Kurucular İş Kurma Görevlerinin Gözden Kaçmasını Nasıl Önleyebilir?

Bir iş kurmak kendine özgü bir baskı yaratır. Bir şirket türü seçiyor, evrak hazırlıyor, son tarihleri takip ediyor, hesaplar açıyor ve aynı zamanda müşterilerin gerçekten fark edeceği bir şey inşa etmeye çalışıyorsunuz. Kritik bir görevin gecikmesi, unutulması veya iki kez yapılması çok kolaydır; çünkü her şeyin toplandığı tek bir yer yoktur.

Bu yüzden kurucular gerekli bildirimleri kaçırır, eyalet gerekliliklerini gözden kaçırır ya da haftalar önce halledilmesi gereken işleri son dakikada yetiştirmeye çalışır. Çözüm daha uzun saatler çalışmak ya da hafızaya güvenmek değildir. Çözüm, işiniz için basit bir işletim sistemi kurmaktır.

İster bir LLC, ister bir şirket, ister başka bir ABD iş kuruluşu kuruyor olun, amaç aynıdır: önemli işleri görünür kılmak, onları yönetilebilir adımlara bölmek ve doğru şeylerin kaybolmasını engelleyen tekrarlanabilir bir süreç oluşturmak.

Önemli görevler neden gözden kaçar?

Çoğu kurucu görevleri dikkatsizlikten kaçırmaz. Görevleri, girişim işinin parçalı olmasından dolayı kaçırır.

Tek bir hafta şunları içerebilir:

• İş adı seçmek
• Kuruluş belgelerini dosyalamak
• Kayıtlı temsilci atamak
• EIN başvurusu yapmak
• Bir işletme sözleşmesi veya esas sözleşme hazırlamak
• İşletme banka hesabı açmak
• Yerel lisans veya izinlere başvurmak
• Muhasebe ve vergi takibini kurmak
• Yıllık raporlar ve diğer uyum son tarihlerine hazırlanmak

Her madde diğerine bağlıdır. Bazıları paralel yapılabilir, bazıları yapılamaz ve bazıları yalnızca bir kez ya da yılda birkaç kez gerçekleştiği için kolayca unutulur. Görevler e-posta, notlar, mesajlar ve hafıza içinde dağınık kaldığında, acil hale gelene kadar görünmez olur.

Çözüm, kararların yaşadığı yerlerin sayısını azaltmaktır.

1. Tüm iş görevlerini tek bir sistemde toplayın

Organize kalmanın ilk kuralı basittir: Bir görev önemliyse, tek bir evi olmalıdır.

Bu ev bir proje panosu, bir elektronik tablo, bir görev yöneticisi veya yazılı bir başlangıç kontrol listesi olabilir. Biçimden çok disiplin önemlidir. Amaç, dağınık hatırlatıcılara güvenmeyi bırakmaktır.

İyi bir başlangıç görev sistemi şunları içermelidir:

• Görev adı
• Sorumlu kişi
• Son tarih
• Durum
• Sonraki adım
• Önce gerçekleşmesi gereken bağımlılık

Örneğin, "LLC dosyala" yazıp bırakmak yerine bunu şu adımlara bölün:

• İş adı uygunluğunu doğrulamak
• Kuruluş belgelerini hazırlamak
• Başvuruyu eyalete göndermek
• Başvuru onayını kaydetmek
• Onaylanmış belgeleri tek bir klasörde saklamak

Bu küçük yapılandırma, belirsiz bir yükümlülüğü tamamlanan eylemler dizisine dönüştürür.

2. Acil görevlerle önemli görevleri ayırın

Kurucular çoğu zaman en yüksek ses çıkarana fazla zaman harcar. Bu, genellikle en önemli olan şey değildir.

Acil görevler, hemen baskı oluşturan işlerdir. Önemli görevler ise zaman içinde işinizi koruyan işlerdir. Erken aşamalarda önemli görevler çoğu zaman uyum, belge düzeni ve şirketin ilk günden doğru şekilde kurulmasını içerir.

