Cách bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận tại Texas: Form 202, EIN, điều lệ, miễn thuế và tuân thủ

Bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận tại Texas không chỉ là nộp một biểu mẫu cho Secretary of State. Đó là quá trình xây dựng một tổ chức pháp lý có thể theo đuổi sứ mệnh, nhận quyên góp, mở tài khoản ngân hàng, xin miễn thuế và duy trì tình trạng tuân thủ tốt theo thời gian.

Đối với các nhà sáng lập, điều quan trọng nhất cần hiểu là việc thành lập và việc miễn thuế là hai bước riêng biệt. Việc nộp Certificate of Formation cho tổ chức phi lợi nhuận tại Texas sẽ tạo ra công ty phi lợi nhuận ở cấp tiểu bang. Sau đó, tổ chức vẫn cần EIN, điều lệ, quy trình quản trị và thường là cả hồ sơ xin miễn thuế ở cấp liên bang và tiểu bang.

Hướng dẫn này sẽ đi qua toàn bộ quy trình từng bước để bạn có thể khởi động tổ chức phi lợi nhuận Texas của mình với nền tảng tuân thủ rõ ràng.

Tổ chức phi lợi nhuận Texas là gì

Công ty phi lợi nhuận tại Texas là một pháp nhân được thành lập cho mục đích phi lợi nhuận hợp pháp, thay vì để tạo lợi nhuận cho chủ sở hữu. Các mục đích phổ biến bao gồm công việc từ thiện, giáo dục, tôn giáo, khoa học, văn học và hoạt động công dân.

Một tổ chức phi lợi nhuận được thành lập đúng cách có thể làm những việc quan trọng ngay từ ngày đầu:

• Ký kết hợp đồng
• Mở tài khoản ngân hàng
• Tuyển nhân viên hoặc nhà thầu
• Nộp hồ sơ xin trạng thái miễn thuế
• Nhận tài trợ và quyên góp
• Nắm giữ bất động sản hoặc tài sản khác dưới tên tổ chức

Mặc dù một tổ chức phi lợi nhuận không được tổ chức để phân phối lợi nhuận cho chủ sở hữu, nó vẫn có nghĩa vụ pháp lý, thuế và báo cáo. Đó là lý do vì sao hồ sơ thành lập, điều lệ, cơ cấu hội đồng quản trị và các tờ khai thuế đều rất quan trọng.

Bước 1: Xác định sứ mệnh và mục đích

Trước khi nộp bất kỳ giấy tờ nào, hãy viết một tuyên bố mục đích rõ ràng. Điều này quan trọng cho cả quản trị lẫn miễn thuế.

Một mục đích phi lợi nhuận mạnh nên trả lời các câu hỏi sau:

• Tổ chức giải quyết vấn đề gì?
• Ai được hưởng lợi từ công việc của tổ chức?
• Tổ chức phi lợi nhuận sẽ thực hiện những hoạt động cụ thể nào?
• Tổ chức có xin trạng thái 501(c)(3) hay không?

Nếu bạn dự định xin miễn thuế liên bang theo mục 501(c)(3), ngôn ngữ về mục đích nên phù hợp với yêu cầu của IRS. Điều đó thường có nghĩa là mô tả một mục đích từ thiện, giáo dục, tôn giáo, khoa học hoặc một mục đích miễn trừ tương tự, đồng thời tránh ngôn ngữ cho thấy lợi ích riêng.

Một tuyên bố mục đích rõ ràng cũng giúp cho các quyết định sau này về gây quỹ, giám sát của hội đồng quản trị, hồ sơ xin tài trợ và lập kế hoạch chương trình.

Bước 2: Nộp Texas Form 202

Để thành lập một công ty phi lợi nhuận tại Texas, bạn phải nộp Certificate of Formation for a Nonprofit Corporation, còn gọi là Form 202, với Texas Secretary of State.

Texas cho phép nộp qua SOSDirect, và biểu mẫu cũng có thể được gửi bằng fax, thư hoặc nộp trực tiếp. Phí nộp Form 202 là 25 USD, và thanh toán bằng thẻ tín dụng sẽ chịu phí tiện lợi 2.7%.

