Як змінити постачальника комерційної зареєстрованої офісної адреси в Пенсильванії

Якщо ваш бізнес користується послугами Commercial Registered Office Provider (CROP) у Пенсильванії, зміна такого постачальника є простою подачею для дотримання вимог, але її потрібно оформити правильно. У Пенсильванії замість більш звичного терміна "registered agent", який використовується в багатьох інших штатах, застосовується термін CROP, а правила подання є специфічними щодо того, які суб'єкти можуть використовувати цю форму, яка інформація має точно збігатися з державним записом і як саме подається зміна.

Цей посібник пояснює, що таке CROP, коли бізнесу потрібно його змінити, яка форма Пенсильванії застосовується та як уникнути поширених помилок під час подання.

Що таке Commercial Registered Office Provider

Commercial Registered Office Provider — це бізнес або сервісний провайдер у Пенсильванії, зазначений у Department of State як зареєстрована офісна адреса для асоціації. У Пенсильванії асоціація повинна підтримувати зареєстровану офісну адресу в commonwealth, і ця адреса має бути реальною вуличною адресою або адресою rural route box. Лише абонентська скринька не підходить.

CROP не є тим самим, що registered agent у штатах, де вимагається таке позначення. Пенсильванія не вимагає публічно призначеного registered agent для кожної юридичної особи. Натомість бізнес може вказати адресу CROP, якщо він не має фізичної локації або поштової адреси в Пенсильванії та уклав договір із постачальником.

Коли потрібно змінювати CROP

Бізнесу слід оновлювати свого постачальника зареєстрованої офісної адреси щоразу, коли поточні відносини з постачальником завершуються або компанія хоче перенести офіційну зареєстровану офісну адресу Пенсильванії до іншого постачальника.

Поширені причини:

• Ви переходите на інший сервіс комерційної зареєстрованої офісної адреси.
• Ваш поточний постачальник подає відставку або припиняє відносини.
• Ваша компанія змінює свою поштову або сервісну адресу в Пенсильванії.
• Ви хочете об'єднати формування, комплаєнс і обробку документів в одного постачальника.

Головне: зареєстрована офісна адреса, що є в досьє Department of State of Pennsylvania, завжди повинна відображати чинну домовленість.

Яку форму Пенсильванії використовувати

У Пенсильванії для більшості domestic entities використовується форма Statement/Certificate of Change of Registered Office.

Загалом це подання застосовується до:

• Domestic business corporations
• Domestic nonprofit corporations
• Domestic limited liability companies
• Domestic limited partnerships
• Domestic limited liability limited partnerships

Інструкції до форми також містять кілька важливих відмінностей:

• Domestic limited partnership, яка зареєструвалася як limited liability limited partnership, може використовувати цю форму.
• Foreign corporation, foreign LLC, foreign limited partnership або foreign limited liability partnership не можуть використовувати цю форму для зміни registered office. Такі суб'єкти повинні внести зміни до foreign registration statement.
• Business trust змінює свою зареєстровану офісну адресу шляхом внесення змін до trust instrument.
• Domestic general partnership, зареєстрована як limited liability partnership, використовує іншу форму для зміни свого principal place of business.

Перед поданням переконайтеся, що використовуєте форму, яка відповідає вашому типу юридичної особи.

Як змінити постачальника зареєстрованої офісної адреси в Пенсильванії

1. Підтвердьте нового постачальника та адресу

Перед поданням будь-яких документів переконайтеся, що ваш новий CROP погодився обслуговувати ваш бізнес. Пенсильванія очікує, що асоціація уклала договір із постачальником до того, як вказувати нову адресу.

Також підтвердьте точну адресу в Пенсильванії, яка буде зазначена у поданні. Адреса має бути вуличною адресою або адресою rural route box, а не P.O. box.

2. Перевірте точну назву юридичної особи так, як вона вказана в державних записах

Назва у заяві про зміну має точно збігатися із записом Department of State. Навіть незначні відмінності можуть спричинити затримки або відмову.

Перевірте юридичну назву, пунктуацію, суфікс юридичної особи та пробіли, перш ніж заповнювати форму.

3. Заповніть форму зміни

Форма запитує три основні відомості:

• Точну юридичну назву асоціації
• Поточну зареєстровану офісну адресу або поточного CROP, що є в досьє
• Нову зареєстровану офісну адресу або нового CROP, який замінить попереднього

Для бізнес- і nonprofit-корпорацій подання також має містити заяву про те, що зміна була схвалена радою директорів або іншим керівним органом, якщо це застосовно.

4. Підпишіть форму належним чином

Документ має бути підписаний уповноваженим представником. Якщо зміну подає агент, інструкції вимагають, щоб саме агент підписував заяву.

Нотаріальне посвідчення для форм Department of State, що охоплюються інструкціями з подання, не потрібне, але підпис усе одно має значення. Підписання подання є підтвердженням того, що інформація є істотно правильною.

5. Подайте документ до Pennsylvania Department of State

Офіційні інструкції вимагають, щоб заявники надсилали форму та будь-які супровідні документи до Bureau of Corporations and Charitable Organizations у Harrisburg.

