Doanh nghiệp nhỏ nên phản ứng thế nào trước các lời đe dọa bằng lời nói và bạo lực nơi làm việc

An toàn nơi làm việc không chỉ là vấn đề của các công ty lớn. Với một doanh nghiệp nhỏ, chỉ một lời đe dọa bằng lời nói cũng có thể làm gián đoạn hoạt động, ảnh hưởng tinh thần làm việc và tạo ra rủi ro pháp lý lẫn uy tín nghiêm trọng. Chủ doanh nghiệp thường phải phản ứng rất nhanh, trong khi nguồn lực nhân sự hạn chế và không có đội ngũ an ninh nội bộ.

Điều quan trọng là phản ứng bằng một quy trình, không phải bằng sự hoảng loạn. Một chính sách rõ ràng, một cuộc điều tra được ghi chép đầy đủ và một kế hoạch leo thang nhất quán sẽ giúp bảo vệ nhân viên đồng thời giảm nguy cơ đưa ra quyết định sai lầm. Nếu bạn đang thành lập một LLC hoặc corporation mới, đây là kiểu nền tảng chính sách nên có trước khi tuyển nhân viên đầu tiên.

Vì sao các lời đe dọa bằng lời nói lại quan trọng

Không phải mọi lời nói tức giận đều đạt đến mức bạo lực nơi làm việc, nhưng các lời đe dọa bằng lời nói không bao giờ nên bị xem nhẹ. Một câu nói có vẻ bộc phát vẫn có thể báo hiệu nguy hiểm, đặc biệt khi nó cụ thể, lặp lại nhiều lần hoặc đi kèm hành vi hung hăng.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, rủi ro là rất lớn:

• Nhân viên có thể cảm thấy không an toàn và giảm gắn kết.
• Quản lý có thể bỏ lỡ các dấu hiệu cảnh báo nếu không được đào tạo.
• Doanh nghiệp có thể đối mặt với trách nhiệm pháp lý nếu bỏ qua các mối đe dọa đáng tin cậy.
• Năng suất có thể giảm ngay sau sự cố.

Chủ doanh nghiệp nên xem các lời đe dọa trước hết là vấn đề an toàn nơi làm việc, và sau đó mới là vấn đề kỷ luật. Tư duy đó dẫn đến quyết định tốt hơn.

Điều gì khiến một lời đe dọa trở nên đáng tin cậy

Một lời đe dọa đáng tin cậy thường không chỉ đơn thuần là sự bực tức. Những dấu hiệu cảnh báo mạnh nhất thường bao gồm một hoặc nhiều yếu tố sau:

• Ngôn từ cụ thể về việc gây hại, địa điểm, thời gian hoặc cách thức
• Các lời nói thù địch lặp đi lặp lại theo thời gian
• Lời đe dọa nhắm vào một người cụ thể
• Lời đe dọa liên quan đến người thân, tài sản hoặc vũ khí
• Cử chỉ tức giận, hành vi theo dõi hoặc dấu hiệu leo thang về thể chất
• Tiền sử xung đột, bạo lực hoặc đe dọa

Bối cảnh rất quan trọng. Một câu nói mơ hồ trong lúc tranh cãi không giống như một tuyên bố chi tiết được nói bình tĩnh và lặp lại nhiều lần. Tuy vậy, người sử dụng lao động không nên chỉ dựa vào trực giác để đánh giá độ tin cậy. Họ nên ghi lại những gì đã xảy ra, xem xét lịch sử của nhân viên và hành động thận trọng khi chưa chắc chắn về an toàn.

Các bước đầu tiên sau khi có lời đe dọa

Khi có báo cáo về một lời đe dọa bằng lời nói, phản ứng phải ngay lập tức và có cấu trúc.

1. Tách những người liên quan ra

Nếu có bất kỳ khả năng leo thang nào, hãy tách ngay nhân viên bị đe dọa và nhân viên bị cáo buộc. Điều này có thể đồng nghĩa với việc cho một người về nhà, đổi ca làm việc hoặc chuyển một người sang khu vực làm việc khác.

2. Ghi nhận lại sự việc

Yêu cầu nhân viên báo cáo ghi lại chính xác những gì đã nói, khi nào xảy ra, ở đâu và ai là người chứng kiến. Thời gian càng trôi qua, chi tiết càng dễ bị quên hoặc bị bóp méo.

