Mes Hantu dan Mes Zombie: Apa Maksudnya dan Mengapa Perniagaan Kecil Perlu Ambil Peduli

Mes sepatutnya memajukan kerja. Dalam amalan, ia boleh melakukan sebaliknya apabila dijadualkan dengan buruk, dihadiri dengan tidak lengkap, atau diulang lama selepas ia berhenti memberi manfaat. Dua bentuk pembaziran mes yang paling menjengkelkan ialah mes hantu dan mes zombie.

Mes hantu ialah mes yang telah dijadualkan, tetapi seorang atau lebih peserta penting tidak hadir. Mes zombie ialah mes berulang yang terus muncul dalam kalendar walaupun ia tidak lagi menambah nilai, tiada siapa yang ingat mengapa ia wujud, atau orang yang sama hadir hanya kerana sudah menjadi kebiasaan, bukan kerana keperluan.

Bagi syarikat besar, isu ini memang menyusahkan. Bagi perniagaan kecil atau syarikat pemula yang sedang berkembang, ia boleh menjadi mahal. Setiap jam yang dihabiskan untuk menunggu, menjadual semula, atau duduk dalam panggilan berulang yang sia-sia ialah satu jam yang tidak digunakan untuk pelanggan, pengambilan pekerja, jualan, operasi, atau kerja produk. Bagi pengasas yang membina syarikat baharu di Amerika Syarikat, disiplin mes amat penting sejak hari pertama kerana tabiat yang dibentuk awal biasanya menjadi budaya operasi pada masa hadapan.

Apa yang Dianggap sebagai Mes Hantu?

Mes hantu bukan sekadar mes yang bermula lewat. Ia ialah mes yang wujud di atas kertas, tetapi tidak wujud dalam praktik.

Contoh biasa termasuk:

• Mes sekali sahaja di mana hos hadir, tetapi pembuat keputusan utama tidak menyertai
• Mes yang dijadualkan tanpa mengesahkan ketersediaan terlebih dahulu
• Panggilan merentas fungsi di mana peserta menganggap orang lain akan menguruskannya
• Tempahan bilik atau mes video yang dibiarkan dalam kalendar selepas penganjur telah beralih kepada perkara lain

Mes hantu sering berlaku kerana penjadualan dianggap sama seperti penyelarasan. Ia bukan begitu. Jemputan kalendar hanyalah janji untuk berkumpul, bukan bukti bahawa sesiapa memahami tujuan atau merancang untuk hadir.

Apa yang Dianggap sebagai Mes Zombie?

Mes zombie ialah mes berulang yang terus kembali walaupun sebab asalnya telah hilang.

Tanda-tanda biasa termasuk:

• Agenda sentiasa sama, tetapi tiada keputusan dibuat
• Kehadiran berkurangan dari semasa ke semasa, tetapi jemputan kekal tidak berubah
• Orang hadir kerana kewajipan, bukan kerana input mereka diperlukan
• Mes diteruskan kerana tiada siapa mahu menjadi orang yang membatalkannya
• Kumpulan menghabiskan lebih banyak masa bercakap tentang mes daripada menggunakan mes untuk menyelesaikan masalah

Mes zombie amat biasa dalam pasukan yang berkembang pesat. Mes yang berguna ketika lima orang pekerja mungkin menjadi tidak berguna apabila jumlahnya meningkat kepada lima belas. Semakan mingguan yang membantu melancarkan projek mungkin tidak lagi diperlukan apabila proses sudah stabil. Tanpa semakan berkala, mes berulang boleh hidup sendiri.

Mengapa Ini Penting untuk Perniagaan Kecil

Mes hantu dan mes zombie bukan sekadar gangguan produktiviti. Ia mewujudkan beban struktur.

1. Ia membazirkan perhatian kepimpinan

Pengasas dan pengurus mempunyai masa yang terhad. Apabila pemimpin dipanggil ke mes yang tidak jelas tujuannya, mereka kehilangan tumpuan pada kerja bernilai tinggi seperti strategi, pengambilan pekerja, pengekalan pelanggan, dan pengurusan aliran tunai.

2. Ia melambatkan keputusan

Jika orang yang betul tidak berada dalam mes, mes itu tidak boleh menghasilkan keputusan. Hasilnya ialah panggilan susulan, lebih banyak e-mel, dan garis masa projek yang lebih panjang.

3. Ia menimbulkan kekecewaan

Pekerja perasan apabila masa mereka tidak dihormati. Berulang kali hadir ke mes yang tidak penting boleh mengurangkan moral dan menjadikan komunikasi terasa seperti formaliti, bukannya sesuatu yang berguna.

