كيفية العثور على رقم EIN الخاص بك: خطوات مصلحة الضرائب والسجلات التي يجب التحقق منها وما يجب فعله بعد ذلك

إذا كنت بحاجة إلى العثور على رقم تعريف صاحب العمل (EIN)، فغالبًا ما تكون الإجابة الأسرع موجودة بالفعل في سجلات عملك. رقم EIN هو الرقم الضريبي الفيدرالي الذي تستخدمه مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) للتعرّف على الكيان التجاري، ويظهر في مجموعة واسعة من مستندات الضرائب والمعاملات البنكية.

إذا لم تتمكن من العثور عليه فورًا، فلا تفترض أنك تحتاج إلى رقم جديد. في معظم الحالات، تكون الخطوة التالية الصحيحة هي البحث في سجلاتك، ثم تأكيد الرقم مع مصلحة الضرائب، والاحتفاظ به في مكان آمن للرجوع إليه لاحقًا.

ما هو رقم EIN ولماذا يهم

رقم EIN هو رقم مكوّن من تسعة أرقام تمنحه مصلحة الضرائب لبعض الشركات والكيانات لأغراض الإبلاغ الضريبي. ويُستخدم عادةً من قبل:

• الشركات المساهمة
• الشراكات
• شركات LLC التي لديها موظفون أو عدة أعضاء
• التركات والصناديق الاستئمانية
• المنظمات غير الربحية وغيرها من المنظمات

تستخدم الشركات رقم EIN لتقديم الإقرارات الضريبية الفيدرالية، وفتح حسابات بنكية تجارية، وتوظيف الموظفين، ومعالجة الرواتب، واستكمال العديد من التسجيلات على مستوى الولاية والمحليات. إذا سبق لك تقديم نماذج ضرائب التوظيف، أو التقدم بطلب للحصول على قرض تجاري، أو فتح حساب تاجر، فقد يكون رقم EIN موجودًا بالفعل في تلك السجلات.

أين تبحث أولًا عن رقم EIN الخاص بك

قبل التواصل مع مصلحة الضرائب، تحقق من المستندات والأنظمة الأكثر احتمالًا لاحتواء الرقم.

1. إشعار التخصيص الصادر من مصلحة الضرائب

إذا كانت شركتك قد تقدمت أصلًا للحصول على رقم EIN، فقد أصدرت مصلحة الضرائب إشعار تخصيص. إذا كنت قد حفظت هذا الإشعار إلكترونيًا أو طبعته، فسيظهر رقم EIN عليه.

ابحث عن:

• رسالة تأكيد أو تخصيص رقم EIN الأصلية
• ملفات PDF المحفوظة أو مرفقات البريد الإلكتروني من عملية التأسيس
• ملفات التأسيس الداخلية المحفوظة لدى المؤسس أو المحاسب أو المحامي

إذا كانت شركتك قد تأسست مؤخرًا واستخدمت خدمة تأسيس أو جهة تقديم ملفات، فقد يكون تأكيد رقم EIN موجودًا أيضًا ضمن حزمة سجلات العمل الخاصة بك.

2. الإقرارات الضريبية الفيدرالية وملفات الرواتب

غالبًا ما يظهر رقم EIN في النماذج الضريبية المقدمة. ومن الأمثلة الشائعة:

• النموذج 941، الإقرار الضريبي الفيدرالي الفصلي لأصحاب العمل
• النموذج 940، الإقرار الضريبي السنوي الفيدرالي للبطالة لأصحاب العمل
• نماذج W-2 وW-3
• إقرارات ضريبة دخل الشركات أو الشراكات
• نماذج ضرائب الاستهلاك أو التوظيف

إذا كانت شركتك تتعامل مع معدّ ضرائب أو مزود رواتب أو محاسب دفاتر، فاطلب منهم مراجعة أحدث الملفات. قد يكون رقم EIN محفوظًا أيضًا في ملف العميل لديهم.

