Danh sách khấu trừ thuế cho thợ làm tóc: Hướng dẫn thực tế về các khoản chi được trừ

Vận hành một doanh nghiệp làm tóc đồng nghĩa với việc phải cân bằng giữa sáng tạo, phục vụ khách hàng, quản lý hàng tồn kho, lịch hẹn và tiếp thị, đồng thời luôn theo sát chi phí. Tin tốt là nhiều khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn có thể được khấu trừ nếu chúng là chi phí thông thường, cần thiết và được lưu chứng từ đầy đủ.

Dù bạn làm việc tại một salon suite, thuê ghế, làm việc tại nhà hay di chuyển đến phục vụ khách, một hệ thống khấu trừ thuế rõ ràng có thể giúp bạn giảm thu nhập chịu thuế và giữ lại nhiều hơn phần mình kiếm được. Danh sách kiểm tra này sẽ đi qua các khoản khấu trừ phổ biến nhất dành cho thợ làm tóc, cách theo dõi chúng và những khoản nên tránh khai.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý hoặc tư vấn thuế. Quy định thuế có thể thay đổi, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với chuyên gia thuế có trình độ.

Vì sao khấu trừ thuế quan trọng với thợ làm tóc

Thợ làm tóc thường chi nhiều cho dụng cụ, vật tư, đào tạo nâng cao, phần mềm, quảng cáo, phương tiện đi lại và chi phí không gian làm việc. Nếu những khoản chi đó phục vụ cho hoạt động kinh doanh, chúng có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn.

Điều đó quan trọng vì ba lý do:

• Có thể giảm số thu nhập phải chịu thuế.
• Giúp bạn hiểu chính xác hơn lợi nhuận thực của doanh nghiệp.
• Khuyến khích quản lý hồ sơ và kỷ luật tài chính tốt hơn.

Điều cốt lõi không chỉ là biết khoản nào có thể được khấu trừ, mà còn là biết cách chứng minh chúng.

Danh sách khấu trừ thuế cho thợ làm tóc

Hãy dùng danh sách dưới đây làm điểm khởi đầu để rà soát các khoản chi kinh doanh trong suốt năm.

1. Dụng cụ và thiết bị

Hầu hết thợ làm tóc đều dựa vào các khoản mua lặp lại và các công cụ bền để phục vụ khách hiệu quả. Ví dụ phổ biến gồm:

• Kéo cắt tóc và kéo tỉa
• Tông đơ và máy tỉa
• Máy sấy tóc
• Máy uốn và máy duỗi tóc
• Lược và bàn chải
• Áo choàng, tạp dề và găng tay
• Hộp đựng và bộ sắp xếp dụng cụ

Nếu một món đồ được dùng cho công việc kinh doanh, hãy giữ hóa đơn và ghi chú thời điểm mua. Những thiết bị có giá trị cao hơn có thể cần cách xử lý thuế đặc biệt thay vì được khấu trừ toàn bộ ngay lập tức.

2. Sản phẩm tóc và vật tư tiêu hao

Các sản phẩm dùng trực tiếp trong dịch vụ khách hàng thường là những khoản khấu trừ rõ ràng nhất. Chúng có thể bao gồm:

• Dầu gội và dầu xả
• Thuốc nhuộm, toner và chất oxy hóa
• Sản phẩm tạo kiểu
• Vật dụng dùng một lần như giấy quấn cổ, găng tay, giấy bạc và khăn
• Vật tư vệ sinh
• Sản phẩm làm sạch khu vực làm việc

Đây là các chi phí vận hành thường xuyên, vì vậy nên theo dõi riêng với các khoản mua sắm cá nhân trong gia đình.

3. Tiền thuê ghế hoặc thuê booth trong salon

Nếu bạn thuê ghế, trạm làm việc hoặc booth trong một salon, khoản chi đó thường là chi phí kinh doanh. Hãy lưu bản sao của:

• Hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận thuê
• Hóa đơn hàng tháng
• Bằng chứng thanh toán
• Bất kỳ thỏa thuận chia sẻ chi phí nào

Nếu tiền thuê đã bao gồm điện nước, tiện ích hoặc quyền dùng thiết bị chung, hãy tách rõ phần bạn đang trả cho từng hạng mục khi có thể.

