Държавни бизнес данъци: Какво трябва да знае всеки нов бизнес за данъчните идентификационни номера

Стартирането на бизнес в Съединените щати означава повече от това да изберете име и да подадете учредителни документи. Това означава също да разберете как работят бизнес данъците както на федерално, така и на щатско ниво. За много нови собственици първата объркваща стъпка е да установят кои данъчни идентификационни номера са необходими, кога са задължителни и как влияят върху текущото съответствие.

Ясната данъчна настройка помага на бизнеса да избегне глоби, да подава декларации навреме и да работи уверено. Тя също улеснява откриването на бизнес банкова сметка, наемането на служители, събирането на данък върху продажбите, когато е необходимо, и регистрацията пред щатски агенции.

Това ръководство обяснява връзката между щатските бизнес данъци и данъчните идентификационни номера, очертава основните данъчни задължения, с които се сблъскват новите бизнеси, и показва как да изградите прост процес за съответствие от първия ден.

Какво е данъчен идентификационен номер?

Данъчният идентификационен номер е номер, издаден от държавен орган, който се използва за идентифициране на бизнес за данъчни цели. На практика този израз може да означава повече от един вид номер.

Най-често срещаните видове включват:

• Employer Identification Number (EIN): Федерален данъчен номер, издаван от IRS.
• Щатски данъчен идентификационен номер: Номер, издаван от щатска данъчна агенция за щатски данъчни сметки.
• Номер на разрешително за данък върху продажбите: В някои щати това е отделно от щатския данъчен идентификационен номер и се изисква за събиране и превеждане на данък върху продажбите.
• Номер на сметка за трудови данъци: Използва се, когато бизнесът наема служители и трябва да управлява удръжки и данъци за безработица.

Не всеки бизнес се нуждае от всеки вид номер, но повечето компании имат нужда поне от EIN. Ако бизнесът има служители, продава облагаеми стоки или услуги или има физическо присъствие в щат, може да се наложат допълнителни регистрации.

EIN срещу щатски данъчен идентификационен номер

Много нови собственици на бизнес бъркат EIN със щатски данъчен идентификационен номер. Те са свързани, но изпълняват различни функции.

EIN се издава от IRS и се използва за федерално данъчно отчитане. Той функционира като социалноосигурителен номер за бизнеса.

Щатският данъчен идентификационен номер се издава от щатския департамент по приходите или данъчното управление и се използва за щатска данъчна администрация. В зависимост от щата и дейността на бизнеса, той може да е необходим за данък върху продажбите, данък върху удръжките, данък за безработица, подаване на декларации за франчайз данък или други щатски задължения.

В някои случаи бизнесът може да се нуждае от едното без другото, но в много случаи с времето ще са необходими и двете.

Основните видове щатски бизнес данъци

Щатските данъци се различават значително, но повечето бизнеси се сблъскват с един или повече от следните.

1. Данък върху продажбите

Ако даден щат облага продажбата на определени стоки или услуги, бизнесът може да трябва да се регистрира за разрешително за данък върху продажбите, преди да събира данък от клиентите.

Правилата за данък върху продажбите зависят от няколко фактора:

• Какво продава бизнесът
• Дали продуктите или услугите са облагаеми в този щат
• Дали бизнесът има nexus в щата
• Дали клиентът се намира в същия щат

Бизнесите, които продават онлайн, също могат да породят данъчни задължения в щати, където имат икономически nexus, дори без физически офис или магазин. Това означава, че дистанционните продавачи трябва да следят къде достигат праговете за подаване на декларации.

2. Данък върху удръжките

Ако бизнесът има служители, обикновено трябва да удържа щатски данък върху доходите от заплатите в щатите, които налагат данък върху доходите.

Бизнесът може да трябва да се регистрира за сметка за удръжки, за да може да:

• Удържа правилната сума от заплатите на служителите
• Превежда удържаните данъци към щата
• Подаване на периодични декларации за удръжки
• Издава годишни справки за възнагражденията

3. Данък за безработица

Работодателите обикновено плащат щатски данък за осигуряване при безработица, за да подпомагат временни обезщетения за отговарящи на условията работници, които губят работата си.