4. Ia membazirkan masa berbayar

Walaupun mes singkat boleh menjadi mahal apabila didarab dengan beberapa orang pekerja. Mes 30 minit dengan enam orang menggunakan tiga jam tenaga kerja. Jika mes itu tidak perlu, kosnya akan meningkat dengan cepat.

5. Ia menyembunyikan masalah operasi

Mes berulang yang sudah tidak lagi mempunyai tujuan mungkin sedang menutup isu yang lebih besar. Pasukan mungkin tidak mempunyai pemilik yang jelas, proses yang didokumenkan, atau sistem pelaporan yang boleh dipercayai. Mengekalkan mes itu boleh melambatkan penyelesaian sebenar.

Punca Biasa

Mes hantu dan mes zombie biasanya berpunca daripada masalah proses, bukan niat buruk.

Tabiat penjadualan yang lemah

Mes sering ditempah sebelum matlamatnya jelas. Jika tiada hasil yang dinyatakan secara khusus, jemputan itu menjadi penanda tempat untuk ketidaktentuan.

Pemilikan yang lemah

Jika tiada siapa memiliki agenda, senarai kehadiran, dan keputusan untuk membatalkan mes, mes itu akan terus wujud secara automatik.

Terlalu bergantung pada mes berulang

Mes berulang berguna untuk operasi yang stabil, tetapi ia boleh menjadi penyelesaian lalai bagi setiap masalah komunikasi. Ini mewujudkan kekacauan kalendar dan mengurangkan fleksibiliti.

Takut untuk membatalkan

Orang sering mengekalkan mes kerana bimbang pembatalan akan kelihatan cuai atau tidak menghormati. Pada hakikatnya, melindungi masa semua orang ialah tanda kematangan operasi.

Tiada kitaran semakan

Banyak pasukan tidak pernah mengaudit mes berulang mereka. Setelah mes berada dalam kalendar, ia kekal di situ sehingga seseorang bertukar kerja atau merungut dengan cukup kuat untuk mengeluarkannya.

Kos Tersembunyi Pembaziran Mes

Kos yang paling jelas bagi mes hantu atau mes zombie ialah masa yang dihabiskan dalam bilik mes. Kos tersembunyi jauh lebih besar.

Pertukaran konteks

Pekerja bersedia secara mental untuk mes, kemudian perlu menumpukan semula perhatian selepas itu. Jika mes tersebut ternyata tidak perlu, masa persediaan dan pemulihan itu juga menjadi sia-sia.

Pelaksanaan tertangguh

Mes yang buruk sering menolak kerja sebenar ke sejam berikutnya, ke hari berikutnya, atau ke minggu berikutnya. Kelewatan ini amat menyakitkan dalam perniagaan kecil yang pasukannya sudah beroperasi dengan sumber yang terhad.

Kepercayaan yang berkurang terhadap kepimpinan

Apabila pemimpin membiarkan mes yang tidak menghasilkan nilai terus wujud, pasukan mula mempersoalkan disiplin syarikat. Ini boleh menjejaskan keyakinan terhadap keputusan operasi yang lebih luas.

Kesesakan kalendar

Kalendar yang terlalu penuh menyukarkan penjadualan perbualan yang bermakna. Orang mula menerima konflik, menyusun panggilan bertindih, atau mengabaikan jemputan kerana mereka menganggap mes seterusnya juga tidak penting.

Cara Mencegah Mes Hantu

Mes hantu biasanya boleh dicegah dengan beberapa tabiat mudah.

Sahkan tujuan sebelum menghantar jemputan

Setiap mes harus menjawab tiga soalan:

• Keputusan, kemas kini, atau hasil apa yang diperlukan?
• Siapa yang mesti hadir untuk mencapainya?
• Mengapa perkara ini tidak boleh diselesaikan secara tak serentak?

Jika soalan-soalan ini sukar dijawab, mes itu mungkin tidak diperlukan.

Jemput hanya orang yang diperlukan

Lebih ramai peserta tidak menjadikan mes lebih baik. Kekalkan senarai dengan padat supaya orang yang betul boleh menyumbang secara bermakna.

Tetapkan agenda yang jelas

Agenda harus cukup khusus supaya peserta tahu apa yang perlu mereka sediakan. Tajuk yang kabur seperti "Semakan" atau "Sembang ringkas" sering menjadi tanda bahawa mes itu memerlukan definisi yang lebih jelas.

Semak ketersediaan sebelum menjadualkan

Untuk mes penting, terutama yang melibatkan rakan kongsi luar, pelabur, atau pembuat keputusan merentas fungsi, sahkan kehadiran sebelum memuktamadkan masa.