Form 202 thường bao gồm những gì

Form 202 yêu cầu thông tin cơ bản về tổ chức, bao gồm:

• Tên pháp lý của tổ chức phi lợi nhuận
• Đại diện đăng ký và địa chỉ đăng ký
• Tổ chức sẽ do giám đốc hay thành viên quản lý
• Tổ chức phi lợi nhuận có thành viên hay không
• Mục đích của tổ chức phi lợi nhuận
• Các điều khoản bổ sung
• Chữ ký của người thành lập
• Ngày hiệu lực của hồ sơ

Chọn tên

Tên của tổ chức phi lợi nhuận phải đủ khác biệt so với các pháp nhân hiện có đã nộp trên hệ thống tiểu bang. Tên cũng nên phù hợp với sứ mệnh và dễ sử dụng trong gây quỹ, tiếp cận cộng đồng và xây dựng thương hiệu.

Khi chọn tên, hãy kiểm tra:

• Tính khả dụng của tên ở cấp tiểu bang
• Tính khả dụng của tên miền
• Xung đột nhãn hiệu
• Tính khả dụng trên mạng xã hội

Một cái tên hợp pháp nhưng khó sử dụng trực tuyến có thể gây ra vấn đề marketing về sau.

Yêu cầu về đại diện đăng ký

Texas yêu cầu mọi công ty phi lợi nhuận phải duy trì một đại diện đăng ký và một địa chỉ đăng ký tại tiểu bang.

Đại diện đăng ký nhận các thông báo chính thức và giấy tờ tố tụng thay mặt cho tổ chức. Đại diện phải có địa chỉ đường phố tại Texas và sẵn sàng trong giờ làm việc bình thường.

Đây là một điểm mà nhiều nhà sáng lập được lợi khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp. Một đại diện đăng ký đáng tin cậy giúp tổ chức duy trì địa chỉ tuân thủ ổn định và giảm nguy cơ bỏ lỡ thông báo chính thức.

Giám đốc, thành viên và cơ cấu quản trị

Người thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Texas cần quyết định liệu tổ chức sẽ do hội đồng quản trị hay thành viên quản lý.

Nếu tổ chức phi lợi nhuận sẽ có một hội đồng quản trị, hồ sơ ban đầu nên xác định cơ cấu hội đồng và các giám đốc ban đầu bắt buộc. Nếu tổ chức phi lợi nhuận sẽ có thành viên, hồ sơ thành lập cũng nên nêu rõ cơ cấu đó.

Quyết định này ảnh hưởng đến quyền biểu quyết, quyền kiểm soát tổ chức và cách viết điều lệ.

Bước 3: Xin EIN liên bang

Sau khi nộp hồ sơ cấp tiểu bang, tổ chức phi lợi nhuận nên xin Employer Identification Number, hay EIN, từ IRS.

EIN cần để:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển nhân viên
• Nộp các biểu mẫu liên bang
• Xin miễn thuế
• Thiết lập danh tính tài chính của tổ chức

Một tổ chức phi lợi nhuận không nên dùng số An sinh Xã hội của người sáng lập cho các hoạt động thường xuyên của tổ chức. EIN giữ cho tổ chức phi lợi nhuận tách biệt với người sáng lập và giám đốc.

Bước 4: Tổ chức cuộc họp ban đầu và thông qua điều lệ

Sau khi tổ chức phi lợi nhuận được thành lập, hội đồng quản trị hoặc người sáng lập nên tổ chức một cuộc họp ban đầu.

Cuộc họp đầu tiên này thường bao gồm:

• Phê duyệt điều lệ
• Phê duyệt chính sách xung đột lợi ích nếu có
• Bầu các viên chức
• Xác nhận cơ cấu hội đồng quản trị ban đầu
• Ủy quyền mở tài khoản ngân hàng
• Phê duyệt hồ sơ xin miễn thuế
• Đặt ra các bước tuân thủ tiếp theo của tổ chức

Vì sao điều lệ quan trọng

Điều lệ là các quy tắc nội bộ chi phối cách tổ chức phi lợi nhuận vận hành. Chúng không thay thế Certificate of Formation, nhưng bổ sung chi tiết vận hành.

