Как да промените Commercial Registered Office Provider в Пенсилвания

Ако вашият бизнес използва Commercial Registered Office Provider (CROP) в Пенсилвания, смяната на този доставчик е обикновено просто заявление за съответствие, но то трябва да бъде подадено правилно. В Пенсилвания се използва терминът CROP вместо по-познатия „registered agent“, който се среща в много други щати, а правилата за подаване са конкретни относно това кои субекти могат да използват формуляра, каква информация трябва да съвпада със записите на щата и как се подава промяната.

Това ръководство обяснява какво е CROP, кога даден бизнес трябва да го промени, кой формуляр на Пенсилвания се прилага и как да избегнете често срещани грешки при подаването.

Какво представлява Commercial Registered Office Provider

Commercial Registered Office Provider е бизнесът или доставчикът на услуги в Пенсилвания, който е вписан пред Department of State като регистриран офис за дадена асоциация. В Пенсилвания асоциацията трябва да поддържа адрес на регистриран офис в commonwealth-а, и този адрес трябва да бъде реален уличен адрес или адрес от тип rural route box. Само пощенска кутия не е приемлива.

CROP не е същото като registered agent в щатите, които изискват това обозначение. Пенсилвания не изисква публично посочен registered agent за всеки субект. Вместо това бизнесът може да посочи CROP адрес, ако няма физическо местоположение или пощенски адрес в Пенсилвания и е сключил договор с доставчика.

Кога трябва да смените своя CROP

Бизнесът трябва да актуализира своя доставчик на регистриран офис винаги, когато текущото отношение с доставчика приключи или компанията иска да премести официалния регистриран офис в Пенсилвания към друг доставчик.

Чести причини включват:

• Преминавате към друга услуга за commercial registered office.
• Текущият ви доставчик подава оставка или прекратява отношенията.
• Компанията ви променя адреса си за кореспонденция или обслужване в Пенсилвания.
• Искате да обедините учредяване, съответствие и обработка на документи при един доставчик.

Ключовият момент е прост: регистрираният офис в записа към Pennsylvania Department of State винаги трябва да отразява текущата договореност.

Кой формуляр на Пенсилвания да използвате

Пенсилвания използва формуляра Statement/Certificate of Change of Registered Office за повечето местни субекти.

По принцип това заявление се прилага за:

• Domestic business corporations
• Domestic nonprofit corporations
• Domestic limited liability companies
• Domestic limited partnerships
• Domestic limited liability limited partnerships

Инструкциите към формуляра правят и няколко важни разграничения:

• Domestic limited partnership, която е регистрирана като limited liability limited partnership, може да използва този формуляр.
• Foreign corporation, foreign LLC, foreign limited partnership или foreign limited liability partnership не могат да използват този формуляр за промяна на регистрирания офис. Тези субекти трябва да изменят foreign registration statement.
• Business trust променя своя регистриран офис чрез изменение на trust instrument.
• Domestic general partnership, регистрирано като limited liability partnership, използва различен формуляр при промяна на основното си място на стопанска дейност.

Преди подаване се уверете, че използвате формуляра, който съответства на вашия тип субект.

Как да промените доставчика на регистриран офис в Пенсилвания

1. Потвърдете новия доставчик и адрес

Преди да подадете каквото и да било, потвърдете, че новият ви CROP е съгласен да обслужва вашия бизнес. Пенсилвания очаква асоциацията да е сключила договор с доставчика, преди да посочи новия адрес.

Също така потвърдете точния адрес в Пенсилвания, който ще бъде вписан в заявлението. Адресът трябва да бъде уличен адрес или адрес от тип rural route box, а не P.O. box.

2. Проверете дали името на субекта съвпада точно с държавния запис

Името във формуляра за промяна трябва да съвпада точно със записа в Department of State. Дори малки разлики могат да доведат до забавяне или отказ.

Проверете юридическото име, пунктуацията, обозначението на субекта и разстоянията между думите, преди да попълните формуляра.

3. Попълнете формуляра за промяна

Формулярът изисква три основни неща:

• Точното юридическо име на асоциацията
• Текущия адрес на регистрирания офис или текущия CROP в досието
• Новия адрес на регистрирания офис или новия CROP, който ще го замени

За бизнес и nonprofit корпорации заявлението трябва също да включва декларация, че промяната е била одобрена от board of directors или друг управляващ орган, ако това е приложимо.

4. Подпишете формуляра правилно

Документът трябва да бъде подписан от упълномощен представител. Ако промяната се подава от агент, инструкциите посочват, че именно агентът подписва декларацията.

Нотариална заверка не се изисква за формулярите на Department of State, обхванати от указанията за подаване, но подписът все пак е задължителен. Подписването на заявлението е потвърждение, че информацията е съществено вярна.

5. Подайте документа в Pennsylvania Department of State

Официалните инструкции насочват подателите да изпратят формуляра и всички придружаващи документи по пощата до Bureau of Corporations and Charitable Organizations в Harrisburg.

