Податки штату для бізнесу: що кожен новий підприємець має знати про податкові ідентифікаційні номери

Початок бізнесу в США означає більше, ніж вибір назви та подання документів для створення компанії. Це також означає розуміння того, як працюють податки для бізнесу на федеральному рівні та на рівні штату. Для багатьох нових власників першим заплутаним кроком є з’ясування, які податкові ідентифікаційні номери потрібні, коли вони є обов’язковими та як вони впливають на поточну відповідність вимогам.

Чітко налаштована податкова система допомагає бізнесу уникати штрафів, вчасно подавати декларації та працювати впевнено. Вона також полегшує відкриття бізнес-рахунку в банку, найм працівників, збір податку з продажів за потреби та реєстрацію в державних установах штату.

Цей посібник пояснює зв’язок між податками штату для бізнесу та податковими ідентифікаційними номерами, описує основні податкові зобов’язання, з якими стикаються нові компанії, і показує, як побудувати простий процес дотримання вимог із першого дня.

Що таке податковий ідентифікаційний номер?

Податковий ідентифікаційний номер - це номер, виданий державою, який використовується для ідентифікації бізнесу в податкових цілях. На практиці цей термін може означати кілька різних номерів.

Найпоширеніші типи включають:

• Employer Identification Number (EIN): федеральний податковий номер, який видає IRS.
• Податковий номер штату: номер, який видає податкове агентство штату для обліку на рівні штату.
• Номер дозволу на збір податку з продажів: у деяких штатах він окремий від податкового номера штату і потрібен для нарахування та перерахування податку з продажів.
• Номер рахунку для податку на працю: використовується, коли бізнес наймає працівників і має керувати утриманням податків та податком на безробіття.

Не кожному бізнесу потрібен кожен тип номера, але більшості компаній потрібен принаймні EIN. Якщо бізнес має працівників, продає оподатковувані товари або послуги або має фізичну присутність у штаті, йому можуть знадобитися додаткові реєстрації.

EIN проти податкового номера штату

Багато нових власників бізнесу плутають EIN із податковим номером штату. Вони пов’язані між собою, але виконують різні функції.

EIN видає IRS, і він використовується для федеральної податкової звітності. Він працює як номер соціального страхування для бізнесу.

Податковий номер штату видає департамент доходів або оподаткування штату, і він використовується для податкового адміністрування на рівні штату. Залежно від штату та діяльності бізнесу, він може знадобитися для податку з продажів, податку на утримання із заробітної плати, податку на страхування на випадок безробіття, подання звітності з податку на франшизу або інших зобов’язань штату.

У деяких ситуаціях бізнес може потребувати одного номера без іншого, але в багатьох випадках з часом знадобляться обидва.

Основні типи податків штату для бізнесу

Податки штатів суттєво відрізняються, але більшість бізнесів стикаються з одним або кількома з наведених нижче.

1. Податок з продажів

Якщо штат оподатковує продаж певних товарів або послуг, бізнес може бути зобов’язаний зареєструватися для отримання дозволу на податок з продажів, перш ніж стягувати податок із клієнтів.

Правила податку з продажів залежать від кількох чинників:

• Що саме продає бізнес
• Чи оподатковуються товари або послуги в цьому штаті
• Чи має бізнес nexus у штаті
• Чи знаходиться клієнт у тому самому штаті

Компанії, які продають онлайн, також можуть створити податкові зобов’язання в штатах, де вони мають економічний nexus, навіть без фізичного офісу чи магазину. Це означає, що віддалені продавці мають відстежувати, у яких штатах вони досягають порогових значень для подання звітності.

2. Податок на утримання із заробітної плати

Якщо бізнес має працівників, йому зазвичай потрібно утримувати податок штату з доходів із заробітної плати в штатах, де діє податок на дохід.

Бізнес може потребувати реєстрації для рахунку з утримання податку, щоб:

• утримувати правильну суму із заробітної плати працівників;
• перераховувати утримані податки до штату;
• подавати періодичні звіти з утримання;
• видавати щорічні відомості про заробітну плату.

3. Податок на страхування на випадок безробіття

Роботодавці зазвичай сплачують податок штату на страхування на випадок безробіття, щоб фінансувати тимчасові виплати працівникам, які відповідають вимогам і втратили роботу.