İşinizi pratik biçimde sıralamanın yolu, onu üç gruba ayırmaktır:

• Bugün yapılmalı: ertelenemeyecek başvurular, imzalar, ödemeler veya son tarihler
• Bu hafta yapılmalı: lansmanı veya operasyonu mümkün kılan kurulum işleri
• Daha sonra planlanabilir: işi geliştiren ama ilerlemeyi engellemeyen görevler

Bu yaklaşım, düşük öncelikli öğelerin kuruluş veya uyum işleriyle aynı ilgiyi tüketmesini önler.

3. Büyük hedefleri küçük kontrol noktalarına dönüştürün

Kurucuların bunalmalarının bir nedeni, sonuçlar üzerinden düşünürken takvimlerinin eylemler üzerinden ilerlemesidir.

"Şirketi kurmak" bir görev değildir. Bir projedir.

Daha iyi yaklaşım, bunu sırayla tamamlanabilecek kontrol noktalarına bölmektir:

1. İş için uygun kuruluş türünü doğrulamak
2. Sahip ve şirket bilgilerini toplamak
3. Kuruluş belgelerini dosyalamak
4. Gerekirse federal ve eyalet kimliklerini almak
5. İç yönetim belgelerini hazırlamak
6. Banka ve muhasebe kayıtlarını oluşturmak
7. Gelecek son tarihler için uyum hatırlatıcıları eklemek

Her kontrol noktası, tek oturumda tamamlanabilecek ya da bir başkasına devredilebilecek kadar küçük olmalıdır.

Bu yöntem işe yarar çünkü zihin belirsizlikten çok ilerlemeyi yönetir. Küçük kazanımlar ivmeyi sürdürürken, belirsiz projeler stres ve gecikme yaratır.

4. Kişisel dikkatinizi gerektirmeyen işleri devredin

Yeni kurucuların yaptığı yaygın bir hata, her şeyin işletme sahibi tarafından doğrudan yapılması gerektiğini düşünmektir. Bu verimli değildir ve gerekli de değildir.

Şirketi şekillendiren kararlarda dahil kalmalısınız. Ancak her hatırlatıcıyı, başvuruyu ve idari takibi şahsen yönetmeniz gerekmez.

Mümkün olan her yerde devredin veya otomatikleştirin:

• Resmî bildirimleri güvenilir şekilde almak için kayıtlı temsilci kullanın
• Evrak ve başvuruları kolaylaştırmak için kuruluş hizmetlerinden yararlanın
• İç belgeler için şablonlar kullanın
• İşlemleri en baştan takip etmek için muhasebe yazılımı kullanın
• Tekrarlayan uyum son tarihleri için takvim hatırlatıcıları kurun

Bir görev ne kadar tekrarlanabilirse, onu sistemleştirmek o kadar değerlidir.

Zenind, ABD şirket kuruluşu, kayıtlı temsilci hizmetleri ve önemli görevleri görünür ve zamanında tutmayı kolaylaştıran uyum odaklı iş akışlarıyla kurucuların bu aşamadaki sürtünmeyi azaltmasına yardımcı olur.

5. Haftalık kurucu incelemesi oluşturun

Uzun bir planlama oturumuna ihtiyacınız yok. Düzenli bir oturuma ihtiyacınız var.

15 ila 20 dakikalık haftalık bir inceleme, sorunların çoğunu ciddi hale gelmeden önce yakalamak için yeterlidir.

Bu zamanı şu beş soruyu yanıtlamak için kullanın:

• Bu hafta ne tamamlandı?
• Sırada ne var?
• Neyin önü kapalı?
• Neyi devredebilirim?
• Yakında hangi son tarih geliyor?

Bunu her hafta yaparsanız eksik öğeleri erken fark edersiniz. Ayrıca, çok belirsiz oldukları ya da sahibi olmadığı için sürekli ertelenen görevler gibi kalıpları da görürsünüz.

Haftalık inceleme, özellikle şirket kuruluşu sırasında faydalıdır; çünkü son tarihler dalgalar halinde gelir. Sakin dönemleri faaliyet yoğunluğu takip edebilir. Bir inceleme, bu dalgaların sürpriz olmasını önler.

6. Uyum takviminizi ilk günden koruyun

Birçok kurucu, uyumun şirket faaliyete başladıktan sonra başladığını düşünür. Aslında uyum, işletme kurulur kurulmaz başlar.

