Các chiến lược cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ để tồn tại và phát triển

Vận hành doanh nghiệp trong một môi trường chi phí cao đòi hỏi nhiều hơn sự lạc quan. Cần có kỷ luật, khả năng nhìn rõ các khoản chi và một kế hoạch bảo vệ dòng tiền mà không làm tổn hại đến những năng lực giúp khách hàng quay lại. Cắt giảm chi phí một cách thận trọng không phải là bóp nghẹt doanh nghiệp đến mức tối thiểu. Đó là việc loại bỏ lãng phí, đơn giản hóa vận hành và chuyển nguồn lực sang những hoạt động tạo ra giá trị đo lường được.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, thách thức này càng rõ rệt hơn. Mỗi đồng đều quan trọng, nhưng không phải khoản chi nào cũng có giá trị như nhau. Có những chi phí hỗ trợ tăng trưởng. Có những chi phí duy trì chất lượng. Và cũng có những khoản âm thầm bào mòn biên lợi nhuận mà không cải thiện kết quả. Mục tiêu là phân biệt giữa chúng và thực hiện thay đổi giúp doanh nghiệp mạnh hơn chứ không yếu đi.

Bắt đầu bằng cái nhìn rõ ràng về tiền đang đi đâu

Trước khi cắt giảm, hãy xác định cụ thể các khoản chi. Nhiều doanh nghiệp chi tiêu quá mức vì chi phí bị phân tán qua quá nhiều nhà cung cấp, gói đăng ký, tài khoản và các khoản phí định kỳ mà không ai xem xét kỹ.

Hãy bắt đầu bằng cách nhóm các khoản chi theo danh mục như:

• Tiền thuê và chi phí mặt bằng
• Tiện ích và công nghệ
• Lương nhân viên và chi phí thuê ngoài
• Marketing và quảng cáo
• Vật tư và hàng tồn kho
• Phần mềm và gói đăng ký
• Phí ngân hàng, xử lý thanh toán và tài chính
• Bảo hiểm và dịch vụ chuyên môn

Xem lại sao kê, hóa đơn và hồ sơ kế toán của 6 đến 12 tháng gần nhất. Tìm các dấu hiệu sau:

• Công cụ hoặc dịch vụ trùng lặp
• Gói đăng ký ít khi sử dụng
• Nhà cung cấp liên tục tăng giá
• Thiết bị cũ khiến mất quá nhiều thời gian hoặc năng lượng
• Các điểm nghẽn quy trình buộc phải dùng thêm lao động không cần thiết

Mục đích không phải là loại bỏ mọi chi phí. Mục đích là xác định những khoản nào không tạo ra đủ giá trị để tự biện minh cho mình.

Giảm chi phí tiện ích mà không làm gián đoạn vận hành

Chi phí tiện ích là một trong những nơi dễ tìm ra khoản tiết kiệm nhất vì nhiều doanh nghiệp lãng phí tiền chỉ do thói quen.

Một vài cách thực tế để giảm chi phí tiện ích gồm:

• Điều chỉnh nhiệt độ theo mô hình sử dụng thực tế thay vì để cố định cả ngày
• Dùng bộ điều nhiệt lập trình hoặc hệ thống điều khiển thông minh khi phù hợp
• Thay bóng đèn sợi đốt hoặc hệ thống chiếu sáng cũ bằng đèn LED
• Tắt thiết bị và đèn sau giờ làm việc
• Rút phích cắm những thiết bị vẫn tiêu thụ điện khi không sử dụng
• Sắp xếp các công việc tiêu tốn nhiều năng lượng vào thời điểm nhu cầu thấp hơn nếu gói dịch vụ điện cho phép
• Bảo trì hệ thống HVAC để vận hành hiệu quả thay vì bị quá tải do bộ lọc bẩn hoặc thiếu bảo dưỡng

Nếu doanh nghiệp thuê mặt bằng, hãy hỏi liệu chủ nhà có chương trình nâng cấp tiết kiệm năng lượng hoặc sáng kiến toàn tòa nhà nào có thể giảm chi phí chung hay không. Ngay cả mức giảm nhỏ cũng có thể cộng dồn đáng kể trong một năm.