Подання зазвичай надсилається на державній формі, і Bureau може відхилити подання, якщо використано лише адресу P.O. box.

Плата за подання та правила оплати

Поточний збір за Change of Registered Office становить $5.

Кілька правил оплати мають значення:

• Збір не підлягає поверненню.
• Звичайні платежі за подання здійснюються чеком або money order на ім'я Pennsylvania Department of State.
• Готівка не приймається.
• Кредитні картки приймаються лише для expedited services.

Якщо ви замовляєте прискорений розгляд, expedited fee додається до передбаченого законом збору за подання.

Строки опрацювання

Час опрацювання може відрізнятися залежно від обсягу подань і того, чи замовляєте ви expedited service.

Для бізнесів, яким потрібно, щоб зміна була відображена якнайшвидше, найкращий підхід — подати повністю та точно заповнену форму з першого разу. Помилки в назві юридичної особи, форматі адреси або повноваженнях підписанта є найпоширенішими причинами затримок.

Чому точність має значення

Зміна зареєстрованої офісної адреси може здаватися незначною, але вона впливає на те, як Пенсильванія обліковує ваш бізнес для цілей вручення документів і дотримання вимог. Якщо державний запис неправильний, важливі повідомлення можуть бути спрямовані не туди.

Точність важлива з кількох причин:

• Зареєстрована офісна адреса є частиною публічного запису.
• Юридичні повідомлення та документи, пов'язані з врученням, можуть прив'язуватися до цієї адреси.
• Вашому бізнесу може знадобитися актуальна адреса для майбутніх подань у Пенсильванії та записів щодо комплаєнсу.
• Невідповідність між записом про юридичну особу та поданням може сповільнити схвалення.

Якщо ваш бізнес використовує CROP для виконання вимоги Пенсильванії щодо наявності адреси в штаті, підтримання цього запису в актуальному стані є частиною базової комплаєнс-рутини.

Поширені помилки, яких слід уникати

Використання P.O. box

Пенсильванія не приймає абонентську скриньку як зареєстровану офісну адресу.

Подання за неправильним типом юридичної особи

Foreign entities повинні використовувати процес внесення змін до foreign registration statement, а не domestic change form.

Дати старому постачальнику припинитися до подання

Не припускайте, що відносини зі старим постачальником автоматично завершуються в державному записі. Подайте зміну негайно, щоб ваш публічний запис залишався точним.

Невідповідність юридичної назви

Назва у поданні має точно збігатися з записом Department of State.

Забути про заяву про авторизацію

Корпоративні подання можуть вимагати заяви, що підтверджує авторизацію радою директорів або керівним органом.

Практичний чекліст перед поданням

Скористайтеся цим чеклістом перед поданням:

• Підтвердіть нового CROP у Пенсильванії та адресу
• Переконайтеся, що адреса є дійсною вуличною адресою або адресою rural route box
• Зіставте юридичну назву з державним записом
• Підтвердьте, хто має право підпису
• Додайте необхідне формулювання про авторизацію для корпоративних подань
• Підготуйте оплату збору за подання $5
• Ще раз перевірте, чи ваша юридична особа є domestic чи foreign

Як Zenind може допомогти вам залишатися організованими

Для засновників і власників малого бізнесу зміна CROP — це ще один пункт у довгому календарі комплаєнсу. Zenind може допомогти тримати ваші записи про формування, строки подання та деталі бізнес-комплаєнсу впорядкованими, щоб такі зміни не губилися.

Якщо ви змінюєте свого постачальника зареєстрованої офісної адреси в Пенсильванії, розумно оновити подання та внутрішні комплаєнс-записи одночасно.

Питання та відповіді щодо зміни CROP у Пенсильванії

Чи є CROP тим самим, що registered agent?

Не зовсім. Пенсильванія використовує модель CROP для публічних записів про зареєстровану офісну адресу, і це не те саме, що модель registered agent, яка використовується в багатьох інших штатах.

Чи потрібно мені мати нового CROP до подання зміни?

Так. У вас має бути чинна домовленість із новим постачальником до того, як ви вкажете його в поданні.

Чи можу я використати P.O. box для зареєстрованої офісної адреси?

Ні. Пенсильванія вимагає вуличну адресу або адресу rural route box.

Скільки коштує змінити постачальника зареєстрованої офісної адреси?

Збір за подання становить $5.

Чи потрібно нотаріально посвідчувати це подання?

Ні, для стандартних форм Department of State нотаріальне посвідчення не потрібне, але подання все одно має бути належним чином підписане.

Чи може foreign LLC використовувати ту саму форму?

Ні. Foreign entities зазвичай повинні вносити зміни до свого foreign registration statement замість використання цієї форми.

Підсумок

Зміна Commercial Registered Office Provider у Пенсильванії є звичайною процедурою подання, але вона проходить без проблем лише тоді, коли тип юридичної особи, формат адреси, повноваження та форма узгоджені з вимогами Department of State.

Якщо ви правильно впорядкуєте ці деталі, зміна зазвичай буде простою комплаєнс-оновою, а не проблемою.