3. Thông báo cho người ra quyết định phù hợp

Trong một công ty nhỏ, đó có thể là chủ doanh nghiệp, quản lý văn phòng hoặc một cố vấn nhân sự bên ngoài. Người xử lý báo cáo không nên là người trực tiếp liên quan đến tranh chấp.

4. Đánh giá mức độ rủi ro ngay lập tức

Nếu lời đe dọa có liên quan đến vũ khí, một mục tiêu cụ thể hoặc một kế hoạch chi tiết, hãy liên hệ ngay với cơ quan thực thi pháp luật hoặc dịch vụ khẩn cấp. Đừng chờ một quy trình nhân sự thông thường nếu ai đó có thể đang gặp nguy hiểm.

5. Ghi lại mọi bước

Lưu lại ghi chú về báo cáo, phỏng vấn, quyết định và các hành động theo dõi. Việc ghi chép tốt rất quan trọng cho cả an toàn lẫn việc bảo vệ quyết định của công ty về sau.

Điều tra mà không chậm trễ

Ngay cả khi sự việc có vẻ rõ ràng, doanh nghiệp vẫn nên điều tra. Điều đó không có nghĩa là tạo ra một thủ tục pháp lý chính thức. Nó có nghĩa là thu thập đủ thông tin đáng tin cậy để đưa ra quyết định công bằng.

Phỏng vấn riêng nhân viên báo cáo, nhân viên bị cáo buộc và các nhân chứng. Tập trung vào quan sát trực tiếp thay vì ý kiến chủ quan. Hãy hỏi các câu như:

• Chính xác đã nói gì?
• Câu nói đó là trực tiếp hay hàm ý?
• Người đó có làm cử chỉ gì hoặc thực hiện hành động thể chất nào không?
• Có ai khác có mặt không?
• Trước đó có xung đột nào không?
• Nhân viên đó đã từng nói những điều tương tự trước đây chưa?

Mục tiêu là xác định xem vấn đề là hiểu lầm, là vấn đề kỷ luật, hay là một mối đe dọa an toàn thực sự.

Các phản ứng có thể áp dụng

Cách phản ứng phù hợp phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi. Doanh nghiệp nhỏ có nhiều lựa chọn và không nhất thiết chỉ chọn một phương án.

Cảnh cáo bằng văn bản

Nếu hành vi không phù hợp nhưng chưa phải là mối đe dọa an toàn nghiêm trọng, cảnh cáo bằng văn bản có thể là đủ. Thông báo cần giải thích điều gì đã xảy ra, vì sao điều đó không thể chấp nhận được và cần thay đổi điều gì.

Tạm nghỉ việc

Nghỉ việc có hưởng lương hoặc không hưởng lương có thể tạo khoảng cách trong khi công ty điều tra. Điều này thường phù hợp khi cảm xúc đang lên cao và doanh nghiệp cần thời gian để thu thập sự thật.

Thỏa thuận cuối cùng

Trong một số trường hợp, việc tiếp tục làm việc có thể gắn với các điều kiện rõ ràng, chẳng hạn như không có thêm lời đe dọa, không liên lạc với nhân viên bị đe dọa, và tuân thủ các yêu cầu tư vấn hoặc đánh giá năng lực làm việc nếu điều đó hợp pháp và phù hợp.

Chấm dứt việc làm

Một lời đe dọa trực tiếp, cụ thể và đáng tin cậy thường đủ để chấm dứt việc làm ngay lập tức. Lời đe dọa càng chi tiết thì phản ứng càng cần khẩn trương. An toàn quan trọng hơn sự tiện lợi.

Xây dựng chính sách nơi làm việc an toàn hơn

Doanh nghiệp nhỏ không nên đợi đến khi khủng hoảng xảy ra mới tạo chính sách phòng ngừa bạo lực. Chính sách nên đủ ngắn để dễ sử dụng, nhưng đủ cụ thể để hướng dẫn hành động.

