Cách doanh nghiệp truyền thống chuyển sang số và tiếp tục tăng trưởng

Các doanh nghiệp truyền thống từ lâu đã phụ thuộc vào vị trí, lưu lượng khách qua lại và mối quan hệ trực tiếp. Điều đó vẫn còn quan trọng, nhưng cách khách hàng khám phá, so sánh và mua hàng đã thay đổi vĩnh viễn. Những doanh nghiệp phát triển mạnh ngày nay không nhất thiết là những doanh nghiệp từ bỏ lợi thế vật lý của mình. Đó là những doanh nghiệp biết chuyển hóa các thế mạnh ấy thành hệ thống số giúp mở rộng phạm vi tiếp cận, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng chống chịu khi thị trường biến động.

Một cửa hàng, studio, phòng khám, xưởng hay công ty dịch vụ không cần trở thành một thương hiệu thuần trực tuyến mới có thể hưởng lợi từ chuyển đổi số. Trong nhiều trường hợp, chiến lược hiệu quả là mô hình kết hợp: giữ trải nghiệm thực tế mà khách hàng đánh giá cao, sau đó bổ sung các công cụ số giúp doanh nghiệp dễ tìm thấy hơn, dễ mua hàng hơn và dễ mở rộng hơn.

Với người sáng lập, sự thay đổi này cũng là một vấn đề về thành lập doanh nghiệp. Khi một công ty bắt đầu bán hàng trực tuyến, phục vụ khách hàng ở nhiều bang, hoặc xây dựng dòng doanh thu số định kỳ, cấu trúc vận hành và pháp lý cũng cần theo kịp. Đó là lúc việc thành lập công ty bài bản, tuân thủ liên tục và thiết lập hành chính phù hợp trở thành một phần của chiến lược tăng trưởng, chứ không chỉ là công việc hậu cần.

Vì sao doanh nghiệp truyền thống cần một lớp số

Trước đây, doanh nghiệp truyền thống phụ thuộc rất nhiều vào địa lý. Khách hàng phải ở gần. Họ phải bước vào cửa hàng, gọi điện, hoặc biết đến doanh nghiệp qua truyền miệng. Mô hình đó vẫn hoạt động, nhưng không còn đủ nếu đứng một mình.

Một lớp số mang lại cho doanh nghiệp truyền thống nhiều lợi thế:

• Hiện diện tốt hơn trên kết quả tìm kiếm và mạng xã hội
• Có thể bán hàng ngoài giờ kinh doanh bình thường
• Tạo thêm cơ hội giáo dục khách hàng trước khi họ mua
• Giữ chân khách hàng tốt hơn thông qua email, tin nhắn và giao tiếp theo tài khoản
• Doanh thu dự đoán được hơn nhờ đặt lịch, gói thuê bao, hội viên hoặc đặt hàng trực tuyến
• Khả năng chống chịu tốt hơn khi thời tiết, thiếu hụt nhân sự, vấn đề chuỗi cung ứng hoặc gián đoạn bên ngoài ảnh hưởng đến lượng khách ghé trực tiếp

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhỏ. Một đội ngũ tinh gọn không thể phụ thuộc vào chỉ một kênh bán hàng. Các hệ thống số giúp phân tán rủi ro và giảm chi phí tiếp cận khách hàng.

Bắt đầu từ điều khách hàng đã coi trọng

Chiến lược số thông minh nhất không bắt đầu từ công nghệ. Nó bắt đầu từ trải nghiệm khách hàng mà bạn đã làm tốt.

Hãy đặt ra một vài câu hỏi thực tế:

• Khách hàng tìm đến bạn nhiều nhất vì điều gì?
• Phần nào của trải nghiệm tạo ra niềm tin lớn nhất?
• Khách hàng thường hỏi gì trước khi mua?
• Điều gì làm họ chậm lại hoặc do dự?
• Phần nào của quy trình có thể làm trực tuyến mà không làm giảm chất lượng?

Ví dụ, một nhà bán lẻ truyền thống có thể phát hiện khách hàng muốn xem hàng trước khi đến. Một doanh nghiệp dịch vụ có thể nhận ra mọi người muốn đặt lịch trực tuyến và nhận nhắc lịch. Một doanh nghiệp theo mô hình hội viên có thể thấy rằng tương tác định kỳ quan trọng hơn giao dịch một lần.

Những câu trả lời đó nên định hình kế hoạch số. Đừng số hóa mọi thứ cùng lúc. Hãy số hóa những bước giúp giảm ma sát và tăng sự tin cậy.

Xây dựng hiện diện trực tuyến phản ánh đúng doanh nghiệp

Hiện diện số không nên mang cảm giác chung chung. Nó cần củng cố bản sắc doanh nghiệp và làm rõ lý do vì sao khách hàng nên chọn bạn.

