Lập kế hoạch di sản cho chủ doanh nghiệp tự kinh doanh: Bảo vệ công ty và di sản của bạn

Nếu bạn là người tự kinh doanh, doanh nghiệp của bạn không chỉ là nguồn thu nhập. Đó có thể là thương hiệu, kế hoạch nghỉ hưu, nguồn hỗ trợ tài chính cho gia đình và thành quả của nhiều năm nỗ lực. Vì vậy, lập kế hoạch di sản càng quan trọng hơn khi bạn tự mình điều hành một doanh nghiệp.

Nếu không có một kế hoạch rõ ràng, tài sản, quyền lợi kinh doanh và hoạt động hằng ngày của bạn có thể trở nên khó quản lý đối với gia đình nếu bạn mất khả năng hành động hoặc qua đời. Một kế hoạch di sản được xây dựng cẩn thận giúp giảm nhầm lẫn, bảo vệ người thân và duy trì giá trị doanh nghiệp.

Bài viết này giải thích các tài liệu cốt lõi của kế hoạch di sản, cách bảo vệ một doanh nghiệp do cá nhân tự kinh doanh sở hữu và những bước có thể giúp công ty của bạn tiếp tục vận hành khi điều bất ngờ xảy ra.

Vì sao lập kế hoạch di sản quan trọng đối với người tự kinh doanh

Lập kế hoạch di sản truyền thống tập trung vào tài sản cá nhân như nhà ở, tài khoản ngân hàng và các khoản đầu tư. Với một chuyên gia tự kinh doanh, còn có thêm một lớp phức tạp: chính doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn có thể bao gồm:

• Hợp đồng với khách hàng
• Quan hệ với nhà cung cấp
• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Sở hữu trí tuệ
• Thiết bị và hàng tồn kho
• Tài khoản số và các gói thuê bao phần mềm
• Dòng tiền và các khoản phải thu chưa thanh toán

Nếu không có kế hoạch, những hạng mục này có thể bị “đóng băng” trong quá trình chứng thực di chúc, bị trì hoãn do tranh chấp pháp lý hoặc do một người không hiểu doanh nghiệp xử lý. Điều đó có thể gây thiệt hại tài chính ngay vào thời điểm gia đình và nhân viên của bạn cần sự ổn định nhất.

Rủi ro khi không có kế hoạch

Một chủ doanh nghiệp tự kinh doanh không có kế hoạch di sản có thể để lại nhiều vấn đề có thể tránh được.

1. Chậm trễ do chứng thực di chúc

Chứng thực di chúc là quy trình do tòa án giám sát để xử lý di sản của người đã mất. Quy trình này có thể tốn thời gian, tốn chi phí và khiến thông tin riêng tư trở thành hồ sơ công khai.

2. Gián đoạn hoạt động kinh doanh

Nếu không ai có thẩm quyền truy cập tài khoản, ký tài liệu hoặc đưa ra quyết định, doanh nghiệp có thể phải ngừng hoạt động tạm thời hoặc vĩnh viễn.

3. Xung đột gia đình

Nếu không có hướng dẫn bằng văn bản, các thành viên trong gia đình có thể bất đồng về việc ai nên sở hữu hoặc điều hành doanh nghiệp, có nên bán doanh nghiệp hay không, hoặc tiền thu được nên được chia như thế nào.

4. Mất giá trị

Một doanh nghiệp không thể vận hành trơn tru thường mất giá trị rất nhanh. Khách hàng có thể rời đi, công việc bị trễ hạn và uy tín có thể bị ảnh hưởng.

5. Vấn đề thuế

Việc lập kế hoạch kém có thể làm tăng rủi ro thuế di sản, tạo ra vấn đề thuế thu nhập hoặc dẫn đến chi phí pháp lý không cần thiết.

Các tài liệu cốt lõi của kế hoạch di sản

Một kế hoạch di sản vững chắc thường kết hợp các tài liệu cá nhân với kế hoạch dành riêng cho doanh nghiệp.