4. Chi phí văn phòng tại nhà

Một số thợ làm tóc vận hành doanh nghiệp từ một không gian riêng tại nhà, đặc biệt khi họ quản lý đặt lịch, kế toán, lưu trữ sản phẩm hoặc trao đổi với khách tại đó.

Khấu trừ văn phòng tại nhà có thể áp dụng nếu không gian đó được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho công việc kinh doanh. Các khoản có thể được khấu trừ một phần bao gồm:

• Tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Điện nước
• Dịch vụ internet
• Bảo hiểm nhà ở
• Chi phí sửa chữa liên quan đến khu vực văn phòng

Yêu cầu sử dụng độc quyền là rất quan trọng. Một bàn ăn dùng cả cho bữa tối gia đình thường sẽ không đủ điều kiện.

5. Dặm đường và chi phí xe cộ

Nếu bạn lái xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ các chi phí liên quan đến phương tiện. Các chuyến đi kinh doanh phổ biến gồm:

• Di chuyển đến salon suite hoặc nhiều địa điểm làm việc
• Đi mua vật tư
• Tham dự lớp học hoặc sự kiện chuyên ngành
• Gặp khách tại địa điểm ngoài salon
• Đến cửa hàng vật tư làm đẹp hoặc nhà bán sỉ

Hai phương pháp thường được dùng để khấu trừ xe cộ là:

• Mức dặm tiêu chuẩn
• Phương pháp chi phí thực tế

Dù áp dụng phương pháp nào, hãy giữ sổ ghi dặm với ngày tháng, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi. Việc đi từ nhà đến nơi làm việc chính thường không được khấu trừ.

6. Điện thoại và internet cho công việc

Thợ làm tóc thường dựa vào điện thoại và internet cho đặt lịch, trao đổi với khách, tiếp thị và xử lý thanh toán.

Các khoản có thể được khấu trừ gồm:

• Một đường dây điện thoại kinh doanh hoặc phần chi phí doanh nghiệp trong gói di động
• Dịch vụ internet dùng cho đặt lịch, email và tiếp thị trực tuyến
• Gói dữ liệu dùng để xử lý thanh toán hoặc quản lý lịch hẹn

Nếu điện thoại hoặc internet được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, chỉ nên khai phần dùng cho kinh doanh.

7. Quảng cáo và tiếp thị

Tiếp thị là yếu tố thiết yếu để thu hút khách mới và giữ lịch làm việc đầy. Nhiều khoản chi quảng bá có thể được khấu trừ, chẳng hạn như:

• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo tìm kiếm
• Tờ rơi và bưu thiếp in
• Danh thiếp
• Thiết kế và lưu trữ website
• Đăng ký tên miền
• Công cụ email marketing
• Chụp ảnh portfolio hoặc nội dung quảng bá

Ngay cả những khoản chi xây dựng thương hiệu đơn giản cũng có thể đủ điều kiện nếu chúng gắn với việc quảng bá doanh nghiệp của bạn.

8. Phần mềm website, lịch hẹn và đặt lịch

Nhiều thợ làm tóc sử dụng công cụ trực tuyến để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Các khoản phí phần mềm và nền tảng thường được khấu trừ gồm:

• Phần mềm đặt lịch hẹn
• Hệ thống quản lý khách hàng
• Công cụ lập hóa đơn
• Ứng dụng thanh toán và công cụ thương mại
• Phần mềm kế toán
• Công cụ bảo trì website

Những gói dịch vụ này thường tính phí theo tháng hoặc theo năm, vì vậy hãy lưu biên lai và xác nhận gia hạn ở một nơi.

