7 cách thực tế để ngăn ngừa kiệt sức của người sáng lập và bảo vệ doanh nghiệp của bạn

Kiệt sức của người sáng lập không phải là dấu hiệu của sự yếu kém. Nó thường là tín hiệu cho thấy một chủ doanh nghiệp đã gánh quá nhiều việc trong quá lâu mà không có đủ cấu trúc, nghỉ ngơi hoặc hỗ trợ. Ở giai đoạn đầu xây dựng công ty, việc đảm nhận mọi vai trò là điều rất phổ biến: bán hàng, vận hành, kế toán, marketing, chăm sóc khách hàng và chiến lược. Mức độ trách nhiệm đó có thể tạo động lực trong một thời gian, nhưng cũng có thể trở nên không bền vững.

Tin tốt là kiệt sức không phải là điều tất yếu. Với những thói quen, hệ thống và ranh giới phù hợp, chủ doanh nghiệp có thể bảo vệ năng lượng của mình mà vẫn đưa công ty tiến lên phía trước. Mục tiêu không phải là làm tất cả mọi việc. Mục tiêu là tạo ra một doanh nghiệp có thể vận hành với sự rõ ràng hơn, ít hỗn loạn hơn và nhịp độ lành mạnh hơn.

Hướng dẫn này trình bày bảy cách thực tế để giảm kiệt sức, giữ sự tập trung và xây dựng một công ty hỗ trợ thành công dài hạn.

Kiệt sức của người sáng lập trông như thế nào

Kiệt sức thường không xuất hiện cùng lúc. Nó có xu hướng tích tụ dần qua áp lực liên tục, các công việc dang dở và cảm giác rằng thời gian lúc nào cũng không đủ. Một số dấu hiệu phổ biến gồm:

• Cảm giác mệt mỏi kéo dài, dù đã ngủ hoặc nghỉ ngơi
• Khó tập trung vào những công việc quan trọng
• Dễ cáu kỉnh hoặc khó chịu vì những vấn đề nhỏ
• Giảm động lực hoặc khả năng sáng tạo
• Khó đưa ra quyết định
• Cảm thấy xa rời doanh nghiệp mà bạn đã xây dựng
• Các triệu chứng thể chất như đau đầu, căng cơ hoặc ngủ kém

Nếu những dấu hiệu này quen thuộc, có lẽ đã đến lúc lùi lại một bước và điều chỉnh cách làm việc của bạn. Ngăn ngừa kiệt sức luôn dễ hơn phục hồi sau kiệt sức.

1. Giảm xao nhãng trước khi chúng làm bạn cạn năng lượng

Một trong những con đường nhanh nhất dẫn đến kiệt sức là bị gián đoạn liên tục. Thông báo, email, tin nhắn và công việc phản ứng tức thời có thể phá vỡ sự tập trung của bạn và khiến ngay cả những nhiệm vụ đơn giản cũng trở nên mệt mỏi. Càng chuyển đổi ngữ cảnh thường xuyên, bạn càng mất nhiều năng lượng tinh thần.

Một cách hữu ích là tạo ra các khung thời gian không xao nhãng để làm việc sâu. Trong những khoảng này, hãy đóng các tab không cần thiết, tắt điện thoại và tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng tại một thời điểm.

Cách áp dụng

• Chọn một nhiệm vụ có giá trị cao cho mỗi khung làm việc
• Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng
• Tắt các cảnh báo không thiết yếu
• Cho khách hàng hoặc đồng đội biết khi bạn không sẵn sàng phản hồi
• Làm việc ở một không gian hỗ trợ sự tập trung

Chỉ cần một hoặc hai phiên làm việc không bị gián đoạn mỗi ngày cũng có thể cải thiện đáng kể hiệu suất và giảm căng thẳng.

2. Làm việc theo các phiên tập trung ngắn

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng năng suất đồng nghĩa với việc làm việc nhiều giờ hơn. Trên thực tế, quản lý năng lượng quan trọng hơn nhiều so với sức bền thuần túy. Các phiên tập trung có nghỉ ngơi theo kế hoạch thường mang lại kết quả tốt hơn những buổi làm việc kéo dài đến mức kiệt sức.

Thay vì cố gắng làm liên tục cho đến khi gục xuống, hãy làm việc theo các khoảng thời gian xác định. Cách tiếp cận theo phiên có thể giúp bạn giữ tinh thần tươi mới và tránh sự mệt mỏi dẫn đến các quyết định cẩu thả.

Cấu trúc đơn giản

• Làm việc 45 đến 60 phút cho một nhiệm vụ
• Nghỉ 10 đến 15 phút
• Rời màn hình trong thời gian nghỉ
• Dùng khoảng nghỉ để vận động, uống nước hoặc giãn cơ

Điều quan trọng là tính nhất quán. Những khoảng nghỉ ngắn và có chủ đích hiệu quả hơn các lần dừng ngẫu nhiên do bị xao nhãng.

