Шағын бизнестерге аман қалуға және өркендеуге көмектесетін шығындарды қысқарту стратегиялары

Жоғары шығындар жағдайында бизнесті жүргізу тек оптимизмді ғана қажет етпейді. Ол тәртіпті, шығындарға қатысты айқын көріністі және клиенттердің қайта оралуына себеп болатын мүмкіндіктерге зиян келтірмей, ақшалай ағынды қорғау жоспарын талап етеді. Ойластырылған шығындарды қысқарту дегеніміз бизнесті түбегейлі әлсірету емес. Бұл артық шығынды жою, операцияларды қарапайымдандыру және ресурстарды өлшенетін құндылық әкелетін қызметтерге бағыттау.

Шағын бизнес иелері үшін бұл мәселе тіпті өткір. Әрбір доллар маңызды, бірақ әр шығын бірдей емес. Кейбір шығындар өсуді қолдайды. Кейбірі сапаны сақтайды. Басқалары маржаны байқатпай кемітіп, нәтижені жақсартпайды. Мақсат — олардың арасын ажыратып, бизнесті әлсіретпей, керісінше күшейтетін өзгерістер енгізу.

Ақшаның қайда кететінін анық көріңіз

Қысқартуларға кіріспес бұрын, шығындарды нақты түсініп алыңыз. Көптеген бизнес шығындарды тым көп жеткізушілерге, жазылымдарға, есепшоттарға және ешкім мұқият қарамайтын қайталанатын төлемдерге шашыратып жібергендіктен артық жұмсайды.

Шығындарды мынадай санаттарға бөліп бастаңыз:

• Жалға алу және үй-жай шығындары
• Коммуналдық қызметтер және технология
• Еңбекақы және мердігерлік шығындар
• Маркетинг және жарнама
• Жабдықтар мен қорлар
• Бағдарламалық жасақтама және жазылымдар
• Банктік, төлем өңдеу және қаржыландыру алымдары
• Сақтандыру және кәсіби қызметтер

Соңғы 6-12 айдағы шоттарды, есеп-фактураларды және бухгалтерлік жазбаларды қарап шығыңыз. Мына нәрселерге назар аударыңыз:

• Қайталанатын құралдар немесе қызметтер
• Сирек қолданылатын жазылымдар
• Бағасы үнемі өсіп отыратын жеткізушілер
• Тым көп уақыт немесе энергия жұмсайтын ескірген жабдықтар
• Артық еңбекке мәжбүрлейтін үдерістік тар жерлер

Мақсат барлық шығынды жою емес. Мақсат — қандай шығындар өз құнын ақтамайтынын анықтау.

Операцияға зиян келтірмей коммуналдық шығындарды азайтыңыз

Коммуналдық төлемдер үнемдеуге ең оңай орындардың бірі, өйткені көптеген бизнес әдетке айналған тиімсіздік салдарынан ақша жоғалтады.

Коммуналдық шығындарды азайтудың бірнеше практикалық жолы:

• Термостаттарды күні бойы бір қалыпта қалдырмай, нақты жұмыс уақыты мен адам келуіне қарай реттеңіз
• Мүмкін болса, бағдарламаланатын термостаттар немесе ақылды басқару жүйелерін қолданыңыз
• Қызу шамдарды немесе ескірген жарықтандыруды LED шамдарға ауыстырыңыз
• Жұмыс уақыты аяқталған соң жабдықтар мен шамдарды өшіріңіз
• Белсенді қолданылмаған кезде де ток тұтынатын құрылғыларды розеткадан ажыратыңыз
• Егер коммуналдық жоспар рұқсат етсе, энергия көп қажет ететін жұмыстарды сұраныс төмен уақытқа жоспарлаңыз
• HVAC жүйелерін сүзгілердің бітелуі немесе техникалық қызметтің болмауы салдарынан артық жұмыс істемейтіндей етіп уақтылы күтіп ұстаңыз

Егер сіз кеңістікті жалға алсаңыз, үй иесінен энергия үнемдейтін жаңартулар немесе ортақ шығындарды азайтуға көмектесетін ғимарат деңгейіндегі бастамалар бар-жоғын сұраңыз. Тіпті шағын үнемнің өзі бір жылдың ішінде едәуір нәтиже беруі мүмкін.

