Form W-2 และ W-3
• แบบแสดงรายการภาษีเงินได้ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน
• แบบฟอร์มภาษีสรรพสามิตหรือภาษีการจ้างงาน

หากบริษัทของคุณมีผู้จัดทำภาษี ผู้ให้บริการ payroll หรือผู้ดูแลบัญชี ให้ขอให้พวกเขาตรวจสอบเอกสารที่ยื่นล่าสุดด้วย พวกเขาอาจมี EIN อยู่ในระบบโปรไฟล์ลูกค้าเช่นกัน

3. เอกสารธนาคารและเอกสารการเงินของธุรกิจ

ธนาคารและผู้ให้กู้มักขอ EIN เมื่อเปิดบัญชีหรืออนุมัติเงินกู้ ตรวจสอบ:

• บันทึกบัญชีกระแสรายวันธุรกิจ
• ข้อตกลงการประมวลผลการชำระเงิน
• เอกสารเงินกู้
• ใบสมัครสินเชื่อ
• แบบฟอร์มเปิดบัญชีธนาคาร

หากธุรกิจของคุณใช้ผู้ประมวลผลการชำระเงินหรือแพลตฟอร์มบัญชีออนไลน์ EIN อาจถูกเก็บไว้ในส่วนการตั้งค่าบัญชีหรือโปรไฟล์ภาษีด้วย

4. การจดทะเบียนระดับรัฐและท้องถิ่น

หน่วยงานภาษีของรัฐ สำนักงานแรงงาน หรือหน่วยงานออกใบอนุญาตของคุณอาจมี EIN อยู่ในระบบ หากคุณจดทะเบียนธุรกิจสำหรับภาษี payroll ภาษีการขาย หรือการยื่นแบบอื่น ๆ

ตรวจสอบ:

• การจดทะเบียนภาษีธุรกิจของรัฐ
• ใบอนุญาตภาษีการขาย
• บัญชีประกันการว่างงาน
• ไฟล์ใบอนุญาตท้องถิ่น
• เอกสารรายงานประจำปีหรือเอกสารการจดทะเบียน

5. บันทึกภายในของธุรกิจ

หลายธุรกิจเก็บ EIN ไว้ในที่ที่มองข้ามได้ง่าย:

• ข้อตกลงการดำเนินงานหรือแฟ้มบันทึกองค์กร
• เอกสารการจัดตั้งที่เก็บไว้โดย registered agent หรือผู้ยื่นเอกสาร
• โปรไฟล์ในซอฟต์แวร์บัญชี
• หน้าตั้งค่าระบบ payroll
• ไฟล์ onboarding ของผู้ขายหรือคู่ค้า

หากคุณมีสำนักงานเสมือน CPA ภายนอก หรือทีม payroll ที่จ้างภายนอก ให้สอบถามโดยตรงว่าพวกเขามีหมายเลขนี้อยู่ในไฟล์หรือไม่

วิธีขอ EIN จาก IRS

หากบันทึกของคุณไม่มี EIN IRS สามารถช่วยยืนยันหมายเลขให้กับผู้มีอำนาจที่ถูกต้องได้

สาย Business and Specialty Tax Line ของ IRS สามารถช่วยตอบคำถามเกี่ยวกับ EIN ได้ที่ 800-829-4933 หากคุณมีความบกพร่องทางการได้ยิน หมายเลข TTY ของ IRS คือ 800-829-4059

ก่อนโทร ควรเตรียมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับธุรกิจ เช่น:

• ชื่อทางกฎหมายของธุรกิจ
• ที่อยู่ธุรกิจ
• ข้อมูลของ responsible party
• ประเภทนิติบุคคล
• ตัวตนและอำนาจของคุณในการรับข้อมูลนี้

หากคุณไม่ใช่ผู้มีอำนาจของนิติบุคคล IRS อาจไม่เปิดเผย EIN ให้คุณ

หากคุณมี EIN มากกว่าหนึ่งหมายเลข

ธุรกิจบางแห่งอาจได้ EIN มากกว่าหนึ่งหมายเลขโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งมักเกิดจากการยื่นขอใหม่เมื่อไม่พบหมายเลขเดิม หากคุณไม่แน่ใจว่าหมายเลขใดเป็นของธุรกิจที่ยังใช้งานอยู่ ให้ติดต่อ IRS Business and Specialty Tax Line และขอความช่วยเหลือในการระบุ EIN ที่ถูกต้องก่อนยื่นเอกสารใด ๆ

สิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อหา EIN ไม่เจอ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือรีบสมัคร EIN ใหม่เร็วเกินไป ซึ่งอาจสร้างงานด้านเอกสารที่ไม่จำเป็น และอาจทำให้เกิดปัญหากับ payroll การยื่นภาษี และบัญชีธนาคาร

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้:

• ยื่นคำขอ EIN ครั้งที่สองเพียงเพราะหาเลขเดิมไม่เจอ
• ใช้หมายเลขภาษีของรัฐแทน EIN ของรัฐบาลกลาง
• สับสนระหว่างเลขลูกค้าภายในของนักบัญชีกับ EIN ของธุรกิจ
• ยื่นแบบภาษีภายใต้เลขนิติบุคคลที่ไม่ถูกต้อง

