Συνεδριάσεις-φάντασμα και συνεδριάσεις-ζόμπι: Τι είναι και γιατί πρέπει να απασχολούν τις μικρές επιχειρήσεις

Οι συνεδριάσεις υποτίθεται ότι προχωρούν τη δουλειά μπροστά. Στην πράξη, όμως, μπορούν να κάνουν το αντίθετο όταν έχουν κακό προγραμματισμό, χαμηλή συμμετοχή ή επαναλαμβάνονται πολύ μετά το σημείο στο οποίο εξακολουθούν να έχουν κάποιον σκοπό. Δύο από τις πιο ενοχλητικές μορφές σπατάλης χρόνου στις συνεδριάσεις είναι οι συνεδριάσεις-φάντασμα και οι συνεδριάσεις-ζόμπι.

Μια συνεδρίαση-φάντασμα είναι μια συνεδρίαση που έχει προγραμματιστεί, αλλά ένας ή περισσότεροι βασικοί συμμετέχοντες δεν εμφανίζονται ποτέ. Μια συνεδρίαση-ζόμπι είναι μια επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση που συνεχίζει να εμφανίζεται στα ημερολόγια, παρότι δεν προσθέτει πλέον αξία, κανείς δεν θυμάται γιατί υπάρχει ή οι ίδιοι άνθρωποι συμμετέχουν από συνήθεια και όχι επειδή είναι απαραίτητο.

Για μια μεγάλη εταιρεία, αυτά είναι απλώς ενοχλητικά. Για μια μικρή επιχείρηση ή ένα αναπτυσσόμενο startup, μπορεί να είναι ακριβά. Κάθε ώρα που ξοδεύεται περιμένοντας, επαναπρογραμματίζοντας ή καθισμένοι σε μια άσκοπη επαναλαμβανόμενη κλήση είναι μια ώρα που δεν ξοδεύεται σε πελάτες, προσλήψεις, πωλήσεις, λειτουργίες ή ανάπτυξη προϊόντος. Για ιδρυτές που χτίζουν μια νέα εταιρεία στις ΗΠΑ, η πειθαρχία στις συνεδριάσεις έχει σημασία από την πρώτη μέρα, επειδή οι συνήθειες που δημιουργείτε νωρίς τείνουν αργότερα να γίνονται η κουλτούρα λειτουργίας της επιχείρησης.

Τι θεωρείται συνεδρίαση-φάντασμα;

Η συνεδρίαση-φάντασμα δεν είναι απλώς μια συνεδρίαση που ξεκινά αργά. Είναι μια συνεδρίαση που υπάρχει στο χαρτί, αλλά όχι στην πράξη.

Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Μια μεμονωμένη συνεδρίαση όπου ο οικοδεσπότης εμφανίζεται, αλλά ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων δεν συνδέεται ποτέ
• Μια συνεδρίαση που προγραμματίζεται χωρίς να έχει προηγουμένως επιβεβαιωθεί η διαθεσιμότητα
• Μια διαλειτουργική κλήση όπου οι συμμετέχοντες υποθέτουν ότι κάποιος άλλος θα το αναλάβει
• Μια κράτηση αίθουσας ή μια διαδικτυακή συνεδρίαση που παραμένει στο ημερολόγιο αφότου ο διοργανωτής έχει προχωρήσει

Οι συνεδριάσεις-φάντασμα συχνά συμβαίνουν επειδή ο προγραμματισμός αντιμετωπίζεται ως το ίδιο πράγμα με την ευθυγράμμιση. Δεν είναι. Μια πρόσκληση στο ημερολόγιο είναι μόνο μια υπόσχεση συγκέντρωσης, όχι απόδειξη ότι κάποιος καταλαβαίνει τον σκοπό ή σκοπεύει να συμμετάσχει.

Τι θεωρείται συνεδρίαση-ζόμπι;

Η συνεδρίαση-ζόμπι είναι μια επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση που συνεχίζει να επιστρέφει, παρότι ο αρχικός λόγος ύπαρξής της έχει πλέον εκλείψει.