9. Giáo dục và đào tạo chuyên môn

Đào tạo liên tục thường cần thiết để duy trì sức cạnh tranh trong ngành làm đẹp. Chi phí đào tạo có thể được khấu trừ gồm:

• Lớp học thẩm mỹ tóc
• Workshop tạo kiểu nâng cao
• Chương trình chứng nhận màu nhuộm
• Buổi đào tạo sản phẩm
• Hội thảo và hội nghị ngành
• Sách, cẩm nang và tài liệu khóa học có trả phí

Nếu chương trình đào tạo giúp duy trì hoặc nâng cao kỹ năng hiện tại của doanh nghiệp, nó có thể được khấu trừ. Việc học để đủ điều kiện cho một nghề nghiệp mới có thể được xử lý khác.

10. Giấy phép, giấy tờ và phí tuân thủ quy định

Nhiều thợ làm tóc phải duy trì giấy phép hoặc giấy phép hoạt động hợp lệ để kinh doanh hợp pháp. Các khoản này có thể bao gồm:

• Gia hạn giấy phép hành nghề tóc
• Giấy phép địa phương
• Đăng ký kinh doanh
• Phí kiểm tra
• Gia hạn chứng chỉ

Hãy lập lịch nhắc gia hạn hằng năm để những khoản này không bị bỏ sót.

11. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm giúp bảo vệ cả doanh nghiệp và thu nhập của bạn. Tùy theo mô hình hoạt động, phí bảo hiểm được khấu trừ có thể gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản kinh doanh
• Bảo hiểm salon hoặc booth
• Phí bảo hiểm bồi thường lao động, khi áp dụng

Nếu bạn tự kinh doanh, bạn cũng có thể xem xét liệu phí bảo hiểm sức khỏe có đủ điều kiện theo quy tắc dành cho người tự kinh doanh hay không.

12. Phí ngân hàng và xử lý thanh toán

Phí dịch vụ tài chính có thể tăng nhanh theo thời gian. Các khoản phí liên quan đến kinh doanh có thể gồm:

• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hằng tháng
• Phí thẻ ghi nợ hoặc phí chuyển khoản
• Phí dịch vụ thương mại
• Phí xử lý thẻ tín dụng
• Phí nền tảng thanh toán

Vì các khoản này thường nhỏ nhưng lặp lại, nên rà soát sao kê hằng tháng thay vì chờ đến mùa thuế.

13. Giặt ủi, vệ sinh và khử khuẩn

Thợ làm tóc thường phát sinh chi phí để giữ không gian làm việc và trang phục làm việc luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp. Các khoản có thể được khấu trừ gồm:

• Giặt quần áo đồng phục hoặc tạp dề làm việc
• Khăn và drap dùng cho công việc
• Sản phẩm khử trùng và vệ sinh
• Dịch vụ dọn dẹp cho không gian thuê, nếu có

Chỉ nên khai phần dùng cho kinh doanh. Giặt đồ cá nhân thường không đủ điều kiện.

14. Bữa ăn kinh doanh và đồ uống mời khách

Quy định về bữa ăn và giải trí có thể khá phức tạp, vì vậy chứng từ là rất quan trọng.

Nói chung, một số chi phí bữa ăn kinh doanh có thể được khấu trừ nếu chúng là thông thường, cần thiết và được ghi chép đầy đủ. Đồ uống mời khách tại salon có thể được xử lý khác với chi phí giải trí.

Các ví dụ có thể là khoản chi liên quan đến đồ uống hoặc đồ ăn nhẹ gồm:

• Nước hoặc cà phê phục vụ trong salon
• Đồ ăn nhẹ cho khách ở khu vực chờ
• Bữa ăn trong chuyến đi công tác đủ điều kiện theo quy định

Vì các quy định này rất cụ thể, hãy lưu hồ sơ chi tiết và xác nhận cách xử lý với chuyên gia thuế.

15. Hội chợ ngành, du lịch và sự kiện chuyên ngành

Nếu bạn tham dự sự kiện để nâng cao doanh nghiệp, xây dựng quan hệ hợp tác hoặc học kỹ thuật mới, các chi phí liên quan có thể được khấu trừ. Chúng có thể gồm:

• Phí đăng ký
• Vé máy bay hoặc chi phí dặm xe
• Chỗ ở
• Phương tiện di chuyển mặt đất
• Phí đỗ xe và phí cầu đường
• Bữa ăn trong thời gian công tác đủ điều kiện

Hãy chắc chắn sự kiện có liên quan đến công việc và lưu lịch trình, email xác nhận cùng hóa đơn.

