Елестер мен зомби кездесулер: олар не және неге шағын бизнеске мән беру керек

Кездесулер жұмысты ілгерілетуі тиіс. Алайда олар нашар жоспарланса, қатысушылар аз келсе немесе пайдасы жоғалғаннан кейін де қайта-қайта қайталана берсе, керісінше әсер етуі мүмкін. Кездесу ысырабының ең тітіркендіргіш екі түрі — елес кездесулер және зомби кездесулер.

Елес кездесу — жоспарланғанымен, негізгі қатысушылардың бірі немесе бірнешеуі келмейтін кездесу. Зомби кездесу — күнтізбеде қайта-қайта көріне беретін, бірақ енді құндылық қоспайтын, не үшін бар екені ұмытылған немесе сол адамдар әдет бойынша ғана қатысатын тұрақты кездесу.

Ірі компания үшін бұлар жай ғана қолайсыздық тудырады. Ал шағын бизнес немесе өсіп келе жатқан стартап үшін бұл қымбатқа түсуі мүмкін. Күтуге, қайта жоспарлауға немесе мағынасыз тұрақты қоңырауда отыруға кеткен әр сағат клиенттерге, қызметкер жалдауға, сатуға, операцияларға немесе өнім жұмысына жұмсалмай қалады. Жаңа АҚШ компаниясын құрып жатқан негізін қалаушылар үшін кездесулер тәртібі бірінші күннен бастап маңызды, өйткені ерте қалыптасқан әдеттер кейін компанияның жұмыс мәдениетіне айналады.

Елес кездесу деген не?

Елес кездесу — тек кеш басталатын кездесу емес. Бұл қағаз жүзінде бар, бірақ шын мәнінде өтпейтін кездесу.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Ұйымдастырушы келгенімен, шешім қабылдайтын адам қосылмай қалатын бір реттік кездесу
• Қатысу қолжетімділігі алдын ала расталмай жоспарланған кездесу
• Басқа біреу шешіп қояды деп ойлаған кросс-функционалды қоңырау
• Ұйымдастырушы ілгері жылжығаннан кейін күнтізбеде қалып қойған бөлме брондауы немесе бейнекездесу

Елес кездесулер көбіне жоспарлау келісімге келумен бір нәрсе деп қабылданғандықтан пайда болады. Ол олай емес. Күнтізбедегі шақыру — тек жиналуға берілген уәде, бірақ оның мақсатын бәрі түсінетінін немесе шынымен қатысатынын растамайды.

Зомби кездесу деген не?

Зомби кездесу — бастапқы себебі жоғалғанына қарамастан, қайта-қайта жалғаса беретін тұрақты кездесу.

Әдеттегі белгілері:

• Күн тәртібі үнемі бірдей, бірақ шешім қабылданбайды
• Қатысу уақыты өте келе азаяды, бірақ шақыру өзгермейді
• Адамдар өз үлесін қосу керек болғандықтан емес, міндет болғандықтан қосылады
• Біреу оны тоқтатқысы келмегендіктен кездесу жалғаса береді
• Топ кездесуді пайдалы шешім құралы ретінде пайдаланғаннан гөрі, сол кездесудің өзін көбірек талқылайды

Зомби кездесулер әсіресе тез өсіп жатқан командаларда жиі кездеседі. Бес қызметкерге пайдалы болған кездесу он бес қызметкер кезінде пайдасыз болып қалуы мүмкін. Жобаны бастауға көмектескен апталық тексеріс процесс тұрақталғаннан кейін қажет болмай қалуы мүмкін. Тұрақты кездесулерді мерзімді қарап отырмаса, олар өз бетімен өмір сүре бастайды.

Бұл неге шағын бизнес үшін маңызды?

Елес және зомби кездесулер тек өнімділікке кедергі келтіретін ұсақ мәселе емес. Олар құрылымдық тежеліс тудырады.

1. Басшылықтың назарын босқа алады

Негізін қалаушылар мен менеджерлердің уақыты шектеулі. Маңызы жоқ кездесулерге тартылған кезде, олар стратегия, қызметкер жалдау, клиентті ұстап қалу және ақша ағынын басқару сияқты жоғары құндылықты жұмыстардан алшақтайды.

2. Шешім қабылдауды баяулатады

Егер дұрыс адамдар жиналыста болмаса, кездесу шешім шығара алмайды. Нәтижесінде қосымша қоңыраулар, көбірек хаттар және ұзағырақ жоба мерзімдері пайда болады.

3. Ашуды күшейтеді

Қызметкерлер олардың уақыты құрметтелмейтінін байқайды. Мағынасыз кездесулерге қайта-қайта қатысу моральдық көңіл-күйді түсіріп, коммуникацияны пайдалы құралдың орнына формалды рәсім сияқты сезіндіруі мүмкін.