Τυπικά σημάδια περιλαμβάνουν:

• Η ατζέντα είναι πάντα η ίδια, αλλά δεν λαμβάνονται αποφάσεις
• Η συμμετοχή μειώνεται με τον χρόνο, αλλά η πρόσκληση παραμένει αμετάβλητη
• Οι άνθρωποι συμμετέχουν από υποχρέωση, όχι επειδή χρειάζεται η συμβολή τους
• Η συνεδρίαση συνεχίζεται επειδή κανείς δεν θέλει να είναι αυτός που θα τη διακόψει
• Η ομάδα ξοδεύει περισσότερο χρόνο μιλώντας για τη συνεδρίαση παρά χρησιμοποιώντας τη για να λύσει προβλήματα

Οι συνεδριάσεις-ζόμπι είναι ιδιαίτερα συχνές σε ομάδες που μεγαλώνουν γρήγορα. Μια συνεδρίαση που ήταν χρήσιμη σε μια ομάδα πέντε ατόμων μπορεί να γίνει άχρηστη σε μια ομάδα δεκαπέντε ατόμων. Ένα εβδομαδιαίο check-in που βοήθησε στην εκκίνηση ενός έργου μπορεί να μην χρειάζεται πλέον όταν η διαδικασία έχει σταθεροποιηθεί. Χωρίς περιοδικό έλεγχο, οι επαναλαμβανόμενες συνεδριάσεις αποκτούν δική τους ζωή.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τις μικρές επιχειρήσεις;

Οι συνεδριάσεις-φάντασμα και οι συνεδριάσεις-ζόμπι δεν είναι απλώς ενοχλήσεις παραγωγικότητας. Δημιουργούν δομική τριβή.

1. Σπαταλούν την προσοχή της διοίκησης

Οι ιδρυτές και οι μάνατζερ έχουν περιορισμένο χρόνο. Όταν τα στελέχη παρασύρονται σε συνεδριάσεις που δεν έχουν σκοπό, χάνουν την εστίασή τους σε πιο υψηλής αξίας δουλειές όπως η στρατηγική, οι προσλήψεις, η διατήρηση πελατών και η διαχείριση των ταμειακών ροών.

2. Επιβραδύνουν τις αποφάσεις

Αν οι σωστοί άνθρωποι δεν βρίσκονται στο δωμάτιο, η συνεδρίαση δεν μπορεί να καταλήξει σε απόφαση. Το αποτέλεσμα είναι επακόλουθες κλήσεις, περισσότερα email και μεγαλύτερα χρονοδιαγράμματα έργων.

3. Δημιουργούν απογοήτευση

Οι εργαζόμενοι αντιλαμβάνονται πότε ο χρόνος τους δεν γίνεται σεβαστός. Το να εμφανίζονται επανειλημμένα σε συνεδριάσεις που δεν έχουν σημασία μπορεί να μειώσει το ηθικό και να κάνει την επικοινωνία να μοιάζει προσχηματική αντί να είναι χρήσιμη.

4. Σπαταλούν αμειβόμενο χρόνο

Ακόμα και μια σύντομη συνεδρίαση γίνεται ακριβή όταν πολλαπλασιάζεται σε πολλούς εργαζομένους. Μια συνεδρίαση 30 λεπτών με έξι άτομα καταναλώνει τρεις εργατοώρες. Αν αυτή η συνεδρίαση δεν είναι απαραίτητη, το κόστος αυξάνεται γρήγορα.

5. Κρύβουν λειτουργικά προβλήματα

Μια επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση που δεν εξυπηρετεί πια κανέναν σκοπό μπορεί να καλύπτει ένα βαθύτερο πρόβλημα. Η ομάδα μπορεί να μην έχει ξεκάθαρο υπεύθυνο, τεκμηριωμένη διαδικασία ή αξιόπιστο σύστημα αναφορών. Η διατήρηση της συνεδρίασης μπορεί να καθυστερεί την πραγματική λύση.

Τα συνηθισμένα αίτια

Οι συνεδριάσεις-φάντασμα και οι συνεδριάσεις-ζόμπι συνήθως προκύπτουν από προβλήματα διαδικασίας, όχι από κακή πρόθεση.

Κακές συνήθειες προγραμματισμού

Οι συνεδριάσεις συχνά κλείνονται πριν γίνει σαφής ο στόχος. Αν δεν υπάρχει συγκεκριμένο αποτέλεσμα, η πρόσκληση γίνεται απλώς μια προσωρινή λύση για την αβεβαιότητα.