Този данък обикновено е отделен от федералния данък за безработица и изисква щатска работодателска сметка. Новите работодатели често получават стандартна данъчна ставка в началото, а след това ставката им се променя с времето според историята на заплатите и активността по обезщетенията.

4. Франчайз данък

Някои щати налагат франчайз данък или данък за правото да се извършва бизнес в щата.

Франчайз данъците не винаги се основават на дохода. В някои щати размерът може да зависи от:

• Брутни приходи
• Акционерен капитал или нетна стойност
• Тип на юридическото лице
• Минимални годишни данъчни суми

Това е важен момент за новите собственици, защото бизнесът може да дължи франчайз данък дори ако има малка или никаква печалба.

5. Корпоративен данък върху доходите

Ако бизнесът се облага като C corporation или ако щатът облага директно определени pass-through дружества, компанията може да трябва да подаде корпоративна данъчна декларация.

Едно LLC или S corporation може все пак да има щатски изисквания за подаване, дори когато самият бизнес не плаща данък върху доходите по същия начин като C corporation.

Кога един бизнес се нуждае от щатски данъчен идентификационен номер

Щатският данъчен идентификационен номер често се изисква, когато бизнесът прави някое от следните:

• Продава облагаеми продукти или услуги
• Наема служители в щата
• Работи като корпорация или облагаемо юридическо лице в щата
• Събира и превежда данък върху продажбите
• Подаване на щатски трудови данъчни декларации
• Регистрира се за определени лицензионни или отчетни задължения

Точният повод зависи от щата. Някои щати издават един общ данъчен акаунтен номер, докато други използват отделни регистрации за данък върху продажбите, удръжки и сметки за безработица.

Всички бизнеси ли се нуждаят от данъчен идентификационен номер?

Не всички бизнеси се нуждаят от една и съща конфигурация, но повечето имат нужда от някаква форма на данъчна идентификация.

Един едноличен търговец без служители и без задължение за данък върху продажбите може в ограничени случаи да използва социалноосигурителен номер. Въпреки това, щом бизнесът наеме служители, създаде юридическо лице, отвори определени финансови сметки или се регистрира за данъчни сметки, вероятно ще му е необходим EIN.

В много случаи получаването на EIN отрано е разумен ход, защото помага да се отделят бизнес и лична идентичност, улеснява данъчното отчитане и подпомага банковите и партньорските отношения на бизнеса.

Как да получите данъчен идентификационен номер

Получаване на EIN

EIN се получава от IRS. Процедурата обикновено е ясна, особено за местни заявители с валидно отговорно лице.

Бизнесът обикновено се нуждае от основна информация като:

• Официално фирмено име
• Вид на юридическото лице
• Дата на учредяване
• Бизнес адрес
• Информация за отговорното лице
• Причина за кандидатстване

Получаване на щатски данъчен идентификационен номер

За да получи щатски данъчен идентификационен номер, бизнесът обикновено се регистрира в щатския департамент по приходите, данъчното управление, трудовия департамент или агенцията по заетостта, в зависимост от вида данък.

Процесът може да включва:

• Създаване на онлайн щатска данъчна сметка
• Предоставяне на EIN
• Посочване на бизнес дейности
• Назоваване на управители или собственици
• Избор на видове данъчни сметки

Някои щати одобряват сметките незабавно, докато други преглеждат регистрациите, преди да издадат номер.

Какво трябва да подготвят бизнесите преди регистрация

Успешната данъчна регистрация започва с организирана информация. Преди да кандидатствате за данъчни номера, съберете следното:

• Официално фирмено име и търговско име, ако има такова
• Данни за учредяване на юридическото лице
• EIN, ако вече е издаден
• Основен бизнес адрес
• Информация за собствеността
• Дата на започване на дейността
• Ориентировъчен брой служители
• Очакван обем продажби
• Описание на продуктите или услугите
• Щатите, в които бизнесът ще оперира

Подготвената информация намалява забавянията и понижава риска от подаване на несъответстващи данни пред различни агенции.