Бағдарламалық жасақтама мен жазылымдарды қайта бағалаңыз

Бағдарламалық жасақтамаға кететін шығындар көбіне байқалмай өседі, себебі жеке сатып алуларды бекіту оңай, ал кейін қайта қарап шығу қиын. Көптеген бизнес бір мәселені аздап әртүрлі тәсілмен шешетін қайталанатын құралдар үшін ақша төлеп отырады.

Әрбір жазылымды тексеріп, мына сұрақтарды қойыңыз:

• Біз мұны ай сайын қолданамыз ба?
• Бұл басқа құралды алмастыра ма?
• Топ оны құнын ақтайтындай пайдаланып отыр ма?
• Негізгі мүмкіндіктері бірдей арзан жоспар бар ма?
• Бір платформа бірнеше бөлек қызметті біріктіре ала ма?

Артықтықтың жиі кездесетін мысалдарына бірнеше файл бөлісу жүйесі, қайталанатын маркетинг платформалары, жеткілікті қолданылмайтын дизайн құралдары және штат санына сай келмейтін артық лицензия орындары жатады.

Егер құрал әлі де маңызды болса, жылдық бағаға көшу, кішірек жоспар таңдау немесе пайдаланылмайтын қосымшаларды алып тастау жолдарын қарастырыңыз. Егер ол операцияға айтарлықтай үлес қоспаса, оны тоқтатыңыз.

Қолма-қол ақшаны сақтау үшін сатып алу тәртібін күшейтіңіз

Ақылды сатып алу көбіне аз сатып алудан тиімдірек. Шағын бизнес сатып алу дағдыларын қатаңдатып, алдын алуға болатын ысырапты азайту арқылы ақшалай ағынды жақсарта алады.

Пайдалы тәжірибелер:

• Қажетсіз артық қор жинамай, келесі операциялық кезеңге қажет мөлшермен ғана сатып алыңыз
• Қайта тапсырыс беруді жеңілдету үшін жиі қолданылатын жабдықтарды стандарттаңыз
• Кез келген ірі келісімді ұзартпас бұрын бірнеше жеткізушіні салыстырыңыз
• Қайталанатын сатып алулар оған тұрарлық болса, көлемдік жеңілдіктерді келісіп алыңыз
• Әсіресе ұзақ мерзімді жеткізушілермен жақсырақ төлем шарттарын сұраңыз
• Сыйақылар, төлемді кейінге қалдыру мүмкіндігі немесе қорғау тетіктері қаржыландыру құнынан жоғары болғанда ғана іскерлік несие пайдаланыңыз
• Артық тапсырыс беру үрдістерін анықтау үшін сатып алу жиілігін қадағалаңыз

Көптеген иелер үшін ең үлкен пайда бір үлкен өзгерістен емес, уақыт өте келе жинақталатын көптеген шағын жақсартулардан келеді.

Еңбекақы шығындарын сақтықпен азайтыңыз

Еңбек көбіне бизнестегі ең үлкен шығын болғандықтан, шығын өскенде алдымен осы жерге қарау табиғи. Бірақ еңбекақыға қатысты шешімдер абай болуды талап етеді. Тым қатты қысқарту қызмет сапасына, ұжымдық рухқа және ұзақ мерзімді кадр тұрақтылығына зиян келтіруі мүмкін.

Қызметкерлер санын азайтпас бұрын, мына баламаларды қарастырыңыз:

• Міндеттерді қайта бөліп, қызметкерлерді жоғары құнды жұмыстарға бағыттау
• Жұмысты жақсы жоспарлау арқылы артық жұмыс уақытын жою
• Төмен белсенді кезеңдерде жартылай жұмыс күндік қолдауды пайдалану
• Команданың көбірек функцияны атқара алуы үшін қызметкерлерді өзара оқыту
• Табыс бұл орынға әлі сәйкес келмесе, қажет емес жалдауды кейінге қалдыру
• Қажет болса және орынды болса, жалақы өсімін немесе бонустарды уақытша тоқтату
• Кейбір қысқа мерзімді жобалар үшін тұрақты қызметкердің орнына мердігерді пайдалану мүмкіндігін қарастыру

Егер қысқарту болмай қоймаса, оны мұқият жоспарлап, заңгерлік кеңеспен іске асырыңыз. Дұрыс басқарылмаған қысқартулар өнімділіктің төмендеуі, кадр ауысуы және беделге нұқсан келтіру арқылы қосымша шығындарға әкелуі мүмкін.