3. المستندات البنكية والمالية الخاصة بالأعمال

عادةً ما تجمع البنوك والمقرضون رقم EIN عند فتح الحساب أو الموافقة على القرض. راجع:

• سجلات الحساب الجاري التجاري
• اتفاقيات معالجة المدفوعات
• مستندات القروض
• طلبات الائتمان
• نماذج إعداد الحساب البنكي

إذا كانت شركتك تعمل مع معالج مدفوعات أو منصة محاسبية، فقد يكون رقم EIN محفوظًا أيضًا في إعدادات الحساب أو ملف الضرائب.

4. التسجيلات على مستوى الولاية والمحليات

قد تكون لدى هيئة الضرائب في الولاية أو مكتب العمل أو جهة الترخيص رقم EIN الخاص بك إذا سجلت النشاط لأغراض ضرائب الرواتب أو ضريبة المبيعات أو غيرها من الملفات.

راجع:

• تسجيلات ضرائب الأعمال في الولاية
• تصاريح ضريبة المبيعات
• حسابات تأمين البطالة
• ملفات التراخيص المحلية
• أوراق التقرير السنوي أو التسجيل

5. السجلات الداخلية للأعمال

تحتفظ كثير من الشركات برقم EIN في أماكن يسهل إغفالها:

• اتفاقيات التشغيل أو دفاتر السجلات المؤسسية
• مستندات التأسيس المحتفظ بها لدى الوكيل المسجل أو المؤسس
• ملفات برامج المحاسبة
• شاشات إعداد أنظمة الرواتب
• ملفات إعداد الموردين

إذا كان لديك مكتب افتراضي أو محاسب قانوني خارجي أو فريق رواتب خارجي، فاسألهم مباشرةً عما إذا كان الرقم لديهم محفوظًا.

كيفية الحصول على رقم EIN من مصلحة الضرائب

إذا لم تتضمن سجلاتك رقم EIN، فيمكن لمصلحة الضرائب مساعدتك في التحقق منه للشخص المفوض الصحيح.

يمكن لخط الأعمال والضرائب المتخصصة في مصلحة الضرائب المساعدة في الأسئلة المتعلقة برقم EIN على 800-829-4933. وإذا كانت لديك إعاقة سمعية، فإن رقم TTY لدى مصلحة الضرائب هو 800-829-4059.

قبل الاتصال، كن مستعدًا لتأكيد معلومات أساسية عن الشركة، مثل:

• الاسم القانوني للشركة
• عنوان الشركة
• معلومات الطرف المسؤول
• نوع الكيان
• هويتك وسلطتك لتلقي المعلومات

إذا لم تكن شخصًا مخولًا للكيان، فقد لا تفصح مصلحة الضرائب عن رقم EIN.

إذا كان لديك أكثر من رقم EIN

تتسبب بعض الشركات عن طريق الخطأ في الحصول على أكثر من رقم EIN، وغالبًا لأن طلبًا جديدًا تم تقديمه عندما تعذر العثور على الرقم الأصلي. إذا كنت غير متأكد من الرقم الذي يخص الشركة النشطة، فاتصل بخط الأعمال والضرائب المتخصصة في مصلحة الضرائب واطلب المساعدة في تحديد رقم EIN الصحيح قبل التقديم.

ما الذي لا يجب فعله عندما لا تتمكن من العثور على رقم EIN

الخطأ الأكثر شيوعًا هو التقدم بطلب للحصول على رقم EIN جديد بسرعة كبيرة. قد يؤدي ذلك إلى عمل إداري غير ضروري، وقد يسبب مشكلات في الرواتب والإقرارات الضريبية والحسابات البنكية.

تجنب هذه الأخطاء:

• تقديم طلب EIN ثانٍ لمجرد أن الرقم الأصلي مفقود
• استخدام رقم تعريف ضريبي تابع للولاية بدلًا من رقم EIN الفيدرالي
• الخلط بين رقم العميل الداخلي للمحاسب ورقم EIN الخاص بالشركة
• تقديم الإقرارات الضريبية تحت رقم كيان خاطئ

إذا لم تكن متأكدًا، فتوقف وتحقق من الرقم قبل تقديم أي نموذج ضريبي أو سجل رواتب.

