Các cách tốt nhất để thanh toán cho những khoản mua sắm lớn của doanh nghiệp

Những khoản mua sắm lớn là một phần của hoạt động kinh doanh. Dù bạn đang mua thiết bị, đặt hàng tồn kho, nâng cấp phần mềm, đầu tư xe cộ hay thuê không gian văn phòng, cách bạn thanh toán có thể ảnh hưởng đến dòng tiền, kế hoạch thuế và tăng trưởng dài hạn. Với cả nhà sáng lập mới lẫn doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, phương thức thanh toán phù hợp không chỉ là vấn đề tiện lợi. Đó còn là cách bảo toàn vốn lưu động, quản lý rủi ro và chọn một cấu trúc phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Không có một phương thức thanh toán nào là tốt nhất cho mọi khoản mua sắm lớn. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào quy mô giao dịch, tốc độ tài sản đó tạo ra doanh thu, hồ sơ tín dụng, lượng tiền dự trữ hiện có và các điều khoản mà bên bán sẵn sàng chấp nhận. Một chiến lược thanh toán được cân nhắc kỹ có thể giúp doanh nghiệp mua những gì mình cần mà không gây áp lực lên hoạt động hằng ngày.

Vì sao chiến lược thanh toán quan trọng đối với các khoản mua sắm của doanh nghiệp

Một khoản mua sắm lớn có thể cải thiện hoạt động, tăng năng lực hoặc giúp công ty phục vụ nhiều khách hàng hơn. Nhưng cách thanh toán không phù hợp có thể tạo ra áp lực không cần thiết. Nếu quá nhiều tiền mặt bị khóa trong một giao dịch, bạn có thể không còn đủ để chi trả lương, tiếp thị, tiền thuê, thuế hoặc các chi phí khẩn cấp. Nếu vay mà không so sánh điều khoản, bạn có thể phải trả lãi cao hơn mức cần thiết. Nếu sử dụng một phương thức thanh toán không bảo vệ được cả hai bên, bạn có thể làm tăng rủi ro gian lận hoặc rủi ro giao hàng.

Trước khi chọn phương thức thanh toán, chủ doanh nghiệp nên tự hỏi một vài câu thực tế:

• Khoản mua này có tạo ra doanh thu nhanh hay là một khoản đầu tư dài hạn?
• Doanh nghiệp có thể thanh toán toàn bộ mà không làm suy yếu vị thế tiền mặt không?
• Có thể vay với lãi suất và kỳ hạn hợp lý không?
• Bên bán có giảm giá nếu thanh toán trước không?
• Việc thanh toán sẽ ảnh hưởng thế nào đến kế toán, thuế và các nghĩa vụ hằng tháng?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn tránh một thương vụ trông có vẻ vừa túi tiền trên giấy nhưng lại trở nên tốn kém trong thực tế.

1. Thanh toán bằng tiền mặt dự trữ

Dùng tiền mặt là cách đơn giản nhất để thanh toán cho một khoản mua sắm lớn của doanh nghiệp. Không có lãi vay, không có lịch trả nợ và không cần quy trình phê duyệt của bên cho vay. Nếu công ty có dự trữ lành mạnh và khoản mua này không ảnh hưởng đến chi phí hoạt động, thanh toán bằng tiền mặt có thể là một lựa chọn gọn gàng và hiệu quả.

Thanh toán bằng tiền mặt đặc biệt phù hợp khi:

• Khoản mua cần thực hiện gấp và bạn muốn sở hữu ngay lập tức.
• Bên bán đưa ra mức chiết khấu đáng kể khi thanh toán trước.
• Doanh nghiệp có lượng tiền dư vượt quá quỹ dự phòng.
• Tài sản có giá trị tương đối nhỏ so với lượng thanh khoản hiện có.

Hạn chế lớn nhất là điều hiển nhiên: tiền mặt là hữu hạn. Dùng quá nhiều tiền có thể khiến doanh nghiệp dễ bị tổn thương trước tình trạng doanh số chậm lại, sửa chữa phát sinh hoặc khách hàng thanh toán trễ. Một công ty không nên rút cạn tài khoản vận hành chỉ để tránh vay vốn nếu điều đó làm cho hoạt động thường ngày khó duy trì hơn.

Một nguyên tắc tốt là vẫn phải giữ được khoản dự trữ vững sau khi mua. Nếu thanh toán bằng tiền mặt khiến doanh nghiệp không đủ khả năng chi trả vài tháng chi phí, thì một phương thức thanh toán khác có thể an toàn hơn.

