7 εφαρμογές διαχείρισης χρόνου για αυτοαπασχολούμενους ιδρυτές

Η λειτουργία μιας επιχείρησης μόνος σας σημαίνει ότι κάθε λεπτό μετράει. Όταν χειρίζεστε ταυτόχρονα πωλήσεις, εξυπηρέτηση πελατών, λογιστική, μάρκετινγκ και λειτουργίες, το σωστό σύστημα διαχείρισης χρόνου μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στη σταθερή πρόοδο και τη συνεχή προσπάθεια να προλάβετε τις υποχρεώσεις.

Οι καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης χρόνου κάνουν περισσότερα από το να οργανώνουν ένα ημερολόγιο. Σας βοηθούν να καταγράφετε ιδέες πριν χαθούν, να μειώνετε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, να διατηρείτε τα έργα σε κίνηση και να έχετε μια καθαρή εικόνα για το πού πηγαίνει πραγματικά η μέρα σας. Για τους αυτοαπασχολούμενους ιδρυτές, αυτή η σαφήνεια είναι πολύτιμη από την πρώτη μέρα της σύστασης της επιχείρησης μέχρι τη μακροπρόθεσμη φάση ανάπτυξης.

Αν χτίζετε την εταιρεία σας και προσπαθείτε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι, αυτός ο οδηγός παρουσιάζει επτά κατηγορίες εφαρμογών που εξοικονομούν χρόνο και μπορούν να σας βοηθήσουν να εργάζεστε πιο έξυπνα. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε όλες. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε μια απλή εργαλειοθήκη που ταιριάζει στον τρόπο που εργάζεστε.

Γιατί η διαχείριση χρόνου έχει σημασία όταν εργάζεστε για τον εαυτό σας

Η αυτοαπασχόληση προσφέρει ευελιξία, αλλά δημιουργεί και ρίσκο. Χωρίς προϊστάμενο, ομάδα ή σταθερή ρουτίνα γραφείου, είναι εύκολο να χάνετε χρόνο σε εναλλαγές πλαισίου, ξεχασμένες παρακολουθήσεις και απρόβλεπτες διακοπές.

Ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης χρόνου σας βοηθά να:

• Βλέπετε καθαρά τις προτεραιότητές σας
• Προστατεύετε χρόνο για βαθιά εργασία
• Μειώνετε τις χαμένες προθεσμίες και συναντήσεις
• Αναθέτετε ή αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες
• Παρακολουθείτε τις χρεώσιμες ώρες και το κόστος των έργων
• Δημιουργείτε περισσότερη συνέπεια μέσα στη μέρα σας

Αυτή η συνέπεια έχει σημασία είτε λειτουργείτε ως μόνος freelancer, είτε ξεκινάτε μια παράλληλη επιχείρηση, είτε χτίζετε μια επίσημη εταιρική δομή. Αν ιδρύετε μια LLC ή άλλη επιχειρηματική οντότητα, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να μείνετε προσηλωμένοι στη μεγάλη εικόνα ενώ χειρίζεστε το πρακτικό κομμάτι της οργάνωσης.

Πώς να επιλέξετε τις σωστές εφαρμογές

Δεν αξίζει κάθε εφαρμογή τον χρόνο σας. Πριν εγκαταστήσετε ένα νέο εργαλείο, θέστε μερικές απλές ερωτήσεις:

• Σας εξοικονομεί χρόνο κάθε εβδομάδα ή απλώς προσθέτει ακόμη ένα ταμπλό που πρέπει να ελέγχετε;
• Συγχρονίζεται σε κινητό, tablet και υπολογιστή;
• Μπορεί να λειτουργήσει με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε;
• Σας βοηθά να δράσετε, όχι απλώς να συλλέγετε πληροφορίες;
• Θα συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε μετά την πρώτη εβδομάδα;

Μια καλή εφαρμογή πρέπει να αφαιρεί τριβές. Αν δημιουργεί περισσότερη δουλειά απ’ όση εξοικονομεί, αφήστε την.

