6 nỗi bực bội thường gặp vào mùa thuế đối với doanh nghiệp nhỏ và cách tránh chúng

Đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp, mùa thuế là một trong những thời điểm căng thẳng nhất trong năm. Trong khi bạn muốn hoàn thành nghĩa vụ của mình và nộp số thuế phải trả, bạn cũng muốn tối đa hóa các khoản khấu trừ và giữ lại càng nhiều doanh thu khó khăn lắm mới kiếm được càng tốt. Thách thức nằm ở sự phức tạp của luật thuế và gánh nặng hành chính khi phải lưu trữ hồ sơ thật chính xác.

Nhiều “vướng mắc” vào mùa thuế hoàn toàn có thể tránh được nếu có sự chuẩn bị trước và hệ thống phù hợp. Hướng dẫn này phân tích sáu nỗi bực bội phổ biến và đưa ra các chiến lược thực tế để doanh nghiệp của bạn tuân thủ mà không căng thẳng.

1. Gánh nặng của sổ sách không đầy đủ

Ghi chép sổ sách hiếm khi là phần thú vị nhất khi điều hành doanh nghiệp, nhưng đó là nền tảng của việc tuân thủ thuế. Nhiều chủ doanh nghiệp trì hoãn việc ghi sổ đến cuối năm, dẫn đến việc cuống cuồng nhập lại hàng tháng giao dịch chỉ trong vài ngày.

• Rủi ro: Chờ đến mùa thuế làm tăng khả năng xảy ra sai sót, bỏ sót chi phí và mất hồ sơ. Điều này cũng có nghĩa là bạn không có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong suốt cả năm.
• Giải pháp: Lên lịch định kỳ để rà soát và cập nhật sổ sách. Dù là hai tuần một lần hay hàng tháng, việc duy trì cập nhật sẽ giúp mùa thuế chỉ còn là chuyện tạo báo cáo, thay vì phải đào bới hàng núi sao kê ngân hàng.

2. Phiền toái vì thất lạc hóa đơn

Ngay cả khi bạn đã ghi nhận một khoản chi trong phần mềm kế toán, IRS vẫn yêu cầu bằng chứng mua hàng để được khấu trừ. Hóa đơn thất lạc là một nguồn gây bực bội lớn trong các cuộc kiểm tra và có thể dẫn đến việc loại bỏ các khoản chi phí kinh doanh hợp lệ.

• Rủi ro: Hóa đơn giấy dễ phai mờ, thất lạc hoặc bị ném vào những “chiếc hộp giày” gần như không thể sắp xếp.
• Giải pháp: Chuyển sang dạng số. Quét hoặc chụp ảnh mọi hóa đơn ngay khi bạn nhận được. Hầu hết phần mềm kế toán hiện đại đều cho phép đính kèm hình ảnh số trực tiếp vào giao dịch tương ứng, tạo ra một dấu vết kiểm toán lâu dài và có thể tìm kiếm.

3. Phân loại khoản khấu trừ sai

Không phải mọi chi phí kinh doanh đều giống nhau. Một số khoản, như đồ dùng văn phòng, được khấu trừ toàn bộ trong năm mua. Những khoản khác, như máy móc nặng hoặc nội thất, có thể phải khấu hao trong nhiều năm.

• Rủi ro: Phân loại sai một khoản chi có thể dẫn đến hồ sơ thuế không chính xác, từ đó có thể kích hoạt tiền phạt hoặc bỏ lỡ cơ hội hoàn thuế.
• Giải pháp: Phân loại chi phí ngay tại thời điểm mua. Nếu bạn không chắc một món hàng là chi phí hoạt động hay tài sản cố định, hãy trao đổi sớm trong năm với chuyên gia thuế để thiết lập đúng hệ thống tài khoản.

4. Ghi lại việc sử dụng xe sau khi sự việc đã xảy ra

Nếu bạn sử dụng xe cá nhân cho mục đích kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ theo số dặm di chuyển. Tuy nhiên, IRS yêu cầu có nhật ký quãng đường công tác được ghi chép đồng thời với thời điểm di chuyển.

• Rủi ro: Cố gắng dựng lại nhật ký quãng đường từ trí nhớ vào cuối năm là rất khó và thường không chính xác, khiến bạn trở thành một dấu hiệu đáng ngờ đối với người kiểm tra.
• Giải pháp: Sử dụng ứng dụng theo dõi quãng đường hoặc giữ một sổ ghi chép đơn giản trong hộc đựng găng tay. Ghi lại ngày tháng, điểm xuất phát, điểm đến và mục đích của mỗi chuyến đi công tác ngay khi nó diễn ra.

5. Chi tiêu quá mức cho các khoản khấu trừ có giới hạn

Nhiều khoản khấu trừ kinh doanh có giới hạn nghiêm ngặt. Ví dụ, quà tặng doanh nghiệp thường chỉ được khấu trừ tối đa 25 USD mỗi người mỗi năm. Tương tự, có những giới hạn đối với khấu trừ bữa ăn hằng ngày và một số loại chi phí đi công tác.

• Rủi ro: Nếu bạn chi 100 USD cho quà tặng khách hàng và nghĩ rằng khoản đó được khấu trừ toàn bộ, bạn có thể sẽ bất ngờ vào mùa thuế khi chỉ một phần nhỏ chi phí đó được ghi nhận.
• Giải pháp: Làm quen với các giới hạn của IRS đối với những nhóm khấu trừ phổ biến. Theo dõi các nhóm này trong suốt năm để biết khi nào bạn sắp chạm tới giới hạn và có thể điều chỉnh chi tiêu cho phù hợp.

6. Không lập ngân sách cho thuế tự doanh và thuế lương

Một trong những cú sốc lớn nhất với các doanh nhân mới là nhận ra rằng họ phải chịu cả phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động và người lao động (thuế tự doanh).

• Rủi ro: Không dành sẵn tiền cho các khoản thuế này trong suốt cả năm có thể dẫn đến một hóa đơn thuế lớn, bất ngờ, làm căng thẳng dòng tiền của doanh nghiệp.
• Giải pháp: Lập ngân sách thuế ngay trong quá trình bạn kiếm thu nhập. Một nguyên tắc phổ biến là dành 25-30% thu nhập ròng vào một tài khoản tiết kiệm thuế riêng. Thực hiện các khoản thanh toán thuế ước tính hàng quý cũng có thể giúp dàn trải chi phí và tránh bị phạt do nộp thiếu.

Kết luận

Mùa thuế không nhất thiết phải là nguồn gốc của sự lo lắng. Bằng cách duy trì sổ sách cập nhật, số hóa hóa đơn và hiểu rõ các quy định liên quan đến khấu trừ cũng như thuế tự doanh, bạn có thể tự tin vượt qua quy trình này. Việc tuân thủ chuyên nghiệp bắt đầu ngay từ ngày bạn thành lập công ty. Khi xây dựng các thói quen tài chính lành mạnh từ sớm, bạn đảm bảo doanh nghiệp của mình luôn khỏe mạnh, tuân thủ và sẵn sàng tăng trưởng.