Paano Bumawi Kapag Nagkamali ang Usapang Pangnegosyo

Ang isang usapang pangnegosyo ay puwedeng mauwi sa gulo nang napakabilis. Nagsisimula ang isang meeting sa maling palagay, sumasagot ang isang kliyente nang may pagkadismaya, tumututol ang isang co-founder sa isang mungkahi, o nagiging tensiyonado ang isang tawag sa vendor. Kapag napunta na sa maling direksyon ang usapan, madalas ay lalo lang pinapalala ng mga tao ang sitwasyon sa pagpilit na manalo, sa pagdepensa sa bawat punto, o sa pagtatapos ng usapan bago matalakay ang tunay na isyu.

Bihirang makatulong ang ganitong approach. Kapag nagkamali ang isang usapan, ang pinakamainam na hakbang ay kadalasan hindi ang lalong magpatuloy. Ang kailangan ay mag-reset.

Para sa mga founder, may-ari ng maliit na negosyo, at sinumang bumubuo ng kumpanya, mahalaga ang kakayahang bumawi sa isang usapan. Nakakatulong ito sa pagprotekta ng mga relasyon, paglabas ng nakatagong impormasyon, at pagpigil na ang pansamantalang hindi pagkakaunawaan ay mauwi sa pangmatagalang problema. Sa maraming pagkakataon, ang isang simpleng reset ay nakagagawa ng mas malaking tiwala kaysa sa isang perpektong polished pitch.

Bakit napupunta sa maling direksyon ang mga usapang pangnegosyo

Karamihan sa mahihirap na usapan ay hindi agad nagiging mahirap. Karaniwan silang unti-unting nahuhulog sa problema dahil sa isa sa ilang inaasahang dahilan.

Maaaring nagsimula ka sa maling palagay. Baka inakala mong ang hindi pagkatuwa ng customer ay dahil sa presyo, pero ang tunay na alalahanin ay timing. Baka inakala mong naiintindihan na ng partner ang plano, pero lumabas na hindi pa niya nakita ang pinakabagong detalye.

Maaaring may dinalang hindi inaasahang impormasyon ang kabilang panig sa usapan. Puwede nitong baguhin ang buong takbo ng usapan at gawing hindi na mahalaga ang mga inihanda mong punto.

Minsan, hindi facts ang problema kundi tono. Maaaring maayos ang usapan sa papel pero maging tensiyonado pa rin dahil ang isang tao ay mukhang mapagmataas, nagmamadali, nagtatanggol sa sarili, o labis na sabik na tapusin ang usapan.

At sa negosyo, mahalaga ang mga sandaling iyon. Ang usapan tungkol sa kontrata, deadline ng filing, isyu sa bayad, concern sa compliance, o desisyon sa paglago ay maaaring makaapekto sa totoong kinalabasan. Kapag tumataas ang tensiyon, hindi na ang layunin mo na maging pinakamalakas na boses sa kwarto. Ang layunin mo ay maibalik ang linaw.

Unang tuntunin: huwag ipilit ang parehong punto

Kapag natigil ang isang usapan, ang natural na reaksyon ay magpaliwanag nang mas marami, makipagtalo nang mas matindi, o ulitin ang parehong claim sa bahagyang ibang paraan. Madalas ay nakakapinsala ito. Habang mas pinipilit mo, mas kaunting espasyo ang natitira para sa kabilang panig na mag-isip, maglinaw, o lumuwag.

Kung ang kabilang panig ay pakiramdam na hindi sila napapakinggan, ang dagdag na salita ay puwedeng marinig bilang pagwawalang-bahala. Kung nalilito sila, ang pag-uulit ng posisyon mo nang hindi nire-reset ang usapan ay lalo lang magpapalala ng kalituhan.

Bago ka magsabi ng anumang iba pa, huminto at itanong ang mas mahusay na tanong: ano ba talaga ang nangyayari sa usapang ito ngayon?

Kung ang sagot ay hindi na sa tamang landas ang usapan, hindi ibig sabihin na progreso ang basta pag-usad. Kadalasan, mas mabilis at mas epektibo ang mag-reset kaysa ipilit ang isyu.

Paano i-reset ang usapang pangnegosyo

Hindi kailangang dramatiko ang reset. Hindi mo kailangang tumayo at muling pumasok sa kwarto. Hindi mo kailangan ng nakasulat na script para sa paghingi ng tawad. Ang kailangan mo ay malinaw na hudyat na hindi na gumagana ang kasalukuyang palitan at gusto mo ng mas produktibong usapan.

Ang pinakasimpleng bersyon ay direktang sabihin:

• “Puwede ba tayong magsimula ulit?”
• “Puwede ba tayong mag-reset sandali?”
• “Sa tingin ko, hindi tayo nagkakaintindihan. Puwede ba tayong umatras nang kaunti?”
• “Subukan kong sabihin ito ulit nang mas malinaw.”
• “Makakatulong ba kung magsimula tayo sa simula?”

