Thói quen buổi sáng của nhà sáng lập để tập trung tốt hơn, ra quyết định tốt hơn và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh tốt hơn

Buổi sáng của một nhà sáng lập sẽ định hình cho cả ngày còn lại. Với những chủ doanh nghiệp mới, đặc biệt là những người đang xây dựng một LLC hoặc startup ở giai đoạn đầu, giờ đầu tiên có thể tạo ra đà tiến hoặc kéo theo sự xao nhãng. Những thói quen buổi sáng hiệu quả nhất thường không cầu kỳ. Chúng đơn giản, lặp lại được và được thiết kế để hỗ trợ tư duy rõ ràng, thực thi ổn định và các quyết định dài hạn tốt hơn.

Mục tiêu không phải là sao chép lịch trình của người khác. Mục tiêu là xây dựng một thói quen giúp bạn bảo vệ sự chú ý, quản lý năng lượng và giữ được sự nhất quán khi các yêu cầu kinh doanh bắt đầu chồng chất.

Vì sao thói quen buổi sáng quan trọng với chủ doanh nghiệp

Khi điều hành một doanh nghiệp, mỗi ngày đều có sự kết hợp giữa công việc chiến lược, trao đổi với khách hàng, các nhiệm vụ hành chính và những vấn đề phát sinh bất ngờ. Nếu không có cấu trúc, việc khẩn cấp nhất thường sẽ chiếm trọn ngày làm việc, ngay cả khi nó không phải là việc quan trọng nhất.

Một thói quen buổi sáng vững chắc giúp bạn:

• Bắt đầu ngày mới với chủ đích thay vì phản ứng bị động
• Tạo ra một khoảng thời gian đáng tin cậy cho công việc tập trung sâu
• Giảm sự mệt mỏi trong việc ra quyết định vào đầu ngày
• Cải thiện tính nhất quán trong sức khỏe, lập kế hoạch và thực thi
• Tạo không gian cho cả công việc tăng trưởng lẫn công việc vận hành

Với nhà sáng lập, sự nhất quán quan trọng hơn cường độ. Một thói quen mà bạn có thể lặp lại năm hoặc sáu ngày mỗi tuần sẽ giá trị hơn rất nhiều so với một hệ thống phức tạp mà bạn bỏ dở sau hai tuần.

Bước 1: Bắt đầu bằng một khoảng điều chỉnh kế hoạch ngắn

Trước khi mở email hoặc ứng dụng nhắn tin, hãy dành vài phút để định hướng cho bản thân.

Điều này không cần là một phiên lập kế hoạch đầy đủ. Chỉ cần một khoảng điều chỉnh ngắn là đủ:

• Xem lại ba ưu tiên hàng đầu trong ngày
• Kiểm tra các hạn chót hoặc cam kết cần xử lý theo thời gian thực
• Xác định một việc nếu hoàn thành sẽ khiến ngày hôm đó trở nên thành công
• Ghi chú bất kỳ điều gì cần theo dõi lại với khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác

Mục đích là quyết định điều gì quan trọng trước khi hộp thư đến quyết định thay bạn.

Nhiều nhà sáng lập lãng phí những giờ tập trung nhất của mình để phản hồi tin nhắn, yêu cầu nhỏ hoặc các tình huống cấp bách không đáng kể. Một khoảng điều chỉnh kế hoạch ngắn sẽ ngăn chặn thói quen đó và giúp bạn có một mục tiêu rõ ràng cho cả ngày.

Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu của việc thành lập hoặc phát triển công ty, đây cũng là thời điểm hữu ích để nghĩ về cơ cấu doanh nghiệp, yêu cầu của bang và lịch tuân thủ. Các nhiệm vụ hành chính sẽ dễ quản lý hơn khi chúng được xử lý có chủ đích thay vì rời rạc.

Bước 2: Vận động cơ thể trước khi bước vào công việc

Vận động thể chất là một trong những cách đơn giản nhất để cải thiện sự tập trung. Đi bộ, tập ngắn, giãn cơ hoặc cardio nhẹ có thể giúp bạn cảm thấy tỉnh táo và sắc bén hơn trước khi ngày làm việc bắt đầu.

Bạn không cần một chương trình thể dục cường độ cao mới nhận được lợi ích. Điều quan trọng là sự nhất quán.

Một khung vận động thân thiện với nhà sáng lập có thể bao gồm:

• Đi bộ ngoài trời 20 đến 30 phút
• Một buổi tập kháng lực ngắn
• Các động tác mobility và giãn cơ
• Vài phút hít thở để giảm bớt sự lộn xộn trong đầu

Bước này đặc biệt hữu ích vì nó tạo ra sự chuyển tiếp giữa giấc ngủ và công việc. Nó cũng hỗ trợ tâm trạng tốt hơn, tư duy rõ ràng hơn và mức năng lượng ổn định hơn trong suốt buổi sáng.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, điều khó nhất chỉ là bắt đầu. Khi việc vận động trở thành một phần mặc định trong lịch trình của bạn, nó sẽ bớt phụ thuộc vào động lực nhất thời.