Điều lệ phi lợi nhuận tốt sẽ quy định các quy tắc về:

• Cuộc họp và biểu quyết của hội đồng
• Vai trò của viên chức
• Nhiệm kỳ giám đốc và chỗ trống
• Quyền của thành viên, nếu có
• Bồi hoàn trách nhiệm
• Các ủy ban
• Quy trình xung đột lợi ích
• Quy trình sửa đổi
• Quy trình giải thể

Nếu không có điều lệ, các quyết định của hội đồng có thể trở nên thiếu nhất quán và khó bảo vệ.

Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng và thiết lập hồ sơ

Một tổ chức phi lợi nhuận nên tách biệt tài chính của mình với tài chính cá nhân của người sáng lập và thành viên hội đồng.

Để mở tài khoản ngân hàng, tổ chức thường cần:

• Certificate of Formation đã được nộp
• Thư xác nhận EIN
• Điều lệ
• Nghị quyết của hội đồng cho phép mở tài khoản
• Giấy tờ tùy thân của người ký

Cũng nên thiết lập ngay việc lưu giữ hồ sơ cơ bản. Tối thiểu, tổ chức phi lợi nhuận nên lưu:

• Hồ sơ thành lập
• Điều lệ và các bản sửa đổi
• Biên bản họp hội đồng
• Hồ sơ quyên góp
• Hồ sơ kế toán
• Tờ khai thuế
• Thư từ từ tiểu bang

Hồ sơ tốt là điều cần thiết cho hồ sơ xin tài trợ, kiểm toán và tuân thủ hằng năm.

Bước 6: Xin miễn thuế liên bang

Việc thành lập công ty phi lợi nhuận tại Texas không tự động làm cho tổ chức được miễn thuế.

Nếu tổ chức muốn được miễn thuế liên bang theo mục 501(c)(3), tổ chức phải nộp hồ sơ cho IRS bằng Form 1023 hoặc, nếu đủ điều kiện, Form 1023-EZ.

Khi nào nên cân nhắc Form 1023

Form 1023 là hồ sơ xin miễn thuế đầy đủ. Biểu mẫu này phù hợp với các tổ chức không đủ điều kiện cho quy trình rút gọn hoặc muốn trình bày chi tiết hơn về cơ cấu và hoạt động của mình.

Khi nào Form 1023-EZ có thể áp dụng

Một số tổ chức nhỏ hơn có thể đủ điều kiện dùng Form 1023-EZ, là hồ sơ ngắn hơn. Cần xác nhận điều kiện trước khi sử dụng biểu mẫu rút gọn.

IRS xem xét điều gì

IRS sẽ xem tổ chức có:

• Mục đích miễn trừ đủ điều kiện hay không
• Hoạt động vì lợi ích công chúng thay vì lợi ích riêng hay không
• Có hồ sơ quản trị hỗ trợ trạng thái miễn thuế hay không
• Mô tả rõ các hoạt động dự kiến hay không
• Sử dụng tài sản đúng cách nếu giải thể hay không

Hồ sơ đầy đủ và cẩn thận có thể giảm chậm trễ và các câu hỏi bổ sung.

Bước 7: Xin miễn thuế cấp tiểu bang Texas

Xử lý thuế của Texas tách biệt với xử lý thuế liên bang.

Ngay cả khi tổ chức phi lợi nhuận được công nhận trạng thái 501(c)(3) ở cấp liên bang, tổ chức vẫn có thể phải nộp hồ sơ với Texas Comptroller để được miễn franchise tax và có thể cả một số loại thuế tiểu bang khác.

Tùy theo mục đích và phân loại của tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức có thể đủ điều kiện xin:

• Miễn franchise tax
• Miễn sales tax đối với các khoản mua đủ điều kiện
• Miễn hotel occupancy tax trong một số trường hợp nhất định

Vì sao bước này quan trọng

Nếu một tổ chức phi lợi nhuận Texas chưa yêu cầu hoặc chưa được cấp miễn thuế, tổ chức đó vẫn có thể phải nộp báo cáo franchise tax.