2. Dùng thẻ tín dụng doanh nghiệp

Thẻ tín dụng doanh nghiệp là một trong những công cụ linh hoạt nhất để thanh toán các khoản chi lớn, đặc biệt khi khoản mua quan trọng nhưng không quá lớn. Chúng hữu ích cho các khoản đặt cọc thiết bị, đi công tác, đăng ký dịch vụ, bổ sung tồn kho và những chi phí khác có thể trả dần theo thời gian.

Ưu điểm của thẻ tín dụng doanh nghiệp gồm:

• Phê duyệt nhanh và dễ tiếp cận nguồn vốn
• Theo dõi chi phí thuận tiện cho kế toán
• Có thể nhận thưởng, điểm hoặc hoàn tiền
• Có khoảng thời gian trì hoãn ngắn giữa lúc mua và ngày đến hạn thanh toán
• Tách biệt chi tiêu doanh nghiệp với chi tiêu cá nhân

Tuy nhiên, thẻ tín dụng không phù hợp với mọi khoản mua lớn. Lãi suất có thể rất cao nếu không trả hết số dư nhanh chóng. Hạn mức tín dụng có thể không đủ cho các giao dịch lớn. Một số bên bán cũng tính phí xử lý khi thanh toán bằng thẻ, làm giảm hoặc xóa sạch giá trị của phần thưởng.

Hãy dùng thẻ tín dụng doanh nghiệp khi khoản chi nằm trong hạn mức của bạn và bạn có kế hoạch rõ ràng để trả hết số dư sớm. Nếu khoản chi cần vài tháng hoặc vài năm để hoàn trả, một cấu trúc tài trợ khác có thể phù hợp hơn.

3. Tài trợ bằng khoản vay doanh nghiệp

Khoản vay kỳ hạn là một trong những cách phổ biến nhất để tài trợ cho một khoản mua lớn. Doanh nghiệp nhận một khoản tiền một lần và hoàn trả theo lịch cố định kèm lãi suất. Cấu trúc này phù hợp khi khoản mua có giá trị đáng kể và công ty muốn các khoản thanh toán hằng tháng có thể dự đoán được.

Khoản vay doanh nghiệp có thể hữu ích cho:

• Mua thiết bị
• Mua xe
• Dự án mở rộng
• Cải tạo và nâng cấp mặt bằng
• Các khoản đầu tư công nghệ lớn hơn

Điểm mạnh của khoản vay kỳ hạn là tính dự đoán và cấu trúc rõ ràng. Bạn biết mỗi tháng phải trả bao nhiêu, thời gian trả kéo dài bao lâu và tổng chi phí sẽ là bao nhiêu nếu thanh toán đúng hạn. Điều đó giúp việc lập ngân sách dễ hơn.

Đổi lại, khoản vay đòi hỏi thẩm định, hồ sơ và thời gian. Bên cho vay có thể yêu cầu báo cáo tài chính, tờ khai thuế, kế hoạch kinh doanh hoặc tài sản thế chấp. Nếu doanh nghiệp còn mới, điểm tín dụng cá nhân của chủ sở hữu cũng có thể quan trọng.

Khoản vay kỳ hạn thường là lựa chọn tốt khi khoản mua có vòng đời hữu ích tương ứng với thời gian trả nợ. Ví dụ, tài trợ cho một máy móc có thể tạo ra giá trị trong nhiều năm thường hợp lý hơn là trả toàn bộ ngay từ đầu.

4. Cân nhắc hạn mức tín dụng doanh nghiệp

Hạn mức tín dụng doanh nghiệp cho phép bạn tiếp cận vốn trong giới hạn được cấp sẵn, và bạn chỉ trả lãi trên số tiền đã sử dụng. Với các công ty cần sự linh hoạt, đây có thể là cách thực tế để xử lý những khoản mua lớn, đặc biệt khi số tiền hoặc thời điểm chính xác còn chưa chắc chắn.

Hạn mức tín dụng thường hữu ích khi:

• Bạn muốn rút vốn theo từng giai đoạn khi cần
• Bạn kỳ vọng có dòng tiền trong tương lai để trả số dư
• Khoản mua có thể diễn ra theo từng đợt
• Bạn muốn có một nguồn thanh khoản dự phòng

Phương án này linh hoạt hơn khoản vay, nhưng hạn mức có thể thấp hơn mức cần cho một khoản mua lớn. Lãi suất cũng có thể thay đổi, và quan hệ vay vốn có thể kèm phí hoặc điều kiện gia hạn.

