Người thành lập công ty là gì? Vai trò, trách nhiệm và mối liên hệ với quá trình thành lập công ty cổ phần

Khi thành lập một công ty cổ phần, một trong những vai trò pháp lý đầu tiên bạn sẽ gặp là người thành lập công ty. Mặc dù vị trí này thường chỉ mang tính tạm thời, nó vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp chính thức được thành lập và tổ chức. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ thành lập, việc hiểu rõ người thành lập công ty là ai, người đó làm gì và vai trò này kết thúc khi nào sẽ rất hữu ích.

Nói một cách đơn giản, người thành lập công ty là người ký và nộp Giấy chứng nhận thành lập công ty, hay còn gọi là Điều lệ thành lập ở nhiều bang. Hồ sơ này tạo ra công ty theo luật của bang. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, người thành lập công ty thường hầu như không còn trách nhiệm nào đáng kể, trừ khi cần thực hiện thêm các bước tổ chức khác.

Đối với doanh nhân, chủ doanh nghiệp nhỏ và bất kỳ ai sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp, vai trò người thành lập công ty ban đầu có thể khiến bạn bối rối. Vai trò này không giống cổ đông, giám đốc hay viên chức. Đây là vai trò trong quá trình thành lập, không nhất thiết là vai trò điều hành. Hiểu sự khác biệt này giúp tránh sai sót trong quá trình thiết lập.

Người thành lập công ty làm gì

Người thành lập công ty chịu trách nhiệm thực hiện bước cuối cùng để đưa một công ty vào tồn tại hợp pháp. Trong hầu hết các trường hợp, điều đó có nghĩa là:

• ký tài liệu thành lập trước khi nộp cho Bộ trưởng Ngoại giao của bang hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ tương ứng của bang
• bảo đảm hồ sơ được hoàn tất chính xác
• chỉ định các giám đốc ban đầu của công ty, nếu luật bang hoặc quy trình thành lập yêu cầu
• ký biên bản tổ chức hoặc văn bản của người thành lập chuyển thẩm quyền cho hội đồng quản trị đầu tiên

Quy trình chính xác phụ thuộc vào bang nơi thành lập. Một số bang chỉ yêu cầu chữ ký trên hồ sơ nộp, trong khi những bang khác yêu cầu người thành lập hoàn tất thêm tài liệu tổ chức sau khi bang phê duyệt việc thành lập.

Vì sao người thành lập công ty quan trọng

Người thành lập công ty quan trọng vì một công ty không thể bắt đầu hoạt động cho đến khi tài liệu thành lập được ký và nộp đúng cách. Người đảm nhận vai trò này giúp bảo đảm doanh nghiệp có một khởi đầu pháp lý hợp lệ.

Vai trò này đặc biệt quan trọng khi công ty có nhiều chủ sở hữu hoặc khi các nhà sáng lập muốn một bên thứ ba xử lý việc thành lập ban đầu. Một dịch vụ người thành lập chuyên nghiệp có thể giúp quy trình nộp hồ sơ gọn gàng và có tổ chức hơn, đặc biệt khi chủ sở hữu không muốn tự xử lý giấy tờ.

Các trách nhiệm phổ biến của người thành lập công ty

Mặc dù nhiệm vụ của người thành lập thường khá hạn chế, vai trò này thường bao gồm một số công việc thực tế.

1. Ký tài liệu thành lập

Người thành lập ký Giấy chứng nhận thành lập công ty hoặc hồ sơ thành lập tương đương trước khi nộp cho bang. Một số bang chấp nhận chữ ký thể hiện lại trên bản sao, nhưng nhiều chuyên gia thành lập doanh nghiệp thường ưu tiên bản gốc ký mực khi nộp hồ sơ giấy. Cách này có thể giúp giảm nhầm lẫn về người có thẩm quyền ký.

2. Chuyển thẩm quyền cho hội đồng quản trị đầu tiên

Sau khi công ty được thành lập, người thành lập thường ký biên bản hoặc một văn bản bằng văn bản để chỉ định các giám đốc ban đầu hoặc chuyển thẩm quyền cho hội đồng quản trị được nêu trong hồ sơ. Bước này chuyển quyền kiểm soát từ giai đoạn thành lập sang giai đoạn quản trị thường xuyên.

3. Lưu giữ hồ sơ thành lập

Người thành lập cũng có thể hỗ trợ lưu giữ các hồ sơ ban đầu của công ty, bao gồm tài liệu thành lập, biên bản tổ chức và các văn bản chấp thuận bằng văn bản. Những hồ sơ này hữu ích cho việc mở tài khoản ngân hàng, tuân thủ quy định và tra cứu về sau.

Người thành lập công ty so với giám đốc, cổ đông và viên chức

Rất dễ nhầm lẫn giữa người thành lập công ty với các vai trò doanh nghiệp khác. Chúng không giống nhau.

Người thành lập công ty

Người thành lập công ty là người tạo lập công ty và thường chỉ thực hiện các bước thiết lập ban đầu.

Giám đốc

Các giám đốc giám sát chiến lược và quản trị công ty. Hội đồng quản trị đưa ra các quyết định quan trọng và bổ nhiệm các viên chức.

Cổ đông

Cổ đông sở hữu cổ phần trong công ty. Quyền của họ gắn với quyền sở hữu, không phải với giấy tờ thành lập.

Viên chức

Các viên chức quản lý hoạt động kinh doanh hằng ngày. Ví dụ điển hình gồm chủ tịch, thư ký và thủ quỹ.

Một người đôi khi có thể đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc, nhưng mỗi vai trò có chức năng pháp lý khác nhau. Ví dụ, một nhà sáng lập cũng có thể là người thành lập công ty, giám đốc, cổ đông và viên chức. Điều đó được phép ở nhiều bang, nhưng cần ghi nhận đúng từng vai trò.

