8 hiểu lầm phổ biến về làm việc nhóm khiến doanh nghiệp nhỏ chậm phát triển

Làm việc nhóm được nhắc đến nhiều đến mức đôi khi nghe có vẻ rất đơn giản. Trên thực tế, xây dựng một đội ngũ hiệu quả trong một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi kỳ vọng rõ ràng, giao tiếp chặt chẽ và sự thực hiện nhất quán. Khi người sáng lập và quản lý dựa vào những giả định sai lầm, hiệu suất sẽ giảm, tinh thần làm việc đi xuống và tăng trưởng bị chậm lại.

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới, làm việc nhóm không chỉ là vấn đề văn hóa. Nó ảnh hưởng đến tuyển dụng, phân quyền, trải nghiệm khách hàng, tính nhất quán trong vận hành và tốc độ mở rộng của công ty. Tin tốt là hầu hết các vấn đề về làm việc nhóm không xuất phát từ việc thiếu nhân tài. Chúng đến từ những hiểu lầm nghe có vẻ hợp lý nhưng lại tạo ra thói quen xấu.

Dưới đây là tám hiểu lầm phổ biến nhất về làm việc nhóm, cùng với sự thật đằng sau chúng và những cách thực tế để xây dựng một đội ngũ doanh nghiệp vững mạnh hơn.

1. Làm việc nhóm là kỹ năng của cả tập thể, nên cá nhân không quá quan trọng

Một quan niệm sai lầm phổ biến là đội ngũ chỉ mạnh hay yếu do động lực chung của tập thể. Điều đó không đúng. Hiệu suất của một đội ngũ được hình thành từ những lựa chọn hằng ngày của từng người.

Những đội ngũ mạnh được tạo nên từ các cá nhân giao tiếp rõ ràng, chủ động chịu trách nhiệm và linh hoạt khi ưu tiên thay đổi. Chỉ một người trễ hạn, né tránh trách nhiệm hoặc che giấu thông tin cũng có thể làm yếu cả nhóm.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, điều này còn quan trọng hơn vì mỗi vị trí đều có tác động rất lớn. Một nhân viên duy nhất có thể đồng thời ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng, kế toán, theo dõi bán hàng hoặc xử lý đơn hàng. Vì vậy, tuyển dụng người có trách nhiệm và đáng tin cậy cũng quan trọng không kém tuyển dụng người có kỹ năng.

Nên làm gì thay thế

• Đặt kỳ vọng rõ ràng cho từng vai trò.
• Rà soát lại trách nhiệm thường xuyên khi doanh nghiệp phát triển.
• Khen thưởng tinh thần chủ động chịu trách nhiệm, không chỉ kỹ năng chuyên môn.

2. Chỉ có quản lý mới chịu trách nhiệm xây dựng đội ngũ

Vai trò lãnh đạo rất quan trọng, nhưng làm việc nhóm không thể chỉ do ban quản lý tạo ra. Nếu các thành viên chờ quản lý giải quyết mọi vấn đề phối hợp, doanh nghiệp sẽ chậm hơn và kém linh hoạt hơn.

Những đội ngũ lành mạnh biết cách giao tiếp trực tiếp với nhau. Họ làm rõ ưu tiên, đặt câu hỏi sớm và xử lý hiểu lầm trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn. Kiểu làm việc nhóm đó đặc biệt có giá trị trong doanh nghiệp nhỏ, nơi chủ doanh nghiệp không thể giám sát mọi chi tiết.

Người sáng lập nên đặt ra chuẩn mực, nhưng cũng nên dạy nhân viên cách phối hợp với nhau mà không cần giám sát liên tục.

Nên làm gì thay thế

• Tạo ra các quy tắc giao tiếp đơn giản.
• Khuyến khích nhân viên tự giải quyết các vấn đề thường ngày với nhau.
• Dùng các buổi kiểm tra định kỳ để gỡ vướng, không phải để vi mô hóa.

3. Kỹ năng quan trọng hơn động lực

Kỹ năng rất quan trọng, nhưng đó không phải là toàn bộ câu chuyện. Một nhân viên rất giỏi nhưng thiếu động lực có thể làm giảm đà phát triển. Ngược lại, một thành viên có động lực, ham học hỏi thường có thể tạo ra nhiều giá trị hơn theo thời gian so với người mạnh hơn về kỹ thuật nhưng thiếu gắn kết.