3. Lên kế hoạch trước khi ngày mới bắt đầu

Kiệt sức thường gia tăng khi mỗi ngày bắt đầu bằng sự mơ hồ. Nếu bạn bắt đầu buổi sáng bằng việc tự hỏi điều gì quan trọng, bạn đã chậm một bước. Cách tốt hơn là lên kế hoạch trước để quyết định đầu tiên trong ngày không mang tính phản ứng.

Hãy dành vài phút vào cuối mỗi ngày để chuẩn bị cho ngày tiếp theo. Xem lại những gì đã hoàn thành, xác định các ưu tiên quan trọng nhất và ghi lại những việc đầu tiên bạn muốn xử lý vào buổi sáng.

Việc lên kế hoạch cuối ngày có thể bao gồm

• Liệt kê ba ưu tiên hàng đầu cho ngày mai
• Rà soát hạn chót và các cuộc họp
• Xử lý những việc nhỏ nếu không sẽ tạo ra sự lộn xộn tinh thần
• Chuẩn bị tài liệu, ghi chú hoặc vật dụng bạn sẽ cần ngay đầu ngày

Thói quen đơn giản này giúp giảm ma sát vào buổi sáng và giúp bạn bắt đầu với định hướng thay vì căng thẳng.

4. Ủy quyền bất cứ việc gì không bắt buộc phải do bạn làm

Nhiều người sáng lập rơi vào kiệt sức vì tin rằng họ phải trực tiếp xử lý mọi quyết định. Tư duy đó có thể hiệu quả trong giai đoạn khởi nghiệp, nhưng trở thành một rủi ro lớn khi doanh nghiệp phát triển.

Ủy quyền không phải là mất kiểm soát. Đó là cách bảo vệ sự tập trung của bạn cho những công việc chỉ bạn mới có thể làm. Nếu một nhiệm vụ có thể được người khác thực hiện với hướng dẫn rõ ràng, thì rất có thể nó nên được giao đi.

Nên ủy quyền trước những việc gì

• Công việc hành chính thường xuyên
• Lên lịch và phối hợp lịch làm việc
• Các phản hồi hỗ trợ khách hàng cơ bản
• Đăng bài mạng xã hội và định dạng nội dung
• Hỗ trợ kế toán
• Các tác vụ nghiên cứu lặp đi lặp lại

Để ủy quyền hiệu quả, hãy ghi lại quy trình một lần rồi tái sử dụng. Nhiệm vụ càng có tính lặp lại cao thì càng dễ bàn giao.

5. Dùng một hệ thống trực quan để quản lý khối lượng công việc

Khi mọi nhiệm vụ đều nằm trong đầu bạn, kiệt sức sẽ đến rất nhanh. Não bộ không được thiết kế để trở thành một hệ thống quản lý dự án. Một quy trình làm việc trực quan giúp công việc của bạn có nơi để “ở”, để bạn có thể suy nghĩ rõ ràng hơn.

Hãy dùng một bảng đơn giản, danh sách kiểm tra hoặc hệ thống tác vụ với các giai đoạn như:

• Cần làm
• Đang thực hiện
• Đang chờ
• Đã hoàn thành

Một hệ thống trực quan giúp bạn nhìn thấy các điểm nghẽn ngay lập tức. Nó cũng ngăn chặn cái bẫy phổ biến là bắt đầu quá nhiều nhưng hoàn thành quá ít.

Những nguyên tắc tốt cho quản lý tác vụ trực quan

• Giới hạn số lượng việc đang thực hiện cùng lúc
• Chỉ chuyển nhiệm vụ sang bước tiếp theo khi thật sự sẵn sàng
• Rà soát bảng công việc mỗi ngày
• Loại bỏ những nhiệm vụ không còn quan trọng

Sự rõ ràng làm giảm gánh nặng tinh thần. Gánh nặng tinh thần giảm thì kiệt sức cũng giảm.

6. Ưu tiên những công việc đòi hỏi năng lượng cao nhất của bạn trước

Không phải mọi giờ trong ngày đều như nhau. Hầu hết mọi người đều có những thời điểm trong ngày khi họ suy nghĩ rõ ràng hơn, giải quyết vấn đề nhanh hơn hoặc viết tốt hơn. Kiệt sức dễ xảy ra hơn khi những công việc đòi hỏi cao nhất của bạn liên tục bị đẩy sang thời điểm kém hiệu quả nhất trong ngày.

Hãy dành năng lượng tốt nhất của bạn cho những công việc cần nó nhất. Điều đó có thể nghĩa là dùng vài giờ đầu tiên cho chiến lược, bán hàng, công việc với khách hàng hoặc các quyết định quan trọng trước khi chuyển sang những nhiệm vụ hành chính ít giá trị hơn.