Di chúc cuối cùng

Di chúc hướng dẫn tòa án cách phân chia tài sản cá nhân của bạn và có thể chỉ định người giám hộ cho con chưa thành niên. Đây cũng là nơi nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu suy nghĩ về điều gì sẽ xảy ra với phần sở hữu của mình.

Di chúc có thể hữu ích, nhưng nó không tự động giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động. Nếu công ty cần duy trì hoạt động, thường cần thêm các bước lập kế hoạch khác.

Quỹ tín thác sống có thể hủy ngang

Quỹ tín thác sống có thể hủy ngang có thể giúp tài sản được chuyển giao ngoài thủ tục chứng thực di chúc. Với chủ doanh nghiệp tự kinh doanh, điều đó có thể giúp chuyển giao trơn tru hơn các tài sản liên quan đến doanh nghiệp và giúp người thụ hưởng tiếp cận nhanh hơn.

Quỹ tín thác có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn đảm bảo sự riêng tư, tính liên tục và kiểm soát tốt hơn đối với việc phân phối tài sản.

Giấy ủy quyền tài chính lâu dài

Nếu bạn mất khả năng hành động, giấy ủy quyền tài chính lâu dài cho phép một người đáng tin cậy thay mặt bạn quản lý các vấn đề tài chính. Điều đó có thể bao gồm thanh toán hóa đơn, xử lý ngân hàng hoặc giải quyết các nghĩa vụ kinh doanh.

Tài liệu này có thể rất quan trọng khi bạn là người duy nhất có thẩm quyền đưa ra quyết định tài chính.

Chỉ thị y tế và giấy ủy quyền y tế

Những tài liệu này xử lý các quyết định y tế nếu bạn không thể tự lên tiếng. Mặc dù chúng không trực tiếp điều hành doanh nghiệp của bạn, chúng giúp bảo vệ bạn và giảm bớt sự không chắc chắn cho gia đình.

Chỉ định người thụ hưởng

Một số tài sản được chuyển giao theo chỉ định người thụ hưởng thay vì thông qua di chúc. Tài khoản hưu trí, bảo hiểm nhân thọ và một số tài khoản tài chính nên được xem xét thường xuyên để đảm bảo phù hợp với kế hoạch di sản của bạn.

Kế hoạch kế nhiệm doanh nghiệp

Kế hoạch kế nhiệm doanh nghiệp nêu rõ điều gì sẽ xảy ra với công ty nếu bạn nghỉ hưu, mất năng lực hành vi hoặc qua đời. Với một chủ doanh nghiệp tự kinh doanh, đây có thể là tài liệu kinh doanh quan trọng nhất trong toàn bộ kế hoạch di sản.

Kế hoạch này nên bao gồm:

• Ai sẽ tiếp quản việc quản lý
• Doanh nghiệp có tiếp tục hoạt động hay sẽ được bán
• Quyền sở hữu được chuyển giao như thế nào
• Khách hàng và nhà cung cấp sẽ được thông báo ra sao
• Ai có thể truy cập hồ sơ và tài khoản
• Các khoản nợ và nghĩa vụ sẽ được xử lý thế nào

Những lưu ý đặc biệt đối với LLC và công ty cổ phần

Nếu doanh nghiệp của bạn được tổ chức dưới dạng LLC hoặc công ty cổ phần, phần sở hữu của bạn thường là một tài sản có thể chuyển giao. Tuy nhiên, việc chuyển giao này có thể không đơn giản như bàn giao một tài khoản ngân hàng.

Xem lại điều lệ hoạt động hoặc quy chế nội bộ

Điều lệ hoạt động của LLC hoặc quy chế nội bộ của công ty cổ phần có thể chứa các hạn chế về chuyển nhượng, quyền biểu quyết hoặc kế nhiệm. Những quy tắc này nên phù hợp với kế hoạch di sản của bạn.