Điều này đặc biệt đúng ở các doanh nghiệp giai đoạn đầu. Startups và công ty nhỏ thường cần những nhân viên có thể thích nghi, ứng biến và giữ cam kết khi quy trình vẫn đang được xây dựng. Sự nhiệt tình, tò mò và khả năng thích ứng là những tài sản rất mạnh.

Nên làm gì thay thế

• Tuyển dụng dựa trên cả kỹ năng lẫn thái độ.
• Tìm kiếm bằng chứng cho thấy ứng viên có tinh thần chủ động.
• Đào tạo những người thể hiện sự cam kết và khả năng tiếp thu.

4. Các thành viên trong nhóm phải thích nhau thì mới làm việc tốt

Sẽ tốt hơn nếu đồng nghiệp tôn trọng nhau, nhưng một đội ngũ không cần phải giống một nhóm bạn thân để hoạt động hiệu quả. Thực tế, cố ép sự thân thiết cá nhân quá mức có thể gây gượng gạo hoặc làm xao nhãng công việc thực sự.

Điều các đội ngũ cần nhất là mục tiêu chung. Khi mọi người hiểu sứ mệnh và vai trò của mình trong đó, họ có thể phối hợp hiệu quả ngay cả khi có cá tính hoặc phong cách giao tiếp khác nhau.

Đối với chủ doanh nghiệp, điều này có nghĩa là xây dựng sự gắn kết quanh công việc. Nhân viên không cần giống nhau. Họ cần đồng bộ.

Nên làm gì thay thế

• Nhấn mạnh sứ mệnh công ty và kết quả dành cho khách hàng.
• Đặt ra các mục tiêu chung mà cả đội có thể cùng hướng tới.
• Khuyến khích tính chuyên nghiệp, sự tôn trọng và tính rõ ràng.

5. Thành viên tốt của đội ngũ phải gác lại lợi ích cá nhân

Một hiểu lầm khác cho rằng làm việc nhóm mạnh đòi hỏi mọi người phải kìm nén lợi ích của bản thân vì tập thể. Nghe có vẻ cao đẹp, nhưng điều đó thường dẫn đến kiệt sức hoặc sự tuân thủ thụ động.

Cách tiếp cận tốt hơn là sự đồng bộ. Nhân viên nên hiểu cách công việc của họ hỗ trợ cả đội ngũ lẫn sự phát triển của chính họ. Khi mọi người thấy được mối liên hệ giữa trách nhiệm của mình và mục tiêu cá nhân, họ sẽ có xu hướng gắn bó hơn và đóng góp ý tưởng nhiều hơn.

Một doanh nghiệp nhỏ hưởng lợi khi các thành viên cảm thấy có sự đầu tư, chứ không phải chỉ làm cho xong để tránh xung đột.

Nên làm gì thay thế

• Giải thích cách từng vai trò đóng góp vào thành công của công ty.
• Tạo điều kiện để nhân viên phát triển kỹ năng và tiến bộ.
• Gắn các chính sách khuyến khích với hiệu suất của cả đội.

6. Một đội ngũ phải chọn giữa đạt kết quả và đối xử tốt với con người

Một số nơi làm việc xem như năng suất và cách đối xử nhân văn là hai thứ đối lập nhau. Thực ra không phải vậy. Những đội ngũ mạnh nhất thường làm tốt cả hai.

Doanh nghiệp theo đuổi kết quả bằng mọi giá có thể đạt đầu ra ngắn hạn, nhưng thường mất đi sự tin tưởng, ổn định và khả năng giữ người. Ngược lại, một đội ngũ né tránh trách nhiệm vì muốn giữ hòa khí có thể trở nên kém hiệu quả và thiếu định hướng.

Mục tiêu là xây dựng một văn hóa nơi con người vừa được thử thách vừa được tôn trọng.

Nên làm gì thay thế

• Đặt ra tiêu chuẩn rõ ràng về chất lượng và thời hạn.
• Đưa ra phản hồi trực tiếp nhưng tôn trọng.
• Ghi nhận nỗ lực, không chỉ kết quả.