Ví dụ về công việc cần năng lượng cao

• Lập kế hoạch ra mắt
• Rà soát tài chính
• Viết nội dung marketing quan trọng
• Giải quyết các vấn đề vận hành
• Chuẩn bị cho cuộc gọi với khách hàng hoặc nhà đầu tư

Ví dụ về công việc cần ít năng lượng hơn

• Lập hóa đơn
• Sắp xếp email
• Cập nhật bảng tính
• Lên lịch thường xuyên
• Lưu trữ tài liệu

Đây không phải là làm ít hơn. Đây là việc ghép đúng nhiệm vụ với đúng thời điểm.

7. Khép lại công việc vào cuối ngày

Kiệt sức trầm trọng hơn khi công việc luôn có cảm giác dang dở. Một vòng lặp mở trong ذهن trí có thể khiến bạn khó nghỉ ngơi, ngay cả khi đã gập laptop lại. Một quy trình ngắt kết thúc ngắn vào cuối ngày có thể giúp bạn tách biệt tinh thần giữa công việc và phần còn lại của cuộc sống.

Trước khi dừng làm việc, hãy dành vài phút để hoàn tất những nhiệm vụ đơn giản, ghi lại các việc còn dang dở và xác định bước tiếp theo. Điều này cho phép tâm trí của bạn ngừng phải giữ mọi thứ cùng lúc.

Một quy trình ngắt kết thúc hữu ích

• Rà soát những gì đã hoàn thành hôm nay
• Ghi lại các việc mở ở một nơi duy nhất
• Xác định ưu tiên đầu tiên cho ngày mai
• Dọn bàn làm việc hoặc không gian làm việc
• Đăng xuất một cách chủ ý thay vì rời công việc một cách lơ đãng

Thói quen này có thể cải thiện khả năng phục hồi, giảm lo âu và giúp ngày làm việc tiếp theo bắt đầu dễ dàng hơn.

Xây dựng một doanh nghiệp hỗ trợ bạn

Kiệt sức thường là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã vượt quá các hệ thống đang nâng đỡ nó. Nếu bạn vẫn đang vận hành như thể mọi thứ đều phụ thuộc vào bạn, có lẽ đã đến lúc xây dựng thêm cấu trúc cho chính công ty.

Với nhiều người sáng lập, điều đó bắt đầu bằng việc chọn đúng hình thức pháp lý cho doanh nghiệp, thiết lập các quy trình tuân thủ rõ ràng và tách bạch trách nhiệm cá nhân với trách nhiệm doanh nghiệp. Một doanh nghiệp được thành lập đúng cách có thể tạo ra nền tảng vận hành vững hơn, giúp bạn tổ chức tốt hơn và giảm bớt những trở ngại không cần thiết khi phát triển.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Mỹ với các công cụ và hỗ trợ thực tế giúp giai đoạn đầu của quá trình sở hữu trở nên dễ quản lý hơn. Khi doanh nghiệp của bạn được thiết lập đúng ngay từ đầu, bạn sẽ dễ tập trung vào chiến lược hơn là bị chôn vùi trong các công việc hành chính có thể tránh được.

Khi kiệt sức cần nhiều hơn một lịch làm việc tốt hơn

Quản lý thời gian có thể giúp ích, nhưng không phải là giải pháp cho mọi thứ. Nếu kiệt sức đã trở nên nghiêm trọng, bạn có thể cần thực hiện những thay đổi sâu hơn đối với khối lượng công việc, trách nhiệm hoặc hệ thống hỗ trợ của mình.

Hãy cân nhắc hành động thêm nếu bạn nhận thấy:

• Các vấn đề về giấc ngủ kéo dài
• Lo âu hoặc hoảng loạn thường xuyên
• Các triệu chứng thể chất không cải thiện
• Suy giảm hiệu suất kéo dài
• Mất hứng thú hoàn toàn với doanh nghiệp

Ở giai đoạn đó, giảm bớt cam kết, nhờ hỗ trợ và trao đổi với một chuyên gia phù hợp có thể là điều cần thiết. Bảo vệ sức khỏe của bạn không tách rời khỏi việc bảo vệ doanh nghiệp. Nó là một phần của điều đó.

Kết luận

Kiệt sức của người sáng lập rất phổ biến, nhưng không phải là điều không thể tránh. Ưu tiên rõ ràng, làm việc tập trung, ủy quyền thông minh và một doanh nghiệp được cấu trúc tốt có thể tạo nên sự khác biệt giữa trạng thái quá tải liên tục và tiến bộ bền vững.

Hãy bắt đầu với một thay đổi. Loại bỏ một nguồn xao nhãng lớn. Ủy quyền một việc lặp lại. Tạo một quy trình cuối ngày. Những điều chỉnh nhỏ sẽ tích lũy thành động lực, và động lực thường là thứ giúp khôi phục sự tự tin.

Một doanh nghiệp khỏe mạnh không phải là doanh nghiệp đòi hỏi mọi thứ từ bạn. Đó là doanh nghiệp cho bạn đủ cấu trúc để lãnh đạo nó lâu dài.