1. Εφαρμογές ημερολογίου και ατζέντας

Το ημερολόγιο είναι το θεμέλιο της διαχείρισης χρόνου. Μετατρέπει ασαφή σχέδια σε συγκεκριμένες δεσμεύσεις και σας βοηθά να βλέπετε πότε έχετε υπερφορτωθεί πριν η μέρα ξεφύγει.

Οι εφαρμογές ημερολογίου είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για αυτοαπασχολούμενους ιδρυτές που πρέπει να ισορροπούν συναντήσεις με πελάτες, εργασία πάνω στο προϊόν, οικογενειακές υποχρεώσεις και διοικητικά θέματα της επιχείρησης σε ένα μέρος.

Αναζητήστε λειτουργίες όπως:

• Κοινόχρηστα ημερολόγια
• Συμβάντα με χρωματική κωδικοποίηση
• Έξυπνες υπενθυμίσεις
• Χρονικό μπλοκάρισμα
• Συγχρονισμό μεταξύ συσκευών
• Εύκολη επεξεργασία συμβάντων

Μια εφαρμογή ημερολογίου λειτουργεί καλύτερα όταν γίνεται η μοναδική αξιόπιστη πηγή σας για ραντεβού και προθεσμίες. Πολλοί ιδρυτές χρησιμοποιούν επίσης καθημερινή προβολή ατζέντας για να εντοπίζουν κενά μέσα στη μέρα που μπορούν να αξιοποιηθούν για συγκεντρωμένη εργασία.

2. Εφαρμογές διαχείρισης εργασιών

Οι εφαρμογές εργασιών μετατρέπουν τη λίστα υποχρεώσεών σας σε κάτι πρακτικό. Αντί να κρατάτε σημειώσεις διάσπαρτες σε χαρτιά, μηνύματα και καρτέλες του browser, μπορείτε να ομαδοποιείτε εργασίες ανά έργο, προτεραιότητα ή προθεσμία.

Ένας διαχειριστής εργασιών είναι χρήσιμος για:

• Τη διάσπαση μεγάλων έργων σε μικρότερα βήματα
• Την παρακολούθηση επαναλαμβανόμενων επιχειρηματικών εργασιών
• Τον διαχωρισμό επείγουσας δουλειάς από μακροπρόθεσμους στόχους
• Τη συγκέντρωση προσωπικών και επαγγελματικών εργασιών σε ένα μέρος

Όταν επιλέγετε εφαρμογή εργασιών, προτιμήστε την απλότητα. Το καλύτερο σύστημα είναι αυτό που θα ενημερώνετε πραγματικά κάθε μέρα. Αν το περιβάλλον είναι υπερβολικά περίπλοκο, μπορεί να γίνει περισπασμός αντί για εργαλείο.

Ένα δυνατό workflow για εργασίες συχνά περιλαμβάνει:

• Μια καθημερινή λίστα με τα τρία πιο σημαντικά
• Μια εβδομαδιαία συνεδρία προγραμματισμού
• Έλεγχο των εκπρόθεσμων στοιχείων
• Ξεχωριστή ενότητα για ιδέες που μπορούν να περιμένουν ή έχουν χαμηλή προτεραιότητα

Αυτή η δομή κρατά την επιχείρησή σας σε κίνηση χωρίς να σας αναγκάζει να θυμάστε τα πάντα ταυτόχρονα.

3. Εφαρμογές σημειώσεων και καταγραφής ιδεών

Οι εξαιρετικές ιδέες δεν περιμένουν την κατάλληλη στιγμή. Εμφανίζονται στο αυτοκίνητο, κατά τη διάρκεια μιας κλήσης με πελάτη, ενώ μαγειρεύετε ή λίγο πριν κοιμηθείτε. Οι εφαρμογές σημειώσεων σάς βοηθούν να καταγράφετε γρήγορα αυτές τις ιδέες ώστε να μη χαθούν.