Şirket türüne ve eyalete bağlı olarak şunları takip etmeniz gerekebilir:

• Yıllık raporlar
• Franchise vergisi bildirimleri
• Eyalet yenilemeleri
• Yerel işletme lisansları
• Kayıtlı temsilci yenilemeleri
• Federal vergi son tarihleri
• Sahiplik veya adres güncellemeleri

Bu öğeler önceden takip edilmezse kaçırılması kolay olur. Tek bir son tarihi kaçırmak bile ücretlere, cezalara veya gereksiz idari sorunlara yol açabilir.

Basit bir uyum takvimi şunları içermelidir:

• Bildirimin adı
• Son tarih
• Bildirim sıklığı
• Sorumlu kişi
• Kaynak belge veya bildirim
• Son tarihten önce ayarlanmış bir hatırlatma tarihi

Bu listeyi yıl sonunu bekleyerek oluşturmayın. Şirketi kurduğunuz anda oluşturun.

7. Belgelerinizi tek bir yerde saklayın

Başlangıç evrakları, onları bulabiliyorsanız değerlidir.

Şirket kayıtları için tek bir klasör yapısı oluşturun ve bunu tutarlı şekilde kullanın. En azından şunları saklayın:

• Kuruluş belgeleri
• EIN onayı
• İşletme sözleşmesi veya esas sözleşme
• Sahiplik kayıtları
• Banka kurulumu belgeleri
• Lisanslar ve izinler
• Uyum bildirimleri
• Yıllık bildirimler ve onaylar

Karmaşık bir belge sistemi kurmanıza gerek yok. Güvenilir bir sistem kurmanız yeterlidir.

Kayıtlar düzenli olduğunda bilgi aramak için daha az zaman harcarsınız ve evrak izi eksik olduğu için bir gerekliliği kaçırma riskini azaltırsınız.

8. Karar yorgunluğunu azaltmak için kontrol listeleri kullanın

Kurucular o kadar çok karar verir ki, yalnızca hafızaya güvenmek mantıklı değildir.

Kontrol listeleri sürtünmeyi ortadan kaldırır. Ayrıca, kuruluş, operasyon ve büyümeyi aynı anda yönetirken önemli olan tutarlılığı sağlar.

Faydalı kontrol listeleri şunları içerir:

• Yeni kuruluş kurulum kontrol listesi
• Banka ve finans kontrol listesi
• İşe alım ve yüklenici kontrol listesi
• Uyum kontrol listesi
• Yıllık bakım kontrol listesi

Bir kontrol listesi yargının yerini almaz. Önlenebilir hataları engeller.

Pratik bir başlangıç kurulum kontrol listesi

Başlamak için basit bir yer istiyorsanız, şuradan başlayın:

• Doğru iş yapısını seçin
• Şirket adını doğrulayın
• Kuruluş belgelerini dosyalayın
• Bir kayıtlı temsilci atayın
• Gerekirse EIN alın
• İç yönetim belgelerini hazırlayın
• Bir işletme banka hesabı açın
• Muhasebeyi kurun
• Bir uyum takvimi oluşturun
• Tüm kayıtları güvenli tek bir yerde saklayın

Bu liste gösterişli olmayabilir, ancak temeldir. Kurulumunuz ne kadar sağlam olursa, daha sonra kaçınılabilir sorunları düzeltmek için o kadar az zaman harcarsınız.

Son düşünceler

Her şey hafızaya, aciliyete ve dağınık notlara bağlı olduğunda görevler gözden kaçar. Kurucular bunu, görevleri merkezileştirerek, projeleri adımlara bölerek, devredilebilecek işleri devrederek ve uyumu düzenli olarak gözden geçirerek önleyebilir.

Bu yaklaşım yalnızca düzen değil, istikrar da sağlar.

ABD'de bir işletme kuruyorsanız, Zenind şirket kuruluşu, kayıtlı temsilci hizmetleri ve sürekli uyum ihtiyaçları için destek sağlayarak dağınıklıktan düzene geçmenize yardımcı olabilir. Sonuç, daha az kaos, daha az kaçan ayrıntı ve fikirden faal işletmeye giden daha temiz bir yoldur.