4. Ақылы уақытты ысырап етеді

Тіпті қысқа кездесу де бірнеше қызметкерге таратылса, қымбатқа түседі. Алты адам қатысқан 30 минуттық кездесу үш еңбек сағатына тең. Егер ол қажет болмаса, шығын тез көбейеді.

5. Операциялық мәселелерді жасырады

Енді қажет болмай қалған тұрақты кездесу тереңірек мәселені бүркемелеуі мүмкін. Командада нақты жауапты адам, құжатталған процесс немесе сенімді есеп беру жүйесі болмауы ықтимал. Кездесуді сақтап қалу шынайы шешімді кейінге шегереді.

Негізгі себептер

Елес және зомби кездесулер көбіне жаман ниеттен емес, процесс мәселелерінен туындайды.

Жоспарлау әдеттерінің нашарлығы

Кездесулер көбіне мақсат анықталмай тұрып брондалады. Егер нақты нәтиже болмаса, шақыру белгісіздікті уақытша ұстайтын орынға айналады.

Жауапкершіліктің әлсіздігі

Күн тәртібіне, қатысушылар тізіміне және тоқтату шешіміне ешкім жауап бермесе, кездесу инерциямен жалғаса береді.

Тұрақты кездесулерге шамадан тыс сүйену

Тұрақты кездесулер тұрақты операциялар үшін пайдалы, бірақ олар кез келген коммуникациялық мәселенің әмбебап шешіміне айналып кетуі мүмкін. Бұл күнтізбені толтырып, икемділікті азайтады.

Тоқтатудан қорқу

Адамдар кездесуді тоқтату немқұрайдылық немесе сыйластықсыздық болып көрінеді деп ойлап, оны сақтап жүреді. Шын мәнінде, бәрінің уақытына ұқыпты қарау — операциялық жетілу белгісі.

Қарау жиілігінің болмауы

Көптеген командалар өздерінің тұрақты кездесулерін ешқашан тексермейді. Кездесу күнтізбеге түскеннен кейін, біреу жұмыс орнын ауыстырғанша немесе қатты шағымданғанша сол күйі тұра береді.

Кездесу ысырабының жасырын құны

Елес немесе зомби кездесудің көзге көрінетін құны — жиналыста кеткен уақыт. Жасырын құны бұдан да жоғары.

Контекст ауыстыру

Қызметкерлер кездесуге психологиялық дайындалады, кейін қайтадан жұмысқа оралады. Егер кездесу қажетсіз болып шықса, сол дайындық пен қалпына келу уақыты да босқа кетеді.

Орындаудың кешігуі

Нашар кездесу нақты жұмысты келесі сағатқа, келесі күнге немесе келесі аптаға ығыстырады. Бұл әсіресе командасы ықшам шағын бизнесте ауыр сезіледі.

Басшылыққа деген сенімнің төмендеуі

Басшылар құндылық әкелмейтін кездесулерге жол берсе, команда компанияның тәртібіне күмән келтіре бастайды. Бұл кеңірек операциялық шешімдерге деген сенімді әлсіретеді.

Күнтізбенің тығыздалуы

Шамадан тыс толған күнтізбе мәнді әңгімелерді жоспарлауды қиындатады. Адамдар қайшылықтарды қабылдай бастайды, қоңырауларды қатар қояды немесе шақыруларды елемейді, өйткені келесі кездесу де маңызды болмайды деп ойлайды.

Елес кездесулердің алдын алу жолдары

Елес кездесулердің алдын алу үшін бірнеше қарапайым әдет жеткілікті.

Шақыру жібермей тұрып, мақсатты нақтылаңыз

Әр кездесу үш сұраққа жауап беруі керек:

• Қандай шешім, жаңарту немесе нәтиже қажет?
• Оны орындау үшін кімнің қатысуы міндетті?
• Мұны неге асинхронды түрде шешуге болмайды?

Егер бұл сұрақтарға жауап беру қиын болса, кездесу қажет болмауы мүмкін.

Тек қажет адамдарды шақырыңыз

Қатысушы саны көп болған сайын кездесу күшейе бермейді. Дұрыс адамдар мәнді қатыса алатындай, тізімді ықшам ұстаңыз.

Анық күн тәртібін қойыңыз

Күн тәртібі қатысушыларға не дайындау керегін түсінуге жеткілікті нақты болуы тиіс. «Тексеру» немесе «Сөйлесіп алу» сияқты бұлыңғыр атау көбіне кездесудің анықталмағанының белгісі.

Жоспарламас бұрын қолжетімділікті тексеріңіз

Маңызды кездесулер үшін, әсіресе сыртқы серіктестер, инвесторлар немесе кросс-функционалды шешім қабылдаушылар қатысатын кезде, уақытты бекітпей тұрып қатысуды растап алыңыз.

Күнтізбе тәртібін ұстаныңыз

Егер біреу қатыса алмаса және оның пікірі қажет болса, кездесуді қайта жоспарлаңыз. Егер оның пікірі қажет болмаса, оны шақырудан алып тастап, кездесуді ықшамдаңыз.

