Làm việc thông minh hơn, không chăm chỉ hơn: Hướng dẫn thực tế cho doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ

Xây dựng một doanh nghiệp đòi hỏi năng lượng, sự bền bỉ và nỗ lực liên tục. Ở giai đoạn đầu, các doanh nhân thường phải đảm nhận mọi vai trò cùng lúc: người sáng lập, nhân viên bán hàng, marketer, người vận hành, hỗ trợ khách hàng và quản lý tuân thủ. Làm việc chăm chỉ là điều thiết yếu, nhưng chăm chỉ thôi chưa phải là một chiến lược.

Những doanh nghiệp tồn tại lâu dài thường là những doanh nghiệp biết sử dụng thời gian hiệu quả. Họ xây dựng hệ thống, ủy quyền hợp lý, tự động hóa các công việc lặp lại và tập trung vào những hoạt động thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên. Đó mới là ý nghĩa thực sự của việc làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn.

Đối với các chủ doanh nghiệp mới, tư duy này đặc biệt quan trọng. Một công ty được xây dựng trên sự hỗn loạn sẽ ngày càng khó quản lý khi phát triển. Một công ty được xây dựng trên quy trình rõ ràng sẽ dễ mở rộng hơn. Nếu bạn muốn dành ít thời gian hơn để xử lý sự cố và nhiều thời gian hơn để tạo ra giá trị, câu trả lời không phải là làm việc nhiều giờ hơn. Câu trả lời là xây dựng một mô hình vận hành tốt hơn.

Vì sao chỉ chăm chỉ thôi là chưa đủ

Ở giai đoạn đầu, sự nỗ lực có thể đưa doanh nghiệp đi rất xa. Bạn đang học hỏi, thử nghiệm và tự mình làm mọi thứ. Giai đoạn đó là bình thường. Nhưng nếu bạn tiếp tục vận hành theo cách đó khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng, bạn có thể tự tạo ra một giới hạn cho chính mình.

Sự chăm chỉ trở nên kém hiệu quả hơn khi không đi kèm với cấu trúc. Bạn có thể bận cả ngày nhưng vẫn không đạt được tiến triển đáng kể. Bạn có thể trả lời mọi tin nhắn, tự hoàn thành mọi nhiệm vụ và làm việc đến khuya mỗi đêm, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc tăng doanh thu hoặc cải thiện biên lợi nhuận.

Làm việc thông minh hơn nghĩa là đặt ra một câu hỏi khác: những công việc nào thực sự cần thời gian của bạn, và những việc nào có thể được đơn giản hóa, ủy quyền, tự động hóa hoặc loại bỏ?

Bắt đầu với nền tảng doanh nghiệp vững chắc

Một trong những điều thông minh nhất mà một doanh nhân có thể làm là thiết lập doanh nghiệp đúng cách ngay từ đầu. Cấu trúc phù hợp giúp bạn có tổ chức hơn, bảo vệ ranh giới giữa tài sản cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời tạo ra một lộ trình tuân thủ rõ ràng hơn.

Điều đó bắt đầu từ việc chọn đúng loại hình pháp lý cho mục tiêu của bạn, dù đó là LLC, corporation hay một cấu trúc khác phù hợp với tình huống của bạn. Nó cũng bao gồm việc nộp hồ sơ thành lập đúng cách, lưu giữ hồ sơ và hiểu các yêu cầu liên tục đi kèm với việc điều hành doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.

Khi những nền tảng này được xử lý sớm, bạn sẽ giảm nguy cơ mắc sai lầm tốn kém về sau. Thay vì phải đuổi theo giấy tờ hoặc sửa các vấn đề có thể phòng tránh, bạn có thể tập trung vào khách hàng, phát triển sản phẩm và tăng trưởng.

Đối với nhiều nhà sáng lập, sử dụng một dịch vụ như Zenind giúp quá trình này trở nên dễ quản lý hơn. Zenind hỗ trợ doanh nhân với các công cụ thành lập doanh nghiệp và tuân thủ, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính và giữ cho các hồ sơ quan trọng đúng tiến độ.

Tự động hóa công việc lặp lại ở bất cứ nơi nào có thể

Nếu một nhiệm vụ xảy ra lặp đi lặp lại, đó là ứng viên phù hợp để tự động hóa.

Tự động hóa là một trong những cách trực tiếp nhất để làm việc thông minh hơn vì nó tiết kiệm thời gian mà không làm giảm tính nhất quán. Trong một doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần một vài quy trình tự động hóa cũng có thể tạo ra cải thiện rõ rệt.

