7 ứng dụng quản lý thời gian dành cho nhà sáng lập tự kinh doanh

Vận hành một doanh nghiệp một mình có nghĩa là từng phút đều quan trọng. Khi bạn đồng thời phải xử lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, tiếp thị và vận hành, hệ thống quản lý thời gian phù hợp có thể tạo ra khác biệt giữa tiến triển đều đặn và luôn phải chạy theo công việc.

Những ứng dụng quản lý thời gian tốt nhất không chỉ đơn thuần sắp xếp lịch. Chúng giúp bạn ghi lại ý tưởng trước khi chúng biến mất, giảm bớt công việc lặp lại, giữ cho dự án đi đúng hướng và cho bạn một bức tranh rõ ràng về thời gian thực sự được dùng vào đâu. Với các nhà sáng lập tự kinh doanh, sự rõ ràng đó có giá trị từ ngày đầu hình thành doanh nghiệp cho đến giai đoạn tăng trưởng dài hạn.

Nếu bạn đang xây dựng công ty và cố gắng giữ sự tập trung, hướng dẫn này sẽ giới thiệu bảy nhóm ứng dụng tiết kiệm thời gian có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn. Bạn không cần dùng tất cả. Mục tiêu là xây dựng một bộ công cụ đơn giản, phù hợp với cách bạn làm việc.

Vì sao quản lý thời gian quan trọng khi bạn làm việc cho chính mình

Tự kinh doanh mang lại sự linh hoạt, nhưng cũng tạo ra rủi ro. Không có quản lý, không có đội nhóm hay lịch trình văn phòng cố định, rất dễ mất thời gian vì phải chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, quên theo dõi việc cần làm, hoặc bị gián đoạn ngoài kế hoạch.

Một hệ thống quản lý thời gian tốt giúp bạn:

• Nhìn rõ các ưu tiên của mình
• Bảo vệ thời gian làm việc sâu
• Giảm các cuộc hẹn và hạn chót bị bỏ lỡ
• Ủy quyền hoặc tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại
• Theo dõi giờ làm việc có thể tính phí và chi phí dự án
• Tạo sự nhất quán hơn cho ngày làm việc của bạn

Sự nhất quán đó quan trọng dù bạn đang làm freelancer độc lập, khởi động một công việc phụ hay xây dựng một cấu trúc doanh nghiệp chính thức. Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc một loại hình doanh nghiệp khác, Zenind có thể giúp bạn giữ sự tập trung vào bức tranh lớn trong khi bạn xử lý phần việc thực tế là tổ chức mọi thứ cho gọn gàng.

Cách chọn ứng dụng phù hợp

Không phải ứng dụng nào cũng đáng để bạn dành thời gian. Trước khi cài một công cụ mới, hãy tự hỏi một vài câu đơn giản:

• Nó có giúp tiết kiệm thời gian mỗi tuần hay chỉ làm bạn phải kiểm tra thêm một bảng điều khiển nữa?
• Nó có đồng bộ giữa điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn không?
• Nó có thể hoạt động với các công cụ bạn đang dùng không?
• Nó có giúp bạn hành động, chứ không chỉ thu thập thông tin không?
• Bạn có còn dùng nó sau tuần đầu tiên không?

Một ứng dụng tốt nên giảm bớt ma sát. Nếu nó tạo ra nhiều việc hơn số thời gian nó tiết kiệm được, hãy bỏ qua.

1. Ứng dụng lịch và lịch trình

Lịch là nền tảng của quản lý thời gian. Nó biến các kế hoạch mơ hồ thành những cam kết cụ thể và giúp bạn nhận ra khi mình đã quá tải trước khi cả ngày trở nên rối ren.

Ứng dụng lịch đặc biệt hữu ích cho các nhà sáng lập tự kinh doanh, những người cần cân bằng giữa cuộc họp với khách hàng, công việc sản phẩm, trách nhiệm gia đình và quản trị doanh nghiệp trong cùng một nơi.

