Slik finner du EIN-nummeret ditt: IRS-trinn, dokumenter du bør sjekke, og hva du gjør videre

Hvis du trenger å finne Employer Identification Number (EIN), er det raskeste svaret som regel allerede i virksomhetsdokumentene dine. Et EIN er det føderale skatteidentifikasjonsnummeret IRS bruker til å identifisere en virksomhet, og det finnes på en rekke skatte- og bankdokumenter.

Hvis du ikke finner det med en gang, bør du ikke anta at du trenger et nytt. I de fleste tilfeller er riktig neste steg å søke gjennom dokumentene dine, bekrefte nummeret hos IRS og oppbevare det på et sikkert sted for fremtidig bruk.

Hva et EIN er og hvorfor det er viktig

Et EIN er et ni-sifret nummer som tildeles av IRS til enkelte virksomheter og enheter for skatterapportering. Det brukes ofte av:

• Selskaper
• Ansvarlige selskaper og partnerskap
• LLC-er med ansatte eller flere eiere
• Bo og stiftelser
• Ideelle organisasjoner og andre typer organisasjoner

Virksomheter bruker et EIN for å sende inn føderale skattemeldinger, åpne bedriftsbankkontoer, ansette medarbeidere, håndtere lønn og fullføre mange statlige og lokale registreringer. Hvis du noen gang har levert inn skjemaer for arbeidsgiveravgift, søkt om bedriftslån eller åpnet en konto for kortbetalinger, kan EIN-nummeret ditt allerede stå i disse dokumentene.

Hvor du bør lete først etter EIN-nummeret ditt

Før du kontakter IRS, bør du sjekke dokumentene og systemene som mest sannsynlig inneholder nummeret.

1. IRS-bekreftelsen din

Hvis virksomheten opprinnelig søkte om et EIN, sendte IRS en tildelingsbekreftelse. Hvis du lagret den digitalt eller skrev den ut, står EIN-nummeret der.

Se etter:

• Den opprinnelige EIN-bekreftelsen eller tildelingsbrevet
• Lagrede PDF-filer eller e-postvedlegg fra etableringsprosessen
• Interne stiftelsesmapper lagret av gründer, regnskapsfører eller advokat

Hvis selskapet ditt ble etablert nylig og brukte en etableringstjeneste eller innsending-partner, kan EIN-bekreftelsen også være inkludert i bedriftens dokumentpakke.

2. Føderale skattemeldinger og lønnsoppgaver

EIN-nummeret ditt står ofte på innsendte skattemeldinger. Vanlige eksempler er:

• Skjema 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Skjema 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Skjema W-2 og W-3
• Selskaps- eller partnerskapsbaserte skattemeldinger
• Avgifts- eller arbeidsgiverskatteskjemaer

Hvis virksomheten din har en skatterådgiver, lønnsleverandør eller bokfører, kan du be dem sjekke de siste innsendte skjemaene. De kan også ha EIN-nummeret lagret i kundeprofilen sin.

3. Bank- og finansdokumenter for virksomheten

Banker og långivere ber vanligvis om EIN når en konto åpnes eller et lån godkjennes. Sjekk:

• Transaksjonskontoer for virksomheten
• Avtaler med kortinnløser eller betalingsformidler
• Lånedokumenter
• Kredittsøknader
• Skjemaer for bankoppsett

Hvis virksomheten din bruker en betalingsformidler eller regnskapsplattform, kan EIN også være lagret i kontoinnstillingene eller skatteprofilen.

4. Statlige og lokale registreringer

Statens skattemyndighet, arbeidskontor eller lisenstilsyn kan ha EIN-nummeret ditt registrert hvis du meldte virksomheten for lønnsskatt, merverdiavgift eller andre innsendelser.

Gå gjennom:

• Registreringer for statlige virksomhetsskatter
• Tillatelser for omsetningsavgift
• Kontoer for arbeidsledighetsforsikring
• Lokale lisenser og godkjenninger
• Papirer for årsrapport eller registrering

5. Interne virksomhetsdokumenter

Mange virksomheter oppbevarer EIN på steder som er lette å overse:

• Driftsavtaler eller protokoll- og selskapsmapper
• Etableringsdokumenter oppbevart av registrert agent eller organisatør
• Profiler i regnskapsprogramvare
• Oppsettsskjermer i lønnssystemer
• Leverandørdokumentasjon

Hvis du har et virtuelt kontor, en ekstern regnskapsfører eller et outsourcet lønnsteam, bør du spørre dem direkte om de har nummeret lagret.

Slik får du EIN fra IRS

Hvis dokumentene dine ikke inneholder EIN, kan IRS hjelpe med å bekrefte det for riktig autorisert person.

IRS Business and Specialty Tax Line kan hjelpe med spørsmål om EIN på 800-829-4933. Hvis du har nedsatt hørsel, er IRS TTY-nummeret 800-829-4059.

