7 sai lầm về thuế tự doanh cần tránh khi bạn điều hành doanh nghiệp

Điều hành doanh nghiệp của riêng bạn mang lại sự linh hoạt, quyền kiểm soát và cơ hội xây dựng điều gì đó theo cách của riêng bạn. Nhưng nó cũng đem đến cho bạn một công việc mới mà có lẽ bạn không hề mong muốn: quản lý tuân thủ thuế.

Khi bạn tự kinh doanh, mùa thuế không chỉ là một sự kiện diễn ra mỗi năm một lần. Đó là một quá trình diễn ra quanh năm, từ theo dõi thu nhập, dành tiền ra, lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp, đến đảm bảo bạn không bỏ sót các khoản khấu trừ. Những sai lầm nhỏ có thể trở nên tốn kém rất nhanh, đặc biệt nếu chúng dẫn đến phạt do nộp thiếu, bỏ lỡ khoản giảm trừ, hoặc một hóa đơn thuế bất ngờ.

Tin tốt là hầu hết các sai lầm về thuế tự doanh đều có thể phòng tránh. Chỉ cần một chút tổ chức và kế hoạch phù hợp, bạn có thể giữ mọi thứ ngăn nắp, giảm căng thẳng và giữ lại nhiều hơn phần mình kiếm được.

1. Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của chủ doanh nghiệp mới là dùng một tài khoản cho mọi thứ. Lúc đầu thì có vẻ đơn giản. Nhưng rồi hóa đơn bị thất lạc, các khoản chuyển tiền trở nên rối rắm, và bạn sẽ rất khó phân biệt đâu là chi phí cá nhân, đâu là chi phí kinh doanh.

Giữ tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh tách biệt sẽ giúp việc chuẩn bị thuế dễ hơn rất nhiều và hỗ trợ bạn lưu trữ hồ sơ rõ ràng hơn. Điều này cũng giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả thực sự của doanh nghiệp.

Một thiết lập đơn giản thường bao gồm:

• Một tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng
• Một tài khoản tiết kiệm doanh nghiệp riêng để dành cho quỹ thuế
• Một thẻ tín dụng doanh nghiệp chỉ dùng cho chi phí công ty
• Một hệ thống kế toán phân loại thu nhập và chi tiêu

Sự tách biệt này càng quan trọng hơn nếu bạn thành lập LLC hoặc công ty. Tài chính tách riêng củng cố ranh giới pháp lý và vận hành giữa bạn và doanh nghiệp.

2. Không theo dõi đầy đủ mọi khoản thu nhập

Thu nhập tự doanh thường đến từ nhiều nguồn. Bạn có thể nhận thanh toán từ khách hàng, bán sản phẩm trực tuyến, kiếm thu nhập giới thiệu, nhận tiền đặt cọc hoặc xử lý thanh toán qua nhiều nền tảng khác nhau. Nếu bạn không theo dõi tất cả, rất dễ vô tình khai thiếu thu nhập.

Điều đó tạo ra một vài vấn đề. Thứ nhất, nó có thể làm sai lệch cách tính lợi nhuận. Thứ hai, nó có thể dẫn đến ước tính thuế không chính xác. Thứ ba, hồ sơ của bạn có thể không khớp với các mẫu biểu bạn nhận được sau này, từ đó phát sinh vấn đề tuân thủ.

Một quy trình theo dõi thu nhập đáng tin cậy nên ghi nhận:

• Ngày nhận thanh toán
• Tên khách hàng hoặc người mua
• Số tiền nhận được
• Phương thức thanh toán
• Mã hóa đơn hoặc mã giao dịch
• Việc thanh toán đó là tiền đặt cọc, thanh toán một phần hay thanh toán cuối cùng

Nếu bạn đợi đến cuối năm mới tổng hợp lại thu nhập, khả năng bỏ sót thông tin sẽ cao hơn nhiều.

3. Không lưu hóa đơn và hồ sơ chi phí

Một khoản khấu trừ thuế chỉ có giá trị nếu bạn chứng minh được nó. Nhiều người tự kinh doanh biết rằng họ có thể khấu trừ chi phí kinh doanh, nhưng lại không giữ đủ tài liệu để chứng minh các khoản chi đó về sau.

Đó là vấn đề vì khoản khấu trừ không chỉ dựa vào trí nhớ. Bạn cần hồ sơ cho thấy bạn đã mua gì, mua khi nào, giá bao nhiêu và vì sao khoản chi đó là bình thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

Tài liệu tốt bao gồm:

• Hóa đơn và biên nhận
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký quãng đường di chuyển
• Hồ sơ đăng ký dịch vụ và phần mềm theo thuê bao
• Hợp đồng và thỏa thuận dịch vụ
• Bản sao điện tử của biên nhận giấy

Một thói quen thực tế là xem lại và ghi nhận chi phí mỗi tuần. Làm như vậy dễ hơn nhiều so với việc ngồi phân loại cả năm giao dịch ngay trước mùa khai thuế.

