Giấy phép trò chơi từ thiện Alaska: Giấy phép, quy định và tuân thủ cho các tổ chức phi lợi nhuận

Alaska cho phép một số hoạt động trò chơi nhất định đối với các tổ chức và chính quyền đô thị đủ điều kiện, nhưng các quy định rất nghiêm ngặt. Đối với các tổ chức phi lợi nhuận dựa vào các đêm bingo, pull-tab, xổ số hoặc các trò chơi được phê duyệt khác để gây quỹ, việc tuân thủ là bắt buộc. Điều đó quyết định liệu chương trình gây quỹ của bạn có thể tiếp tục hoạt động hay không, doanh thu có thể được sử dụng như thế nào và ai được phép hợp pháp tổ chức các trò chơi.

Hướng dẫn này giải thích cách trò chơi từ thiện hoạt động tại Alaska, ai có thể nộp đơn, những hoạt động nào được phép và các điểm tuân thủ quan trọng mà các tổ chức cần hiểu trước khi bắt đầu.

Trò chơi từ thiện ở Alaska là gì

Tại Alaska, phần lớn hoạt động cờ bạc vẫn là bất hợp pháp, nhưng Đạo luật Trò chơi Từ thiện tạo ra một khuôn khổ pháp lý cho một số hoạt động trò chơi được thực hiện vì các mục đích được phê duyệt. Những hoạt động này thường được dùng để gây quỹ cho các mục đích giáo dục, công ích, từ thiện, yêu nước, tôn giáo hoặc chính trị.

Hệ thống này được quản lý bởi Bộ Doanh thu Alaska, Ban Thuế. Tiểu bang xem trò chơi từ thiện là một đặc quyền, không phải quyền lợi, vì vậy các tổ chức phải tuân thủ quy trình cấp phép, quy tắc báo cáo và các hạn chế về cách tổ chức trò chơi.

Các hoạt động trò chơi từ thiện phổ biến ở Alaska bao gồm:

• Bingo
• Pull-tab
• Xổ số
• Classics
• Fish derbies
• Moose derbies
• Calcutta pools

Ai có thể nộp đơn xin giấy phép trò chơi từ thiện

Những đơn vị nộp đơn phổ biến nhất là các tổ chức phi lợi nhuận và chính quyền đô thị. Nói chung, bên được cấp phép phải là một tổ chức hoạt động không vì lợi nhuận cho các thành viên của mình, hoặc là một đô thị, và phải nhận được giấy phép trò chơi từ thiện từ tiểu bang.

Để đủ điều kiện xin giấy phép, một tổ chức thường phải:

• Tồn tại liên tục trong 3 năm liên tiếp gần nhất
• Có ít nhất 25 thành viên là cư dân Alaska
• Chứng minh rằng hoạt động trò chơi sẽ hỗ trợ các mục đích được phép theo luật Alaska

Nếu tổ chức của bạn còn mới, thời điểm rất quan trọng. Nhiều nhóm bắt đầu bằng việc thành lập pháp nhân, xây dựng hồ sơ quản trị và thiết lập kiểm soát nội bộ từ khá sớm trước khi nộp đơn xin quyền tổ chức trò chơi.

Bên được cấp phép, nhà vận hành và nhà cung cấp: Vai trò rất quan trọng

Trò chơi từ thiện ở Alaska không sử dụng một loại giấy phép thống nhất cho tất cả những người tham gia. Luật tách biệt các vai trò.

Bên được cấp phép

Bên được cấp phép là tổ chức hoặc đô thị nắm giữ giấy phép trò chơi từ thiện và chịu trách nhiệm cho hoạt động gây quỹ.

Nhà vận hành

Nhà vận hành là một cá nhân kinh doanh độc quyền vì lợi nhuận được cấp phép để tổ chức trò chơi thay mặt cho một hoặc nhiều bên được cấp phép. Nhà vận hành có thể xử lý các hoạt động như pull-tab, bingo và xổ số theo hợp đồng.

Việc tuân thủ của nhà vận hành rất quan trọng vì nhà vận hành chịu trách nhiệm về địa điểm, bảo hiểm trách nhiệm, an ninh và việc chuyển nộp doanh thu đúng hạn.

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp thường là quán bar hoặc cửa hàng rượu được bên được cấp phép đăng ký để bán pull-tab thay mặt cho bên được cấp phép. Nhà cung cấp phải được đăng ký đúng quy định trước khi bắt đầu bán hàng.

Hiểu rõ các khác biệt này là rất quan trọng. Một tổ chức phi lợi nhuận có thể nắm giữ giấy phép, nhưng một nhà vận hành hoặc nhà cung cấp riêng vẫn có thể tham gia vào hoạt động hằng ngày của chương trình trò chơi.