Αυτές οι εφαρμογές είναι πολύτιμες για ιδρυτές επειδή μπορούν να αποθηκεύουν:

• Επιχειρηματικές ιδέες
• Σχεδιαγράμματα περιεχομένου
• Σημειώσεις από συναντήσεις με πελάτες
• Ανατροφοδότηση για προϊόντα
• Σύνδεσμους έρευνας
• Αριθμούς τηλεφώνου και στοιχεία παρακολούθησης

Ένα καλό σύστημα σημειώσεων πρέπει να σας επιτρέπει να κάνετε γρήγορη αναζήτηση και να οργανώνετε πληροφορίες χωρίς κόπο. Κάποιοι προτιμούν μια απλή εφαρμογή τύπου σημειωματάριου. Άλλοι θέλουν έναν πιο δομημένο χώρο εργασίας με ετικέτες, λίστες ελέγχου και πρότυπα.

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το πόση δομή θέλετε. Αν ο τρόπος σκέψης σας λειτουργεί καλύτερα με ελεύθερη καταγραφή και γρήγορη ανάκτηση, επιλέξτε μια ελαφριά λύση. Αν χρειάζεστε μια πλήρη βάση γνώσης για την επιχείρησή σας, ένα πιο ευέλικτο περιβάλλον μπορεί να αξίζει την επιπλέον ρύθμιση.

4. Εφαρμογές καταγραφής χρόνου

Αν χρεώνετε πελάτες ανά ώρα ή θέλετε να καταλάβετε πόσο χρόνο πραγματικά παίρνει η δουλειά, οι εφαρμογές καταγραφής χρόνου είναι απαραίτητες. Σας βοηθούν να μετράτε την προσπάθεια, να προστατεύετε τα περιθώρια κέρδους και να εντοπίζετε πού χάνεται η μέρα.

Η καταγραφή χρόνου γίνεται ιδιαίτερα χρήσιμη όταν χειρίζεστε πολλούς πελάτες ή έργα ταυτόχρονα. Μπορεί να αποκαλύψει κρυφά προβλήματα όπως:

• Εργασίες που παίρνουν περισσότερο από το αναμενόμενο
• Δουλειές που θα έπρεπε να τιμολογούνται διαφορετικά
• Δραστηριότητες χαμηλής αξίας που καταναλώνουν τον χρόνο συγκέντρωσης
• Έργα που χρειάζονται καλύτερο προγραμματισμό

Ένας αξιόπιστος καταγραφέας χρόνου πρέπει να κάνει εύκολη την έναρξη, τη διακοπή και την κατηγοριοποίηση της εργασίας χωρίς να διακόπτει τη συγκέντρωσή σας. Κάποιοι ιδρυτές χρησιμοποιούν επίσης αναφορές χρόνου για να ανασκοπούν την εβδομαδιαία απόδοσή τους και να παίρνουν αποφάσεις για τιμολόγηση, ανάθεση σε τρίτους και προγραμματισμό.

Ακόμη κι αν δεν χρεώνετε με την ώρα, η καταγραφή του χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να εκτιμάτε με μεγαλύτερη ακρίβεια μελλοντικά έργα.

5. Εφαρμογές προγραμματισμού κοινωνικών δικτύων

Το μάρκετινγκ είναι ένα από τα πρώτα πράγματα που μένουν πίσω όταν είστε απασχολημένοι. Οι εφαρμογές προγραμματισμού κοινωνικών δικτύων σας βοηθούν να σχεδιάζετε περιεχόμενο σε παρτίδες, ώστε να μην δημοσιεύετε βιαστικά κάθε μέρα.

