Các cuộc họp ma và họp zombie: Chúng là gì và vì sao doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm

Các cuộc họp được tạo ra để thúc đẩy công việc tiến lên. Nhưng trên thực tế, chúng có thể gây tác dụng ngược khi được lên lịch kém, người tham dự vắng mặt, hoặc tiếp tục lặp lại rất lâu sau khi không còn phục vụ mục đích nào nữa. Hai dạng lãng phí cuộc họp gây bực bội nhất là cuộc họp ma và cuộc họp zombie.

Cuộc họp ma là cuộc họp đã được lên lịch nhưng một hoặc nhiều người tham gia quan trọng không xuất hiện. Cuộc họp zombie là một cuộc họp định kỳ vẫn tiếp tục xuất hiện trên lịch dù nó không còn tạo ra giá trị, không ai còn nhớ vì sao nó tồn tại, hoặc mọi người vẫn tham dự chỉ vì thói quen chứ không phải vì nhu cầu thực sự.

Đối với một công ty lớn, những vấn đề này chỉ gây phiền toái. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup đang tăng trưởng, chúng có thể rất tốn kém. Mỗi giờ dành để chờ đợi, sắp xếp lại, hoặc ngồi trong một cuộc gọi vô nghĩa là một giờ không dành cho khách hàng, tuyển dụng, bán hàng, vận hành hoặc phát triển sản phẩm. Với các nhà sáng lập đang xây dựng một công ty mới tại Hoa Kỳ, kỷ luật trong cuộc họp rất quan trọng ngay từ ngày đầu vì những thói quen bạn thiết lập sớm thường sẽ trở thành văn hóa vận hành về sau.

Điều gì được xem là một cuộc họp ma?

Cuộc họp ma không chỉ là cuộc họp bắt đầu muộn. Đó là cuộc họp tồn tại trên giấy tờ nhưng không tồn tại trong thực tế.

Các ví dụ thường gặp gồm:

• Một cuộc họp một lần mà người tổ chức có mặt, nhưng người ra quyết định lại không tham gia
• Một cuộc họp được lên lịch mà chưa xác nhận trước lịch trống của mọi người
• Một cuộc gọi liên phòng ban trong đó người tham dự cho rằng sẽ có người khác xử lý
• Một đặt phòng họp hoặc cuộc họp trực tuyến vẫn nằm trên lịch dù người tổ chức đã chuyển sang việc khác

Cuộc họp ma thường xảy ra vì việc lên lịch bị xem như đồng nghĩa với việc đã đồng thuận. Thực ra không phải vậy. Một lời mời trên lịch chỉ là lời hứa sẽ tập hợp mọi người lại, chứ không chứng minh rằng bất kỳ ai hiểu mục đích hoặc thực sự có ý định tham gia.

Điều gì được xem là một cuộc họp zombie?

Cuộc họp zombie là một cuộc họp định kỳ vẫn tiếp tục lặp lại dù lý do ban đầu để tổ chức nó đã không còn nữa.

Các dấu hiệu điển hình gồm:

• Chương trình làm việc lúc nào cũng giống nhau nhưng không có quyết định nào được đưa ra
• Số người tham dự giảm dần theo thời gian nhưng lời mời vẫn giữ nguyên
• Mọi người tham gia vì nghĩa vụ, chứ không phải vì ý kiến của họ thật sự cần thiết
• Cuộc họp tiếp diễn vì không ai muốn là người đề nghị hủy nó
• Nhóm dành nhiều thời gian nói về chính cuộc họp hơn là dùng cuộc họp để giải quyết vấn đề

Cuộc họp zombie đặc biệt phổ biến trong các nhóm phát triển nhanh. Một cuộc họp hữu ích khi công ty có năm nhân viên có thể trở nên vô dụng khi có mười lăm người. Một buổi cập nhật hằng tuần từng giúp khởi động dự án có thể không còn cần thiết khi quy trình đã ổn định. Nếu không xem xét định kỳ, các cuộc họp lặp lại sẽ tự tồn tại như một thói quen.