رقم EIN مقابل معرّفات الأعمال الأخرى

من السهل الخلط بين رقم EIN وأرقام تعريف أخرى. إليك الفرق:

• EIN: رقم التعريف الضريبي الفيدرالي الصادر من مصلحة الضرائب
• رقم التعريف الضريبي للولاية: تصدره جهة حكومية على مستوى الولاية لحسابات الضرائب المحلية
• رقم تصريح ضريبة المبيعات: يُستخدم لتحصيل ضريبة المبيعات وتحويلها في بعض الولايات
• رقم ملف الكيان: رقم مرجعي لتسجيل الشركة أو ميثاقها على مستوى الولاية

رقم EIN هو وحده معرّف الأعمال الضريبي الفيدرالي المستخدم لدى مصلحة الضرائب.

ماذا لو لم يكن لديك رقم EIN من الأساس؟

إذا لم تحصل شركتك يومًا على رقم EIN بالفعل، فقد تحتاج إلى التقديم للحصول على واحد بدلًا من محاولة استرجاع رقم موجود.

توصي مصلحة الضرائب بالتقديم إلكترونيًا عندما يكون ذلك متاحًا. وبشكل عام، يجب استخدام طريقة تقديم واحدة لكل كيان حتى لا تحصل على أرقام مكررة. وتعتمد عملية التقديم على موقع الشركة والسرعة التي تحتاج بها إلى رقم EIN.

إذا كنت تؤسس نشاطًا تجاريًا جديدًا، فمن الأفضل عادةً الحصول على رقم EIN بعد إنشاء الكيان بشكل صحيح وقبل فتح الحسابات أو توظيف الموظفين أو البدء في تقديم ضرائب الرواتب.

كيف تجعل رقم EIN سهل العثور عليه لاحقًا

بمجرد العثور على الرقم، خزّنه في أكثر من مكان آمن. قليل من التنظيم الآن يمكن أن يوفر الوقت لاحقًا.

من الأماكن الجيدة للاحتفاظ به:

• مجلد سجلات التأسيس
• مدير كلمات مرور آمن
• ملاحظات نظام المحاسبة
• ملف الحساب البنكي التجاري
• مجلد امتثال داخلي مشترك بصلاحيات وصول محدودة

ومن الذكاء أيضًا الاحتفاظ معًا بإشعار التخصيص الصادر من مصلحة الضرائب، وأول إقرار ضريبي، ومستندات إعداد الحساب البنكي، حتى يسهل التحقق من رقم EIN عند الحاجة.

كيف تساعد Zenind أصحاب الأعمال الجدد على البقاء منظمين

بالنسبة للمؤسسين وأصحاب الأعمال الصغيرة، غالبًا ما تكون المشكلة الحقيقية هي فقدان الأوراق، وليس رقم EIN نفسه. تساعد Zenind في تبسيط عملية التأسيس والحفاظ على تنظيم السجلات الأساسية للشركة، بحيث يسهل تتبع التفاصيل المهمة عندما تحتاج إليها.

وهذا مهم لأن رقم EIN ليس سوى جزء واحد من سير عمل امتثال أوسع. تحتاج الشركات الجديدة أيضًا إلى إدارة مستندات التأسيس والتسجيلات والحسابات الضريبية والتزامات التقديم المستمرة. إن وجود نظام موثوق منذ اليوم الأول يقلل من احتمال تقديم طلبات مكررة، وفقدان المواعيد النهائية، والمشكلات الإدارية التي يمكن تجنبها.

الخلاصة

إذا كنت بحاجة إلى العثور على رقم EIN الخاص بك، فابدأ بإشعار مصلحة الضرائب، والإقرارات الضريبية، والمستندات البنكية، وسجلات التسجيل في الولاية. وإذا لم تتمكن بعد ذلك من تحديده، فاتصل بخط الأعمال والضرائب المتخصصة في مصلحة الضرائب على 800-829-4933 للتحقق من الرقم لدى الجهة المخولة.

في معظم الحالات، لا تحتاج إلى رقم EIN جديد. ما تحتاجه هو الرقم الموجود أصلًا، بعد تأكيده وحفظه في مكان يمكنك العثور عليه فيه في المرة التالية التي تحتاجه فيها شركتك.