Gumagana ang mga pariralang ito dahil binababa nila ang tensiyon. Binibigyan din nila ang kabilang panig ng pahintulot na tumigil sa pagdepensa ng kanilang posisyon nang sapat para muling makipag-ugnayan.

Ang mahalaga ay ang katapatan. Ang reset ay hindi panlilinlang. Isa itong paraan para makabuo ng mas mabuting usapan, hindi para manipulahin ang kabilang panig para sumang-ayon sa iyo.

Kailan dapat humingi ng tawad

Kung may nasabi kang padalos-dalos, nakapagpalagay ka nang mali, o hindi ka nakapaghanda nang maayos, humingi ng tawad nang direkta. Panatilihin itong maikli at tiyak.

Ang matibay na paghingi ng tawad ay ganito ang dating:

• “Nag-umpisa ako nang mali, at humihingi ako ng tawad.”
• “May mahalagang detalye akong napalampas doon.”
• “Naiintindihan ko kung bakit masama ang dating noon.”
• “Dapat ay iba ko iyong hinawakan.”

Ang magandang apology ay hindi mahaba ang paliwanag. Hindi nito inililipat ang sisi. Inaamin nito ang problema at nagbibigay ng espasyo para sa mas maayos na susunod na hakbang.

Mahalaga ito sa negosyo dahil mas handang ipagpatuloy ng maraming tao ang mahirap na usapan kapag nakita nilang hindi mo pinoprotektahan ang ego mo.

Kapag hindi mo kasalanan

Minsan, nagkakagulo ang usapan kahit hindi ikaw ang naging sanhi. Sa ganitong kaso, dapat ka pa ring mag-reset nang hindi nagmumukhang naninisi.

Subukan ang mga ganitong linya:

• “Puwede ba tayong umatras at siguraduhing aligned tayo?”
• “Gusto kong siguraduhin na tama ang pagkaintindi ko sa concern mo.”
• “Huminto muna tayo at linawin ang pangunahing isyu.”
• “Ano ang dapat nating pagtuunan dito?”

Pinipigilan ng ganitong approach na maramdaman ng kabilang panig na sinisisi sila. Inililihis din nito ang usapan tungo sa magkasanib na layunin.

Halimbawa, kung ang isang prospective client ay naiinis sa bilis ng iyong tugon, maaaring ang tunay na isyu ay hindi pagtutugma ng expectations, hindi masamang intensyon. Kung ang partner ay tumututol sa filing timeline o sa istruktura ng pagmamay-ari, ang layunin ay dapat alamin ang ugat ng concern bago makipagtalo sa mga detalye.

Gumamit ng body language na sumusuporta sa reset

Mahalaga ang mga salita, pero mahalaga rin ang paraan ng pagbigkas. Kung hihiling ka ng restart habang iritado, sarkastiko, o mainitin ang ulo, hindi tatama ang reset.

Panatilihing kalmado ang tono. Bagalan ang pagsasalita. Irelaks ang postura. Makipag-eye contact kung naaangkop sa sitwasyon. Makakatulong ang ngiti kung natural ito, pero kung pilit, lalabas lang na hindi tapat.

Ang punto ay hindi ang magpanggap na mabait. Ang punto ay ipakita na sinusubukan mong gumana ang usapan.

Kung email o chat ang usapan, ganoon din ang prinsipyo. Panatilihing maikli, magalang, at malinaw ang mensahe. Iwasan ang sagot na puno ng depensa o mahabang paliwanag.

Magsimula ulit nang totoo

Gagana lang ang reset kung ang susunod na usapan ay talagang iba sa una.

Ibig sabihin, hindi sapat na ulitin lang ang orihinal mong argumento nang mas magalang. Kailangang baguhin mo ang istruktura ng palitan.

Isang praktikal na paraan ay magtanong ng bago:

• “Puwede ko bang itanong kung paano mo ito tinitingnan?”
• “Ano ang pinakamalaking concern sa panig mo?”
• “Ano ang magiging magandang resulta para sa iyo?”
• “Aling bahagi nito ang pinaka-hindi malinaw?”

Inililipat ng mga tanong na ito ang usapan mula sa banggaan tungo sa pagtuklas. Tinutulungan nila ang kabilang panig na makibahagi imbes na magtanggol.

Para sa mga founder at may-ari ng negosyo, lalo itong kapaki-pakinabang kapag pinag-uusapan ang:

• mga pagtutol ng customer
• mga hindi pagkakaunawaan sa vendor
• mga alitan ng co-founder
• mga usapan tungkol sa presyo at saklaw
• mga pag-uusap sa partnership
• mga isyu sa compliance o filing
• feedback o usaping performance ng empleyado

Sa bawat kaso, pareho ang layunin: alamin ang nasa likod ng alitan at hanapin ang tunay na isyu.

Ilang halimbawa sa aktuwal na sitwasyon

Halimbawa 1: Nagiging depensibo ang client call

Pumasok ka sa tawag na inaasahang pag-uusapan ang renewal terms, pero agad nagsabi ang client na pakiramdam nila ay hindi sila napapansin.