4. Bỏ qua các khoản thanh toán thuế tạm tính

Người làm công ăn lương thường đã được khấu trừ thuế từ mỗi kỳ lương. Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thì thường không. Điều đó có nghĩa là bạn phải tự dành tiền trong suốt cả năm cho thuế thu nhập liên bang và thuế tự doanh, và đôi khi cả thuế tiểu bang nữa.

Nếu bạn quên lập kế hoạch cho thuế tạm tính, kết quả thường là vấn đề dòng tiền. Doanh nghiệp trông có vẻ có lãi trên giấy tờ, nhưng tiền lại không còn sẵn khi hóa đơn thuế đến hạn.

Để tránh tình huống đó:

• Dành một tỷ lệ phần trăm từ mỗi khoản thanh toán bạn nhận được
• Dùng một tài khoản tiết kiệm riêng cho quỹ thuế
• Xem lại lợi nhuận dự kiến mỗi quý
• Tính lại ước tính nếu thu nhập thay đổi đáng kể

Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn xác định nên dành bao nhiêu, đặc biệt nếu thu nhập của bạn không đều hoặc doanh nghiệp có biến động theo mùa.

5. Chọn sai cấu trúc doanh nghiệp quá sớm

Nhiều người tự kinh doanh bắt đầu với tư cách chủ sở hữu duy nhất vì nó đơn giản. Đó có thể là lựa chọn ngắn hạn hợp lý, nhưng không nên là lựa chọn duy nhất mãi mãi.

Cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, thủ tục hành chính và trong một số trường hợp là thuế. Tùy vào mức thu nhập và mục tiêu của bạn, việc thành lập LLC hoặc chọn chế độ thuế S corporation có thể mang lại lợi ích.

Ý chính cơ bản là:

• Sole proprietorship là cấu trúc mặc định của nhiều người làm việc độc lập.
• LLC có thể giúp tạo sự tách biệt pháp lý rõ hơn giữa bạn và doanh nghiệp.
• Việc chọn chế độ thuế S corporation có thể giúp chủ sở hữu đủ điều kiện giảm một phần nghĩa vụ thuế tự doanh, tùy vào cách doanh nghiệp được cấu trúc và mức lương hợp lý là bao nhiêu.

Điều đó không có nghĩa là S corporation tự động là câu trả lời đúng. Nó đi kèm thêm quy định, yêu cầu trả lương qua bảng lương và trách nhiệm tuân thủ. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào doanh thu, chi phí, quy định của tiểu bang và kế hoạch dài hạn của bạn.

Nếu bạn đang cân nhắc thành lập LLC hoặc công ty, Zenind có thể hỗ trợ phần thành lập để bạn xây dựng trên một nền tảng doanh nghiệp chính thức hơn. Tác động thuế vẫn cần được trao đổi với một chuyên gia thuế đủ năng lực, nhưng lựa chọn pháp nhân là một phần quan trọng trong bức tranh tổng thể.

6. Bỏ lỡ các khoản khấu trừ mà bạn được phép yêu cầu

Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thường để lại tiền trên bàn chỉ vì họ không biết mình có thể khấu trừ những gì. Đó là một trong những sai lầm tốn kém nhất, vì nó làm tăng thu nhập chịu thuế một cách không cần thiết.

Các khoản khấu trừ phổ biến có thể bao gồm:

• Vật tư và thiết bị văn phòng
• Phần mềm và các gói thuê bao
• Chi phí internet và điện thoại dùng cho công việc
• Đi lại và lưu trú cho mục đích kinh doanh
• Số dặm đi đường hoặc chi phí xe dùng cho công việc
• Marketing và quảng cáo
• Dịch vụ chuyên môn
• Đào tạo giúp duy trì hoặc nâng cao kỹ năng liên quan đến công việc
• Chi phí văn phòng tại nhà, nếu bạn đủ điều kiện
• Khoản đóng góp vào chương trình hưu trí, nếu đủ điều kiện
• Một phần thuế tự doanh trong một số trường hợp

Điều quan trọng không chỉ là biết khoản khấu trừ đó tồn tại. Bạn còn phải áp dụng đúng quy định. Ví dụ, khấu trừ văn phòng tại nhà có các yêu cầu cụ thể, và những chi phí dùng chung thường cần được phân bổ cẩn thận.

Nếu bạn không chắc một khoản có được khấu trừ hay không, hãy hỏi trước khi nộp hồ sơ. Sẽ dễ ghi nhận đúng ngay từ bây giờ hơn là phải giải trình sau này.

7. Bỏ qua kế hoạch thuế liên quan đến hưu trí và sức khỏe

Lập kế hoạch thuế không chỉ là giảm hóa đơn năm nay. Nó còn là chuẩn bị cho sự ổn định trong tương lai.

