Thẻ tín dụng doanh nghiệp: Cách chọn và sử dụng cho công ty mới tại Hoa Kỳ

Thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể là công cụ hữu ích cho các công ty mới thành lập và đang phát triển, nhưng chúng phát huy hiệu quả tốt nhất khi bạn hiểu rõ vai trò của chúng trong toàn bộ cấu trúc tài chính của doanh nghiệp. Với các nhà sáng lập, thẻ phù hợp có thể giúp đơn giản hóa việc theo dõi chi tiêu, tách biệt chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh, đồng thời mang lại sự linh hoạt ngắn hạn cho các khoản mua sắm hằng ngày. Với các doanh nghiệp khác, thẻ không phù hợp có thể trở thành một nguồn nợ tốn kém.

Nếu bạn đang bắt đầu một công ty tại Hoa Kỳ, thẻ tín dụng doanh nghiệp nên là một phần trong nền tảng tổng thể bao gồm việc thành lập đúng quy định, có EIN, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thực hiện kế toán cơ bản. Zenind giúp các doanh nhân thành lập công ty một cách hiệu quả, đây là bước đầu quan trọng trước khi nộp đơn cho các sản phẩm tài chính như thẻ doanh nghiệp.

Hướng dẫn này giải thích thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì, các bên cho vay đánh giá ứng viên như thế nào, những tính năng nào quan trọng nhất và cách sử dụng thẻ một cách có trách nhiệm.

Thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?

Thẻ tín dụng doanh nghiệp là một tài khoản tín dụng luân chuyển được thiết kế cho các chi phí của công ty. Nó thường hoạt động giống như thẻ tín dụng cá nhân, nhưng được dùng cho mục đích kinh doanh như:

• Văn phòng phẩm
• Dịch vụ đăng ký phần mềm
• Chi phí quảng cáo
• Du lịch và lưu trú
• Mua thiết bị
• Nhiên liệu và phương tiện đi lại
• Chi phí cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp

Một số thẻ doanh nghiệp gắn với hồ sơ tín dụng của công ty, trong khi số khác phụ thuộc nhiều vào tín dụng cá nhân của chủ sở hữu, đặc biệt là với doanh nghiệp mới. Điều này khá phổ biến đối với các startup và doanh nghiệp nhỏ chưa xây dựng được lịch sử hoạt động lâu dài.

Vì sao thẻ tín dụng doanh nghiệp quan trọng đối với công ty mới

Chủ doanh nghiệp mới thường đánh giá thấp việc các khoản chi nhỏ có thể cộng dồn nhanh như thế nào. Một công ty có thể không cần khoản vay lớn, nhưng vẫn cần một cách thực tế để thanh toán các chi phí định kỳ và những khoản mua sắm bất ngờ.

Thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể giúp bạn:

• Tách biệt chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân
• Theo dõi chi tiêu theo nhân viên hoặc bộ phận
• Quản lý các khoảng thiếu hụt dòng tiền ngắn hạn
• Xây dựng hồ sơ sử dụng tín dụng doanh nghiệp có trách nhiệm
• Nhận phần thưởng cho các khoản mua sắm thường xuyên
• Tăng tính linh hoạt khi công ty vẫn đang phát triển

Tuy nhiên, thẻ không phải là tiền miễn phí. Nếu bạn duy trì số dư trong thời gian dài, phí lãi có thể làm mất giá trị của phần thưởng và tạo thêm áp lực tài chính không cần thiết.

Các yếu tố bên cho vay xem xét khi bạn nộp đơn

Tiêu chuẩn phê duyệt khác nhau tùy tổ chức phát hành, nhưng hầu hết đơn đăng ký thẻ tín dụng doanh nghiệp đều xem xét một số yếu tố sau:

1. Lịch sử tín dụng cá nhân

Với doanh nghiệp mới, tín dụng cá nhân của bạn thường quan trọng không kém bản thân doanh nghiệp. Bên cho vay muốn biết liệu bạn có lịch sử thanh toán đúng hạn và quản lý nợ có trách nhiệm hay không.

Hồ sơ tín dụng cá nhân tốt có thể cải thiện cơ hội được phê duyệt và có thể giúp bạn đủ điều kiện nhận mức lãi suất và điều khoản tốt hơn.

2. Cấu trúc doanh nghiệp

Cấu trúc công ty chính thức có thể giúp ích khi nộp đơn cho các sản phẩm tài chính. Một công ty cổ phần hoặc LLC được thành lập đúng quy định thường đáng tin cậy hơn so với một hoạt động kinh doanh phụ không chính thức, vì điều đó cho thấy doanh nghiệp đang vận hành như một thực thể riêng biệt thực sự.

Đó là một trong những lý do nhiều nhà sáng lập thành lập công ty trước, sau đó mới nộp đơn cho các sản phẩm ngân hàng và tín dụng sau khi hoàn tất các bước cơ bản như nộp hồ sơ thành lập và lấy EIN.