Bước 3: Bảo vệ một khối giờ làm việc sâu

Sau khi lập kế hoạch và vận động, hãy dùng năng lượng tốt nhất của bạn cho một nhiệm vụ kinh doanh quan trọng.

Đây là nơi nhiều nhà sáng lập có được lợi thế lớn nhất. Một khối tập trung được bảo vệ cho phép bạn tiến triển với những việc thực sự đưa doanh nghiệp đi lên, thay vì dành cả buổi sáng cho các hoạt động ít giá trị.

Ví dụ về các nhiệm vụ công việc sâu buổi sáng phù hợp gồm:

• Viết nội dung bán hàng hoặc bài blog
• Rà soát báo cáo tài chính hoặc chỉ số doanh thu
• Xây dựng quy trình sản phẩm hoặc dịch vụ
• Chuẩn bị cho cuộc họp với nhà đầu tư, khách hàng hoặc đối tác
• Tinh chỉnh đề nghị kinh doanh hoặc cấu trúc giá
• Xử lý các nhiệm vụ thành lập hoặc tuân thủ cần sự tập trung

Hãy giữ khối thời gian đủ nhỏ để thực tế nhưng cũng đủ lớn để tạo tác động. Từ 30 đến 90 phút là đủ cho hầu hết mọi người.

Một vài nguyên tắc thực tế sẽ giúp khối này vận hành hiệu quả:

• Tắt thông báo
• Đóng các tab không cần thiết
• Chỉ dùng một mục tiêu rõ ràng
• Bắt đầu với công việc có giá trị cao nhất, không phải việc dễ nhất
• Dừng lại khi khối thời gian kết thúc, ngay cả khi bạn vẫn muốn làm tiếp

Một phiên làm việc tập trung vào buổi sáng sẽ giúp phần còn lại của ngày có cấu trúc hơn. Ngay cả khi lịch trình sau đó trở nên rối, bạn vẫn đã hoàn thành công việc có ý nghĩa.

Bước 4: Xử lý công việc hành chính một cách có chủ đích

Công việc hành chính là một phần của việc điều hành doanh nghiệp, nhưng nó không nên chiếm trọn cả ngày của bạn.

Thay vì để các nhiệm vụ hành chính tích tụ một cách ngẫu nhiên, hãy dành riêng một khung thời gian cho chúng. Có thể là sau khối công việc sâu của bạn hoặc vào thời điểm khác trong ngày, tùy theo sở thích và khối lượng công việc.

Các nhiệm vụ hành chính phổ biến bao gồm:

• Trả lời email vận hành
• Theo dõi chi phí và hóa đơn
• Xem lại hạn chót và các hồ sơ cần nộp
• Quản lý bảng lương hoặc tài liệu nhà cung cấp
• Cập nhật hồ sơ doanh nghiệp
• Kiểm tra các yêu cầu tuân thủ của bang

Nếu bạn đã thành lập một LLC hoặc đang có kế hoạch thành lập một LLC, nhóm việc này càng quan trọng hơn. Thành lập công ty chỉ là bước khởi đầu. Sau khi thành lập, bạn vẫn cần duy trì tổ chức với các đăng ký, hồ sơ nộp, tuân thủ liên tục và hồ sơ doanh nghiệp.

Đó là nơi một dịch vụ như Zenind có thể hỗ trợ. Zenind hỗ trợ các doanh nhân với dịch vụ thành lập công ty tại Mỹ và các công cụ tuân thủ liên tục để nhà sáng lập có thể dành ít thời gian hơn cho các công việc thiết lập lặp lại và nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp.

Một mẫu thói quen buổi sáng đơn giản cho nhà sáng lập

Nếu bạn muốn một phiên bản thực tế có thể bắt đầu vào ngày mai, hãy dùng cấu trúc sau:

Tùy chọn 1: Thói quen 45 phút

• 5 phút: Xem lại các ưu tiên
• 15 phút: Đi bộ, giãn cơ hoặc tập luyện
• 20 phút: Công việc sâu cho một nhiệm vụ quan trọng
• 5 phút: Xem nhanh các việc hành chính và ghi lại đầu việc cần theo dõi

Tùy chọn 2: Thói quen 90 phút

• 10 phút: Lập kế hoạch cho ngày
• 20 đến 30 phút: Tập thể dục hoặc đi bộ
• 45 phút: Khối công việc sâu
• 10 phút: Rà soát hành chính và ghi nhận nhiệm vụ

Tùy chọn 3: Thói quen cực kỳ đơn giản

• Uống nước
• Xem ba ưu tiên hàng đầu của bạn
• Vận động 10 phút
• Làm việc 25 phút cho nhiệm vụ quan trọng nhất

Thói quen tốt nhất là thói quen bạn có thể lặp lại đều đặn. Sự đơn giản giúp tăng khả năng duy trì, và việc duy trì sẽ tạo ra kết quả.