หากไม่แน่ใจ ให้หยุดและตรวจสอบหมายเลขก่อนยื่นแบบภาษีหรือบันทึก payroll ใด ๆ

EIN เทียบกับรหัสประจำธุรกิจอื่น ๆ

เป็นเรื่องง่ายที่จะสับสนระหว่าง EIN กับหมายเลขประจำตัวอื่น ๆ ความแตกต่างคือ:

• EIN: หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางที่ออกโดย IRS
• State tax ID: ออกโดยหน่วยงานของรัฐสำหรับบัญชีภาษีระดับรัฐ
• Sales tax permit number: ใช้สำหรับเก็บและนำส่งภาษีการขายในบางรัฐ
• Entity filing number: หมายเลขอ้างอิงการจดทะเบียนธุรกิจหรือการออก charter ในระดับรัฐ

มีเพียง EIN เท่านั้นที่ใช้เป็นหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีธุรกิจของรัฐบาลกลางกับ IRS

ถ้าคุณไม่เคยมี EIN มาก่อนล่ะ

หากธุรกิจของคุณไม่เคยได้รับ EIN จริง ๆ คุณอาจต้องยื่นขอใหม่แทนที่จะพยายามกู้คืนหมายเลขเดิม

IRS แนะนำให้ยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์เมื่อมีสิทธิ์ โดยทั่วไป คุณควรใช้วิธีสมัครเพียงวิธีเดียวต่อหนึ่งนิติบุคคล เพื่อหลีกเลี่ยงการได้รับหมายเลขซ้ำ กระบวนการสมัครขึ้นอยู่กับที่ตั้งของธุรกิจและความเร่งด่วนที่คุณต้องใช้ EIN

หากคุณกำลังจัดตั้งธุรกิจใหม่ โดยทั่วไปควรขอ EIN หลังจากนิติบุคคลของคุณจัดตั้งเรียบร้อยแล้ว และก่อนที่คุณจะเปิดบัญชี จ้างพนักงาน หรือเริ่มยื่นภาษี payroll

วิธีทำให้หา EIN ได้ง่ายในภายหลัง

เมื่อคุณหาเลขได้แล้ว ให้เก็บไว้มากกว่าหนึ่งที่แบบปลอดภัย การจัดระบบเล็กน้อยตอนนี้จะช่วยประหยัดเวลาในอนาคต

สถานที่ที่เหมาะสมสำหรับเก็บ ได้แก่:

• โฟลเดอร์บันทึกการจัดตั้งธุรกิจ
• โปรแกรมจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัย
• หมายเหตุในระบบบัญชีของคุณ
• โปรไฟล์บัญชีธนาคารธุรกิจ
• โฟลเดอร์การปฏิบัติตามข้อกำหนดภายในที่ใช้ร่วมกันและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง

นอกจากนี้ ควรเก็บหนังสือแจ้งจาก IRS แบบแสดงรายการภาษีฉบับแรก และเอกสารการตั้งค่าบัญชีธนาคารไว้ด้วยกัน เพื่อให้ตรวจสอบ EIN ได้ง่ายเมื่อจำเป็น

Zenind ช่วยให้เจ้าของธุรกิจใหม่จัดระเบียบได้อย่างไร

สำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ปัญหาที่แท้จริงมักไม่ใช่ EIN แต่เป็นเอกสารที่หายไปมากกว่า Zenind ช่วยทำให้กระบวนการจัดตั้งง่ายขึ้น และช่วยจัดระเบียบบันทึกสำคัญของธุรกิจ เพื่อให้ติดตามรายละเอียดสำคัญได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณต้องใช้

สิ่งนี้สำคัญเพราะ EIN เป็นเพียงส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กว้างกว่า ธุรกิจใหม่ยังต้องจัดการเอกสารการจัดตั้ง การจดทะเบียน บัญชีภาษี และภาระการยื่นเอกสารอย่างต่อเนื่อง การมีระบบที่เชื่อถือได้ตั้งแต่วันแรกช่วยลดโอกาสการยื่นซ้ำ การพลาดกำหนดเวลา และความยุ่งยากด้านเอกสารที่หลีกเลี่ยงได้

สรุป

หากคุณต้องการค้นหาเลข EIN ของคุณ ให้เริ่มจากหนังสือแจ้งของ IRS แบบแสดงรายการภาษี เอกสารธนาคาร และบันทึกการจดทะเบียนของรัฐ หากยังหาไม่เจอ ให้โทรหา IRS Business and Specialty Tax Line ที่ 800-829-4933 เพื่อยืนยันหมายเลขกับผู้มีอำนาจที่ถูกต้อง

โดยส่วนใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องขอ EIN ใหม่ คุณเพียงต้องใช้ EIN เดิมที่ได้รับการยืนยันแล้ว และเก็บไว้ในที่ที่คุณจะหาเจอได้ในครั้งถัดไปเมื่อธุรกิจต้องใช้