Ở mức tối thiểu, hầu hết doanh nghiệp truyền thống đều cần:

• Một website nhanh, thân thiện với di động
• Mô tả rõ ràng về sản phẩm hoặc dịch vụ
• Giá cả hoặc một giải thích thuyết phục về giá trị
• Tùy chọn liên hệ và đặt lịch dễ dàng
• Đánh giá và lời chứng thực từ khách hàng
• Hồ sơ doanh nghiệp trên Google và khả năng hiển thị tìm kiếm địa phương
• Các kênh mạng xã hội phù hợp với giọng điệu thương hiệu và nhóm khách hàng

Website nên trả lời những câu hỏi mà khách sẽ hỏi khi gặp trực tiếp. Bạn cung cấp gì? Hoạt động như thế nào? Vì sao nên tin tưởng bạn? Làm sao để mua hoặc đặt lịch ngay bây giờ?

Nếu doanh nghiệp có cửa hàng, hãy thể hiện điều đó. Nếu doanh nghiệp có đội ngũ giỏi, hãy giới thiệu họ. Nếu doanh nghiệp có quy trình giúp khách hàng tiết kiệm thời gian hoặc chi phí, hãy giải thích rõ ràng. Internet rất đông đúc, nên sự rõ ràng luôn tốt hơn sự thông minh quá mức.

Chuyển thế mạnh trực tiếp thành tài sản số

Nhiều doanh nghiệp truyền thống đã có sẵn những tài sản giá trị. Chỉ là chúng chưa được đóng gói cho môi trường web.

Ví dụ gồm:

• Trình diễn sản phẩm có thể chuyển thành video
• Chuyên môn tại cửa hàng có thể chuyển thành bài blog hoặc mục hỏi đáp
• Kiến thức dành cho khách hàng có thể chuyển thành tài liệu tải về
• Lịch hẹn lặp lại có thể chuyển thành đặt lịch trực tuyến
• Sự kiện cộng đồng có thể chuyển thành sự kiện trực tuyến hoặc phát trực tiếp
• Chương trình khách hàng thân thiết có thể chuyển thành chiến dịch email hoặc SMS

Hãy xem mọi tương tác trực tiếp có giá trị cao như một tài sản số tiềm năng. Nếu khách hàng thường xuyên hỏi cùng một câu, hãy tạo một trang trả lời câu đó. Nếu khách hàng dựa vào đội ngũ của bạn để được tư vấn, hãy biến lời khuyên đó thành nội dung có thể tìm kiếm. Nếu một quy trình tốn quá nhiều thời gian qua điện thoại, hãy để khách hàng hoàn thành trực tuyến.

Mục tiêu không phải là thay thế tương tác con người. Mục tiêu là làm cho những phần tốt nhất của doanh nghiệp dễ tiếp cận và dễ lặp lại hơn.

Bổ sung thương mại điện tử hoặc đặt hàng trực tuyến khi phù hợp

Không phải doanh nghiệp truyền thống nào cũng cần một hệ thống thương mại điện tử đầy đủ, nhưng nhiều doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ một hình thức giao dịch trực tuyến nào đó.

Các mô hình có thể gồm:

• Bán sản phẩm trực tiếp qua cửa hàng trực tuyến
• Đặt trước trực tuyến để nhận tại chỗ hoặc giao hàng nội khu vực
• Đặt cọc dịch vụ hoặc mua gói dịch vụ
• Thẻ quà tặng số hoặc gói hội viên
• Đăng ký bổ sung định kỳ cho sản phẩm tiêu dùng
• Bán vé sự kiện hoặc đăng ký lớp học

Nếu khách hàng có thể quyết định trước khi đến, hãy cho họ tùy chọn hoàn tất một phần giao dịch trực tuyến. Điều này giảm ma sát và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Ngay cả một hệ thống đặt hàng đơn giản cũng có thể tạo ra tác động lớn. Khách hàng đánh giá cao sự tiện lợi, và sự tiện lợi thường thắng lòng trung thành khi đối thủ dễ sử dụng hơn.

Dùng nội dung để xây dựng niềm tin trước khi bán

Doanh nghiệp truyền thống thường dựa vào niềm tin được xây dựng trực tiếp. Trên môi trường trực tuyến, niềm tin đó phải được xây sớm hơn.

Nội dung giúp làm điều đó.

Nội dung tốt cho một doanh nghiệp truyền thống có thể bao gồm:

• Hướng dẫn thực hiện
• Ví dụ trước và sau
• So sánh sản phẩm
• Câu hỏi thường gặp
• Nghiên cứu tình huống
• Video giáo dục ngắn
• Giới thiệu đội ngũ
• Điểm nhấn về cộng đồng địa phương

Nội dung tốt nhất trả lời câu hỏi của người mua mà không nghe như quảng cáo bán hàng. Nội dung nên giúp khách hàng hiểu doanh nghiệp, giảm sự không chắc chắn và tự tin hơn khi bước tiếp theo.