Vì sao điều này quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ?

Cuộc họp ma và cuộc họp zombie không chỉ là sự phiền toái về năng suất. Chúng tạo ra lực cản mang tính cấu trúc.

1. Chúng làm lãng phí sự chú ý của lãnh đạo

Nhà sáng lập và quản lý có quỹ thời gian hữu hạn. Khi lãnh đạo bị kéo vào những cuộc họp không có mục tiêu rõ ràng, họ mất tập trung vào công việc có giá trị cao hơn như chiến lược, tuyển dụng, giữ chân khách hàng và quản lý dòng tiền.

2. Chúng làm chậm quyết định

Nếu không có đúng người trong phòng, cuộc họp không thể tạo ra quyết định. Kết quả là phải họp tiếp, gửi thêm email và kéo dài tiến độ dự án.

3. Chúng tạo ra sự khó chịu

Nhân viên nhận ra khi thời gian của họ không được tôn trọng. Việc liên tục tham gia những cuộc họp vô nghĩa có thể làm giảm tinh thần và khiến giao tiếp trở nên hình thức thay vì hữu ích.

4. Chúng làm lãng phí thời gian được trả lương

Ngay cả một cuộc họp ngắn cũng trở nên tốn kém khi nhân với nhiều nhân viên. Một cuộc họp 30 phút với sáu người sẽ tiêu tốn ba giờ công lao động. Nếu cuộc họp đó là không cần thiết, chi phí sẽ cộng dồn rất nhanh.

5. Chúng che giấu các vấn đề vận hành

Một cuộc họp định kỳ không còn mục đích có thể đang che lấp một vấn đề sâu hơn. Nhóm có thể chưa có người chịu trách nhiệm rõ ràng, chưa có quy trình được ghi chép, hoặc chưa có hệ thống báo cáo đáng tin cậy. Việc giữ cuộc họp tồn tại có thể làm chậm việc sửa đúng gốc rễ.

Những nguyên nhân phổ biến

Cuộc họp ma và cuộc họp zombie thường xuất phát từ vấn đề quy trình, chứ không phải do ác ý.

Thói quen lên lịch kém

Các cuộc họp thường được đặt trước khi mục tiêu được làm rõ. Nếu không có đầu ra cụ thể, lời mời chỉ trở thành chỗ giữ chỗ cho sự không chắc chắn.

Thiếu trách nhiệm sở hữu

Nếu không ai chịu trách nhiệm về chương trình họp, danh sách người tham dự và quyết định hủy họp, cuộc họp sẽ tồn tại theo quán tính.

Phụ thuộc quá nhiều vào cuộc họp định kỳ

Cuộc họp lặp lại rất hữu ích cho vận hành ổn định, nhưng chúng có thể trở thành giải pháp mặc định cho mọi vấn đề giao tiếp. Điều đó làm lịch làm việc rối hơn và giảm tính linh hoạt.

Sợ hủy họp

Mọi người thường giữ cuộc họp tiếp tục vì lo rằng việc hủy nó sẽ trông có vẻ cẩu thả hoặc thiếu tôn trọng. Thực tế, bảo vệ thời gian của mọi người là dấu hiệu của sự trưởng thành trong vận hành.

Không có chu kỳ rà soát

Nhiều nhóm không bao giờ kiểm tra lại các cuộc họp định kỳ. Một khi cuộc họp đã nằm trên lịch, nó sẽ ở đó cho đến khi ai đó đổi việc hoặc than phiền đủ lớn để bị gỡ bỏ.

Chi phí ẩn của lãng phí cuộc họp

Chi phí hiển nhiên của một cuộc họp ma hoặc zombie là thời gian ngồi trong phòng. Những chi phí ẩn còn lớn hơn.