Αδύναμη ιδιοκτησία

Αν κανείς δεν είναι υπεύθυνος για την ατζέντα, τη λίστα συμμετεχόντων και την απόφαση ακύρωσης, η συνεδρίαση θα συνεχιστεί από αδράνεια.

Υπερβολική εξάρτηση από τις επαναλαμβανόμενες συνεδριάσεις

Οι επαναλαμβανόμενες συνεδριάσεις είναι χρήσιμες για σταθερές λειτουργίες, αλλά μπορούν να γίνουν η προεπιλεγμένη λύση για κάθε πρόβλημα επικοινωνίας. Αυτό δημιουργεί ακαταστασία στο ημερολόγιο και μειώνει την ευελιξία.

Φόβος ακύρωσης

Οι άνθρωποι συχνά κρατούν τις συνεδριάσεις ενεργές επειδή ανησυχούν ότι η ακύρωσή τους θα φανεί απρόσεκτη ή αγενής. Στην πραγματικότητα, η προστασία του χρόνου όλων είναι ένδειξη λειτουργικής ωριμότητας.

Έλλειψη ρυθμού επανεξέτασης

Πολλές ομάδες δεν κάνουν ποτέ έλεγχο στις επαναλαμβανόμενες συνεδριάσεις τους. Μόλις μια συνεδρίαση μπει στο ημερολόγιο, παραμένει εκεί μέχρι κάποιος να αλλάξει δουλειά ή να διαμαρτυρηθεί αρκετά δυνατά για να αφαιρεθεί.

Το κρυφό κόστος της σπατάλης στις συνεδριάσεις

Το προφανές κόστος μιας συνεδρίασης-φάντασμα ή συνεδρίασης-ζόμπι είναι ο χρόνος που ξοδεύεται στην αίθουσα. Τα κρυφά κόστη είναι μεγαλύτερα.

Εναλλαγή πλαισίου εργασίας

Οι εργαζόμενοι προετοιμάζονται νοητικά για τις συνεδριάσεις και μετά ξανασυγκεντρώνονται. Αν η συνεδρίαση αποδειχθεί περιττή, σπαταλιέται και αυτός ο χρόνος προετοιμασίας και αποκατάστασης της συγκέντρωσης.

Καθυστέρηση εκτέλεσης

Μια κακή συνεδρίαση συχνά μεταθέτει την πραγματική δουλειά για την επόμενη ώρα, την επόμενη μέρα ή την επόμενη εβδομάδα. Αυτή η καθυστέρηση είναι ιδιαίτερα επώδυνη σε μικρές επιχειρήσεις όπου η ομάδα ήδη λειτουργεί με περιορισμένους πόρους.

Μείωση της εμπιστοσύνης στη διοίκηση

Όταν οι ηγέτες ανέχονται συνεδριάσεις που δεν παράγουν αξία, οι ομάδες αρχίζουν να αμφισβητούν τη λειτουργική πειθαρχία της εταιρείας. Αυτό μπορεί να υπονομεύσει την εμπιστοσύνη και σε ευρύτερες λειτουργικές αποφάσεις.

Συμφόρηση ημερολογίου

Ένα υπερφορτωμένο ημερολόγιο δυσκολεύει τον προγραμματισμό ουσιαστικών συζητήσεων. Οι άνθρωποι αρχίζουν να αποδέχονται συγκρούσεις, να στοιβάζουν κλήσεις ή να αγνοούν προσκλήσεις επειδή υποθέτουν ότι και η επόμενη συνεδρίαση δεν θα έχει σημασία.

Πώς να αποτρέψετε τις συνεδριάσεις-φάντασμα

Οι συνεδριάσεις-φάντασμα μπορούν συνήθως να αποφευχθούν με μερικές απλές συνήθειες.

Επιβεβαιώστε τον σκοπό πριν στείλετε την πρόσκληση

Κάθε συνεδρίαση πρέπει να απαντά σε τρεις ερωτήσεις:

• Ποια απόφαση, ενημέρωση ή αποτέλεσμα χρειάζεται;
• Ποιος πρέπει να είναι παρών για να επιτευχθεί αυτό;
• Γιατί δεν μπορεί αυτό να γίνει ασύγχρονα;

Αν αυτές οι ερωτήσεις είναι δύσκολο να απαντηθούν, η συνεδρίαση ίσως δεν είναι απαραίτητη.