Hạn mức tín dụng phù hợp nhất như một công cụ tài trợ ngắn hạn hoặc nguồn cầu nối giữa lúc mua và lúc hoàn trả. Nó thường kém phù hợp hơn với một tài sản có thời gian sử dụng dài cần kỳ hoàn vốn dài hơn.

5. Dùng tài trợ thiết bị hoặc thuê thiết bị

Với các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào thiết bị như xây dựng, sản xuất, dịch vụ ăn uống hoặc vận tải, tài trợ thiết bị có thể là một lựa chọn mạnh. Thay vì vay một khoản chung, bên cho vay sử dụng chính thiết bị làm tài sản thế chấp. Điều đó thường giúp quá trình phê duyệt dễ hơn và có thể giảm nhu cầu thế chấp các tài sản kinh doanh khác.

Thuê thiết bị cũng là một cách tiếp cận phổ biến. Với hợp đồng thuê, doanh nghiệp trả tiền để có quyền sử dụng thiết bị thay vì mua đứt. Điều này có thể giảm chi phí ban đầu và giúp giữ lại tiền mặt.

Tài trợ thiết bị và thuê thiết bị có thể hấp dẫn vì chúng thường:

• Đồng bộ các khoản thanh toán với tài sản đang được sử dụng
• Giảm số tiền cần bỏ ra ban đầu
• Bảo toàn vốn lưu động cho các nhu cầu khác
• Giúp doanh nghiệp nâng cấp dễ dàng hơn theo thời gian

Điểm bất lợi là bạn có thể chưa sở hữu thiết bị ngay, và tổng chi phí dài hạn có thể cao hơn việc mua đứt. Các thỏa thuận thuê cũng rất khác nhau. Một số có tùy chọn mua lại vào cuối kỳ, trong khi số khác chỉ đơn giản yêu cầu trả lại thiết bị cho bên cho thuê.

Nếu thiết bị là yếu tố thiết yếu cho hoạt động và có khả năng giữ giá trị, tài trợ có thể tốt hơn. Nếu thiết bị sẽ nhanh chóng lỗi thời, thuê có thể mang lại sự linh hoạt tốt hơn.

6. Hỏi về tài trợ từ bên bán

Trong một số giao dịch, bên bán sẵn sàng tài trợ một phần giá mua. Điều này được gọi là tài trợ từ bên bán hoặc tài trợ thương mại. Hình thức này phổ biến hơn trong các thương vụ mua bán riêng, mua lại doanh nghiệp, giao dịch bất động sản và một số khoản mua tài sản giá trị cao.

Tài trợ từ bên bán có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên:

• Bên mua có thể tránh được quy trình phê duyệt quá chặt từ ngân hàng
• Bên bán có thể chốt giao dịch nhanh hơn
• Điều khoản thanh toán có thể được thương lượng trực tiếp
• Cấu trúc có thể bao gồm khoản trả trước nhỏ hơn

Vì các điều khoản được thương lượng riêng, tài trợ từ bên bán có thể linh hoạt hơn so với vay truyền thống. Tuy nhiên, nếu hợp đồng không rõ ràng, nó cũng có thể rủi ro hơn. Lãi suất, lịch trả nợ, tài sản thế chấp, biện pháp xử lý khi vi phạm và điều kiện chuyển nhượng đều cần được ghi thành văn bản cẩn thận.

Chủ doanh nghiệp nên xem các giao dịch có tài trợ từ bên bán nghiêm túc như khoản vay ngân hàng. Việc bên cho vay cũng là bên bán không làm giảm nhu cầu phải có một thỏa thuận rõ ràng.

7. Sử dụng tài khoản ký quỹ cho các giao dịch đòi hỏi độ tin cậy cao

Ký quỹ không phải là một phương thức tài trợ theo nghĩa truyền thống, nhưng nó có thể hữu ích khi một khoản mua lớn cần đảm bảo an toàn cho cả hai bên. Một bên ký quỹ giữ tiền cho đến khi các điều kiện đã thỏa thuận được đáp ứng, qua đó giảm rủi ro rằng một bên giao hàng trước và mất lợi thế thương lượng.

Ký quỹ đặc biệt hữu ích trong:

• Mua bán doanh nghiệp
• Chuyển nhượng tài sản lớn
• Hợp đồng dịch vụ giá trị cao
• Giao dịch có đặt cọc và thực hiện theo từng giai đoạn

Lợi ích là sự tin cậy và bảo vệ. Hạn chế là chi phí, vì dịch vụ ký quỹ có thu phí. Nó cũng tạo thêm một lớp thủ tục, có thể làm giao dịch chậm hơn đôi chút.