Цей податок зазвичай є окремим від федерального податку на безробіття і потребує рахунку роботодавця в штаті. Нові роботодавці часто спочатку отримують стандартну ставку податку, а згодом вона змінюється залежно від історії payroll і кількості заяв на виплати.

4. Податок на франшизу

Деякі штати запроваджують податок на франшизу або податок за право ведення бізнесу в штаті.

Податки на франшизу не завжди базуються на доході. У деяких штатах сума може залежати від:

• валового доходу;
• акціонерного капіталу або чистих активів;
• типу юридичної особи;
• мінімальних річних сум податку.

Це важливий момент для нових власників, адже бізнес може бути зобов’язаний сплачувати податок на франшизу навіть за мінімального прибутку або його відсутності.

5. Корпоративний податок на прибуток

Якщо бізнес оподатковується як C corporation або якщо штат оподатковує певні pass-through entities безпосередньо, компанія може бути зобов’язана подавати декларацію з корпоративного податку на прибуток.

Компанія з обмеженою відповідальністю або S corporation може все одно мати вимоги штату щодо подання звітності, навіть якщо сам бізнес не сплачує податок на прибуток так само, як C corporation.

Коли бізнесу потрібен податковий номер штату

Податковий номер штату часто потрібен, коли бізнес робить будь-що з наведеного нижче:

• продає оподатковувані товари або послуги;
• наймає працівників у штаті;
• працює як корпорація або оподатковувана юридична особа в штаті;
• збирає та перераховує податок з продажів;
• подає звіти з податку на працю штату;
• реєструється для певних ліцензійних або звітних зобов’язань.

Точний тригер залежить від штату. Деякі штати видають один консолідований податковий номер рахунку, тоді як інші використовують окремі реєстрації для податку з продажів, утримання та рахунків із безробіття.

Чи всім бізнесам потрібен податковий номер?

Не кожному бізнесу потрібна однакова схема, але більшості бізнесів потрібна певна форма податкової ідентифікації.

Індивідуальний підприємець без працівників і без обов’язку сплачувати податок з продажів у деяких випадках може використовувати номер соціального страхування. Однак щойно бізнес наймає працівників, створює юридичну особу, відкриває певні фінансові рахунки або реєструється для податкових рахунків, йому, ймовірно, знадобиться EIN.

У багатьох випадках отримати EIN на ранньому етапі - розумний крок, тому що це допомагає розділити бізнес- та особисту ідентифікацію, спрощує податкову звітність і підтримує банківські та партнерські відносини бізнесу.

Як отримати податковий номер

Отримання EIN

EIN отримують через IRS. Заявка зазвичай нескладна, особливо для резидентів США з дійсною відповідальною особою.

Зазвичай бізнесу потрібна базова інформація, зокрема:

• юридична назва бізнесу;
• тип юридичної особи;
• дата створення;
• адреса бізнесу;
• дані відповідальної особи;
• причина подання заявки.

Отримання податкового номера штату

Щоб отримати податковий номер штату, бізнес зазвичай реєструється в департаменті доходів, оподаткування, праці або службі зайнятості штату, залежно від типу податку.

Процес може включати:

• створення онлайн-рахунку штату для податків;
• надання EIN;
• вказання видів діяльності бізнесу;
• зазначення посадових осіб або власників;
• вибір типів податкових рахунків.

У деяких штатах рахунки схвалюють одразу, тоді як в інших реєстрації перевіряють перед тим, як видати номер.

Що слід підготувати бізнесу перед реєстрацією

Успішна податкова реєстрація починається з упорядкованої інформації. Перед поданням заявок на податкові номери зберіть таке:

• юридичну назву бізнесу та будь-яку торговельну назву;
• дані про створення юридичної особи;
• EIN, якщо його вже видано;
• основну адресу бізнесу;
• інформацію про власників;
• дату початку діяльності;
• орієнтовну кількість працівників;
• очікуваний обсяг продажів;
• опис товарів або послуг;
• штати, у яких працюватиме бізнес.

Наявність цієї інформації заздалегідь зменшує затримки та знижує ризик подати суперечливі дані в різні державні органи.