Hãy tìm các tính năng như:

• Lịch chia sẻ
• Sự kiện được mã hóa màu
• Nhắc nhở thông minh
• Chặn thời gian làm việc
• Đồng bộ đa thiết bị
• Chỉnh sửa sự kiện dễ dàng

Một ứng dụng lịch hoạt động tốt nhất khi nó trở thành nguồn thông tin duy nhất của bạn cho các cuộc hẹn và hạn chót. Nhiều nhà sáng lập cũng dùng chế độ xem lịch trình hằng ngày để nhận ra khoảng trống trong ngày có thể dùng cho công việc tập trung.

2. Ứng dụng quản lý nhiệm vụ

Ứng dụng nhiệm vụ biến danh sách việc cần làm thành thứ có thể hành động. Thay vì để ghi chú rải rác trên giấy, tin nhắn và các tab trình duyệt, bạn có thể nhóm nhiệm vụ theo dự án, mức độ ưu tiên hoặc ngày đến hạn.

Một trình quản lý nhiệm vụ hữu ích cho việc:

• Chia nhỏ các dự án lớn thành từng bước nhỏ
• Theo dõi các nhiệm vụ kinh doanh lặp lại
• Tách việc khẩn cấp khỏi mục tiêu dài hạn
• Giữ việc cá nhân và việc kinh doanh trong cùng một nơi

Khi chọn ứng dụng nhiệm vụ, hãy ưu tiên sự đơn giản. Hệ thống tốt nhất là hệ thống bạn thực sự cập nhật mỗi ngày. Nếu giao diện quá phức tạp, nó có thể trở thành sự xao nhãng thay vì một công cụ.

Một quy trình nhiệm vụ hiệu quả thường bao gồm:

• Danh sách ba việc quan trọng nhất trong ngày
• Một buổi lập kế hoạch hằng tuần
• Rà soát các mục quá hạn
• Một mục riêng cho ý tưởng xa hơn hoặc ưu tiên thấp

Cấu trúc đó giúp doanh nghiệp của bạn tiếp tục vận hành mà không buộc bạn phải ghi nhớ mọi thứ cùng lúc.

3. Ứng dụng ghi chú và lưu ý tưởng

Những ý tưởng hay không chờ đến lúc thuận tiện. Chúng xuất hiện khi bạn đang lái xe, trong lúc gọi với khách hàng, khi nấu ăn, hoặc ngay trước khi đi ngủ. Ứng dụng ghi chú giúp bạn bắt lại những ý tưởng đó thật nhanh để không bị mất.

Các ứng dụng này có giá trị với nhà sáng lập vì chúng có thể lưu:

• Ý tưởng kinh doanh
• Dàn ý nội dung
• Ghi chú trong cuộc họp với khách hàng
• Phản hồi về sản phẩm
• Liên kết nghiên cứu
• Số điện thoại và các mục cần theo dõi

Một hệ thống ghi chú tốt nên cho phép bạn tìm kiếm nhanh và sắp xếp thông tin mà không tốn công. Một số người thích ứng dụng kiểu sổ tay đơn giản. Những người khác muốn một không gian làm việc có cấu trúc hơn với thẻ, danh sách kiểm tra và mẫu.

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mức độ cấu trúc mà bạn muốn. Nếu bạn làm việc tốt nhất với cách ghi lại linh hoạt và truy xuất nhanh, hãy chọn một công cụ nhẹ. Nếu bạn cần một cơ sở tri thức đầy đủ cho doanh nghiệp, một không gian làm việc linh hoạt hơn có thể đáng để thiết lập thêm.

4. Ứng dụng theo dõi thời gian

Nếu bạn tính phí khách hàng theo giờ hoặc muốn hiểu thật sự một công việc mất bao lâu, ứng dụng theo dõi thời gian là công cụ thiết yếu. Chúng giúp bạn đo lường nỗ lực, bảo vệ biên lợi nhuận và xác định thời gian trong ngày đang bị thất thoát ở đâu.

