Khấu hao ảnh hưởng như thế nào đến thuế doanh nghiệp: Hướng dẫn thực tiễn

Khấu hao là một trong những khái niệm thuế hữu ích nhất mà chủ doanh nghiệp nên hiểu, vì nó có thể làm giảm thu nhập chịu thuế mà không đòi hỏi dòng tiền chi ra ngay trong năm bạn ghi nhận khoản khấu trừ. Nói đơn giản, khấu hao cho phép bạn thu hồi chi phí của một số tài sản kinh doanh theo thời gian thay vì ghi nhận toàn bộ chi phí như một khoản chi của riêng năm hiện tại.

Đối với một công ty đang tăng trưởng, điều đó rất quan trọng. Một startup mua thiết bị, đồ nội thất, xe cộ, máy tính hoặc các tài sản dài hạn khác có thể được phép phân bổ các chi phí đó qua nhiều năm thuế. Điều này có thể cải thiện dòng tiền, giảm thu nhập chịu thuế và tạo ra bức tranh chính xác hơn về cách doanh nghiệp đang sử dụng nguồn lực.

Hướng dẫn này giải thích khấu hao là gì, tài sản nào đủ điều kiện, cơ sở tính thuế được xác định như thế nào, các phương pháp doanh nghiệp thường dùng và khấu hao ảnh hưởng đến thuế ra sao khi bạn mua, sử dụng và cuối cùng bán tài sản kinh doanh.

Khấu hao có nghĩa là gì

Khấu hao là cách hệ thống thuế ghi nhận rằng một số tài sản kinh doanh mất giá khi chúng già đi, hao mòn hoặc trở nên lỗi thời. Thay vì khấu trừ toàn bộ chi phí của tài sản cùng một lúc, thông thường bạn khấu trừ một phần chi phí trong suốt vòng đời hữu ích của tài sản.

Vòng đời hữu ích đó không nhất thiết giống với thời gian tài sản thực sự tồn tại về mặt vật lý. Vì mục đích thuế, IRS quy định các thời gian thu hồi và quy tắc khác nhau tùy theo loại tài sản, thời điểm đưa tài sản vào sử dụng và cách tài sản được sử dụng.

Một ví dụ đơn giản là máy tính xách tay chỉ dùng cho công việc kinh doanh. Nếu máy tính đó sẽ tạo ra thu nhập trong nhiều năm, bạn thường không khấu trừ toàn bộ chi phí trong một năm duy nhất, trừ khi có quy tắc đặc biệt áp dụng. Thay vào đó, bạn thu hồi chi phí đó thông qua khấu hao hoặc một phương pháp khấu trừ khác được phép.

IRS giải thích khung cơ bản trong Ấn phẩm 946 và định nghĩa về cơ sở tính thuế trong Ấn phẩm 551.

Vì sao khấu hao làm giảm thuế

Khấu hao làm giảm thuế vì nó làm giảm thu nhập chịu thuế. Nếu một doanh nghiệp có 200.000 USD thu nhập và 20.000 USD khấu hao được phép, thì thu nhập chịu thuế thường sẽ giảm xuống còn 180.000 USD trước khi tính các khoản khấu trừ và tín thuế khác.

Điều đó có thể quan trọng ở nhiều khía cạnh:

• Có thể làm giảm nghĩa vụ thuế thu nhập của năm hiện tại.
• Có thể làm giảm các khoản thuế tạm nộp ước tính.
• Có thể cải thiện dòng tiền sau thuế.
• Có thể giúp việc đầu tư vốn trở nên dễ chịu hơn từ góc độ lập kế hoạch thuế.

Khấu hao không giống như một khoản chi tiền mặt được thanh toán trong năm hiện tại, nhưng nó vẫn phản ánh một chi phí kinh tế thực tế. Đó là lý do luật thuế cho phép doanh nghiệp thu hồi dần khoản chi phí này.

Điều gì quyết định cơ sở tính khấu hao

Khoản khấu hao của bạn bắt đầu từ cơ sở tính thuế. Cơ sở này thường là số tiền bạn đã trả cho tài sản, nhưng có thể thay đổi tùy theo hoàn cảnh mua, cải tiến và các điều chỉnh khác.

Trong nhiều trường hợp, cơ sở tính thuế bao gồm nhiều hơn giá niêm yết. Nó cũng có thể bao gồm các khoản như:

• Thuế bán hàng
• Chi phí vận chuyển hoặc giao hàng
• Lắp đặt và kiểm tra
• Một số phí pháp lý và kế toán phải được vốn hóa
• Các chi phí khác được cộng vào tài sản thay vì khấu trừ ngay

Nếu bạn mua nhiều tài sản với một mức giá trọn gói, bạn phải phân bổ giá mua cho từng tài sản để xác định cơ sở của từng tài sản cho mục đích khấu hao. Việc phân bổ này rất quan trọng vì đất, tòa nhà, thiết bị và các tài sản khác thường được xử lý khác nhau.

Cơ sở tính thuế cũng có thể tăng khi bạn thực hiện các cải tiến làm tăng giá trị hoặc kéo dài thời gian sử dụng hữu ích. Nó có thể giảm khi khấu hao được ghi nhận hoặc khi một số sự kiện thuế khác yêu cầu điều chỉnh.