Chỉ định người kế nhiệm

Nếu bạn muốn một người nào đó quản lý doanh nghiệp, hãy nêu rõ người đó trong các tài liệu kế hoạch của bạn. Đừng cho rằng các thành viên gia đình sẽ tự biết phải làm gì.

Tách biệt tài sản doanh nghiệp và cá nhân

Giữ cho tài khoản, hồ sơ và hợp đồng doanh nghiệp được tổ chức riêng biệt. Việc tách bạch rõ ràng sẽ giúp việc chuyển giao và quản lý trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Xác nhận tỷ lệ sở hữu

Nếu có nhiều chủ sở hữu, hãy quyết định phần sở hữu của bạn nên được xử lý như thế nào. Trong một số trường hợp, thỏa thuận mua bán giữa các chủ sở hữu là giải pháp tốt nhất.

Vì sao thỏa thuận mua bán giữa các chủ sở hữu có thể hữu ích

Thỏa thuận mua bán giữa các chủ sở hữu đặt ra các quy tắc về điều gì sẽ xảy ra với phần sở hữu của một chủ sở hữu khi một sự kiện kích hoạt xảy ra, chẳng hạn như tử vong, mất khả năng lao động, nghỉ hưu hoặc rời khỏi công ty.

Đối với chủ doanh nghiệp tự kinh doanh có đối tác, thỏa thuận này có thể:

• Cung cấp quy trình chuyển giao rõ ràng
• Thiết lập phương pháp định giá
• Giảm xung đột trong gia đình
• Bảo vệ các chủ sở hữu còn lại
• Tạo kế hoạch tài trợ thông qua bảo hiểm hoặc các phương thức khác

Ngay cả chủ doanh nghiệp hoạt động một mình cũng có thể hưởng lợi từ việc xác định ai có thể mua doanh nghiệp, hoặc doanh nghiệp nên được định giá và bán như thế nào.

Cách lập kế hoạch cho sự liên tục của doanh nghiệp

Lập kế hoạch di sản không chỉ là chuyện xảy ra sau khi qua đời. Nó còn là về tính liên tục nếu bạn tạm thời không thể làm việc.

Dưới đây là các bước thực tế để giữ cho doanh nghiệp ổn định:

Tạo danh sách truy cập khẩn cấp

Ghi lại nơi lưu trữ các hồ sơ quan trọng, bao gồm:

• Thông tin ngân hàng
• Hồ sơ thuế
• Liên hệ nhà cung cấp
• Công cụ quản lý mật khẩu
• Hợp đồng bảo hiểm
• Hợp đồng thuê
• Giấy phép và giấy phép kinh doanh

Ghi lại các quy trình cốt lõi

Viết lại cách gửi hóa đơn, cách quản lý dự án và cách xử lý các vấn đề chăm sóc khách hàng. Điều này giúp người khác dễ dàng tiếp quản hơn.

Chỉ định quyền hạn tạm thời

Một người đáng tin cậy nên biết ai có thể thanh toán hóa đơn, trả lời câu hỏi của khách hàng hoặc duy trì hoạt động trong tình huống khẩn cấp.

Xem xét lại phạm vi bảo hiểm

Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm mất khả năng lao động và bảo hiểm nhân sự chủ chốt có thể giúp tạo thanh khoản cho doanh nghiệp và gia đình.

Cập nhật quyền truy cập vào tài sản số

Nhiều doanh nghiệp phụ thuộc vào email, lưu trữ đám mây, trang web, mạng xã hội và cổng thanh toán. Hãy নিশ্চিত bảo những tài sản này được ghi nhận và có thể truy cập thông qua các kênh pháp lý phù hợp.

Những vấn đề thuế cần xem xét

Lập kế hoạch di sản và lập kế hoạch thuế thường có liên quan đến nhau. Chiến lược phù hợp phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, tài sản và mục tiêu gia đình của bạn.