16. Quà tặng kinh doanh

Những món quà nhỏ dành cho khách đôi khi có thể đủ điều kiện, nhưng mức khấu trừ bị giới hạn và chịu các quy tắc cụ thể. Ví dụ có thể gồm:

• Thẻ quà tặng dịp lễ
• Mẫu sản phẩm có thương hiệu
• Quà cảm ơn nhỏ

Hãy lưu danh sách người nhận, ngày tặng và giá trị. Quy định về quà tặng thường chặt chẽ hơn nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ.

17. Tiền thuê, tiện ích và chi phí không gian làm việc chung

Nếu bạn vận hành từ một salon suite thuê hoặc không gian thương mại dùng chung, bạn cũng có thể có các khoản chi cho:

• Điện nước
• Phí khu vực chung
• Phí bảo trì salon
• Dịch vụ lễ tân dùng chung
• Phí vệ sinh hoặc dịch vụ tòa nhà

Hãy xem kỹ hợp đồng thuê để hiểu phần nào đã nằm trong tiền thuê cơ bản và phần nào được tính riêng.

18. Đóng góp hưu trí và kế hoạch cho người tự kinh doanh

Dù không phải là khoản chi vận hành tiêu chuẩn, tiết kiệm hưu trí có thể là một phần rất hiệu quả trong kế hoạch thuế cho người làm việc tự chủ. Tùy theo cấu trúc và điều kiện của bạn, khoản đóng góp vào một số tài khoản hưu trí nhất định có thể làm giảm thu nhập chịu thuế.

Đây là lĩnh vực mà việc lập kế hoạch sớm có thể mang lại lợi ích lâu dài, đặc biệt nếu thu nhập của bạn thay đổi theo mùa.

Những khoản chi thợ làm tóc thường không thể khấu trừ

Biết những gì không nên khai cũng quan trọng không kém biết những gì có thể khai. Các khoản sau thường là chi phí cá nhân hoặc không được khấu trừ:

• Chăm sóc ngoại hình cá nhân, như cắt tóc, làm móng, trang điểm hoặc chăm sóc da cho chính bạn
• Quần áo thường ngày có thể mặc ngoài công việc
• Việc đi lại hằng ngày từ nhà đến nơi làm việc chính
• Tiền phạt và khoản phạt vi phạm
• Giải trí cá nhân
• Kỳ nghỉ cá nhân không chủ yếu phục vụ mục đích kinh doanh
• Phí hội viên câu lạc bộ không gắn trực tiếp với doanh nghiệp của bạn
• Mua sắm cá nhân lẫn vào chi phí kinh doanh

Nếu một khoản chi vừa có mục đích cá nhân vừa có mục đích kinh doanh, chỉ nên xem xét phần phục vụ kinh doanh, và chỉ khi bạn có thể chứng minh được tỷ lệ tách biệt đó.

Cách giữ hồ sơ sạch sẽ hơn trong suốt cả năm

Hồ sơ tốt giúp việc khấu trừ dễ chứng minh hơn và cũng dễ khai hơn rất nhiều. Một hệ thống đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ sau này.

Giữ bằng chứng mua hàng

Lưu biên lai, hóa đơn, sao kê ngân hàng và xác nhận thanh toán cho mọi chi phí kinh doanh. Nếu biên lai ở dạng số, hãy lưu vào một thư mục theo danh mục và theo tháng.

Tách tài khoản kinh doanh và cá nhân

Dùng một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và nếu có thể, một thẻ doanh nghiệp riêng. Điều này giúp chi phí salon không bị lẫn trong chi tiêu cá nhân.

Ghi dặm đường ngay lập tức

Hồ sơ dặm đường đáng tin cậy hơn nhiều khi bạn ghi lại ngay tại thời điểm di chuyển. Chờ đến mùa thuế thường dẫn đến thiếu thông tin.