Chuyển ngữ cảnh liên tục

Nhân viên phải chuẩn bị tinh thần cho cuộc họp rồi mới quay lại công việc. Nếu cuộc họp hóa ra không cần thiết, cả thời gian chuẩn bị và thời gian phục hồi sau đó đều bị lãng phí.

Làm chậm việc thực thi

Một cuộc họp tệ thường đẩy công việc thực sự sang giờ sau, ngày hôm sau hoặc tuần sau. Sự trì hoãn đó đặc biệt gây đau đầu trong doanh nghiệp nhỏ, nơi đội ngũ vốn đã hoạt động tinh gọn.

Giảm niềm tin vào lãnh đạo

Khi lãnh đạo dung túng cho những cuộc họp không tạo ra giá trị, đội ngũ sẽ bắt đầu nghi ngờ tính kỷ luật của công ty. Điều đó có thể làm suy yếu niềm tin vào các quyết định vận hành rộng hơn.

Làm lịch làm việc bị nghẽn

Một lịch quá tải khiến việc sắp xếp những cuộc trao đổi có ý nghĩa trở nên khó hơn. Mọi người bắt đầu chấp nhận xung đột lịch, chồng chéo cuộc gọi, hoặc bỏ qua lời mời vì họ cho rằng cuộc họp tiếp theo cũng sẽ chẳng quan trọng.

Cách ngăn ngừa cuộc họp ma

Cuộc họp ma thường có thể được ngăn chặn bằng một vài thói quen đơn giản.

Xác nhận mục đích trước khi gửi lời mời

Mỗi cuộc họp nên trả lời ba câu hỏi:

• Cần một quyết định, cập nhật hay kết quả gì?
• Ai bắt buộc phải có mặt để đạt được điều đó?
• Vì sao việc này không thể xử lý bất đồng bộ?

Nếu khó trả lời những câu hỏi này, cuộc họp có thể không cần thiết.

Chỉ mời những người thật sự cần thiết

Nhiều người hơn không làm cuộc họp mạnh hơn. Giữ danh sách gọn để đúng người có thể tham gia một cách hiệu quả.

Có chương trình họp rõ ràng

Chương trình họp nên đủ cụ thể để người tham dự biết mình cần chuẩn bị gì. Một tiêu đề mơ hồ như “Cập nhật” hay “Trao đổi nhanh” thường là dấu hiệu cuộc họp cần được định nghĩa rõ hơn.

Kiểm tra lịch trống trước khi sắp xếp

Với những cuộc họp quan trọng, đặc biệt là cuộc họp có đối tác bên ngoài, nhà đầu tư hoặc người ra quyết định giữa các bộ phận, hãy xác nhận khả năng tham gia trước khi chốt thời gian.

Giữ kỷ luật lịch họp

Nếu ai đó không thể tham gia và ý kiến của họ là cần thiết, hãy dời lịch. Nếu ý kiến của họ không cần thiết, hãy loại họ khỏi lời mời và giữ cuộc họp gọn hơn.

Cách ngăn ngừa cuộc họp zombie

Cuộc họp zombie cần một quy trình dọn dẹp định kỳ.

Thêm ngày hết hạn

Mỗi cuộc họp định kỳ nên có một ngày rà soát. Đến thời điểm đó, người tổ chức nên tự hỏi liệu cuộc họp đó còn cần tồn tại hay không.

Đo xem cuộc họp có tạo ra kết quả hay không

Một cuộc họp định kỳ nên tạo ra một hoặc nhiều điều sau:

• Quyết định
• Việc cần làm
• Sự rõ ràng về trạng thái
• Giảm rủi ro
• Sự đồng bộ giữa các nhóm

Nếu từ cuộc họp này sang cuộc họp khác không có gì thay đổi, chuỗi họp đó có thể là dư thừa.

Luân phiên người phụ trách khi phù hợp

Nếu chỉ một người luôn dẫn dắt cuộc họp, định dạng có thể trở nên nhàm chán. Việc luân phiên trách nhiệm có thể cho thấy cuộc họp còn hữu ích hay chỉ là thói quen.