Ít nhất, chính sách nên đề cập đến:

• Không khoan nhượng đối với đe dọa, đe nẹt và bạo lực
• Cách nhân viên báo cáo sự cố
• Ai là người nhận báo cáo và họ phải phản hồi trong bao lâu
• Cách điều tra sẽ được thực hiện
• Khi nào có thể liên hệ với cơ quan thực thi pháp luật
• Những biện pháp bảo vệ tạm thời nào có thể được áp dụng
• Cách ghi nhận các quyết định kỷ luật

Nếu công ty có nhân viên ở nhiều bang, chính sách cũng nên tính đến các luật lao động khác nhau của từng bang và địa phương. Một mẫu chính sách cơ bản là hữu ích, nhưng nên được xem xét về tính phù hợp pháp lý trước khi áp dụng.

Đào tạo quản lý và nhân viên để báo cáo sớm

Nhiều lời đe dọa bị xử lý kém vì không ai biết cách báo cáo hoặc chi tiết nào là quan trọng. Đào tạo nên khuyến khích nhân viên báo cáo sớm và giúp quản lý xử lý nghiêm túc mọi báo cáo.

Nhân viên nên được khuyến khích báo cáo:

1. Chính xác những từ ngữ đã được sử dụng, nếu còn nhớ
2. Ngày, giờ và địa điểm xảy ra sự việc
3. Tên của bất kỳ nhân chứng nào
4. Bất kỳ sự cố trước đó hoặc xung đột đang diễn ra
5. Bất kỳ cử chỉ, vật dụng hoặc hành vi thể chất nào khiến lời đe dọa có vẻ đáng tin

Quản lý cần được đào tạo để không xem nhẹ khiếu nại. Câu nói như “chắc không có gì đâu” có thể tạo ra sự chậm trễ nguy hiểm.

Hỗ trợ nhân viên bị đe dọa

Nhân viên báo cáo lời đe dọa có thể cần được hỗ trợ ngay lập tức. Ngay cả khi sau đó lời đe dọa được xác định là không nghiêm trọng như ban đầu lo ngại, tác động cảm xúc vẫn có thể là thật.

Hãy cân nhắc các bước thực tế như:

• Điều chỉnh lịch làm việc hoặc chỗ ngồi
• Hạn chế tiếp xúc giữa các nhân viên liên quan
• Cho phép nghỉ khỏi công việc nếu cần
• Cung cấp quyền tiếp cận chương trình hỗ trợ nhân viên, nếu có
• Theo dõi để xác nhận nhân viên cảm thấy an toàn khi quay lại làm việc

Một nơi làm việc an toàn không chỉ là nơi loại bỏ người gây hấn. Đó còn là nơi giúp cả đội ngũ lấy lại sự ổn định.

Những lưu ý đặc biệt cho doanh nghiệp mới

Những người sáng lập thường tập trung vào hồ sơ thành lập, thuế và việc có được những khách hàng đầu tiên. Những điều đó rất quan trọng, nhưng cũng quan trọng không kém là khuôn khổ nội bộ bảo vệ doanh nghiệp sau khi đã tuyển người. Một công ty được thành lập đúng cách không chỉ là một thực thể pháp lý. Nó còn cần một cấu trúc vận hành cơ bản, bao gồm kỳ vọng về hành vi và quy trình leo thang.

Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp được thành lập thông qua Zenind và các dịch vụ tương tự cũng nên nghĩ sớm về quy trình tiếp nhận nhân viên, sổ tay nhân viên, quy trình báo cáo sự cố và thủ tục kỷ luật bằng văn bản. Quy trình thành lập suôn sẻ chỉ là bước khởi đầu; các chính sách nội bộ tốt sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ và bền vững hơn.

Kết luận

Các lời đe dọa bằng lời nói tại nơi làm việc nên được xem là một rủi ro kinh doanh nghiêm trọng, đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ với biên độ sai sót rất hẹp. Cách tiếp cận an toàn nhất là ghi nhận nhanh, điều tra cẩn thận và phản ứng dứt khoát khi một lời đe dọa là đáng tin cậy.

Một công ty xây dựng quy tắc rõ ràng trước khi khủng hoảng xảy ra sẽ có nhiều khả năng bảo vệ con người, duy trì niềm tin và tránh những sai lầm tốn kém. Với một doanh nghiệp mới, sự chuẩn bị đó nên là một phần của nền tảng ngay từ ngày đầu tiên.