Đánh giá lại phần mềm và gói đăng ký

Chi tiêu cho phần mềm thường tăng dần vì việc duyệt mua từng công cụ riêng lẻ rất dễ, nhưng việc rà soát lại thì lại ít được thực hiện. Nhiều doanh nghiệp cuối cùng phải trả tiền cho các công cụ chồng chéo, cùng giải quyết một vấn đề theo những cách hơi khác nhau.

Hãy kiểm tra từng gói đăng ký và tự hỏi:

• Chúng ta có sử dụng nó mỗi tháng không?
• Nó có thay thế một công cụ khác không?
• Đội ngũ có dùng đủ nhiều để xứng đáng với chi phí không?
• Có gói rẻ hơn nhưng vẫn có các tính năng cốt lõi tương tự không?
• Có nền tảng nào có thể gộp nhiều dịch vụ riêng lẻ vào một không?

Một số ví dụ phổ biến về sự dư thừa gồm nhiều hệ thống chia sẻ tệp, các nền tảng marketing trùng lặp, công cụ thiết kế ít dùng và số lượng giấy phép phần mềm cao hơn nhu cầu nhân sự thực tế.

Nếu một công cụ vẫn quan trọng, hãy cân nhắc thương lượng giá theo năm, chọn gói nhỏ hơn hoặc bỏ các tiện ích bổ sung không dùng đến. Nếu nó không thực sự hỗ trợ vận hành, hãy hủy.

Dùng kỷ luật mua sắm để giữ tiền mặt

Mua sắm thông minh thường hiệu quả hơn là chỉ mua ít đi. Doanh nghiệp nhỏ có thể cải thiện dòng tiền bằng cách siết chặt thói quen mua sắm và giảm lãng phí tránh được.

Những thực hành hữu ích gồm:

• Chỉ mua đủ cho chu kỳ vận hành tiếp theo thay vì tích trữ quá nhiều
• Chuẩn hóa các vật tư dùng thường xuyên để giảm chủng loại và đơn giản hóa việc đặt hàng lại
• So sánh nhiều nhà cung cấp trước khi gia hạn bất kỳ hợp đồng lớn nào
• Thương lượng chiết khấu theo số lượng khi các khoản mua lặp lại đủ lớn
• Yêu cầu điều khoản thanh toán tốt hơn, đặc biệt với nhà cung cấp lâu dài
• Chỉ dùng tín dụng doanh nghiệp khi phần thưởng, thời gian thanh toán hoặc biện pháp bảo vệ lớn hơn chi phí tài chính
• Theo dõi tần suất mua để nhận diện xu hướng đặt hàng quá mức

Với nhiều chủ doanh nghiệp, lợi ích lớn nhất không đến từ một thay đổi mạnh tay mà từ chuỗi cải tiến nhỏ tích lũy theo thời gian.

Giảm chi phí nhân sự một cách thận trọng

Chi phí lao động thường là khoản lớn nhất trong doanh nghiệp, nên việc nhìn vào đây khi chi phí tăng là điều dễ hiểu. Nhưng các quyết định về lương thưởng và nhân sự cần đặc biệt thận trọng. Cắt quá sâu có thể làm giảm chất lượng dịch vụ, tinh thần làm việc và khả năng giữ chân nhân sự về lâu dài.

Trước khi cắt giảm biên chế, hãy cân nhắc các phương án khác như:

• Phân lại công việc để nhân sự tập trung vào những việc có giá trị cao hơn
• Loại bỏ làm thêm giờ bằng cách sắp xếp lịch làm việc tốt hơn
• Dùng lao động bán thời gian trong các giai đoạn chậm hơn
• Đào tạo chéo để đội ngũ có thể hỗ trợ nhiều chức năng hơn
• Hoãn tuyển dụng không thiết yếu cho đến khi doanh thu đủ hỗ trợ vị trí đó
• Tạm thời đóng băng tăng lương hoặc thưởng nếu cần và phù hợp
• Xem lại liệu một số công việc ngắn hạn có nên giao cho nhà thầu thay vì tuyển cố định hay không

Nếu không thể tránh khỏi sa thải, hãy lên kế hoạch cẩn thận và có tư vấn pháp lý. Việc cắt giảm thiếu kiểm soát có thể tạo ra thêm chi phí do giảm năng suất, nghỉ việc và tổn hại uy tín.