Nếu khoản mua lớn, phức tạp hoặc phụ thuộc vào các mốc bàn giao, ký quỹ có thể đáng giá so với chi phí tăng thêm.

Cách chọn phương thức thanh toán phù hợp

Phương thức thanh toán tốt nhất là phương thức hỗ trợ việc mua sắm mà không tạo ra áp lực không cần thiết. Để thu hẹp lựa chọn, hãy so sánh từng phương thức theo các yếu tố sau:

Tác động đến dòng tiền

Hãy xem sau giao dịch doanh nghiệp còn lại bao nhiêu tiền và liệu vẫn có thể chi trả các chi phí định kỳ hay không.

Tổng chi phí

Đừng chỉ nhìn vào giá niêm yết. Hãy tính cả lãi suất, phí, phí xử lý và mọi nghĩa vụ vào cuối kỳ.

Thời điểm

Một số khoản mua cần thực hiện nhanh. Số khác có thể chờ đến khi được phê duyệt tài trợ hoặc khi thương lượng được cấu trúc thanh toán tốt hơn.

Rủi ro

Hãy cân nhắc rủi ro vỡ nợ, rủi ro gian lận, rủi ro giao hàng và khả năng tài sản không hoạt động như mong đợi.

Xử lý thuế và kế toán

Các phương thức thanh toán khác nhau có thể ảnh hưởng đến khấu hao, chi phí lãi vay, các khoản được khấu trừ và sổ sách kế toán. Một chuyên gia thuế hoặc kế toán có thể giúp bạn đánh giá tác động.

Giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

Một startup thường có nhu cầu khác với một công ty trưởng thành. Doanh nghiệp ở giai đoạn đầu có thể ưu tiên giữ tiền mặt và xây dựng tín dụng, trong khi doanh nghiệp đã ổn định có thể có nhiều lựa chọn tài trợ hơn.

Mẹo thực tế cho các khoản mua lớn của doanh nghiệp

Một vài thói quen có thể giúp việc mua sắm lớn dễ quản lý hơn:

• Giữ một quỹ dự trữ riêng cho khẩn cấp và chi phí vận hành.
• So sánh ít nhất hai hoặc ba lựa chọn tài trợ trước khi ký.
• Thương lượng giá, điều khoản giao hàng, bảo hành và điều khoản thanh toán cùng lúc.
• Xem lại lịch trả nợ trước khi cam kết.
• Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân để hồ sơ rõ ràng.
• Đảm bảo khoản mua phù hợp với kế hoạch tăng trưởng thay vì làm gián đoạn kế hoạch đó.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, việc thiết lập cấu trúc pháp lý phù hợp ngay từ đầu cũng có thể giúp việc quản lý tài chính dễ hơn. Một LLC hoặc corporation được thành lập đúng cách có thể giúp bạn giữ hồ sơ rõ ràng, mở tài khoản doanh nghiệp và tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn khi xin tài trợ.

Kết luận

Không có một cách duy nhất và универсальный để thanh toán cho một khoản mua sắm lớn của doanh nghiệp. Tiền mặt thì đơn giản, tín dụng thì linh hoạt, khoản vay thì có cấu trúc, hạn mức tín dụng thì thích ứng tốt, thuê có thể bảo toàn thanh khoản, còn tài trợ từ bên bán có thể tạo không gian để thương lượng. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào giá trị khoản mua, tốc độ hoàn vốn và mức độ linh hoạt tài chính mà doanh nghiệp cần để tiếp tục tăng trưởng.

Quyết định mạnh mẽ nhất thường là quyết định bảo vệ vốn lưu động nhưng vẫn giúp doanh nghiệp tiến lên. Nếu một khoản mua giúp công ty kiếm nhiều hơn, vận hành tốt hơn hoặc phục vụ khách hàng hiệu quả hơn, việc tài trợ cho nó có thể là đáng giá. Nếu nó tạo ra áp lực quá lớn, có thể tốt hơn là chờ đợi, tích lũy thêm hoặc thương lượng các điều khoản khác.

Với các nhà sáng lập đang xây dựng doanh nghiệp mới, Zenind giúp quy trình thành lập trở nên đơn giản để bạn có thể tập trung vào những quyết định tài chính quan trọng tiếp theo.