3. Doanh thu và dòng tiền của doanh nghiệp

Một số tổ chức phát hành muốn thấy doanh thu hiện tại, doanh thu dự kiến hoặc khả năng hoàn trả hợp lý. Ngay cả khi công ty của bạn còn mới, việc có hồ sơ được tổ chức tốt sẽ rất hữu ích.

4. Thời gian hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp lâu năm thường có nhiều lựa chọn hơn. Doanh nghiệp mới vẫn có thể đủ điều kiện, nhưng có thể phải đối mặt với tiêu chuẩn thẩm định chặt chẽ hơn hoặc hạn mức ban đầu thấp hơn.

5. Nợ hiện có và hành vi thanh toán

Bên cho vay cũng đánh giá xem bạn đã đang gánh nhiều nghĩa vụ tài chính hay chưa. Các khoản thanh toán trễ, số dư cao hoặc dòng tiền không ổn định có thể làm giảm cơ hội được phê duyệt của bạn.

Tín dụng doanh nghiệp và tín dụng cá nhân

Tín dụng doanh nghiệp và tín dụng cá nhân có liên quan, nhưng không giống nhau.

Tín dụng doanh nghiệp gắn với công ty. Tín dụng cá nhân gắn với bạn với tư cách cá nhân. Trên thực tế, nhiều đơn đăng ký thẻ doanh nghiệp nhỏ vẫn yêu cầu bảo lãnh cá nhân, nghĩa là chủ sở hữu có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu doanh nghiệp không thanh toán được.

Đó là lý do bạn cần cân nhắc kỹ trước khi mở thẻ doanh nghiệp. Một pháp nhân riêng giúp tổ chức và tăng tính chuyên nghiệp, nhưng không làm mất đi nhu cầu quản lý tài chính kỷ luật.

Những tính năng chính cần so sánh

Không phải thẻ tín dụng doanh nghiệp nào cũng được thiết kế cho cùng một loại công ty. Trước khi nộp đơn, hãy so sánh những tính năng thực sự ảnh hưởng đến lợi ích ròng của bạn.

Lãi suất và APR

Nếu bạn dự định duy trì số dư, lãi suất quan trọng hơn phần thưởng. Một thẻ có APR cao có thể trở nên tốn kém rất nhanh.

Phí thường niên

Một số thẻ thu phí thường niên để đổi lấy quyền lợi du lịch, phần thưởng cao hơn hoặc các đặc quyền phong phú hơn. Điều đó có thể hợp lý nếu doanh nghiệp của bạn chi tiêu đủ nhiều để bù lại chi phí. Nếu không, thẻ không mất phí có thể thực tế hơn.

Cấu trúc phần thưởng

Phần thưởng thường thuộc các nhóm như:

• Hoàn tiền
• Điểm du lịch
• Dặm bay
• Điểm linh hoạt

Hãy chọn cấu trúc phù hợp với cách chi tiêu thực tế của bạn. Ví dụ, một doanh nghiệp chi nhiều cho quảng cáo trực tuyến có thể hưởng lợi từ thẻ có phần thưởng cộng thêm cho tiếp thị kỹ thuật số hoặc mua phần mềm.

Thẻ cho nhân viên và kiểm soát chi tiêu

Nhiều thẻ doanh nghiệp cho phép bạn cấp thẻ cho nhân viên với hạn mức đặt sẵn. Tính năng này hữu ích nếu bạn muốn kiểm soát chi tiêu đồng thời giảm bớt việc hoàn ứng.

Công cụ theo dõi chi phí

Báo cáo tích hợp, xuất dữ liệu kế toán và tóm tắt theo danh mục có thể giúp tiết kiệm thời gian vào mùa thuế. Với một startup tinh gọn, điều này đôi khi còn giá trị hơn cả một chương trình thưởng hào nhoáng.

Ưu đãi giới thiệu

Một số thẻ có giai đoạn lãi suất thấp tạm thời hoặc thưởng đăng ký. Những ưu đãi này có thể hữu ích, nhưng không bao giờ nên là lý do chính để chọn thẻ.

Cách chọn thẻ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Thẻ tốt nhất phụ thuộc vào cách công ty bạn chi tiền.

Nếu bạn có chi phí nhỏ và dự đoán được

Một thẻ phần thưởng có thể phù hợp nếu bạn thanh toán số dư nhanh và chủ yếu dùng thẻ cho các chi phí thường xuyên. Trong trường hợp đó, phần thưởng có thể mang lại giá trị thực mà không phát sinh nhiều chi phí lãi.

Nếu bạn dự kiến duy trì số dư

Hãy ưu tiên lãi suất thấp và sự linh hoạt trong thanh toán. Phần thưởng sẽ kém quan trọng hơn nếu chi phí tài trợ cao.

Nếu bạn thường xuyên đi công tác

Hãy tìm các quyền lợi liên quan đến du lịch như tín dụng khách sạn, ưu đãi hãng hàng không, quyền sử dụng phòng chờ sân bay hoặc bảo vệ chuyến đi. Những tính năng này có thể hữu ích cho chuyên gia tư vấn, đội ngũ bán hàng và các nhà sáng lập thường xuyên di chuyển.