Gunakan disiplin kalendar

Jika seseorang tidak boleh hadir dan input mereka diperlukan, jadual semula. Jika input mereka tidak diperlukan, keluarkan mereka daripada jemputan dan kekalkan mes supaya lebih efisien.

Cara Mencegah Mes Zombie

Mes zombie memerlukan proses pembersihan berkala.

Tetapkan tarikh tamat semakan

Setiap mes berulang harus mempunyai tarikh semakan. Pada masa itu, penganjur harus bertanya sama ada mes itu masih perlu wujud.

Ukur sama ada mes menghasilkan hasil

Mes berulang harus menghasilkan satu atau lebih perkara berikut:

• Keputusan
• Tindakan susulan
• Kejelasan status
• Pengurangan risiko
• Penyelarasan antara pasukan

Jika tiada apa-apa yang berubah dari satu mes ke mes yang lain, siri itu mungkin berlebihan.

Gilirkan pemilikan apabila sesuai

Jika seorang individu sentiasa memacu mes, formatnya boleh menjadi hambar. Menggilirkan tanggungjawab boleh menunjukkan sama ada mes itu masih berguna atau sekadar rutin.

Pendekkan kekerapan

Sesetengah mes mingguan patut menjadi dua minggu sekali. Sesetengah mes dua minggu sekali patut menjadi bulanan. Sesetengah mes patut ditukar kepada kemas kini dalam dokumen berkongsi atau alat projek.

Hentikan mes apabila proses sudah stabil

Mes yang membantu melancarkan sesuatu projek tidak perlu diteruskan selepas aliran kerja menjadi boleh diramal. Tamatkan dengan jelas dan beritahu pasukan mengapa ia dihentikan.

Polisi Kebersihan Mes yang Ringkas

Perniagaan kecil tidak memerlukan tadbir urus yang rumit untuk menyelesaikan masalah ini. Polisi ringkas boleh memberi kesan besar.

1. Setiap mes mesti mempunyai tujuan yang jelas.
2. Setiap mes berulang mesti mempunyai pemilik.
3. Setiap mes berulang mesti disemak mengikut jadual yang ditetapkan.
4. Mes tanpa keputusan, tindakan, atau kemas kini yang bermakna harus dipendekkan atau dikeluarkan.
5. Jika mes lebih baik diselesaikan secara bertulis, lakukan secara tak serentak.

Polisi seperti ini bukan tentang kekakuan. Ia tentang menghormati masa dan mengurangkan kebisingan.

Bila Perlu Menggantikan Mes dengan Sistem yang Lebih Baik

Kadang-kadang masalahnya bukan pada mes itu sendiri. Masalahnya ialah mes digunakan sebagai pengganti kepada aliran kerja yang tiada.

Pertimbangkan untuk menggantikan mes apabila:

• Kemas kini status bersifat berulang dan boleh dijangka
• Pasukan memerlukan keterlihatan, bukan perbincangan
• Soalan yang sama muncul setiap minggu
• Keputusan boleh didokumenkan daripada diperdebatkan secara langsung
• Kumpulan kebanyakannya menggunakan mes untuk memastikan semua orang dimaklumkan

Alternatif yang lebih baik boleh termasuk papan pemuka berkongsi, kemas kini bertulis, penjejak projek, atau pemilik khusus yang melapor hanya apabila ada perubahan.

Tanda-Tanda Sudah Tiba Masa untuk Membatalkan Mes Berulang

Mes berulang harus dibatalkan apabila beberapa perkara berikut benar:

• Kehadiran semakin berkurangan
• Agenda sentiasa kosong
• Tindakan susulan jarang diberikan
• Topik yang sama dibincangkan tanpa kemajuan
• Peserta berkata isu itu sebenarnya boleh diselesaikan melalui e-mel atau mesej
• Mes itu wujud kerana tiada siapa yang membuangnya lagi

Membatalkan mes bukanlah kegagalan. Ia sering menjadi tanda bahawa pasukan sudah cukup matang untuk menggunakan masa dengan lebih berkesan.

Kesimpulan

Mes hantu dan mes zombie ialah gejala kebersihan mes yang lemah, pemilikan yang tidak jelas, dan tabiat yang sudah lapuk. Ia mungkin kelihatan kecil pada masa itu, tetapi lama-kelamaan ia mengurangkan produktiviti, mengecewakan pekerja, dan melambatkan perniagaan.

Bagi perniagaan kecil dan syarikat baharu, penyelesaiannya mudah tetapi penting: jadualkan mes dengan tujuan yang jelas, kawal mes berulang dengan ketat, dan buang apa sahaja yang tidak lagi mencipta nilai. Mes yang terbaik selalunya ialah mes yang tidak perlu diadakan.