7. Xây dựng đội ngũ chỉ xảy ra ở các buổi offsite

Các buổi ăn tối, nghỉ dưỡng hay workshop có thể hữu ích, nhưng làm việc nhóm được xây dựng trong hoạt động hằng ngày, không chỉ trong những sự kiện đặc biệt. Những thói quen thực sự hình thành sự phối hợp là những gì diễn ra trong họp hành, bàn giao, ra quyết định và giải quyết vấn đề.

Nếu giao tiếp không rõ ràng trong tuần làm việc, một chuyến offsite sẽ không thể sửa được. Nếu các thành viên không biết cách chia sẻ cập nhật hoặc báo cáo vấn đề, một buổi retreat cũng không giải quyết được vấn đề cốt lõi.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, hệ thống thực tế quan trọng hơn các hoạt động một lần.

Nên làm gì thay thế

• Dùng các công cụ quản lý dự án đơn giản.
• Ghi lại các quy trình lặp lại.
• Xây dựng thói quen giao tiếp ngắn gọn và nhất quán.

8. Một khi đội ngũ đã khởi đầu tốt thì sẽ luôn như vậy

Ngay cả những đội ngũ mạnh cũng có thể chệch hướng. Nhân sự mới, tăng trưởng, mục tiêu thay đổi và áp lực bên ngoài đều có thể làm giảm hiệu quả làm việc nhóm theo thời gian. Một doanh nghiệp bỏ qua những vấn đề nhỏ cuối cùng có thể đối mặt với sự đổ vỡ nghiêm trọng trong phối hợp.

Vì vậy, những đội ngũ tốt luôn chú ý đến ma sát từ sớm. Họ xem lại vai trò, xử lý sự mơ hồ và điều chỉnh quy trình trước khi vấn đề trở thành thói quen.

Đối với người sáng lập, điều này có nghĩa là làm việc nhóm không phải là thành tựu một lần. Đó là trách nhiệm quản lý liên tục.

Nên làm gì thay thế

• Rà soát hiệu suất đội ngũ thường xuyên.
• Hỏi xem giao tiếp đang bị đứt gãy ở đâu.
• Biến cải tiến liên tục thành một phần của văn hóa.

Doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng làm việc nhóm tốt hơn như thế nào

Làm việc nhóm được cải thiện khi doanh nghiệp khiến cho việc phối hợp trở nên dễ dàng và trách nhiệm trở nên rõ ràng. Điều đó bắt đầu từ cấu trúc.

1. Làm rõ vai trò

Nhân viên nên biết mình chịu trách nhiệm về điều gì, báo cáo cho ai và cách đo lường thành công là gì.

2. Chuẩn hóa giao tiếp

Sử dụng các cuộc họp định kỳ, cập nhật bằng văn bản và công cụ dùng chung để thông tin không bị thất lạc.

3. Tuyển dụng có chủ đích

Khi xây dựng một công ty mới, hãy tuyển những người đáng tin cậy, linh hoạt và phù hợp với sứ mệnh của doanh nghiệp.

4. Xây dựng niềm tin bằng sự nhất quán

Lãnh đạo tạo dựng niềm tin bằng cách thực hiện đúng cam kết và áp dụng tiêu chuẩn một cách công bằng.

5. Giữ nền tảng vận hành gọn gàng

Một công ty có cấu trúc tốt sẽ giúp làm việc nhóm dễ dàng hơn. Việc thành lập rõ ràng, hồ sơ gọn gàng và quy trình vận hành được suy nghĩ kỹ sẽ giảm nhầm lẫn và giúp đội ngũ tập trung vào tăng trưởng. Đối với các doanh nhân đang thành lập hoặc mở rộng doanh nghiệp, Zenind giúp đơn giản hóa việc thành lập công ty và tuân thủ để người sáng lập có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc lãnh đạo đội ngũ.

Kết luận

Làm việc nhóm không phải là sự hoàn hảo, sự hợp nhau về tính cách hay những sự kiện tạo tinh thần thỉnh thoảng. Đó là về vai trò rõ ràng, mục tiêu chung, giao tiếp trực tiếp và trách nhiệm nhất quán.

Khi doanh nghiệp nhỏ thay thế những hiểu lầm bằng thói quen thực tế, họ tạo ra những đội ngũ làm việc nhanh hơn, giải quyết vấn đề sớm hơn và giữ được sự tập trung vào kết quả. Kiểu làm việc nhóm đó không tự nhiên mà có. Nó được xây dựng có chủ đích.