Қорлар есебін жақсартыңыз

Физикалық өнімдермен жұмыс істейтін бизнестер артық қор, бүліну, жоғалу немесе шұғыл сатып алуға мәжбүрлейтін тауар тапшылығы салдарынан жиі ақша жоғалтады.

Қорды үнемдеу болжауға емес, нақты бақылауға негізделеді. Тәсілді мына жолдармен жақсартыңыз:

• Өнім немесе санат бойынша айналымды қадағалау
• Жорамалды болжамға емес, нақты сұраныс деректеріне сүйеніп тапсырыс беру
• Қолма-қол ақшаны байлап қоятын баяу сатылатын тауарларды анықтау
• Артық сатып алуды болдырмайтын қайта тапсырыс шектерін белгілеу
• Кейбір өнімдерді тоқтату қажет пе, соны қарастыру
• Зақым, ескіру немесе ұрлық бар-жоғын тексеру

Егер сіз тауар өндірсеңіз немесе қайта сатсаңыз, қорды тәртіппен басқару сөрелерде бос тұрып қалатын айналым капиталын босатуы мүмкін.

Банктік және төлем өңдеу алымдарын азайтыңыз

Қаржылық үйкеліс маржаны байқатпай кемітуі мүмкін. Төлем өңдеушілер, сауда қызметтері провайдерлері және банк өнімдері көбіне ұсақ болып көрінетін алымдар алады, бірақ олар жүздеген немесе мыңдаған транзакцияға көбейгенде едәуір сомаға айналады.

Мына шығындарды мұқият тексеріңіз:

• Ай сайынғы шотты жүргізу алымдары
• Банкаралық аударым төлемдері
• Транзакцияны кері қайтару алымдары
• Карта өңдеу мөлшерлемелері
• Ең төменгі қалдықты сақтамағаны үшін айыппұлдар
• Қолма-қол аванс немесе қысқа мерзімді қаржыландыру шығындары

Кейде жақсырақ баға деңгейі, басқа провайдер немесе келісілген мөлшерлеме айтарлықтай үнем береді. Тіпті алымдардың шамалы төмендеуі де маржаны жақсартады, өйткені бұл шығындар көбіне сатылым көлемімен бірге тікелей өседі.

Маркетингті тиімді ұстаңыз

Маркетинг өсуді қолдауы тиіс, бірақ ақшаны босқа жұмсамауы керек. Дұрыс стратегия аудиторияңызға байланысты, алайда кез келген арна оның нәтижесімен өлшенуі тиіс.

Маркетинг тиімділігін арттыру үшін:

• Арна бойынша лидтерді, конверсияларды және клиентті тарту құнын қадағалаңыз
• Төмен сапалы трафик әкелетін кампанияларды тоқтатыңыз
• Қайталанатын нәтиже беретін арналарға назар аударыңыз
• Уақыт өте жұмыс істей беретін контент және email материалдарын жасаңыз
• Қолжетімді бағадағы клиенттік ұсынымдар мен пікірлерді пайдаланып, ауқымды кеңейтіңіз
• Жаңа кампанияларды кеңейтпес бұрын шағын бюджетпен сынап көріңіз

Бизнес көбіне нәтижеден гөрі көрінуге ұмтылып, ақша ысырап етеді. Жақсы бағытталған шағын маркетинг жоспары кең ауқымды жоспардан тиімді болуы мүмкін.

Сыртқа беру туралы ойланыңыз

Әр функцияны ішкі командада атқару міндетті емес. Сыртқа беру еңбекақы жүктемесін азайтып, сапаны жақсартып, иелерге тұрақты үстеме шығын қоспай-ақ маманданған сарапшыларға қол жеткізуге мүмкіндік береді.

Мысалдар:

• Бухгалтерия
• Салық декларациясын дайындау
• Жалақыны басқару
• IT қолдау
• Графикалық дизайн
• Нақты мәселелер бойынша заңдық тексеру
• Қысқа мерзімді маркетинг немесе контент көмегі

Ең бастысы — сыртқа беруді жұмыс негізгі емес, анда-санда қажет болатын немесе маман тиімдірек орындайтын кезде қолдану. Егер функция клиент тәжірибесі немесе бренд үшін орталық рөл атқарса, оны ішкі түрде дамыту жақсырақ болуы мүмкін.