Ví dụ gồm:

• Email phản hồi xác nhận đã nhận được yêu cầu của khách hàng
• Nhắc nhở hóa đơn được gửi theo lịch
• Liên kết lịch hẹn giúp đặt lịch dễ dàng hơn
• Công cụ kế toán phân loại các giao dịch định kỳ
• Nhắc nhở tuân thủ cảnh báo bạn trước khi đến hạn

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn yếu tố con người. Mục tiêu là ngừng tiêu tốn công sức con người cho những việc phần mềm có thể xử lý một cách đáng tin cậy. Khi bạn tự động hóa các công việc thường nhật, bạn sẽ dành sự chú ý cho những quyết định cần đến sự phán đoán.

Ủy quyền sớm, không phải muộn

Nhiều nhà sáng lập chờ quá lâu mới ủy quyền. Họ tự nhủ rằng không ai khác có thể làm việc tốt như mình, hoặc thuê ngoài sẽ tốn kém. Trên thực tế, không ủy quyền thường còn tốn kém hơn.

Nếu bạn là người duy nhất giữ mọi quy trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào sự sẵn sàng của riêng bạn. Điều đó tạo ra rủi ro. Cách tiếp cận thông minh hơn là xác định những công việc quan trọng nhưng không cần sự tham gia trực tiếp của bạn.

Những nhiệm vụ phù hợp để ủy quyền bao gồm:

• Hỗ trợ sổ sách kế toán và bảng lương
• Lên lịch nội dung mạng xã hội
• Theo dõi hành chính
• Bảo trì website
• Hỗ trợ khách hàng cơ bản
• Các công việc pháp lý và tuân thủ cần sự nhất quán hơn là sáng tạo

Việc ủy quyền hiệu quả nhất khi bạn ghi lại quy trình trước. Chỉ cần một checklist đơn giản cũng có thể biến một nhiệm vụ mơ hồ thành một quy trình lặp lại được. Khi nhiệm vụ đã được ghi chép, việc bàn giao, theo dõi và cải tiến sẽ dễ dàng hơn.

Xây dựng hệ thống trước khi bạn thực sự cần chúng

Hệ thống là thứ giúp doanh nghiệp có thể mở rộng. Không có hệ thống, mỗi khách hàng mới, nhân viên mới hoặc đơn hàng mới đều tạo thêm áp lực. Có hệ thống, tăng trưởng sẽ dễ quản lý hơn.

Một hệ thống không cần phải phức tạp. Nó có thể đơn giản như một quy trình vận hành chuẩn cho việc onboarding khách hàng hoặc một checklist cho các nhiệm vụ tuân thủ hàng tháng. Điều quan trọng là quy trình phải lặp lại được và rõ ràng.

Một hệ thống tốt thường trả lời bốn câu hỏi:

• Việc gì cần được thực hiện?
• Ai chịu trách nhiệm?
• Khi nào cần hoàn thành?
• Làm sao biết nó đã được hoàn thành đúng cách?

Loại cấu trúc này giúp giảm mệt mỏi khi phải ra quyết định. Nó cũng giúp đào tạo người mới dễ hơn, duy trì chất lượng và mở rộng mà không phải liên tục làm lại từ đầu.

Dùng công nghệ để tiết kiệm thời gian, không phải tạo thêm sự rối rắm

Công nghệ được tạo ra để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn, nhưng chỉ khi bạn sử dụng nó một cách có chủ đích. Nhiều doanh nghiệp gom quá nhiều công cụ phần mềm mà không xây dựng một quy trình rõ ràng xung quanh chúng. Điều đó dẫn đến sự lộn xộn, trùng lặp công việc và nhầm lẫn.

Hãy chọn những công cụ giải quyết một vấn đề thực sự. Một bộ công cụ tốt nên làm được ít nhất một trong các việc sau:

• Tiết kiệm thời gian cho công việc lặp lại
• Tăng khả năng quan sát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
• Giảm lỗi thủ công
• Giúp cộng tác dễ dàng hơn
• Giúp bạn phản hồi khách hàng nhanh hơn

Những hệ thống tốt nhất thường là những hệ thống mà đội ngũ của bạn có thể duy trì thực tế. Một bộ thiết lập gọn nhẹ mà mọi người đều hiểu rõ sẽ tốt hơn một hệ thống phức tạp mà không ai sử dụng nhất quán.

Tập trung vào các hoạt động có giá trị cao

Không phải nhiệm vụ nào cũng đáng được ưu tiên như nhau. Một trong những thói quen quan trọng nhất để làm việc thông minh hơn là học cách phân biệt giữa công việc bận rộn và công việc có giá trị cao.

Công việc có giá trị cao thường bao gồm:

• Bán sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
• Cải thiện đề xuất giá trị
• Tăng cường quan hệ khách hàng
• Xây dựng quan hệ đối tác
• Tinh chỉnh chiến lược định giá
• Giải quyết các vấn đề chiến lược

Công việc có giá trị thấp thường tạo cảm giác như đang làm việc hiệu quả, nhưng lại không thúc đẩy doanh nghiệp nhiều. Đó có thể là quản lý hộp thư quá mức, định dạng quá nhiều, báo cáo quá phức tạp hoặc liên tục xem xét lại những quyết định lẽ ra đã nên chốt.