Αυτά τα εργαλεία είναι χρήσιμα επειδή σας επιτρέπουν να:

• Συντάσσετε περιεχόμενο εκ των προτέρων
• Δημοσιεύετε με συνέπεια σε διάφορες πλατφόρμες
• Επαναχρησιμοποιείτε διαχρονικό περιεχόμενο
• Παρακολουθείτε την αλληλεπίδραση από ένα σημείο
• Μειώνετε τον χρόνο που ξοδεύετε πηγαίνοντας από λογαριασμό σε λογαριασμό

Για έναν αυτοαπασχολούμενο ιδρυτή, η συνέπεια έχει μεγαλύτερη σημασία από τον όγκο. Ένα απλό πρόγραμμα με χρήσιμες δημοσιεύσεις, ενημερώσεις πελατών και εκπαιδευτικό περιεχόμενο συχνά αποδίδει καλύτερα από τυχαίες εκρήξεις δραστηριότητας.

Ένα εργαλείο προγραμματισμού μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να προστατεύσετε την προσοχή σας. Αντί να αντιδράτε στα κοινωνικά δίκτυα όλη μέρα, μπορείτε να αφιερώσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό μπλοκ για μάρκετινγκ και μετά να επιστρέψετε στη βασική σας δουλειά.

6. Εφαρμογές διαχείρισης κωδικών πρόσβασης

Ένας διαχειριστής κωδικών πρόσβασης είναι ένα από τα πιο πρακτικά εργαλεία εξοικονόμησης χρόνου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Μειώνει την τριβή στις συνδέσεις, βελτιώνει την ασφάλεια και διευκολύνει τη διαχείριση λογαριασμών όταν εργάζεστε από πολλές συσκευές.

Για έναν αυτοαπασχολούμενο ιδρυτή, αυτό έχει σημασία επειδή μπορεί να χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς λογαριασμούς για:

• Email
• Τραπεζικές συναλλαγές
• Μισθοδοσία
• Πύλες προμηθευτών
• Εργαλεία μάρκετινγκ
• Συστήματα πελατών
• Αποθήκευση στο cloud

Χωρίς διαχειριστή κωδικών πρόσβασης, χάνετε χρόνο επαναφέροντας κωδικούς και ψάχνοντας στοιχεία σύνδεσης. Με έναν τέτοιο διαχειριστή, μπορείτε να κρατάτε τα διαπιστευτήρια οργανωμένα και να έχετε πρόσβαση σε αυτά όταν τα χρειάζεστε.

Αυτό το είδος εφαρμογής υποστηρίζει επίσης καλύτερη ασφάλεια για την επιχείρηση. Οι ισχυροί, μοναδικοί κωδικοί πρόσβασης είναι πολύ πιο εύκολο να διατηρηθούν όταν δεν προσπαθείτε να θυμάστε καθέναν ξεχωριστά.

7. Εφαρμογές για ανάγνωση αργότερα και έρευνα

Οι αυτοαπασχολούμενοι ιδρυτές περνούν πολύ χρόνο μαθαίνοντας. Διαβάζετε για συμμόρφωση, μάρκετινγκ, λειτουργίες, πωλήσεις, τάσεις του κλάδου και συμπεριφορά πελατών. Οι εφαρμογές για ανάγνωση αργότερα σάς βοηθούν να αποθηκεύετε άρθρα και βίντεο για πιο κατάλληλη στιγμή, αντί να σας αποσπούν μέσα στη μέρα εργασίας.

Αυτές οι εφαρμογές είναι ιδιαίτερα χρήσιμες αν:

• Κάνετε τακτικά έρευνα για τον κλάδο σας
• Συλλέγετε ιδέες για περιεχόμενο
• Παρακολουθείτε επιχειρηματικούς πόρους
• Θέλετε να αποθηκεύετε άρθρα για ανάγνωση χωρίς σύνδεση

Το βασικό όφελος είναι η συγκέντρωση. Όταν συναντάτε κάτι ενδιαφέρον, μπορείτε να το αποθηκεύσετε και να επιστρέψετε στην εργασία σας χωρίς να χάσετε την ορμή σας. Αργότερα, όταν έχετε προγραμματίσει χρόνο για μάθηση, μπορείτε να αναθεωρήσετε όλα τα αποθηκευμένα στοιχεία σε μία συνεδρία.

Έτσι η έρευνα δεν μετατρέπεται σε αναβλητικότητα.

Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό σύστημα που λειτουργεί

Δεν χρειάζεστε μια περίπλοκη εργαλειοθήκη. Στην πραγματικότητα, το καλύτερο σύστημα είναι συνήθως το πιο απλό που καλύπτει τα βασικά.

Μια πρακτική ρύθμιση για πολλούς αυτοαπασχολούμενους ιδρυτές μοιάζει με αυτή:

• Μία εφαρμογή ημερολογίου για ραντεβού και προθεσμίες
• Μία εφαρμογή εργασιών για ενέργειες που πρέπει να γίνουν
• Μία εφαρμογή σημειώσεων για ιδέες και υλικό αναφοράς
• Έναν καταγραφέα χρόνου για χρεώσιμη εργασία ή ανασκοπήσεις παραγωγικότητας
• Έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης για ασφάλεια και πρόσβαση
• Ένα εργαλείο προγραμματισμού κοινωνικών δικτύων αν το μάρκετινγκ αποτελεί μέρος της ρουτίνας σας
• Μία εφαρμογή για ανάγνωση αργότερα για έρευνα και μάθηση

Αφού μπουν στη θέση τους αυτά τα κομμάτια, το πιο σημαντικό βήμα είναι η συνέπεια. Χρησιμοποιείτε το σύστημα κάθε μέρα, ακόμη κι αν είναι μόνο για λίγα λεπτά. Ένα εργαλείο εξοικονομεί χρόνο μόνο όταν γίνεται μέρος της ροής εργασίας σας.

Διαχείριση χρόνου και σύσταση επιχείρησης

Η διαχείριση χρόνου δεν αφορά μόνο την προσωπική παραγωγικότητα. Υποστηρίζει επίσης τα πρώτα στάδια της δημιουργίας μιας επιχείρησης. Όταν ιδρύετε μια εταιρεία, στήνετε τις λειτουργίες και διαχειρίζεστε τη συμμόρφωση, μια αξιόπιστη ρουτίνα σας βοηθά να παραμένετε οργανωμένοι και να αποφεύγετε δαπανηρές παραλείψεις.

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλοί ιδρυτές επιλέγουν να επισημοποιήσουν νωρίς την επιχείρησή τους. Μια ξεκάθαρη δομή διευκολύνει τον διαχωρισμό προσωπικών και επιχειρηματικών ευθυνών, τη σωστή οργάνωση αρχείων και την ανάπτυξη συνηθειών που κλιμακώνονται.

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να περάσουν τη διαδικασία σύστασης εταιρείας με μια πρακτική, επιχειρηματικά προσανατολισμένη προσέγγιση. Μόλις η επιχειρηματική σας δομή είναι στη θέση της, μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερη ενέργεια στην ανάπτυξη και λιγότερη στο χάος.

Τελικές σκέψεις

Οι καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης χρόνου είναι εκείνες που αφαιρούν τριβές από τη μέρα σας. Για τους αυτοαπασχολούμενους ιδρυτές, αυτό συνήθως σημαίνει εργαλεία που βοηθούν στον προγραμματισμό, την καταγραφή, την παρακολούθηση, τον προγραμματισμό δημοσιεύσεων και την προστασία της προσοχής σας.

Ξεκινήστε από τα σημεία όπου χάνετε τον περισσότερο χρόνο. Αν χάνετε ραντεβού, βελτιώστε το σύστημα του ημερολογίου σας. Αν ξεχνάτε ιδέες, αναβαθμίστε τις σημειώσεις σας. Αν δυσκολεύεστε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι, χρησιμοποιήστε λίστες εργασιών και εργαλεία για ανάγνωση αργότερα ώστε να διαχωρίζετε τη δράση από τον περισπασμό.

Οι μικρές βελτιώσεις αθροίζονται γρήγορα. Ένα καλύτερο σύστημα δεν θα σας εξοικονομήσει μόνο χρόνο σήμερα, αλλά θα κάνει επίσης πιο εύκολη την ανάπτυξη μιας επιχείρησης με αυτοπεποίθηση.