Før du ringer, bør du være forberedt på å bekrefte viktig informasjon om virksomheten, for eksempel:

• Juridisk navn på virksomheten
• Virksomhetens adresse
• Informasjon om ansvarlig part
• Foretaksform
• Din identitet og myndighet til å motta informasjonen

Hvis du ikke er en autorisert person for enheten, kan IRS nekte å utlevere EIN-nummeret.

Hvis du har flere EIN-numre

Noen virksomheter ender ved en feil opp med mer enn ett EIN, ofte fordi en ny søknad ble sendt inn når det opprinnelige nummeret ikke kunne finnes. Hvis du er usikker på hvilket nummer som tilhører den aktive virksomheten, bør du kontakte IRS Business and Specialty Tax Line og be om hjelp til å identifisere riktig EIN før du sender inn noe.

Hva du ikke bør gjøre når du ikke finner EIN-nummeret ditt

Den vanligste feilen er å søke om et nytt EIN for raskt. Det kan skape unødvendig administrativt arbeid og føre til problemer med lønn, skattemeldinger og bankkontoer.

Unngå disse feilene:

• Å sende inn en ny EIN-søknad bare fordi det opprinnelige nummeret mangler
• Å bruke et statlig skattenummer i stedet for det føderale EIN-nummeret
• Å forveksle et internt kundenummer hos regnskapsføreren med virksomhetens EIN
• Å sende inn skattemeldinger under feil foretaksnummer

Hvis du er usikker, bør du stoppe opp og verifisere nummeret før du sender inn noen skattemelding eller lønnsdokumentasjon.

EIN vs. andre virksomhetsnumre

Det er lett å blande sammen EIN med andre identifikasjonsnumre. Dette er forskjellen:

• EIN: Føderalt skatteidentifikasjonsnummer utstedt av IRS
• Statlig skatte-ID: Utstedt av en statlig myndighet for skattekontoer på delstatsnivå
• Tillatelsesnummer for omsetningsavgift: Brukes til å kreve inn og betale inn omsetningsavgift i enkelte delstater
• Enhetsnummer for registrering: Et statlig referansenummer for virksomhetsregistrering eller selskapsdannelse

Bare EIN brukes som IRS sitt føderale skatteidentifikasjonsnummer for virksomheter.

Hva hvis du aldri hadde et EIN?

Hvis virksomheten din faktisk aldri har fått et EIN, kan du være nødt til å søke om ett i stedet for å prøve å gjenfinne et eksisterende nummer.

IRS anbefaler elektronisk søknad når det er mulig. Som hovedregel bør du bruke én søknadsmetode per enhet, slik at du ikke får duplikatnumre. Søknadsprosessen avhenger av hvor virksomheten er registrert og hvor raskt du trenger EIN-nummeret.

Hvis du etablerer en ny virksomhet, er det ofte best å sikre EIN etter at enheten er korrekt opprettet og før du åpner kontoer, ansetter ansatte eller begynner å sende inn lønnsskatt.

Slik gjør du EIN-nummeret lett å finne senere

Når du har funnet nummeret, bør du lagre det på mer enn ett sikkert sted. Litt organisering nå kan spare tid senere.

Gode steder å oppbevare det er:

• Mappen for etableringsdokumenter
• En sikker passordadministrator
• Notater i regnskapssystemet ditt
• Profilen for bedriftsbankkontoen
• En delt intern compliance-mappe med begrenset tilgang

Det er også smart å oppbevare IRS-bekreftelsen, den første skattemeldingen og dokumentene for oppsett av bankkonto samlet, slik at EIN-nummeret er enkelt å verifisere når du trenger det.

Slik hjelper Zenind nye virksomhetseiere med å holde orden

For gründere og småbedriftseiere er ofte det virkelige problemet manglende dokumentasjon, ikke EIN-nummeret i seg selv. Zenind hjelper med å forenkle etableringsprosessen og holde viktige virksomhetsdokumenter organisert, slik at sentrale opplysninger er lettere å finne når du trenger dem.

Det er viktig fordi EIN bare er én del av en større compliance-prosess. Nye virksomheter må også håndtere etableringsdokumenter, registreringer, skattekontoer og løpende rapporteringsforpliktelser. Et pålitelig system fra dag én reduserer risikoen for doble søknader, frister som glipper, og unødvendig administrativt arbeid.

Konklusjon

Hvis du trenger å finne EIN-nummeret ditt, bør du starte med IRS-bekreftelsen, skattemeldinger, bankdokumenter og statlige registreringsdokumenter. Hvis du fortsatt ikke finner det, kan du ringe IRS Business and Specialty Tax Line på 800-829-4933 for å bekrefte nummeret med riktig myndighet.

I de fleste tilfeller trenger du ikke et nytt EIN. Du trenger det eksisterende, bekreftet og lagret på et sted der du finner det neste gang virksomheten trenger det.