Προσκαλέστε μόνο τους ανθρώπους που χρειάζονται

Περισσότεροι συμμετέχοντες δεν κάνουν μια συνεδρίαση ισχυρότερη. Κρατήστε τη λίστα μικρή ώστε οι σωστοί άνθρωποι να μπορούν να συμμετέχουν ουσιαστικά.

Ορίστε ξεκάθαρη ατζέντα

Η ατζέντα πρέπει να είναι αρκετά συγκεκριμένη ώστε οι συμμετέχοντες να καταλαβαίνουν τι πρέπει να προετοιμάσουν. Ένας ασαφής τίτλος όπως «Check-in» ή «Σύντομη ενημέρωση» είναι συχνά ένδειξη ότι η συνεδρίαση χρειάζεται καλύτερο ορισμό.

Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα πριν τον προγραμματισμό

Για σημαντικές συνεδριάσεις, ειδικά εκείνες που περιλαμβάνουν εξωτερικούς συνεργάτες, επενδυτές ή υπεύθυνους λήψης διαλειτουργικών αποφάσεων, επιβεβαιώστε τη συμμετοχή πριν οριστικοποιήσετε την ώρα.

Χρησιμοποιήστε πειθαρχία στο ημερολόγιο

Αν κάποιος δεν μπορεί να παραστεί και η συμβολή του είναι απαραίτητη, μεταφέρετε τη συνεδρίαση. Αν η συμβολή του δεν είναι απαραίτητη, αφαιρέστε τον από την πρόσκληση και κρατήστε τη συνεδρίαση αποτελεσματική.

Πώς να αποτρέψετε τις συνεδριάσεις-ζόμπι

Οι συνεδριάσεις-ζόμπι χρειάζονται μια τακτική διαδικασία καθαρισμού.

Προσθέστε ημερομηνία λήξης

Κάθε επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση πρέπει να έχει μια ημερομηνία επανεξέτασης. Εκείνη τη στιγμή, ο διοργανωτής πρέπει να αξιολογεί αν η συνεδρίαση εξακολουθεί να χρειάζεται να υπάρχει.

Μετρήστε αν η συνεδρίαση παράγει αποτελέσματα

Μια επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση πρέπει να δημιουργεί ένα ή περισσότερα από τα εξής:

• Αποφάσεις
• Ενέργειες
• Σαφήνεια κατάστασης
• Μείωση κινδύνου
• Ευθυγράμμιση μεταξύ ομάδων

Αν τίποτα δεν αλλάζει από συνεδρίαση σε συνεδρίαση, η σειρά μπορεί να είναι περιττή.

Εναλλάξτε την ευθύνη όταν είναι κατάλληλο

Αν ένα άτομο πάντα καθοδηγεί τη συνεδρίαση, η μορφή μπορεί να γίνει στάσιμη. Η εναλλαγή της ευθύνης μπορεί να αποκαλύψει αν η συνεδρίαση εξακολουθεί να είναι χρήσιμη ή αν απλώς έχει γίνει ρουτίνα.

Μειώστε τη συχνότητα

Ορισμένες εβδομαδιαίες συνεδριάσεις πρέπει να γίνουν δεκαπενθήμερες. Ορισμένες δεκαπενθήμερες συνεδριάσεις πρέπει να γίνουν μηνιαίες. Ορισμένες συνεδριάσεις πρέπει να αντικατασταθούν από ενημερώσεις σε ένα κοινό έγγραφο ή σε εργαλείο έργου.

Καταργήστε τη συνεδρίαση όταν η διαδικασία έχει σταθεροποιηθεί

Μια συνεδρίαση που βοήθησε στην εκκίνηση ενός έργου δεν χρειάζεται να επιβιώσει αφού η ροή εργασίας γίνει προβλέψιμη. Κλείστε την καθαρά και ενημερώστε την ομάδα για τον λόγο που τερματίζεται.