Nhiều người làm việc tự doanh quên rằng họ có thể dùng kế hoạch hưu trí và các khoản khấu trừ liên quan đến sức khỏe như một phần của chiến lược thuế tổng thể. Tùy vào hoàn cảnh, bạn có thể sử dụng các tài khoản hưu trí được ưu đãi thuế để giảm thu nhập chịu thuế trong khi vẫn xây dựng khoản tiết kiệm dài hạn.

Bảo hiểm y tế và các khoản khấu trừ y tế đủ điều kiện khác cũng có thể quan trọng nếu bạn đáp ứng các quy tắc áp dụng. Những lợi ích này có thể giúp giảm tổng gánh nặng thuế của bạn, nhưng chỉ khi bạn lên kế hoạch trước.

Bạn nên nghĩ xa hơn hạn chót nộp hồ sơ. Một chủ doanh nghiệp biết lập kế hoạch trước thường có thể kết hợp tăng trưởng vận hành với kết quả thuế hiệu quả hơn.

8. Chờ đến mùa thuế mới bắt đầu sắp xếp

Thời điểm tệ nhất để sắp xếp hồ sơ doanh nghiệp là khi ngày nộp tờ khai đã cận kề.

Nếu bạn đợi đến mùa thuế, bạn sẽ dễ mắc sai sót hơn, bỏ sót các khoản khấu trừ và phải dựa vào trí nhớ không đầy đủ. Bạn cũng có thể phải trả nhiều hơn cho dịch vụ kế toán vì hồ sơ cần được dọn dẹp trước khi có thể sử dụng.

Cách tốt hơn là xây dựng một thói quen hàng tháng đơn giản:

• Đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ
• Ghi nhận thu nhập và chi phí
• Lưu hóa đơn và tệp sao lưu
• Rà soát số tiền tiết kiệm cho thuế tạm tính
• Kiểm tra hóa đơn còn thiếu hoặc khách hàng chưa thanh toán
• Cập nhật ước tính lợi nhuận từ đầu năm đến hiện tại

Điều này không cần quá phức tạp. Nó chỉ cần nhất quán.

Cấu trúc doanh nghiệp phù hợp hỗ trợ thói quen thuế tốt hơn như thế nào

Các sai lầm về thuế dễ tránh hơn khi doanh nghiệp của bạn có một cấu trúc vận hành thực sự đứng sau. Đó là một lý do khiến nhiều doanh nhân chuyển từ mô hình chủ sở hữu duy nhất sang thành lập LLC hoặc công ty.

Một pháp nhân chính thức có thể giúp bạn:

• Tạo sự tách biệt tài chính tốt hơn
• Xây dựng thói quen lưu trữ hồ sơ vững hơn
• Làm rõ tiền ra vào doanh nghiệp như thế nào
• Chuẩn bị cho quy tắc trả lương hoặc thù lao chủ sở hữu
• Hỗ trợ một quy trình thuế và tuân thủ chuyên nghiệp hơn

Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý pháp nhân kinh doanh để họ có thể tập trung điều hành công ty thay vì loay hoay với giấy tờ. Mặc dù việc thành lập pháp nhân không giải quyết mọi vấn đề thuế, nó mang lại cho bạn một khuôn khổ rõ ràng hơn để làm việc.

Danh sách kiểm tra thuế tự doanh đơn giản

Nếu bạn muốn một cách nhanh chóng để giảm căng thẳng mùa thuế, hãy bắt đầu từ đây:

• Giữ tài khoản kinh doanh và cá nhân tách biệt
• Theo dõi toàn bộ thu nhập ngay khi phát sinh hoặc nhận được
• Lưu biên nhận và tài liệu hỗ trợ
• Dành tiền cho thuế tạm tính hằng quý
• Xem lại xem cấu trúc pháp nhân hiện tại còn phù hợp không
• Ghi nhận mọi khoản khấu trừ bạn có thể chứng minh
• Đối chiếu sổ sách ít nhất mỗi tháng một lần
• Hỏi chuyên gia thuế khi quy định không rõ ràng

Những doanh nghiệp quản lý thuế tốt nhất không nhất thiết là những doanh nghiệp lớn nhất. Thường đó là những doanh nghiệp giữ mọi thứ ngăn nắp từ sớm và duy trì quy trình đơn giản.

Lời kết

Thuế tự doanh có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, nhưng những sai lầm phổ biến nhất đều có thể tránh được. Hãy giữ hồ sơ rõ ràng, lên kế hoạch cho các khoản thanh toán thuế tạm tính, chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu của bạn và đừng để các khoản khấu trừ bị bỏ sót.

Một chút kỷ luật trong suốt cả năm có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền và giảm phiền toái về sau. Nếu việc thành lập LLC hoặc công ty sẽ giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc hơn, Zenind có thể hỗ trợ bước đó trong khi bạn tiếp tục phát triển các hệ thống thuế và tài chính mà doanh nghiệp của bạn cần.