Masamang tugon: lalo pang idiin ang paliwanag mo tungkol sa presyo.

Mas mahusay na tugon: “Pakiramdam ko nagkamali ako dito. Puwede ba tayong magsimula ulit at pag-usapan kung ano ang nakaka-frustrate sa iyo?”

Dalawang bagay ang ginagawa ng tugon na iyon. Binabawasan nito ang tensiyon at hinihikayat ang client na ipaliwanag ang tunay na problema.

Halimbawa 2: Lumalala ang hindi pagkakasundo ng co-founder

Nagkaiba kayo ng co-founder tungkol sa pagkuha ng empleyado, at ang usapan ay paikot-ikot na lang sa parehong argumento.

Masamang tugon: ulitin nang mas malakas ang gusto mong solusyon.

Mas mahusay na tugon: “Mukhang magkaiba tayo ng assumptions dito. Puwede ba tayong umatras at tukuyin muna ang problema?”

Pinananatili nitong strategic ang usapan sa halip na maging personal.

Halimbawa 3: Nagiging awkward ang tawag sa vendor

Hindi naabot ng service provider ang deadline, at ang paliwanag nila ay hindi tugma sa inaasahan mo.

Masamang tugon: salakayin ang kanilang kakayahan.

Mas mahusay na tugon: “Gusto kong siguraduhing tama ang pagkaintindi ko sa nangyari. Puwede ba tayong mag-reset at isa-isang balikan ang timeline?”

Inaanyayahan nito ang mga facts imbes na ang eskalasyon.

Mga tanong na makakatulong para bumawi sa usapan

Karaniwan, mas gumaganda ang reset kapag nauuwi ito sa mas mahusay na mga tanong. Narito ang ilan na puwedeng sumalba sa mahirap na usapang pangnegosyo:

• “Ano ang hindi ko nakikita?”
• “Ano ang pinakamahalaga sa iyo dito?”
• “Ano ang gusto mong mangyari sa susunod?”
• “Puwede mo ba akong tulungang maintindihan ang concern mo nang mas malinaw?”
• “May mas simple bang paraan para ilarawan ito?”
• “Ano ang magiging patas na resolusyon?”

Kapaki-pakinabang ang mga tanong na ito dahil nagpapakita sila ng pag-uusisa. Mas madaling kausapin ang pag-uusisa kaysa presyon.

Mga dapat iwasan

Kung gusto mong iligtas ang isang mahirap na usapan, iwasan ang mga pagkakamaling ito:

• Huwag nang patuloy na makipagtalo kapag napunta na sa mali ang usapan.
• Huwag gumamit ng pekeng apology para lang kumalma ang kabilang panig.
• Huwag sisihin ang kabilang panig sa hindi pag-unawa sa iyo.
• Huwag i-restart ang usapan at agad ulitin ang parehong punto.
• Huwag madaliin ang kabilang panig na sumang-ayon agad.

Ang reset ay hindi tungkol sa pagpanalo sa susunod na linya. Tungkol ito sa pagbabalik ng mga kundisyon para sa kapaki-pakinabang na pag-uusap.

Bakit mahalaga ang kasanayang ito para sa mga may-ari ng negosyo

Hindi hiwalay sa performance ng negosyo ang komunikasyon. Ito ang humuhubog sa kung paano ka tinitingnan ng customer, kung paano nagtitiwala ang partner, kung paano sumusunod ang empleyado, at kung gaano kabilis naaayos ang mga problema.

Para sa mga bagong may-ari ng negosyo, lalo na, ang mga unang usapan sa customers, service providers, accountant, at advisor ay maaaring makaapekto sa lahat mula expectations hanggang compliance. Kapag naging tensiyonado ang isang usapan, ang kakayahang bumawi rito ay makakatipid ng oras, pera, at kredibilidad.

Lalong mahalaga iyon kapag nagdedesisyon ka tungkol sa istruktura ng kumpanya, state filings, pagmamay-ari, o operations. Ang mga paksang ito ay madalas may kasamang emosyon, kawalan ng katiyakan, at praktikal na panganib. Ang mahinahong reset ay puwedeng panatilihing nakatuon ang usapan sa facts kaysa sa pagkadismaya.

Ang kaugaliang dapat buuin

Hindi mo kailangan ng perpektong script. Kailangan mo ng maaasahang habit.

Kapag nagsisimula nang mapunta sa mali ang isang usapan, huminto. Pansinin ang tensiyon. Tanungin kung nasa tunay pa rin kayong isyu. Kung hindi na, i-reset ang usapan gamit ang magalang at direktang pahayag. Pagkatapos, magtanong ng mas mabuting tanong at makinig nang mabuti sa sagot.

Simple ang sunod-sunod na iyon, pero malakas ang epekto. Maaari nitong gawing produktibo ang isang awkward na palitan at mapanatili ang mga relasyong mahalaga sa negosyo mo.

Sa susunod na may meeting, tawag, o mensaheng papunta na sa maling direksyon, huwag ipilit. I-reset ito.