Tăng cường kiểm soát tồn kho

Doanh nghiệp có sản phẩm vật lý thường mất tiền do tồn kho dư thừa, hư hỏng, thất thoát hoặc hết hàng buộc phải mua gấp.

Tiết kiệm từ tồn kho đến từ kiểm soát chặt chẽ chứ không phải phán đoán cảm tính. Hãy cải thiện cách tiếp cận bằng cách:

• Theo dõi vòng quay theo từng sản phẩm hoặc nhóm hàng
• Đặt hàng dựa trên dữ liệu nhu cầu thực tế thay vì ước đoán sơ bộ
• Xác định các mặt hàng bán chậm đang chiếm dụng tiền mặt
• Thiết lập điểm đặt hàng lại để tránh mua quá mức
• Xem xét có nên ngừng một số sản phẩm hay không
• Kiểm tra hư hỏng, lỗi thời hoặc thất thoát

Nếu bạn sản xuất hoặc bán lại hàng hóa, kỷ luật tồn kho có thể giải phóng vốn lưu động vốn đang nằm yên trên kệ.

Giảm phí ngân hàng và xử lý thanh toán

Các chi phí tài chính có thể âm thầm làm hao mòn biên lợi nhuận. Cổng thanh toán, nhà cung cấp dịch vụ thẻ và các sản phẩm ngân hàng thường có những khoản phí tưởng nhỏ nhưng cộng lại sẽ đáng kể khi áp dụng cho hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch.

Hãy xem kỹ các khoản sau:

• Phí duy trì tài khoản hàng tháng
• Phí chuyển khoản wire
• Phí chargeback
• Tỷ lệ phí xử lý thẻ
• Phí phạt do số dư tối thiểu
• Chi phí ứng tiền mặt hoặc tài chính ngắn hạn

Đôi khi, một mức giá tốt hơn, một nhà cung cấp khác hoặc một mức phí được thương lượng lại có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể. Ngay cả mức giảm phí nhỏ cũng có thể cải thiện biên lợi nhuận vì các chi phí này thường tăng theo doanh số.

Giữ marketing hiệu quả

Marketing phải hỗ trợ tăng trưởng, không được đốt tiền mà hầu như không mang lại kết quả. Chiến lược phù hợp phụ thuộc vào đối tượng khách hàng, nhưng mọi kênh đều cần được đo lường theo hiệu suất.

Để cải thiện hiệu quả marketing:

• Theo dõi leads, chuyển đổi và chi phí thu hút khách hàng theo từng kênh
• Tạm dừng các chiến dịch tạo ra lưu lượng truy cập chất lượng thấp
• Tập trung vào các kênh cho kết quả lặp lại được
• Xây dựng nội dung và tài sản email tiếp tục hoạt động theo thời gian
• Sử dụng giới thiệu từ khách hàng và đánh giá để mở rộng phạm vi tiếp cận với chi phí thấp
• Thử ngân sách nhỏ trước khi mở rộng chiến dịch mới

Nhiều doanh nghiệp lãng phí tiền vì chạy theo mức độ hiển thị thay vì kết quả. Một kế hoạch marketing nhỏ hơn nhưng nhắm đúng hơn có thể hiệu quả hơn một kế hoạch quá rộng.

Thuê ngoài có chọn lọc

Không phải chức năng nào cũng cần được xử lý nội bộ. Thuê ngoài có thể giảm gánh nặng lương nhân sự, cải thiện chất lượng và giúp chủ doanh nghiệp tiếp cận chuyên môn sâu mà không làm tăng chi phí cố định.

Ví dụ gồm:

• Ghi sổ kế toán
• Chuẩn bị thuế
• Quản trị bảng lương
• Hỗ trợ IT
• Thiết kế đồ họa
• Rà soát pháp lý cho các vấn đề cụ thể
• Hỗ trợ marketing hoặc nội dung ngắn hạn

Điểm mấu chốt là chỉ thuê ngoài khi công việc không phải cốt lõi, diễn ra không thường xuyên hoặc có thể được chuyên gia xử lý hiệu quả hơn. Nếu một chức năng là trung tâm của trải nghiệm khách hàng hoặc thương hiệu, có thể tốt hơn nếu xây dựng năng lực nội bộ.