Quy trình xin giấy phép diễn ra như thế nào

Bộ Doanh thu Alaska cấp giấy phép trò chơi theo từng năm dương lịch. Điều đó có nghĩa là việc gia hạn không phải là thủ tục hình thức bạn có thể bỏ qua; tổ chức của bạn nên theo dõi ngày hết hạn và lập kế hoạch trước.

Một bộ hồ sơ xin cấp phép đầy đủ thường nên bao gồm:

• Bằng chứng cho thấy tổ chức đáp ứng các yêu cầu về thời gian tồn tại và thành viên
• Thông tin chi tiết về các trò chơi sẽ được tổ chức
• Thông tin về nơi diễn ra hoạt động trò chơi
• Danh tính của người chịu trách nhiệm giám sát
• Bất kỳ hợp đồng, tài liệu bảo hiểm hoặc sắp xếp an ninh nào được yêu cầu

Đối với nhiều tổ chức, cách hiệu quả nhất là chuẩn bị cơ cấu pháp nhân trước, sau đó xây dựng hồ sơ tuân thủ trò chơi dựa trên cơ cấu đó.

Các quy tắc tuân thủ hiện hành cần lưu ý

Quy định về trò chơi từ thiện ở Alaska rất chi tiết, và một số yêu cầu quan trọng nhất liên quan đến độ tuổi, giải thưởng và kế toán.

Hạn chế độ tuổi

Giới hạn độ tuổi khác nhau tùy theo loại trò chơi. Các tổ chức không nên cho rằng một quy tắc áp dụng cho tất cả các trò chơi.

• Người tham gia pull-tab phải từ 21 tuổi trở lên
• Người tham gia bingo phải từ 19 tuổi trở lên
• Xổ số có thể có các quy tắc khác nhau tùy theo cấu trúc sự kiện

Nếu tổ chức của bạn tổ chức nhiều loại trò chơi, nhân viên nên được đào tạo để áp dụng đúng quy định độ tuổi tại điểm bán hàng và tại sự kiện.

Giới hạn giải thưởng

Mức trần giải thưởng là một trong những nguyên nhân lớn khiến các chương trình trò chơi từ thiện gặp rắc rối. Alaska đặt ra các giới hạn hàng năm đối với tổng số tiền giải thưởng được chi trả.

Loại trò chơi	Giới hạn giải thưởng hằng năm chung
Pull-tab, xổ số, classics và derbies	Tối đa 2.000.000 USD
Bingo	Tối đa 840.000 USD

Nếu một tổ chức sử dụng nhà vận hành, có thể áp dụng thêm các giới hạn về số tiền được phép chi trả và giữ lại như chi phí liên quan đến trò chơi. Các quy định này cần được xem xét trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào với nhà vận hành.

Chi phí liên quan đến trò chơi

Chi phí liên quan đến trò chơi bị giới hạn và phải hợp lý, cần thiết để tổ chức hoạt động. Chúng có thể bao gồm các khoản như:

• Phí giấy phép hoặc phí cấp phép
• Tiền thuê địa điểm
• Tiện ích
• Tiền lương
• Chi phí trò chơi
• Phí nhà vận hành

Alaska cũng giới hạn chi phí liên quan đến trò chơi theo một tỷ lệ phần trăm của tổng thu nhập đã điều chỉnh. Điều đó có nghĩa là công tác kế toán phải rõ ràng, cập nhật và dễ đối chiếu.

Doanh thu ròng phải được sử dụng đúng cách

Doanh thu ròng không phải là quỹ chung không bị hạn chế. Chúng phải được quyên tặng hoặc sử dụng trong vòng một năm cho các mục đích được phép như giáo dục, công ích, từ thiện, yêu nước, tôn giáo hoặc chính trị.

Các tổ chức nên áp dụng một quy trình bằng văn bản để theo dõi doanh thu, phê duyệt việc phân bổ và ghi nhận cách tiền được sử dụng.

Báo cáo và lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ tốt là điều bắt buộc. Một chương trình trò chơi tuân thủ nên lưu giữ:

• Hồ sơ doanh thu gộp
• Hồ sơ chi trả giải thưởng
• Tài liệu chi phí
• Sao kê ngân hàng và bảng đối chiếu
• Hợp đồng với nhà vận hành và nhà cung cấp
• Báo cáo tháng và báo cáo năm

Nếu cơ quan quản lý hỏi một con số được tính như thế nào, tổ chức nên có thể nhanh chóng xuất trình các tài liệu nguồn.

Quy tắc đặc biệt đối với Pull-Tab

Pull-tab là một trong những sản phẩm trò chơi từ thiện phổ biến nhất ở Alaska, đặc biệt tại các quán bar, nhà hàng và những địa điểm được phê duyệt khác. Chúng cũng đi kèm với các vấn đề tuân thủ riêng.