Về mặt lưu trữ hồ sơ thực tế, các doanh nhân thành lập Zenind nên giữ một bộ hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu: hóa đơn, hợp đồng mua bán, bảng kê thanh toán và bảng theo dõi tài sản cố định đều giúp hỗ trợ cách xử lý thuế về sau.

Tài sản nào có thể được khấu hao

Để được khấu hao, tài sản thường phải đáp ứng một số yêu cầu:

• Bạn sở hữu nó.
• Bạn sử dụng nó trong hoạt động kinh doanh hoặc hoạt động tạo thu nhập.
• Nó có vòng đời hữu ích xác định được.
• Nó được kỳ vọng sử dụng hơn một năm.
• Nó không phải là tài sản bị loại trừ.

Các tài sản thường được khấu hao bao gồm:

• Máy móc và thiết bị
• Máy tính và công nghệ văn phòng
• Đồ nội thất và trang thiết bị
• Xe dùng cho kinh doanh
• Một số cải tiến đối với tài sản thuê hoặc tài sản kinh doanh thuộc sở hữu
• Một số tài sản vô hình, tùy theo quy tắc áp dụng

Các tài sản thường không thể khấu hao bao gồm đất, tài sản được sử dụng và thanh lý trong cùng một năm, và một số khoản mục bị loại trừ khác được mô tả trong hướng dẫn của IRS.

Một quy tắc thực tế hữu ích là: nếu tài sản bị hao mòn, trở nên lỗi thời hoặc bị tiêu hao theo thời gian trong khi hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động, thì khấu hao có thể được áp dụng. Nếu tài sản không hao mòn theo thời gian, chẳng hạn như đất, thì thông thường không được khấu hao.

Khi nào bắt đầu khấu hao

Khấu hao bắt đầu khi tài sản được đưa vào sử dụng, chứ không nhất thiết khi bạn mua nó. Tài sản được đưa vào sử dụng khi nó đã sẵn sàng và có thể sử dụng cho mục đích kinh doanh cụ thể.

Sự khác biệt đó rất quan trọng. Nếu bạn mua thiết bị vào tháng 12 nhưng chưa lắp đặt để dùng cho kinh doanh cho đến tháng 1, thì năm tính thuế mà khấu hao bắt đầu có thể khác với năm mua tài sản.

Khấu hao tiếp tục cho đến khi xảy ra một trong hai điều sau:

• Bạn đã thu hồi toàn bộ cơ sở tính thuế của tài sản thông qua các khoản khấu trừ.
• Bạn thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản.

Nói cách khác, đồng hồ thuế bắt đầu chạy khi tài sản đã sẵn sàng làm việc, chứ không chỉ khi đã thanh toán xong.

Các phương pháp khấu hao phổ biến

Đối với hầu hết tài sản được đưa vào sử dụng sau năm 1986, hệ thống chung là MACRS, tức Hệ thống Thu hồi Chi phí Tăng tốc Được Sửa đổi. IRS nêu trong Chủ đề số 704 rằng MACRS thường được dùng cho tài sản sau năm 1986.

MACRS được thiết kế để thu hồi chi phí nhanh hơn trong những năm đầu đối với nhiều loại tài sản kinh doanh. Khoản khấu trừ cụ thể phụ thuộc vào loại tài sản, thời gian thu hồi, quy ước và phương pháp được yêu cầu theo quy định thuế.

Các phương pháp khác có thể áp dụng trong một số trường hợp hạn chế, chẳng hạn như:

• Khấu hao đường thẳng đối với một số tài sản nhất định
• Phương pháp dự báo thu nhập đối với một số tài sản vô hình và tác phẩm sáng tạo
• Quy tắc đặc biệt cho tài sản cũ được đưa vào sử dụng trước năm 1987

Điểm quan trọng là khấu hao không có một công thức áp dụng cho mọi trường hợp. Phương pháp phụ thuộc vào loại tài sản và tình huống cụ thể của doanh nghiệp.

Mục 179 và ghi nhận chi phí trong năm đầu

Một trong những công cụ lập kế hoạch thuế quan trọng nhất đối với chủ doanh nghiệp là khoản khấu trừ Mục 179. Trong một số trường hợp, thay vì khấu hao một phần tài sản qua nhiều năm, bạn có thể lựa chọn ghi nhận toàn bộ hoặc một phần chi phí trong năm tài sản được đưa vào sử dụng.

Mục 179 không áp dụng cho mọi tài sản. Nó thường bị giới hạn đối với tài sản kinh doanh đủ điều kiện và chịu các giới hạn hằng năm cũng như giới hạn theo thu nhập doanh nghiệp. Nó cũng có các quy tắc đặc biệt cho một số loại tài sản nhất định, bao gồm đất và một số trường hợp thuê mặt bằng.