Khi miễn thuế được cấp, gánh nặng báo cáo có thể thay đổi đáng kể, nhưng tổ chức vẫn cần giữ hồ sơ miễn thuế hiện hành và duy trì tình trạng đủ điều kiện.

Bước 8: Kiểm tra giấy phép, giấy phép con và quy tắc từ thiện địa phương

Texas không yêu cầu giấy phép kinh doanh chung cấp tiểu bang cho mọi tổ chức phi lợi nhuận, nhưng các giấy phép địa phương, giấy phép sales tax và các phê duyệt theo từng hoạt động vẫn có thể áp dụng.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Giấy phép sales tax cho hoạt động bán hàng chịu thuế
• Giấy phép địa phương cho các sự kiện gây quỹ
• Yêu cầu đăng ký hoặc công bố từ thiện trong một số trường hợp nhất định
• Giấy phép chuyên môn hoặc giấy phép theo hoạt động cụ thể

Câu trả lời đúng phụ thuộc vào chương trình của tổ chức phi lợi nhuận, việc tổ chức có bán hàng hóa hay dịch vụ hay không, và nơi tổ chức hoạt động.

Bước 9: Hiểu các nghĩa vụ tuân thủ liên tục

Công việc chưa kết thúc khi tổ chức phi lợi nhuận được thành lập.

Một tổ chức phi lợi nhuận Texas nên lập kế hoạch cho các nghĩa vụ liên tục như:

• Duy trì đại diện đăng ký
• Tổ chức các cuộc họp hội đồng
• Lưu giữ biên bản và hồ sơ
• Nộp các tờ khai thuế hoặc mẫu miễn thuế bắt buộc
• Gia hạn giấy phép và giấy phép con khi cần
• Duy trì trạng thái miễn thuế liên bang và tiểu bang
• Cập nhật với tiểu bang nếu thông tin quan trọng thay đổi

Nếu tổ chức không tuân thủ, tổ chức có thể mất tình trạng tốt hoặc mất ưu đãi thuế, hoặc cả hai.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Các nhà sáng lập mới thường gặp những vấn đề giống nhau có thể phòng tránh. Hãy tránh những sai lầm phổ biến sau:

• Nộp biểu mẫu cấp tiểu bang trước khi xác nhận mục đích và cơ cấu quản trị của tổ chức phi lợi nhuận
• Quên thông qua điều lệ
• Trộn lẫn tiền cá nhân với tiền của tổ chức phi lợi nhuận
• Sử dụng địa chỉ không thể nhận thông báo pháp lý một cách đáng tin cậy
• Cho rằng việc thành lập ở cấp tiểu bang đồng nghĩa với miễn thuế
• Chờ quá lâu mới xin miễn thuế liên bang và tiểu bang
• Bỏ qua lưu trữ hồ sơ và tuân thủ hằng năm

Một chút lập kế hoạch từ đầu có thể ngăn chi phí sửa sai lớn về sau.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập xử lý phần hành chính của việc thành lập hiệu quả hơn. Đối với các tổ chức phi lợi nhuận ở Texas, điều đó có thể bao gồm hỗ trợ nộp hồ sơ thành lập, dịch vụ đại diện đăng ký và các công cụ tuân thủ giúp việc tổ chức sau khi ra mắt trở nên dễ dàng hơn.

Đối với các nhà sáng lập muốn tập trung vào chương trình, gây quỹ và cung cấp dịch vụ, việc thuê ngoài quy trình nộp hồ sơ và tuân thủ có thể tiết kiệm thời gian và giảm lỗi có thể tránh được.

Kết luận

Bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận tại Texas là một quy trình pháp lý và vận hành, không chỉ là một sự kiện nộp hồ sơ. Những tổ chức mạnh nhất bắt đầu với sứ mệnh rõ ràng, hồ sơ cấp tiểu bang chính xác, EIN, điều lệ bằng văn bản, cơ cấu hội đồng phù hợp và một kế hoạch tuân thủ bao quát cả yêu cầu thuế liên bang và Texas.

Nếu bạn sắp xếp những phần đó theo đúng thứ tự, tổ chức phi lợi nhuận của bạn sẽ có nhiều khả năng khởi động suôn sẻ và phát triển với sự tự tin.