Зомби кездесулердің алдын алу жолдары

Зомби кездесулерге тұрақты тазалау процесі керек.

Жарамдылық мерзімін қойыңыз

Әр тұрақты кездесудің қайта қарау күні болуы тиіс. Сол кезде ұйымдастырушы оның әлі де қажет пе екенін тексеруі керек.

Кездесу нәтиже беріп жатқанын өлшеңіз

Тұрақты кездесу мына нәтижелердің бірін немесе бірнешеуін беруі тиіс:

• Шешімдер
• Іс-қимыл тапсырмалары
• Жағдайдың айқындалуы
• Тәуекелдің азаюы
• Топтар арасындағы үйлесім

Егер кездесуден кездесуге ештеңе өзгермесе, серия артық болуы мүмкін.

Қажет болса, жауапкершілікті ауыстырыңыз

Егер бір адам кездесуді үнемі жүргізе берсе, формат ескіруі мүмкін. Жауапкершілікті ауыстыру кездесудің әлі де пайдалы екенін немесе жай ғана әдетке айналғанын көрсетеді.

Жиілікті азайтыңыз

Кейбір апталық кездесулерді екі аптада бір ретке ауыстыруға болады. Кейбір екі апталық кездесулер айына бір ретке ауысуы мүмкін. Кейбір кездесулердің орнына ортақ құжаттағы немесе жоба құралының ішіндегі жаңартулар жеткілікті болуы мүмкін.

Процесс тұрақталған кезде кездесуді жабыңыз

Жобаны бастауға көмектескен кездесу жұмыс барысы болжамды болғаннан кейін сақталмауы керек. Оны ретімен аяқтап, командаға не себептен тоқтап жатқанын айтыңыз.

Қарапайым кездесу тәртібі саясаты

Шағын бизнеске бұл мәселені шешу үшін күрделі басқару жүйесі қажет емес. Қысқа саясат көп нәрсені өзгертеді.

1. Әр кездесудің нақты мақсаты болуы керек.
2. Әр тұрақты кездесудің жауапты иесі болуы керек.
3. Әр тұрақты кездесу белгіленген кесте бойынша қайта қаралуы керек.
4. Шешім, әрекет немесе мәнді жаңарту бермейтін кездесулер қысқартылуы немесе алынып тасталуы керек.
5. Кездесу жазбаша түрде тиімдірек болса, оны асинхронды орындаңыз.

Мұндай саясаттың мақсаты қатаңдық емес. Оның мәні — уақытты құрметтеу және артық шуды азайту.

Кездесуді жақсырақ жүйемен ауыстыру қажет болатын жағдай

Кейде мәселе кездесудің өзінде емес. Мәселе — ол жоқ процестің орнын басуға қолданылып жатыр.

Келесі жағдайларда кездесуді ауыстыруды қарастырыңыз:

• Жағдайлық жаңартулар қайталана береді және болжамды болады
• Командаға талқылау емес, көріну қажет
• Бірдей сұрақтар әр аптада қайта шығады
• Шешімдерді тікелей талқылаудың орнына құжаттауға болады
• Топ кездесуді негізінен бәрін хабардар ету үшін пайдаланады

Жақсы баламаларға ортақ дашборд, жазбаша жаңарту, жоба трекері немесе бірдеңе өзгергенде ғана есеп беретін жауапты адам кіруі мүмкін.

Тұрақты кездесуді тоқтататын уақыт келгенінің белгілері

Тұрақты кездесу мына белгілердің бірнешеуі байқалғанда тоқтатылуы керек:

• Қатысу азайып барады
• Күн тәртібі үнемі бос
• Іс-қимыл тапсырмалары сирек беріледі
• Бір тақырып ілгерілемей қайта-қайта талқыланады
• Қатысушылар бұл мәселені хатпен немесе хабарламамен шешуге болар еді дейді
• Кездесу тек ешкім алып тастамағандықтан ғана бар

Кездесуді жабу сәтсіздік емес. Көбіне бұл команда уақытты тиімдірек пайдалана алатын деңгейге жеткенінің белгісі.

Қорытынды

Елес кездесулер мен зомби кездесулер — әлсіз кездесу тәртібінің, анық емес жауапкершіліктің және ескірген әдеттердің белгісі. Олар алғашында ұсақ мәселе сияқты көрінгенімен, уақыт өте өнімділікті төмендетеді, қызметкерлерді қажытады және бизнестің баяулауына әкеледі.

Шағын бизнес пен жаңа компаниялар үшін шешім қарапайым, бірақ маңызды: кездесулерді мақсатпен жоспарлаңыз, тұрақты кездесулерді қысқа тізгінге алыңыз және құндылық қоспайтынның бәрін алып тастаңыз. Ең жақсы кездесу — көбіне мүлде қажет емес кездесу.