Có thể dùng bên thứ ba làm người thành lập công ty không?

Có. Trong nhiều trường hợp, một bên thứ ba có thể đảm nhận vai trò người thành lập công ty. Điều này thường gặp khi một dịch vụ thành lập doanh nghiệp xử lý việc nộp hồ sơ thay mặt chủ doanh nghiệp.

Việc sử dụng người thành lập bên thứ ba có thể hữu ích khi:

• nhà sáng lập muốn một chuyên gia chuẩn bị và nộp hồ sơ
• công ty có nhiều chủ sở hữu và cần một người ký trung lập cho hồ sơ ban đầu
• các chủ sở hữu muốn quá trình chuyển tiếp từ giai đoạn thành lập sang tổ chức hội đồng quản trị diễn ra suôn sẻ hơn

Với nhiều doanh nhân, cách tiếp cận này giúp giảm lỗi giấy tờ và tiết kiệm thời gian. Zenind giúp chủ doanh nghiệp tổ chức quy trình thành lập để các tài liệu cần thiết được chuẩn bị và nộp đúng cách.

Người thành lập có cần ở cùng bang không?

Thường là không. Luật bang thường cho phép người thành lập cư trú ở một bang khác với bang nơi công ty được thành lập. Điều quan trọng là hồ sơ phải đáp ứng các quy định của bang.

Sự linh hoạt này là một lý do khiến doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ thành lập. Người xử lý hồ sơ không cần phải là thành viên ban quản lý hoặc có mặt trực tiếp tại nơi công ty được thành lập.

Vai trò của người thành lập công ty kết thúc khi nào?

Trong hầu hết các công ty, vai trò của người thành lập kết thúc khi công ty đã được tổ chức xong và thẩm quyền đã được bàn giao cho hội đồng quản trị hoặc các giám đốc ban đầu. Sau đó, hội đồng quản trị và các viên chức sẽ xử lý các quyết định kinh doanh thường xuyên.

Người thành lập có thể vẫn lưu giữ hồ sơ của lần nộp đầu tiên, nhưng bản thân vai trò này thường chỉ là tạm thời. Vai trò này tồn tại để hoàn tất quá trình thành lập, chứ không phải để quản lý công ty lâu dài.

Chữ ký mực và chữ ký thể hiện lại trên bản sao

Nhiều cơ quan tiếp nhận hồ sơ chấp nhận chữ ký thể hiện lại trên bản sao trong một số trường hợp, nhưng chữ ký mực thường được ưu tiên nếu có thể. Bản gốc ký mực có thể giúp làm rõ rằng người thành lập thực sự đã ký tài liệu và có thẩm quyền để làm như vậy.

Nếu bạn nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp, hãy kiểm tra yêu cầu của bang trước khi gửi tài liệu. Các yêu cầu có thể khác nhau, và sử dụng sai định dạng chữ ký có thể làm chậm quá trình thành lập.

Thực hành tốt nhất khi chỉ định người thành lập

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty, hãy áp dụng các thực hành tốt nhất sau:

• chỉ định đúng người hoặc dịch vụ được phép ký
• giữ cách ghi nhận người thành lập nhất quán giữa hồ sơ thành lập và tài liệu tổ chức
• bảo đảm người thành lập hiểu liệu họ có cần ký thêm biên bản hoặc văn bản chấp thuận hay không
• lưu các tài liệu đã ký cùng hồ sơ thành lập của công ty
• xác nhận các yêu cầu nộp hồ sơ cụ thể của từng bang trước khi gửi

Những bước này giúp hồ sơ công ty rõ ràng hơn và giảm rắc rối về sau nếu doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng, huy động vốn hoặc trải qua rà soát tuân thủ.

Zenind hỗ trợ thế nào trong hồ sơ thành lập

Một quá trình thành lập công ty thành công phụ thuộc vào việc hoàn thiện chính xác các chi tiết hồ sơ ngay từ đầu. Zenind giúp chủ doanh nghiệp chuẩn bị và tổ chức giấy tờ thành lập, bao gồm các tài liệu cần thiết để thiết lập công ty và phân bổ đúng thẩm quyền ban đầu.

Sự hỗ trợ đó hữu ích dù bạn đang khởi nghiệp mới, thành lập công ty nắm giữ tài sản hay xây dựng cấu trúc doanh nghiệp để bảo vệ trách nhiệm pháp lý và mở rộng tăng trưởng. Khi các bước thành lập được xử lý đúng, bạn có thể tiến tới mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế và vận hành hằng ngày với ít chậm trễ hơn.

Những điểm chính cần nhớ

Người thành lập công ty là người ký và nộp tài liệu thành lập của công ty, đồng thời giúp hoàn tất các bước tổ chức ban đầu. Vai trò này thường chỉ là tạm thời, nhưng rất quan trọng vì nó khởi tạo công ty theo luật bang và chuyển thẩm quyền cho hội đồng quản trị ban đầu.

Hiểu rõ trách nhiệm của người thành lập sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ thành lập chính xác hơn và tránh các vấn đề nộp hồ sơ không cần thiết. Nếu bạn đang thành lập công ty, hãy bảo đảm người thành lập được ghi nhận đúng, tài liệu được ký chính xác và các bước tổ chức được hoàn tất sau khi được phê duyệt.

Đối với chủ doanh nghiệp muốn quy trình nộp hồ sơ đơn giản hơn, một dịch vụ thành lập như Zenind có thể giúp giữ cho giấy tờ được tổ chức gọn gàng từ chữ ký đầu tiên cho đến hồ sơ nộp cuối cùng.