Những sai lầm phổ biến của nhà sáng lập vào buổi sáng

Ngay cả những thói quen tốt cũng có thể thất bại nếu chúng quá nặng nề hoặc được thiết kế kém. Hãy chú ý những sai lầm phổ biến sau:

1. Kiểm tra email ngay lập tức

Điều này thường có nghĩa là ưu tiên của bạn sẽ bị định hình bởi sự khẩn cấp của người khác.

2. Xây dựng một thói quen quá phức tạp

Nếu thói quen của bạn đòi hỏi quá nhiều bước, rất dễ bỏ cuộc khi công việc kinh doanh bận rộn.

3. Dùng buổi sáng cho các việc nông

Công việc hành chính là cần thiết, nhưng năng lượng tốt nhất của bạn nên được dành cho công việc có giá trị nhất trước tiên.

4. Bỏ qua sức khỏe và năng lượng

Giấc ngủ, vận động, nước uống và thực phẩm đều ảnh hưởng đến khả năng lãnh đạo của bạn. Một thói quen không chú ý đến năng lượng cuối cùng sẽ sụp đổ.

5. Coi thói quen là tùy chọn

Một thói quen chỉ có tác dụng khi nó trở thành hành vi mặc định, chứ không phải thứ bạn làm khi có hứng.

Cách chủ sở hữu LLC mới dùng thói quen buổi sáng để giữ tổ chức

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới, thói quen buổi sáng có thể làm nhiều hơn là hỗ trợ năng suất. Nó cũng có thể giúp bạn giữ tổ chức trong giai đoạn thiết lập.

Những nhà sáng lập ở giai đoạn đầu thường cần theo dõi:

• Tài liệu thành lập
• Thông tin về registered agent
• Hồ sơ nộp cho bang
• Hạn chót thuế
• Thiết lập ngân hàng doanh nghiệp
• Hồ sơ nội bộ và nhắc nhở tuân thủ

Những việc này rất dễ bị bỏ sót khi bạn đang bận xây dựng khách hàng đầu tiên hoặc sản phẩm đầu tiên. Một lần kiểm tra buổi sáng giúp bạn có một điểm cố định để xem những gì cần chú ý và ngăn các vấn đề hành chính nhỏ trở thành vấn đề lớn hơn về sau.

Zenind được xây dựng chính cho loại hỗ trợ nhà sáng lập này. Bằng cách đơn giản hóa việc thành lập công ty và tuân thủ, Zenind giúp chủ doanh nghiệp giữ cho phần hậu trường được tổ chức trong khi họ tập trung vào doanh thu, vận hành và tăng trưởng.

Giá trị thực sự của một thói quen buổi sáng

Một thói quen buổi sáng không phải để khiến bạn trở nên cứng nhắc. Nó là để giảm ma sát.

Khi bạn có một quy trình rõ ràng để bắt đầu ngày mới, bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc quyết định phải làm gì và nhiều thời gian hơn cho việc thực hiện công việc quan trọng. Theo thời gian, sự nhất quán đó sẽ tích lũy. Bạn suy nghĩ rõ hơn. Bạn tiến nhanh hơn. Bạn phục hồi tốt hơn sau những giai đoạn bận rộn. Bạn mắc ít sai lầm có thể tránh hơn.

Với nhà sáng lập, những lợi thế đó có thể rất đáng kể.

Một thói quen buổi sáng tốt sẽ không giải quyết mọi thách thức kinh doanh, nhưng nó sẽ giúp việc thực thi hằng ngày của bạn ổn định hơn. Và trong kinh doanh, sự ổn định trong thực thi thường là yếu tố phân biệt giữa đà tiến và trì trệ.

Kết luận

Những thói quen buổi sáng hiệu quả nhất của nhà sáng lập là đơn giản, lặp lại được và gắn với các kết quả kinh doanh thực tế. Hãy bắt đầu bằng một khoảng điều chỉnh kế hoạch ngắn, thêm vận động, bảo vệ một khối công việc sâu và xử lý các nhiệm vụ hành chính một cách có chủ đích. Cấu trúc đó sẽ hỗ trợ sự tập trung tốt hơn và các quyết định tốt hơn trong suốt cả ngày.

Nếu bạn đang ra mắt hoặc quản lý một doanh nghiệp tại Mỹ, việc giữ cho công tác thành lập và tuân thủ được tổ chức cũng quan trọng không kém việc bảo vệ thời gian của bạn. Zenind giúp nhà sáng lập đơn giản hóa phần đó của doanh nghiệp để họ có thể tập trung vào tăng trưởng.