Μια απλή πολιτική υγιεινής συνεδριάσεων

Οι μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται περίπλοκη διακυβέρνηση για να λύσουν αυτό το πρόβλημα. Μια σύντομη πολιτική μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά.

1. Κάθε συνεδρίαση πρέπει να έχει σαφή σκοπό.
2. Κάθε επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση πρέπει να έχει έναν υπεύθυνο.
3. Κάθε επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση πρέπει να επανεξετάζεται σε καθορισμένο πρόγραμμα.
4. Οι συνεδριάσεις χωρίς αποφάσεις, ενέργειες ή ουσιαστικές ενημερώσεις πρέπει να συντομεύονται ή να καταργούνται.
5. Αν μια συνεδρίαση είναι καλύτερο να γίνει γραπτώς, κάντε την ασύγχρονα.

Αυτό το είδος πολιτικής δεν αφορά την αυστηρότητα. Αφορά τον σεβασμό του χρόνου και τη μείωση του θορύβου.

Πότε να αντικαταστήσετε μια συνεδρίαση με ένα καλύτερο σύστημα

Μερικές φορές το πρόβλημα δεν είναι η ίδια η συνεδρίαση. Είναι το γεγονός ότι η συνεδρίαση χρησιμοποιείται ως υποκατάστατο μιας διαδικασίας που λείπει.

Σκεφτείτε να αντικαταστήσετε μια συνεδρίαση όταν:

• Οι ενημερώσεις κατάστασης είναι επαναλαμβανόμενες και προβλέψιμες
• Η ομάδα χρειάζεται ορατότητα, όχι συζήτηση
• Οι ίδιες ερωτήσεις επανέρχονται κάθε εβδομάδα
• Οι αποφάσεις μπορούν να τεκμηριωθούν αντί να συζητιούνται ζωντανά
• Η ομάδα χρησιμοποιεί κυρίως τη συνεδρίαση για να κρατά όλους ενημερωμένους

Καλύτερες εναλλακτικές μπορεί να είναι ένας κοινός πίνακας ελέγχου, μια γραπτή ενημέρωση, ένα εργαλείο παρακολούθησης έργου ή ένας καθορισμένος υπεύθυνος που αναφέρει μόνο όταν αλλάζει κάτι.

Σημάδια ότι ήρθε η ώρα να ακυρώσετε μια επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση

Μια επαναλαμβανόμενη συνεδρίαση πρέπει να ακυρωθεί όταν ισχύουν αρκετά από τα παρακάτω:

• Η συμμετοχή μειώνεται
• Η ατζέντα είναι πάντα άδεια
• Οι ενέργειες σπάνια ανατίθενται
• Το ίδιο θέμα συζητείται χωρίς πρόοδο
• Οι συμμετέχοντες λένε ότι θα μπορούσαν να είχαν λύσει το ζήτημα με email ή μήνυμα
• Η συνεδρίαση υπάρχει επειδή απλώς κανείς δεν την έχει αφαιρέσει ακόμη

Η ακύρωση μιας συνεδρίασης δεν είναι αποτυχία. Συχνά είναι ένδειξη ότι η ομάδα έχει ωριμάσει αρκετά ώστε να χρησιμοποιεί τον χρόνο πιο αποτελεσματικά.

Το συμπέρασμα

Οι συνεδριάσεις-φάντασμα και οι συνεδριάσεις-ζόμπι είναι συμπτώματα αδύναμης υγιεινής συνεδριάσεων, ασαφούς ιδιοκτησίας και ξεπερασμένων συνηθειών. Μπορεί να φαίνονται μικρά ζητήματα τη στιγμή που συμβαίνουν, αλλά με τον χρόνο απομυζούν την παραγωγικότητα, εκνευρίζουν τους εργαζομένους και επιβραδύνουν την επιχείρηση.

Για τις μικρές επιχειρήσεις και τις νέες εταιρείες, η λύση είναι απλή αλλά σημαντική: προγραμματίζετε συνεδριάσεις με πρόθεση, κρατάτε τις επαναλαμβανόμενες συνεδριάσεις υπό αυστηρό έλεγχο και αφαιρείτε ό,τι δεν δημιουργεί πλέον αξία. Η καλύτερη συνεδρίαση είναι συχνά αυτή που δεν χρειάζεται να γίνει.