Bảo vệ biên lợi nhuận bằng việc rà soát giá

Đôi khi, cách tốt nhất để bù đắp chi phí tăng không chỉ là cắt giảm mà còn là kỷ luật về giá bán. Doanh nghiệp thường ngại tăng giá ngay cả khi chi phí đầu vào, nhân công và chi phí chung đều tăng.

Hãy rà soát chiến lược định giá bằng cách hỏi:

• Chi phí của bạn có thay đổi từ lần cập nhật giá gần nhất không?
• Có sản phẩm hoặc dịch vụ nào đang bị định giá thấp so với giá trị mang lại không?
• Các khoản giảm giá có đang bào mòn lợi nhuận không?
• Có thể gộp dịch vụ hoặc đơn giản hóa gói chào bán để cải thiện biên lợi nhuận không?
• Đối thủ đang định vị tương tự hay bạn đang cung cấp nhiều hơn kỳ vọng của thị trường?

Một đợt tăng giá được truyền đạt tốt, đi kèm với dịch vụ tốt hơn hoặc giá trị rõ ràng hơn, thường tốt hơn là hấp thụ toàn bộ mức tăng chi phí trong nội bộ.

Xây dựng hệ thống để khoản tiết kiệm duy trì lâu dài

Cắt giảm một lần có ích, nhưng tiết kiệm bền vững đến từ hệ thống tốt hơn. Hãy tạo thói quen giữ chi phí trong tầm kiểm soát theo thời gian.

Những thực hành hữu ích gồm:

• Rà soát chi phí hàng tháng
• Lịch theo dõi hợp đồng nhà cung cấp với ngày gia hạn
• Quy tắc phê duyệt cho các khoản chi mới
• Kiểm tra định kỳ phần mềm
• Báo cáo chênh lệch so với ngân sách
• Bảng điều khiển tồn kho và dòng tiền
• Quy trách nhiệm rõ ràng cho chi tiêu ở từng bộ phận

Khi quản lý chi phí trở thành một phần của vận hành thường nhật, doanh nghiệp sẽ phản ứng nhanh hơn trước vấn đề và tránh lãng phí trước khi nó trở thành một rắc rối lớn hơn.

Giữ doanh nghiệp tinh gọn mà không mất đà

Chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả nhất là chiến lược cân bằng. Hãy loại bỏ lãng phí, nhưng vẫn giữ những năng lực tạo doanh thu và duy trì niềm tin. Một doanh nghiệp cắt quá mạnh có thể tiết kiệm tiền trong ngắn hạn nhưng lại mất nhiều hơn do khách hàng rời bỏ, dịch vụ thất bại hoặc tăng trưởng chững lại.

Cách tiếp cận đúng thường là theo nhiều lớp:

• Cắt bỏ lãng phí dễ thấy trước
• Tăng hiệu quả trong các hoạt động lặp lại
• Đàm phán lại với nhà cung cấp và hợp đồng
• Bảo vệ nhân sự hiệu suất cao và các hoạt động có lợi nhuận cao
• Tái đầu tư khoản tiết kiệm vào tăng trưởng, khả năng chống chịu hoặc trả nợ

Đối với những người sáng lập đang xây dựng từ đầu, duy trì sự tinh gọn rất quan trọng ngay từ ngày đầu. Lựa chọn thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ tuân thủ hiệu quả cũng có thể giúp giữ chi phí chung ở mức thấp. Zenind giúp doanh nhân thành lập và duy trì công ty thông qua một quy trình tinh gọn, giúp bạn tập trung nguồn lực vào tăng trưởng thay vì gánh nặng hành chính.

Lời kết

Cắt giảm chi phí hiệu quả nhất khi nó mang tính chiến lược. Mục tiêu không phải là sống trong chế độ sinh tồn mãi mãi. Mục tiêu là xây dựng một doanh nghiệp có thể chịu được áp lực, thích nghi nhanh và đầu tư tự tin khi cơ hội xuất hiện.

Bằng cách xem xét chi phí cẩn thận, đơn giản hóa vận hành và bảo vệ những công việc thực sự tạo ra doanh thu, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng một công ty gọn hơn và mạnh hơn. Đó là cách một doanh nghiệp không chỉ sống sót qua giai đoạn khó khăn. Nó còn tự đặt mình vào vị thế để phát triển mạnh ở giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.