Phân loại theo tháng

Dành một khoảng thời gian cố định mỗi tháng để sắp xếp chi phí theo các danh mục rõ ràng như vật tư, tiền thuê, phần mềm, quảng cáo và đi lại. Việc tổ chức theo tháng dễ hơn nhiều so với dọn dẹp vào cuối năm.

Lưu tài liệu hỗ trợ

Với những khoản khấu trừ lớn hơn hoặc ít hiển nhiên hơn, hãy giữ thêm tài liệu như:

• Hợp đồng thuê
• Chương trình workshop
• Xác nhận đăng ký hội nghị
• Xác nhận gia hạn dịch vụ
• Giải thích về mục đích dùng cho kinh doanh

Cách khai khấu trừ cho thợ làm tóc vào mùa thuế

Cách nộp hồ sơ chính xác phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn, nhưng quy trình thường gồm các bước sau:

1. Thu thập toàn bộ hồ sơ thu nhập kinh doanh trong năm.
2. Gom chi phí theo từng danh mục.
3. Xác nhận khoản nào được khấu trừ và khoản nào không.
4. Báo cáo thu nhập và chi phí trên các biểu mẫu thuế phù hợp.
5. Giữ lại hồ sơ sau khi nộp để phòng trường hợp có câu hỏi về sau.

Nếu bạn là hộ kinh doanh cá thể, các khoản khấu trừ thường được báo cáo qua Schedule C. Nếu doanh nghiệp của bạn có cấu trúc khác, quy trình khai báo có thể thay đổi.

Chọn cấu trúc doanh nghiệp hỗ trợ tổ chức tốt hơn

Nhiều thợ làm tóc bắt đầu với tư cách hộ kinh doanh cá thể, nhưng một số sau đó thành lập LLC hoặc một loại hình pháp nhân khác để tách bạch hơn giữa hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh. Một cấu trúc chính thức cũng có thể giúp bạn quản lý tài khoản dễ hơn, ký hợp đồng dễ hơn và tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với các công cụ thực tiễn cho thành lập, tuân thủ và tổ chức vận hành liên tục. Với những thợ làm tóc đang biến công việc tay trái thành một doanh nghiệp thực thụ, thiết lập cấu trúc đúng ngay từ đầu có thể giúp việc theo dõi thuế và lưu hồ sơ trở nên dễ hơn ngay từ giai đoạn đầu.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nộp tờ khai, hãy rà soát danh sách nhanh này:

• Bạn đã tách chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh chưa?
• Bạn đã lưu hóa đơn cho dụng cụ, sản phẩm và đào tạo chưa?
• Bạn đã ghi dặm đường kinh doanh chưa?
• Bạn đã ghi nhận tiền thuê, phần mềm và chi phí quảng cáo chưa?
• Bạn đã loại trừ chăm sóc ngoại hình cá nhân và chi phí đi lại hằng ngày chưa?
• Bạn đã xác nhận các khoản khấu trừ chưa chắc chắn với chuyên gia thuế chưa?

Một quy trình thuế kỷ luật không chỉ giúp giảm hóa đơn thuế của bạn. Nó còn cho bạn cái nhìn rõ hơn về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp làm tóc và dòng tiền của bạn đang đi đâu.

Câu hỏi thường gặp

Những khoản khấu trừ phổ biến nhất cho thợ làm tóc là gì?

Các khoản khấu trừ phổ biến thường gồm vật tư, dụng cụ, tiền thuê booth, dặm đường, điện thoại và internet, quảng cáo, đào tạo và phần mềm kinh doanh.

Thợ làm tóc có thể khấu trừ văn phòng tại nhà không?

Có, nếu không gian đó được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho công việc kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu thuế khác.

Thợ làm tóc có nên dùng phần mềm kế toán không?

Có. Phần mềm kế toán giúp theo dõi chi phí, tách danh mục và chuẩn bị hồ sơ gọn gàng hơn cho việc khai thuế.