Поширені помилки у виконанні податкових вимог штату

Нові бізнеси часто стикаються з проблемами, яких можна уникнути. Найпоширеніші помилки включають:

Занадто пізня реєстрація

Бізнес може почати збирати податок з продажів або наймати працівників ще до того, як оформить потрібні рахунки штату. Це може спричинити штрафи та необхідність подавати звітність заднім числом.

Використання неправильних даних юридичної особи

Назва, адреса та дані власників у податкових формах мають відповідати реєстраційним документам і банківським записам. Невідповідності можуть сповільнити схвалення або створити проблеми з рахунком.

Ігнорування правил nexus

Бізнес може бути зобов’язаний сплачувати податки в штаті навіть без фізичного офісу там. Онлайн-продажі, складські запаси, працівники або незалежні підрядники можуть створювати nexus.

Ігнорування місцевих податкових правил

У деяких штатах діє місцевий податок з продажів, міські податки на право ведення діяльності або спеціальні галузеві вимоги до звітності. Реєстрація на рівні штату не завжди покриває всі зобов’язання.

Відсутність контролю строків подання

Податкові номери - це лише частина відповідності вимогам. Бізнес також потребує календаря для щомісячних, щоквартальних і щорічних подань.

Як Zenind допомагає новим власникам бізнесу

Запуск бізнесу включає багато процесів, і податкове налаштування є одним із найважливіших. Zenind допомагає підприємцям створити бізнес у США через практичний покроковий процес, щоб вони могли перейти від реєстрації до операцій із меншим рівнем плутанини.

Для засновників це означає:

• правильне створення юридичної особи;
• упорядкування реєстраційних даних;
• зменшення адміністративних перешкод під час податкової реєстрації;
• підтримку більш плавного переходу від створення компанії до дотримання вимог.

Коли записи про бізнес із самого початку узгоджені, простіше подавати заявки на податкові номери, реєструватися в нових штатах і вести чітку документацію в міру зростання компанії.

Податкові номери та зростання бізнесу

Податкові номери - це не лише інструменти відповідності вимогам. Це також операційні інструменти, які підтримують зростання.

Бізнес часто потребує податкових рахунків, щоб:

• легально наймати працівників;
• відкривати бізнес-рахунок у банку;
• подавати заявки на ліцензії та дозволи;
• працювати з оптовиками або постачальниками;
• збирати податок з продажів онлайн або в офлайн-точці;
• розширюватися в нові штати.

У міру зростання компанії її податковий профіль зазвичай стає складнішим. Бізнес, який починає з реєстрації в одному штаті, згодом може потребувати рахунків у кількох штатах, коли наймає віддалених працівників або розширює канали продажів.

Простий контрольний список відповідності для нових бізнесів

Використовуйте цей список, щоб залишатися організованими після створення компанії:

1. Переконайтеся, що бізнес-структуру належним чином створено в базовому штаті.
2. Подайте заявку на EIN, якщо бізнесу він потрібен.
3. Визначте, чи потрібна реєстрація для податку з продажів.
4. Зареєструйте рахунки для податку на утримання та страхування на випадок безробіття, якщо наймаєте працівників.
5. Перевірте, чи штат запроваджує податок на франшизу або щорічні вимоги до звітності.
6. Оцініть ризики nexus в інших штатах.
7. Налаштуйте нагадування для регулярних податкових подань і платежів.
8. Підтримуйте узгодженість між документами про створення компанії, payroll, банківськими та податковими записами.

Кілька годин планування можуть зекономити місяці виправлень пізніше.

Завершальні думки

Податки штату для бізнесу можуть здаватися складними, але базові принципи зрозумілі, якщо ви розумієте роль податкових ідентифікаційних номерів. EIN ідентифікує бізнес на федеральному рівні, тоді як податкові номери штату підтримують податок з продажів, payroll, безробіття та інші зобов’язання на рівні штату. Потрібні реєстрації залежать від типу юридичної особи, місця роботи, наявності працівників і обсягу продажів.

Для нових засновників найкращий підхід - створити надійну основу для дотримання вимог на ранньому етапі. Правильно оформіть бізнес, зареєструйте необхідні податкові рахунки та ведіть просту систему обліку з першого дня. Така структура полегшує дотримання вимог у міру зростання компанії.

З правильною настройкою податкове адміністрування стає звичайною частиною ведення бізнесу, а не авральною задачею в останню хвилину.