Về mặt hiển thị tìm kiếm, nội dung cũng quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp xuất hiện khi khách hàng đang chủ động tìm kiếm giải pháp. Một chiến lược nội dung tốt có thể mang lại lưu lượng truy cập rất lâu sau khi bài viết được xuất bản.

Làm cho marketing địa phương hiệu quả hơn

Doanh nghiệp truyền thống thường dựa vào marketing địa phương, và điều đó không nên biến mất trong chiến lược số. Thay vào đó, marketing địa phương nên được tăng cường bằng các công cụ trực tuyến.

Điều đó có nghĩa là:

• Giữ thông tin doanh nghiệp chính xác ở mọi nơi
• Thu thập và phản hồi đánh giá
• Đăng cập nhật, ưu đãi và sự kiện thường xuyên
• Sử dụng từ khóa theo vị trí trên các trang web
• Chạy quảng cáo nhắm mục tiêu khi phù hợp
• Khuyến khích giới thiệu từ khách hàng hài lòng

Với doanh nghiệp địa phương, ý định tìm kiếm thường rất cao. Người tìm kiếm một giải pháp gần đó thường sẵn sàng hành động. Nếu doanh nghiệp có khả năng hiển thị tốt, đáng tin cậy và dễ liên hệ, marketing số có thể chuyển đổi rất nhanh.

Xây dựng cộng đồng, không chỉ là một danh sách khách hàng

Một trong những lợi thế lớn nhất của doanh nghiệp truyền thống là cộng đồng. Khách hàng thường quay lại vì họ cảm thấy gắn kết với thương hiệu, nhân viên hoặc trải nghiệm.

Các công cụ số có thể mở rộng cảm giác đó.

Bạn có thể xây dựng cộng đồng thông qua:

• Bản tin email
• Nhóm trên mạng xã hội
• Phiên hỏi đáp trực tiếp
• Workshop hoặc buổi trình diễn trực tuyến
• Chương trình khách hàng thân thiết và giới thiệu
• Nội dung riêng cho thành viên
• Thử thách trực tuyến hoặc chiến dịch theo mùa

Mục tiêu là duy trì mối quan hệ giữa các lần mua hàng. Doanh nghiệp hiện diện đều đặn sẽ dễ được nhớ đến hơn. Điều đó quan trọng dù bạn đang bán hội viên thể dục, hàng bán lẻ chuyên biệt, dịch vụ chuyên môn hay thực phẩm và đồ uống.

Chuẩn hóa phần vận hành phía sau trước khi mở rộng

Chuyển sang số tạo ra nhiều cơ hội hơn, nhưng cũng tạo ra nhiều phức tạp hơn. Nhiều kênh hơn thường đồng nghĩa với nhiều đơn hàng hơn, nhiều câu hỏi của khách hàng hơn, nhiều chi tiết kế toán hơn và nhiều nhiệm vụ tuân thủ hơn.

Trước khi mở rộng, hãy đảm bảo phần vận hành phía sau đã sẵn sàng:

• Sử dụng bộ xử lý thanh toán đáng tin cậy
• Thiết lập chính sách xử lý đơn hàng và đổi trả rõ ràng
• Theo dõi tồn kho hoặc năng lực dịch vụ chính xác
• Tự động hóa xác nhận và nhắc lịch
• Giữ hồ sơ khách hàng ngăn nắp
• Theo dõi dòng tiền và nghĩa vụ thuế
• Ghi lại quy trình vận hành cho đội ngũ

Doanh nghiệp tăng trưởng mà không có hệ thống sẽ sớm tạo ra sự lộn xộn. Doanh nghiệp tăng trưởng cùng hệ thống có thể tăng khối lượng mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.

Đồng bộ cấu trúc doanh nghiệp với tăng trưởng

Khi một doanh nghiệp truyền thống mở rộng sang môi trường trực tuyến, cấu trúc pháp lý và hành chính cũng nên phản ánh đúng thực tế mới. Điều này đặc biệt quan trọng với những người sáng lập bắt đầu nhỏ và nay đang phục vụ khách hàng qua nhiều kênh hoặc nhiều bang.

Những câu hỏi cần xem xét gồm:

• Loại hình pháp nhân hiện tại còn phù hợp không?
• Các hồ sơ tuân thủ đã được cập nhật chưa?
• Đã có đại diện đăng ký ở đúng bang chưa?
• Hồ sơ sở hữu, tài liệu công ty và giấy phép đã được sắp xếp chưa?
• Doanh nghiệp có kế hoạch rõ ràng cho các nghĩa vụ hằng năm không?