Бағаны қайта қарап, маржаны қорғаңыз

Кейде өсіп жатқан шығындарды тек қысқарту арқылы емес, баға тәртібі арқылы да өтеуге болады. Бизнес иелері енгізу құны, еңбек және үстеме шығындар өскеніне қарамастан бағаны көтеруге жиі тартыншақтайды.

Баға стратегияңызды мына сұрақтар арқылы қайта қараңыз:

• Соңғы баға жаңартуынан бері шығындарыңыз өзгерді ме?
• Кейбір өнімдер немесе қызметтер берілген құнға қарағанда төмен бағаланған ба?
• Жеңілдіктер табыстылықты төмендетіп жатыр ма?
• Маржаны жақсарту үшін қызметтерді біріктіруге немесе ұсыныстарды қарапайымдандыруға бола ма?
• Бәсекелестеріңіз де ұқсас позиция ұстай ма, әлде сіз нарық күткеннен көбірек нәрсе ұсынып отырсыз ба?

Дұрыс түсіндірілген баға өсімі, жақсартылған қызметпен немесе құндылықтың айқындалуымен бірге, барлық шығын өсімін іштен жұтып қоюдан гөрі жақсырақ болады.

Үнем тұрақты болуы үшін жүйені күшейтіңіз

Бір реттік қысқартулар көмектеседі, бірақ ұзақ мерзімді үнем жақсы жүйелер арқылы келеді. Шығындарды уақыт өте бақылауда ұстайтын әдеттер қалыптастырыңыз.

Пайдалы тәжірибелер:

• Ай сайынғы шығындарды шолу
• Жеткізуші келісімшарттарының жаңарту күнтізбесі
• Жаңа шығындарға арналған бекіту ережелері
• Бағдарламалық жасақтаманы жүйелі тексеру
• Бюджет ауытқуын есеп беру
• Қор және ақшалай ағын панельдері
• Бөлім деңгейіндегі шығындарға нақты жауапкершілік

Шығындарды басқару күнделікті жұмыстың бір бөлігіне айналғанда, бизнес мәселелерге тезірек жауап береді және ысыраптың үлкен мәселеге айналуына жол бермейді.

Бизнесді жеңіл ұстаңыз, бірақ қарқынын жоғалтпаңыз

Ең мықты шығындарды қысқарту стратегиясы теңгерімді болады. Артық шығынды жойыңыз, бірақ табыс әкелетін және сенімді сақтайтын қабілеттерді қорғаңыз. Тым агрессивті қысқартқан бизнес қысқа мерзімде ақша үнемдегенімен, клиенттердің кетуі, қызметтің бұзылуы немесе өсудің баяулауы арқылы одан да көп жоғалтуы мүмкін.

Дұрыс тәсіл көбіне бірнеше қабаттан тұрады:

• Алдымен айқын артық шығынды қысқарту
• Қайталанатын операцияларда тиімділікті арттыру
• Жеткізушілер мен келісімшарттарды қайта келісу
• Жоғары нәтиже беретін адамдар мен жоғары қайтарым әкелетін жұмыстарды қорғау
• Үнемделген қаражатты өсуге, тұрақтылыққа немесе қарызды азайтуға қайта бағыттау

Бастапқы кезеңнен бастап бизнес құрып жүрген құрылтайшылар үшін жеңіл болу маңызды. Тиімді бизнес құру және compliance қолдауы да үстеме шығынды бақылауда ұстауға көмектеседі. Zenind кәсіпкерлерге компанияларын оңай рәсімдеуге және жүргізуге көмектеседі, осылайша әкімшілік ауыртпалықтың орнына өсімге ресурстарды көбірек бөлуге мүмкіндік береді.

Қорытынды ойлар

Шығындарды қысқарту ең тиімді болғанда, ол стратегиялық сипатта болады. Мақсат үнемі тірі қалу режимінде жұмыс істеу емес. Мақсат — қысымға төтеп бере алатын, тез бейімделетін және мүмкіндік туған кезде сеніммен инвестиция жасай алатын бизнес құру.

Шығындарды мұқият қарап, операцияларды қарапайымдандырып, табыс әкелетін шынайы жұмысты қорғау арқылы шағын бизнес иелері жеңілірек әрі мықты компания құра алады. Бизнес дәл осылай ғана қиын жағдайдан аман қалмайды. Ол келесі өсу кезеңінде өркендеуге де дайын болады.