Заявлението обикновено се подава върху държавния формуляр, а Bureau може да откаже заявления, които използват само пощенска кутия като адрес.

Такса за подаване и правила за плащане

Текущата такса за подаване на Change of Registered Office е $5.

Няколко правила за плащане са важни:

• Таксата не подлежи на възстановяване.
• Обичайните плащания се извършват с чек или money order, платими на Pennsylvania Department of State.
• Не се приема кеш.
• Кредитни карти се приемат само за ускорени услуги.

Ако поискате ускорено обработване, ускорената такса се добавя към законовата такса за подаване.

Време за обработка

Времето за обработка може да варира според натоварването и дали сте избрали ускорена услуга.

За бизнеси, които трябва промяната да бъде отразена възможно най-бързо, най-добрият подход е да подадат пълен и точен формуляр от първия път. Грешки в името на субекта, формата на адреса или правомощията за подпис са най-честите причини за забавяне.

Защо точността е важна

Промяната на регистриран офис може да изглежда дребна, но тя влияе върху начина, по който Пенсилвания записва вашия бизнес за целите на връчване на документи и съответствие. Ако държавният запис е грешен, важни уведомления могат да бъдат насочени погрешно.

Точността е важна по няколко причини:

• Регистрираният офис е част от публичния запис.
• Правни уведомления и документи, свързани с връчване, могат да бъдат обвързани с този адрес.
• Вашият бизнес може да се нуждае от текущия адрес за бъдещи заявления в Пенсилвания и за записи по съответствие.
• Несъответствие между записа на субекта и заявлението може да забави одобрението.

Ако вашият бизнес използва CROP, за да изпълни изискването на Пенсилвания за адрес в щата, поддържането на този запис актуален е част от базовата административна поддръжка по съответствие.

Чести грешки, които да избегнете

Използване на P.O. box

Пенсилвания не приема пощенска кутия като адрес на регистриран офис.

Подаване под грешен тип субект

Foreign субектите трябва да използват процеса за изменение на foreign registration statement, а не формуляра за промяна, предназначен за domestic субекти.

Позволяване на стария доставчик да отпадне преди подаването

Не предполагайте, че отношенията със стария доставчик автоматично приключват в държавния запис. Подайте промяната своевременно, за да остане публичният ви запис точен.

Несъвпадение на юридическото име

Името във формуляра трябва да съвпада точно със записа в Department of State.

Пропускане на декларацията за одобрение

Корпоративните заявления може да изискват декларация, показваща одобрение от board или управляващ орган.

Практически контролен списък преди подаване

Използвайте този списък преди да подадете промяната:

• Потвърдете новия CROP и адрес в Пенсилвания
• Проверете дали адресът е валиден уличен адрес или адрес от тип rural route box
• Съобразете юридическото име на субекта с държавния запис
• Потвърдете кой има право да подпише
• Включете изискваната формулировка за одобрение при корпоративни заявления
• Подгответе плащането на таксата за подаване от $5
• Проверете отново дали вашият субект е domestic или foreign

Как Zenind може да ви помогне да останете организирани

За основатели и собственици на малък бизнес промяната на CROP е още една задача в дълъг календар за съответствие. Zenind може да помогне да поддържате организирани вашите учредителни записи, срокове за подаване и данни за бизнес съответствие, така че подобни промени да не се изплъзнат.

Ако сменяте своя registered office provider в Пенсилвания, разумно е да актуализирате едновременно заявлението и вътрешните си записи за съответствие.

Често задавани въпроси за смяна на CROP в Пенсилвания

CROP същото ли е като registered agent?

Не точно. Пенсилвания използва рамката CROP за публичните записи на регистриран офис и тя не е същата като модела на registered agent, използван в много други щати.

Трябва ли ми нов CROP преди да подам промяната?

Да. Трябва да имате активно споразумение с новия доставчик, преди да го посочите във формуляра.

Мога ли да използвам P.O. box за регистрирания офис?

Не. Пенсилвания изисква уличен адрес или адрес от тип rural route box.

Колко струва промяната на доставчика на регистриран офис?

Таксата за подаване е $5.

Трябва ли това заявление да бъде нотариално заверено?

Не се изисква нотариална заверка за стандартните формуляри на Department of State, но заявлението все пак трябва да бъде подписано правилно.

Може ли foreign LLC да използва същия формуляр?

Не. Foreign субектите по правило трябва да изменят своя foreign registration statement вместо това.

Основен извод

Промяната на Commercial Registered Office Provider в Пенсилвания е рутинно заявление, но работи безпроблемно само когато типът на субекта, форматът на адреса, правомощията и формулярът съответстват на изискванията на Department of State.

Ако поддържате тези детайли изрядни, промяната обикновено е просто актуализация по съответствие, а не проблем.