Hãy cân nhắc xem xét:

• Rủi ro thuế di sản ở cấp liên bang và tiểu bang
• Hệ quả thuế thu nhập khi chuyển giao quyền sở hữu
• Ảnh hưởng thuế lãi vốn nếu doanh nghiệp được bán
• Quy tắc người thụ hưởng của tài khoản hưu trí
• Các khoản khấu trừ tiềm năng và vấn đề định giá

Vì luật thuế có thể thay đổi và hoàn cảnh của từng người là khác nhau, chủ doanh nghiệp nên làm việc với luật sư, kế toán viên công chứng hoặc cố vấn thuế đủ năng lực.

Những sai lầm phổ biến của chủ doanh nghiệp tự kinh doanh

Nhiều chủ doanh nghiệp biết mình cần một kế hoạch, nhưng lại trì hoãn việc tạo ra nó. Những sai lầm phổ biến bao gồm:

• Không chỉ định người kế nhiệm
• Chỉ dựa vào di chúc
• Không cập nhật chỉ định người thụ hưởng
• Trộn lẫn tài chính doanh nghiệp và cá nhân
• Không ghi lại mật khẩu và quyền truy cập tài khoản
• Bỏ qua sự khác biệt của luật từng tiểu bang
• Quên cập nhật kế hoạch sau các sự kiện lớn trong đời

Kết hôn, ly hôn, có con mới, có đối tác kinh doanh hoặc tái cấu trúc công ty đều có thể làm thay đổi nội dung kế hoạch của bạn.

Danh sách kiểm tra lập kế hoạch di sản đơn giản cho chủ doanh nghiệp

Hãy dùng danh sách này làm điểm khởi đầu:

• Xem xét cấu trúc pháp nhân doanh nghiệp của bạn
• Soạn thảo hoặc cập nhật di chúc
• Cân nhắc lập quỹ tín thác sống có thể hủy ngang
• Tạo giấy ủy quyền tài chính lâu dài
• Chuẩn bị chỉ thị y tế
• Viết kế hoạch kế nhiệm doanh nghiệp
• Xem lại điều lệ hoạt động hoặc quy chế nội bộ
• Thêm hoặc cập nhật chỉ định người thụ hưởng
• Ghi lại mật khẩu, tài khoản và liên hệ
• Phối hợp với luật sư và chuyên gia thuế
• Xem xét lại toàn bộ hằng năm hoặc sau các sự kiện lớn trong đời

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với trọng tâm là tuân thủ và ổn định lâu dài. Đối với chủ doanh nghiệp tự kinh doanh, một công ty được cấu trúc tốt có thể giúp việc lập kế hoạch di sản và kế hoạch kế nhiệm trở nên dễ dàng hơn.

Zenind có thể hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong các việc như:

• Thành lập LLC và công ty cổ phần
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Quản lý báo cáo thường niên
• Nhắc nhở tuân thủ
• Tổ chức tài liệu doanh nghiệp

Khi hồ sơ pháp nhân của bạn được cập nhật và các nghĩa vụ tuân thủ được xử lý đầy đủ, gia đình, luật sư hoặc người kế nhiệm của bạn sẽ dễ dàng tiếp quản hơn nếu cần.

Kết luận

Lập kế hoạch di sản không chỉ dành cho người nghỉ hưu hoặc các công ty lớn. Nếu bạn là người tự kinh doanh, đây là một trong những công cụ quan trọng nhất để bảo vệ gia đình và doanh nghiệp của bạn.

Một kế hoạch rõ ràng có thể giảm nhầm lẫn, hạn chế trì hoãn và giúp duy trì giá trị mà bạn đã nỗ lực tạo dựng. Hãy bắt đầu với các nền tảng pháp lý, bổ sung kế hoạch kế nhiệm doanh nghiệp và thường xuyên xem lại tài liệu khi cuộc sống và công ty của bạn thay đổi.

Mục tiêu rất đơn giản: đảm bảo doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục phục vụ gia đình, khách hàng và tương lai của bạn.