Nếu muốn phát triển, hãy bảo vệ thời gian cho những công việc chỉ bạn mới có thể làm. Mọi việc khác nên được xem xét với xu hướng đơn giản hóa.

Chọn khách hàng tốt hơn và cơ hội tốt hơn

Một cách khác để làm việc thông minh hơn là chọn lọc các cơ hội bạn theo đuổi. Không phải khách hàng nào cũng có mức lợi nhuận như nhau, và không phải mọi khách hàng tiềm năng đều xứng đáng với cùng một mức nỗ lực.

Đôi khi một số lượng nhỏ khách hàng phù hợp hơn lại có giá trị hơn nhiều so với một lượng lớn khách hàng khó phục vụ và biên lợi nhuận thấp. Điều tương tự cũng đúng với đối tác, nhà cung cấp và kênh phân phối.

Khi đánh giá cơ hội, hãy tự hỏi:

• Điều này có phù hợp với thế mạnh cốt lõi của chúng ta không?
• Khách hàng này có khả năng mua lại không?
• Mối quan hệ này có thể mở rộng hiệu quả không?
• Công việc này có tạo ra giá trị dài hạn không?
• Nỗ lực bỏ ra có phù hợp với giai đoạn tăng trưởng hiện tại không?

Nhắm mục tiêu tốt hơn sẽ giảm lãng phí công sức và cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian.

Giữ tuân thủ đơn giản và nhất quán

Tuân thủ là một trong những lĩnh vực phổ biến nhất khiến chủ doanh nghiệp nhỏ mất thời gian. Các hạn nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ và yêu cầu của tiểu bang có thể không hấp dẫn, nhưng việc bỏ qua chúng sẽ tạo ra rủi ro không cần thiết.

Một quy trình tuân thủ thông minh nên đủ đơn giản để duy trì và đủ đáng tin cậy để bạn có thể yên tâm. Điều đó có nghĩa là theo dõi các ngày quan trọng, sắp xếp tài liệu và phân công trách nhiệm cho các công việc định kỳ.

Đây cũng là một lĩnh vực mà công nghệ và các công cụ hỗ trợ có thể giúp ích. Zenind cung cấp hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và tuân thủ, được thiết kế để giúp doanh nhân duy trì tổ chức khi họ phát triển. Đối với những nhà sáng lập bận rộn, sự hỗ trợ như vậy có thể tạo ra khác biệt thực sự trong việc giảm gánh nặng hành chính.

Tư duy thông minh hơn để tăng trưởng

Làm việc thông minh hơn không có nghĩa là tránh nỗ lực. Nó có nghĩa là khiến nỗ lực thực sự tạo ra kết quả. Những doanh nhân thành công nhất thường không thắng vì họ làm nhiều giờ nhất. Họ thắng vì họ đưa ra quyết định tốt hơn về việc thời gian của mình được dùng vào đâu.

Tư duy đó thể hiện trong những lựa chọn nhỏ hằng ngày:

• Ghi lại quy trình thay vì lặp lại bằng trí nhớ
• Tự động hóa lời nhắc thay vì trông chờ vào ý chí
• Ủy quyền một nhiệm vụ thay vì giữ nó quá lâu
• Chọn một nền tảng doanh nghiệp vững chắc thay vì vội vàng trong khâu thiết lập
• Dành thời gian cho chiến lược thay vì liên tục phản ứng

Theo thời gian, những lựa chọn này sẽ tích lũy lại. Một doanh nghiệp vận hành bằng hệ thống sẽ dễ quản lý hơn, dễ mở rộng hơn và dễ bán hơn nếu một ngày nào đó bạn muốn làm điều đó.

Checklist cuối cùng để làm việc thông minh hơn

Nếu bạn muốn áp dụng cách tiếp cận này vào thực tế, hãy bắt đầu từ đây:

• Thiết lập doanh nghiệp đúng cách ngay từ ngày đầu
• Sử dụng các công cụ giúp giảm công việc lặp lại
• Ủy quyền những nhiệm vụ không cần sự chú ý trực tiếp của bạn
• Ghi chép các quy trình lặp lại
• Rà soát thời gian của bạn và loại bỏ các công việc có giá trị thấp
• Theo dõi thời hạn và trách nhiệm tuân thủ
• Tập trung vào những khách hàng và cơ hội có mức sinh lời cao nhất

Thành công vẫn đòi hỏi nỗ lực. Nhưng loại nỗ lực đúng đắn, được áp dụng vào những việc đúng đắn, mới là thứ tạo ra đà tăng trưởng.

Đối với các doanh nhân muốn xây dựng một doanh nghiệp ít ma sát hơn và có nhiều quyền kiểm soát hơn, bước đi thông minh nhất thường là đơn giản hóa nền tảng trước, rồi mới mở rộng từ đó.