Theo dõi thời gian đặc biệt hữu ích khi bạn xử lý nhiều khách hàng hoặc nhiều dự án cùng lúc. Nó có thể cho thấy các vấn đề ẩn như:

• Các nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến
• Công việc nên được định giá khác đi
• Những hoạt động giá trị thấp làm ngốn thời gian tập trung
• Các dự án cần lập kế hoạch tốt hơn

Một công cụ theo dõi thời gian đáng tin cậy nên giúp bạn bắt đầu, dừng lại và phân loại công việc dễ dàng mà không làm gián đoạn sự tập trung. Một số nhà sáng lập còn dùng báo cáo thời gian để xem xét đầu ra hằng tuần và đưa ra quyết định về giá, thuê ngoài và lịch làm việc.

Ngay cả khi bạn không tính phí theo giờ, việc theo dõi thời gian vẫn có thể giúp bạn ước tính chính xác hơn cho các dự án trong tương lai.

5. Ứng dụng lên lịch mạng xã hội

Tiếp thị là một trong những việc đầu tiên bị chậm lại khi bạn bận rộn. Ứng dụng lên lịch mạng xã hội giúp bạn lên kế hoạch nội dung theo lô để không phải đăng bài vội vàng mỗi ngày.

Những công cụ này hữu ích vì chúng cho phép bạn:

• Soạn nội dung trước
• Đăng đều đặn trên nhiều nền tảng
• Tái sử dụng nội dung evergreen
• Theo dõi tương tác ở một nơi
• Giảm thời gian phải chuyển qua lại giữa nhiều tài khoản

Với một nhà sáng lập tự kinh doanh, sự nhất quán quan trọng hơn số lượng. Một lịch đăng đơn giản gồm các bài hữu ích, cập nhật cho khách hàng và nội dung giáo dục thường hiệu quả hơn những đợt đăng bài bùng phát thất thường.

Một công cụ lên lịch cũng có thể giúp bạn bảo vệ sự tập trung. Thay vì phản ứng với mạng xã hội cả ngày, bạn có thể dành một khung thời gian cụ thể cho tiếp thị rồi quay lại công việc chính.

6. Ứng dụng quản lý mật khẩu

Trình quản lý mật khẩu là một trong những công cụ tiết kiệm thời gian thực tế nhất bạn có thể dùng. Nó giảm ma sát khi đăng nhập, cải thiện bảo mật và giúp bạn dễ quản lý tài khoản hơn khi làm việc trên nhiều thiết bị.

Đối với nhà sáng lập tự kinh doanh, điều này quan trọng vì bạn có thể đang dùng các tài khoản riêng cho:

• Email
• Ngân hàng
• Payroll
• Cổng nhà cung cấp
• Công cụ tiếp thị
• Hệ thống của khách hàng
• Lưu trữ đám mây

Nếu không có trình quản lý mật khẩu, bạn sẽ mất thời gian đặt lại mật khẩu và tìm thông tin đăng nhập. Có nó, bạn có thể giữ thông tin xác thực có tổ chức và truy cập khi cần.

Loại ứng dụng này cũng hỗ trợ bảo mật doanh nghiệp tốt hơn. Mật khẩu mạnh và duy nhất sẽ dễ duy trì hơn nhiều khi bạn không phải nhớ từng mật khẩu một cách thủ công.

7. Ứng dụng đọc sau và nghiên cứu

Các nhà sáng lập tự kinh doanh dành rất nhiều thời gian để học hỏi. Bạn đang đọc về tuân thủ, tiếp thị, vận hành, bán hàng, xu hướng ngành và hành vi khách hàng. Ứng dụng đọc sau giúp bạn lưu bài viết và video cho thời điểm phù hợp hơn thay vì bị kéo vào chúng ngay giữa ngày làm việc.