Често срещани грешки при щатското данъчно съответствие

Новите бизнеси често попадат в предотвратими проблеми. Най-честите грешки включват:

Прекалено късно регистриране

Бизнесът може да започне да събира данък върху продажбите или да наема служители, преди да има нужните щатски сметки. Това може да доведе до глоби и просрочени декларации.

Използване на неправилна информация за юридическото лице

Името, адресът и данните за собствеността в данъчните формуляри трябва да съвпадат с учредителните документи и банковите записи. Несъответствията могат да забавят одобренията или да създадат проблеми по сметката.

Пропускане на правилата за nexus

Бизнесът може да дължи данък в даден щат дори без физически офис там. Онлайн продажби, складови наличности, служители или независими изпълнители могат да създадат nexus.

Пренебрегване на местните данъчни правила

Някои щати имат местен данък върху продажбите, градски данъци за правото на дейност или специфични за индустрията изисквания за подаване. Регистрацията на щатско ниво не винаги покрива всяко задължение.

Липса на проследяване на сроковете за подаване

Данъчните номера са само част от съответствието. Бизнесът също се нуждае от календар за месечни, тримесечни и годишни подавания.

Как Zenind помага на новите собственици на бизнес

Стартирането на бизнес включва много движещи се части, а данъчната настройка е една от най-важните. Zenind помага на предприемачите да създадат US бизнес чрез практичен, стъпка по стъпка процес, така че да могат да преминат от учредяване към работа с по-малко объркване.

За основателите това означава:

• Учредяване на юридическото лице по правилния начин
• Поддържане на организирани данни за учредяването
• Намаляване на административните затруднения при данъчна регистрация
• Подпомагане на по-ясен преход от учредяване към съответствие

Когато бизнес записите са последователни от самото начало, е по-лесно да се кандидатства за данъчни номера, да се регистрира в нови щати и да се поддържа ясна документация с растежа на компанията.

Данъчните идентификационни номера и растежът на бизнеса

Данъчните номера не са само инструменти за съответствие. Те са и оперативни инструменти, които подпомагат растежа.

Един бизнес често се нуждае от данъчни сметки, за да:

• Наема служители законно
• Открие бизнес банкова сметка
• Кандидатства за лицензи и разрешителни
• Работи с търговци на едро или доставчици
• Събира данък върху продажбите онлайн или на място
• Разширява се в нови щати

С растежа на компанията данъчният ѝ отпечатък обикновено става по-сложен. Бизнес, който започва с регистрация в един щат, по-късно може да се нуждае от сметки в няколко щата, ако наема дистанционно или разширява каналите си за продажби.

Прост контролен списък за съответствие за нови бизнеси

Използвайте този списък, за да останете организирани след учредяването:

1. Потвърдете, че бизнес юридическото лице е правилно учредено в домашния щат.
2. Подайте заявление за EIN, ако бизнесът има нужда от такъв.
3. Определете дали е необходима регистрация за данък върху продажбите.
4. Регистрирайте щатски сметки за удръжки и безработица, ако наемате служители.
5. Проверете дали щатът налага франчайз данък или годишни отчетни задължения.
6. Прегледайте експозицията към nexus в други щати.
7. Настройте напомняния за повтарящи се данъчни декларации и плащания.
8. Поддържайте съгласуваност между учредителни, payroll, банкови и данъчни записи.

Няколко часа планиране могат да предотвратят месеци последваща работа.

Заключителни мисли

Щатските бизнес данъци могат да изглеждат сложни, но основите са управляеми, след като разберете ролята на данъчните идентификационни номера. EIN идентифицира бизнеса на федерално ниво, докато щатските данъчни номера поддържат данъка върху продажбите, payroll, безработицата и други щатски задължения. Правилните регистрации зависят от вида юридическо лице, местоположението, служителите и продажбената активност.

За новите основатели най-добрият подход е да изградят чиста основа за съответствие още в началото. Учредете бизнеса правилно, регистрирайте необходимите данъчни сметки и поддържайте прост файлова система от първия ден. Така структурата улеснява спазването на изискванията, докато компанията расте.

С правилната настройка данъчната администрация се превръща в рутинна част от управлението на бизнеса, а не в спешно действие в последния момент.