Nếu công ty là LLC hoặc corporation, việc duy trì tuân thủ giúp bảo vệ lớp trách nhiệm hữu hạn và giữ doanh nghiệp ở trạng thái hoạt động tốt. Nếu doanh nghiệp vẫn chưa thành lập hoặc còn cấu trúc lỏng lẻo, việc hợp thức hóa pháp nhân có thể giúp mở tài khoản, ký hợp đồng, thuê nhân sự và tách bạch hoạt động kinh doanh với cá nhân dễ dàng hơn.

Zenind giúp các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ xử lý việc thành lập công ty và tuân thủ liên tục tại Hoa Kỳ. Với những người sáng lập đang xây dựng một doanh nghiệp kết hợp hoặc mở rộng sang trực tuyến, sự hỗ trợ như vậy có thể giảm gánh nặng hành chính để đội ngũ tập trung vào tăng trưởng.

Những sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp truyền thống lên mạng

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn không phải vì tăng trưởng số là không thể, mà vì họ mắc những sai lầm có thể đoán trước.

Hãy lưu ý những điều sau:

• Xây một website nhìn đẹp nhưng không chuyển đổi
• Cố gắng xuất hiện trên mọi nền tảng cùng lúc
• Đăng nội dung mà không có chiến lược rõ ràng
• Bỏ qua người dùng di động
• Làm quy trình đặt lịch hoặc thanh toán quá phức tạp
• Để đánh giá và danh sách doanh nghiệp không được quản lý
• Xem bán hàng trực tuyến như việc làm thêm
• Mở rộng trước khi vận hành sẵn sàng

Cách khắc phục thường không phải là phức tạp hơn. Đó là tập trung tốt hơn. Chọn những kênh quan trọng nhất, cải thiện chúng đều đặn và đo lường điều thực sự thúc đẩy doanh thu.

Kế hoạch thực tế 30 ngày

Nếu bạn muốn bắt đầu số hóa một doanh nghiệp truyền thống mà không bị quá tải, hãy chia công việc thành một kế hoạch đơn giản kéo dài một tháng.

Tuần 1: Làm rõ đề xuất

• Xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi
• Liệt kê các câu hỏi hàng đầu của khách hàng
• Quyết định phần nào của trải nghiệm có thể chuyển lên trực tuyến

Tuần 2: Cải thiện khả năng hiển thị

• Cập nhật trang chủ và các trang dịch vụ của website
• Xác nhận hoặc làm mới các danh sách doanh nghiệp địa phương
• Thêm đánh giá, hình ảnh và thông tin liên hệ

Tuần 3: Tăng sự tiện lợi

• Bật đặt lịch, đặt hàng hoặc gửi yêu cầu trực tuyến
• Thiết lập xác nhận và nhắc lịch tự động
• Đảm bảo thanh toán hoặc biểu mẫu trên di động dễ sử dụng

Tuần 4: Củng cố nền tảng

• Rà soát cấu trúc doanh nghiệp và tình trạng tuân thủ
• Sắp xếp hồ sơ, tài liệu và bản ghi sở hữu
• Ghi lại các quy trình có thể lặp lại cho đội ngũ

Cách tiếp cận này phù hợp với đội ngũ nhỏ và tạo đà nhanh chóng.

Lợi thế mới cho doanh nghiệp truyền thống

Những doanh nghiệp chiến thắng hiện nay không nhất thiết là những doanh nghiệp có ngân sách lớn nhất hoặc website hào nhoáng nhất. Đó là những doanh nghiệp hiểu cách kết hợp trải nghiệm thực tế với độ phủ số.

Một doanh nghiệp truyền thống mạnh vẫn có lợi thế: niềm tin, hiện diện, chuyên môn và kết nối con người. Một lớp số mạnh sẽ nhân lên những lợi thế đó bằng cách làm cho doanh nghiệp dễ được khám phá hơn, dễ mua hàng hơn và dễ mở rộng hơn.

Nếu bạn đang xây dựng kiểu doanh nghiệp như vậy, hãy coi chuyển đổi số là một phần cốt lõi của chiến lược công ty. Đồng thời, hãy bảo đảm nền tảng hành chính đã sẵn sàng cho tăng trưởng để doanh nghiệp có thể tiến lên một cách tự tin khi nhu cầu tăng.

Một doanh nghiệp truyền thống không cần bị giới hạn trong một địa điểm, một kênh hay một cách vận hành duy nhất. Với hệ thống phù hợp, doanh nghiệp có thể trở nên nổi bật hơn, linh hoạt hơn và sinh lợi hơn theo thời gian.