Những công cụ này đặc biệt hữu ích nếu bạn:

• Thường xuyên nghiên cứu ngành của mình
• Thu thập ý tưởng nội dung
• Theo dõi tài nguyên kinh doanh
• Muốn lưu bài viết để đọc ngoại tuyến

Lợi ích chính là sự tập trung. Khi bạn gặp điều gì đó thú vị, bạn có thể lưu lại và quay về nhiệm vụ hiện tại mà không mất đà. Sau đó, khi có một khung giờ học tập đã lên kế hoạch, bạn có thể xem lại mọi thứ trong một buổi.

Điều đó ngăn việc nghiên cứu biến thành trì hoãn.

Cách xây dựng một hệ thống đơn giản nhưng hiệu quả

Bạn không cần một bộ công cụ phức tạp. Thực tế, hệ thống tốt nhất thường là hệ thống đơn giản nhất nhưng vẫn bao phủ được những nhu cầu cơ bản.

Một thiết lập thực tế cho nhiều nhà sáng lập tự kinh doanh có thể gồm:

• Một ứng dụng lịch cho các cuộc hẹn và hạn chót
• Một ứng dụng nhiệm vụ cho các đầu việc cần làm
• Một ứng dụng ghi chú cho ý tưởng và tài liệu tham khảo
• Một công cụ theo dõi thời gian cho công việc tính phí hoặc đánh giá năng suất
• Một trình quản lý mật khẩu cho bảo mật và truy cập
• Một công cụ lên lịch mạng xã hội nếu tiếp thị là một phần trong quy trình của bạn
• Một ứng dụng đọc sau cho nghiên cứu và học tập

Khi những phần đó đã sẵn sàng, bước quan trọng nhất là sự nhất quán. Hãy dùng hệ thống mỗi ngày, dù chỉ vài phút. Một công cụ chỉ tiết kiệm thời gian khi nó trở thành một phần trong quy trình làm việc của bạn.

Quản lý thời gian và thành lập doanh nghiệp

Quản lý thời gian không chỉ là năng suất cá nhân. Nó còn hỗ trợ giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp. Khi bạn đang thành lập công ty, thiết lập vận hành và xử lý tuân thủ, một thói quen đáng tin cậy sẽ giúp bạn giữ tổ chức tốt và tránh những sai sót tốn kém.

Đó là một lý do khiến nhiều nhà sáng lập chọn chính thức hóa doanh nghiệp từ sớm. Một cấu trúc rõ ràng giúp dễ tách trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm doanh nghiệp, giữ hồ sơ gọn gàng, và xây dựng những thói quen có thể mở rộng.

Zenind giúp các nhà sáng lập đi qua quy trình thành lập công ty với cách tiếp cận thực tế, ưu tiên kinh doanh. Khi cấu trúc doanh nghiệp của bạn đã ổn định, bạn có thể dành nhiều năng lượng hơn cho tăng trưởng và ít hơn cho sự hỗn loạn.

Lời kết

Những ứng dụng quản lý thời gian tốt nhất là những công cụ giúp giảm ma sát trong ngày làm việc của bạn. Với các nhà sáng lập tự kinh doanh, điều đó thường có nghĩa là những công cụ giúp bạn lập kế hoạch, ghi lại, theo dõi, sắp xếp lịch và bảo vệ sự chú ý của mình.

Hãy bắt đầu từ những nơi bạn đang mất nhiều thời gian nhất. Nếu bạn hay bỏ lỡ cuộc hẹn, hãy cải thiện hệ thống lịch của mình. Nếu bạn hay quên ý tưởng, hãy nâng cấp cách ghi chú. Nếu bạn khó tập trung, hãy dùng danh sách nhiệm vụ và công cụ đọc sau để tách việc cần làm khỏi sự xao nhãng.

Những cải thiện nhỏ sẽ cộng dồn rất nhanh. Một hệ thống tốt hơn không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian hôm nay, mà còn giúp bạn phát triển doanh nghiệp với sự tự tin hơn.