Một vài quy tắc pull-tab đặc biệt quan trọng:

• Không nên bán pull-tab trực tiếp từ hộp đóng gói ban đầu, trừ khi hộp đựng được thiết kế cho mục đích bán lẻ và các vé đã được trộn đúng cách
• Vé pull-tab trúng thưởng từ 50 USD trở lên phải xác minh danh tính trước khi đổi thưởng
• Vé trúng thưởng phải bị vô hiệu hóa hoặc đục lỗ theo yêu cầu của tiểu bang
• Việc bán hàng thông qua các nhà cung cấp đã đăng ký phải tuân theo quy tắc của bên được cấp phép và yêu cầu của tiểu bang

Vì pull-tab được xử lý trong môi trường có khối lượng giao dịch lớn và nhiều tiền mặt, các kiểm soát nội bộ nên chặt chẽ hơn mức tối thiểu.

Những sai lầm phổ biến tạo ra rủi ro

Các tổ chức thường không mất tuân thủ vì một sai sót lớn duy nhất. Thay vào đó, họ thường dần dần lệch khỏi tuân thủ qua nhiều lỗi nhỏ lặp lại.

Hãy chú ý các vấn đề sau:

• Bắt đầu hoạt động trò chơi trước khi giấy phép có hiệu lực
• Cho rằng giấy phép của năm trước vẫn bao phủ hoạt động hiện tại
• Không đăng ký nhà cung cấp trước khi bắt đầu bán pull-tab
• Dùng doanh thu cho các chi phí không được phép
• Trộn lẫn quỹ trò chơi với quỹ hoạt động chung
• Bỏ lỡ thời hạn gia hạn hoặc thời hạn báo cáo
• Để nhân viên áp dụng sai quy định độ tuổi tại sự kiện trò chơi
• Không lưu giữ bản sao hợp đồng, biên lai và hồ sơ chi trả

Một danh sách kiểm tra tuân thủ được lập thành văn bản là một trong những cách đơn giản nhất để giảm các rủi ro này.

Cách các tổ chức ở Alaska có thể chuẩn bị trước khi nộp đơn

Trước khi một tổ chức nộp đơn xin quyền tổ chức trò chơi, tổ chức đó nên bảo đảm rằng hồ sơ quản trị và hồ sơ thành lập của mình đã đầy đủ. Điều đó thường có nghĩa là:

• Xác nhận pháp nhân đã được thành lập hợp lệ
• Duy trì điều lệ nội bộ hoặc thỏa thuận vận hành chính xác
• Theo dõi hồ sơ thành viên và hội đồng quản trị
• Thiết lập tài khoản ngân hàng riêng cho quỹ trò chơi
• Chỉ định một thành viên hoặc cán bộ chịu trách nhiệm giám sát tuân thủ
• Tạo quy trình lưu giữ hồ sơ

Nếu tổ chức vẫn chưa được thành lập đầy đủ, hoặc hồ sơ chưa cập nhật, hãy xử lý những việc đó trước. Hồ sơ pháp nhân gọn gàng sẽ giúp quy trình xin giấy phép dễ dàng hơn và giảm nguy cơ chậm trễ.

Zenind hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập và tổ chức xây dựng nền tảng pháp lý và hành chính cần thiết trước khi tham gia vào một hoạt động được quản lý như trò chơi từ thiện.

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận, quản lý một pháp nhân hỗ trợ chương trình trò chơi, hoặc duy trì hồ sơ cần thiết cho việc tuân thủ liên tục, Zenind có thể hỗ trợ với:

• Thành lập doanh nghiệp
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Hỗ trợ tuân thủ hằng năm
• Tổ chức tài liệu
• Duy trì pháp nhân liên tục

Đối với một đơn vị xin phép trò chơi từ thiện, nền tảng đó rất quan trọng. Các quy định cấp phép của tiểu bang sẽ dễ quản lý hơn khi pháp nhân cơ bản đã được tổ chức và cập nhật đầy đủ.

Kết luận

Trò chơi từ thiện ở Alaska có thể là một công cụ gây quỹ hữu ích, nhưng đòi hỏi phải có kế hoạch, tài liệu và tuân thủ nhất quán. Điều quan trọng là hiểu rõ sự khác biệt giữa vai trò của bên được cấp phép, nhà vận hành và nhà cung cấp; tuân thủ quy tắc về độ tuổi và giải thưởng cho từng loại trò chơi; và giữ hồ sơ chính xác cho mọi khoản tiền đi qua chương trình.

Nếu tổ chức của bạn đang chuẩn bị xin phép trò chơi từ thiện ở Alaska, hãy xây dựng cơ cấu pháp nhân và các kiểm soát tuân thủ trước. Sự chuẩn bị đó sẽ tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và giúp chương trình gây quỹ của bạn duy trì hoạt động qua từng năm.