Rút ngắn tần suất

Một số cuộc họp hằng tuần nên chuyển thành hai tuần một lần. Một số cuộc họp hai tuần một lần nên chuyển thành hằng tháng. Một số cuộc họp nên được thay bằng cập nhật trong tài liệu dùng chung hoặc công cụ quản lý dự án.

Chấm dứt cuộc họp khi quy trình đã ổn định

Một cuộc họp từng giúp khởi động dự án không cần phải tồn tại mãi sau khi quy trình đã trở nên có thể dự đoán. Hãy kết thúc nó rõ ràng và cho cả nhóm biết lý do.

Một chính sách vệ sinh họp đơn giản

Doanh nghiệp nhỏ không cần cơ chế quản trị phức tạp để xử lý vấn đề này. Một chính sách ngắn gọn cũng có thể tạo khác biệt lớn.

1. Mỗi cuộc họp phải có mục đích rõ ràng.
2. Mỗi cuộc họp định kỳ phải có người chịu trách nhiệm.
3. Mỗi cuộc họp định kỳ phải được rà soát theo lịch cố định.
4. Những cuộc họp không tạo ra quyết định, hành động hoặc cập nhật có ý nghĩa nên được rút ngắn hoặc loại bỏ.
5. Nếu một vấn đề có thể xử lý tốt hơn bằng văn bản, hãy làm bất đồng bộ.

Chính sách như vậy không phải để cứng nhắc. Nó là để tôn trọng thời gian và giảm tiếng ồn.

Khi nào nên thay cuộc họp bằng một hệ thống tốt hơn

Đôi khi vấn đề không nằm ở chính cuộc họp. Vấn đề là cuộc họp đang được dùng như một giải pháp thay thế cho một quy trình còn thiếu.

Hãy cân nhắc thay cuộc họp khi:

• Các cập nhật trạng thái lặp đi lặp lại và có thể đoán trước
• Nhóm cần khả năng quan sát chứ không cần thảo luận
• Cùng một câu hỏi cứ xuất hiện mỗi tuần
• Quyết định có thể được ghi lại thay vì tranh luận trực tiếp
• Nhóm chủ yếu dùng cuộc họp để giữ mọi người nắm thông tin

Những lựa chọn tốt hơn có thể là bảng điều khiển chung, cập nhật bằng văn bản, công cụ theo dõi dự án, hoặc một người phụ trách chỉ báo cáo khi có thay đổi.

Dấu hiệu đã đến lúc hủy một cuộc họp định kỳ

Một cuộc họp định kỳ nên được hủy khi nhiều dấu hiệu sau cùng xuất hiện:

• Số người tham dự đang giảm
• Chương trình họp luôn trống
• Ít khi có việc cần làm được giao
• Cùng một chủ đề được nói đi nói lại mà không có tiến triển
• Người tham gia nói rằng họ có thể xử lý vấn đề qua email hoặc tin nhắn
• Cuộc họp tồn tại chỉ vì chưa ai xóa nó đi

Hủy một cuộc họp không phải là thất bại. Nhiều khi đó là dấu hiệu cho thấy nhóm đã trưởng thành đủ để sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Kết luận

Cuộc họp ma và cuộc họp zombie là biểu hiện của vệ sinh cuộc họp kém, quyền sở hữu không rõ ràng và những thói quen đã lỗi thời. Chúng có thể có vẻ nhỏ trong ngắn hạn, nhưng về lâu dài sẽ làm hao hụt năng suất, gây khó chịu cho nhân viên và làm chậm doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và công ty mới, cách khắc phục rất đơn giản nhưng quan trọng: lên lịch họp có chủ đích, kiểm soát chặt các cuộc họp định kỳ, và loại bỏ bất cứ điều gì không còn tạo ra giá trị. Cuộc họp tốt nhất thường là cuộc họp mà bạn không cần phải tổ chức.