Nếu bạn muốn kiểm soát chi tiêu tốt hơn

Hãy chọn thẻ có công cụ quản trị mạnh, kiểm soát thẻ nhân viên và tích hợp kế toán.

Nếu công ty của bạn còn rất mới

Một thẻ doanh nghiệp khởi đầu có thể là nơi tốt nhất để bắt đầu. Những thẻ này thường phụ thuộc nhiều hơn vào tín dụng cá nhân của bạn và có thể có hạn mức thấp hơn lúc đầu. Điều đó là bình thường.

Cách sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp có trách nhiệm

Thẻ tín dụng là công cụ tài trợ, không phải là thay thế cho doanh thu.

Giữ số dư ở mức có thể kiểm soát

Nếu có thể, hãy thanh toán toàn bộ số dư mỗi tháng. Điều đó giúp tránh phí lãi và giữ vốn lưu động cho các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Theo dõi chi tiêu hàng tuần

Xem lại giao dịch thường xuyên để phát hiện lỗi, chi tiêu vượt mức hoặc các khoản đăng ký dịch vụ phát sinh trước khi chúng trở thành vấn đề.

Tách biệt chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân

Trộn lẫn giao dịch sẽ làm kế toán khó hơn và có thể gây ra vấn đề về sổ sách và thuế sau này. Chỉ sử dụng thẻ cho các khoản mua sắm hợp lệ của công ty.

Thiết lập quy tắc nội bộ rõ ràng

Nếu nhân viên có thẻ, hãy quy định rõ họ được mua gì, hạn mức chi tiêu, yêu cầu hóa đơn và các bước phê duyệt.

Phù hợp mua sắm với dòng tiền

Chỉ nên ghi nợ những khoản chi mà doanh nghiệp có thể hoàn trả một cách hợp lý. Thẻ có thể giúp bắc cầu cho khoảng chênh lệch thời gian, nhưng không nên dùng để bù đắp cho tình trạng lỗ kéo dài.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Các nhà sáng lập mới thường mắc cùng một số lỗi khi dùng thẻ doanh nghiệp:

• Chọn thẻ chỉ dựa trên phần thưởng
• Bỏ qua APR
• Kéo dài thời gian duy trì số dư hơn dự kiến
• Dùng chung một thẻ cho chi tiêu cá nhân và kinh doanh
• Không xem lại sao kê
• Nộp đơn trước khi công ty được thành lập đúng quy định
• Cho rằng thẻ doanh nghiệp loại bỏ trách nhiệm cá nhân

Mỗi sai lầm này đều có thể làm giảm giá trị của thẻ hoặc tạo ra rủi ro có thể tránh được.

Việc thành lập doanh nghiệp đúng quy định giúp ích như thế nào

Đơn xin thẻ tín dụng doanh nghiệp sẽ dễ quản lý hơn khi công ty được thiết lập đúng ngay từ đầu. Điều đó thường có nghĩa là:

• Chọn đúng loại hình pháp lý
• Nộp hồ sơ thành lập
• Lấy EIN
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Giữ hồ sơ tách biệt

Zenind giúp các doanh nhân xử lý quy trình thành lập một cách hiệu quả để họ có thể tiến tới các bước thực tế tiếp theo trong việc khởi động và tài trợ cho doanh nghiệp. Khi công ty đã được cấu trúc đúng, việc nộp đơn cho các sản phẩm tài chính sẽ trở nên đơn giản hơn.

Khi nào thẻ tín dụng doanh nghiệp không phải là lựa chọn tốt nhất

Thẻ tín dụng không phải lúc nào cũng là câu trả lời đúng.

Hãy cân nhắc các lựa chọn khác nếu:

• Bạn cần tài trợ cho một khoản mua sắm lớn trong thời gian dài hơn
• Doanh nghiệp của bạn cần một lịch trả nợ có cấu trúc
• Bạn đã có khoản nợ lãi suất cao đáng kể
• Bạn đang cố giải quyết vấn đề dòng tiền lặp đi lặp lại thay vì một khoảng thiếu hụt tạm thời

Trong những trường hợp đó, một khoản vay doanh nghiệp nhỏ, hạn mức tín dụng hoặc thỏa thuận tài trợ từ nhà cung cấp có thể phù hợp hơn.

Kết luận

Thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể là một công cụ thông minh cho các doanh nhân tại Hoa Kỳ nếu được chọn cẩn thận và sử dụng kỷ luật. Thẻ tốt nhất là thẻ phù hợp với mô hình chi tiêu, dòng tiền và nhu cầu vận hành của công ty bạn.

Trước khi nộp đơn, hãy bảo đảm doanh nghiệp của bạn đã được thành lập đúng quy định, hồ sơ được sắp xếp gọn gàng và bạn hiểu sự khác biệt giữa sự tiện lợi ngắn hạn và nợ dài hạn. Nền tảng đó sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tài chính tốt hơn khi công ty phát triển.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh và muốn xây dựng trên một cấu trúc pháp lý vững chắc, Zenind có thể giúp bạn thực hiện bước đầu tiên với các dịch vụ thành lập doanh nghiệp dành cho các doanh nhân tại Hoa Kỳ.