Một vài điểm thực tế:

• Mục 179 là tùy chọn, không tự động.
• Thông thường bạn có thể chọn số tiền đủ điều kiện muốn ghi nhận chi phí, trong phạm vi giới hạn áp dụng.
• Bất kỳ chi phí nào không được khấu trừ theo Mục 179 vẫn có thể được khấu hao.
• Nếu tài sản sau đó được dùng một phần cho mục đích cá nhân hoặc không còn đủ điều kiện, quy tắc thu hồi có thể áp dụng.

IRS giải thích các quy tắc này trong Ấn phẩm 946.

Khoản khấu hao đặc biệt

Trong một số năm, tài sản đủ điều kiện cũng có thể được hưởng khoản khấu hao đặc biệt, đôi khi gọi là bonus depreciation. Đây là một khoản khấu trừ trong năm đầu khác, có thể được áp dụng sau Mục 179 và trước khấu hao MACRS thông thường.

Việc khoản khấu trừ này có áp dụng hay không phụ thuộc vào luật hiện hành, loại tài sản, thời điểm đưa vào sử dụng và việc tài sản có đáp ứng các yêu cầu đủ điều kiện hay không. Vì các quy tắc này có thể thay đổi, chủ doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS trước khi dựa vào chúng.

Một kế hoạch thuế tốt thường diễn ra như sau:

1. Xác định xem tài sản có đủ điều kiện cho Mục 179 hay không.
2. Kiểm tra xem có áp dụng khoản khấu hao đặc biệt nào không.
3. Áp dụng khấu hao thông thường cho phần cơ sở còn lại.

Thứ tự này có thể ảnh hưởng đáng kể đến thời điểm ghi nhận các khoản khấu trừ.

Khấu hao ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế như thế nào

Khấu hao làm giảm thu nhập chịu thuế trong năm được ghi nhận, từ đó có thể làm giảm hóa đơn thuế hiện tại. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp đang đầu tư mạnh vào tài sản tăng trưởng và cần bảo toàn dòng tiền.

Tuy nhiên, khấu hao cũng ảnh hưởng đến tương lai. Khi bạn bán hoặc thanh lý một tài sản, phần khấu hao trước đó có thể phải chịu quy tắc thu hồi. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là IRS có thể xem một phần lợi nhuận là thu nhập thông thường thay vì lãi vốn, tùy thuộc vào tài sản và tình huống.

Khấu hao cũng làm giảm cơ sở tính thuế của tài sản. Cơ sở thấp hơn có thể làm tăng lợi nhuận chịu thuế sau này khi tài sản được bán, vì phần cơ sở thuế còn lại nhỏ hơn.

Đó là lý do khấu hao vừa là lợi ích thuế vừa là vấn đề cần lập kế hoạch. Khoản khấu trừ hôm nay có thể tạo ra hệ quả thuế về sau, vì vậy thời điểm ghi nhận khoản khấu trừ nên được cân nhắc cùng với kế hoạch kinh doanh dài hạn.

Ví dụ cách hoạt động

Giả sử một công ty mua thiết bị đủ điều kiện cho hoạt động của mình và đưa thiết bị vào sử dụng trong năm. Doanh nghiệp có thể:

• Khấu trừ một phần hoặc toàn bộ chi phí theo Mục 179 nếu tài sản đủ điều kiện.
• Yêu cầu khoản khấu hao đặc biệt nếu tài sản đủ điều kiện theo luật hiện hành.
• Khấu hao phần cơ sở còn lại bằng MACRS.

Nếu tài sản không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí trong năm đầu, công ty vẫn thường thu hồi chi phí theo thời gian thông qua khấu hao thông thường.

Bây giờ hãy so sánh với việc mua đất. Ngay cả khi đất được mua để sử dụng cho kinh doanh, bản thân đất thường không được khấu hao. Nếu giao dịch mua cũng bao gồm một tòa nhà hoặc thiết bị, giá mua phải được phân bổ để xác định riêng phần tài sản có thể khấu hao khỏi phần đất.

Việc phân bổ đó là một trong những chỗ dễ sai sót nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Những sai lầm khấu hao thường gặp

Chủ doanh nghiệp thường gặp phải các lỗi có thể tránh được sau:

• Xem đất là tài sản có thể khấu hao
• Bắt đầu khấu hao trước khi tài sản được đưa vào sử dụng
• Không tách phần sử dụng cá nhân và sử dụng kinh doanh
• Dùng sai cơ sở tính thuế sau khi cải tiến hoặc trao đổi tài sản
• Quên theo dõi tài sản theo nhóm và thời gian thu hồi
• Không lưu giữ hóa đơn, bảng kê thanh toán và bảng khấu hao
• Nhầm lẫn giữa sửa chữa và cải tiến

Sửa chữa thường có thể được khấu trừ ngay, trong khi cải tiến thường phải được vốn hóa và khấu hao. Sự khác biệt này rất quan trọng và có thể thay đổi đáng kể thời điểm ghi nhận các khoản khấu trừ.

Vì sao hồ sơ tốt lại quan trọng

Khấu hao chỉ tốt khi hồ sơ hỗ trợ nó đầy đủ. Nếu bạn không thể chứng minh tài sản có giá bao nhiêu, khi nào nó được đưa vào sử dụng và nó được dùng như thế nào, việc bảo vệ khoản khấu trừ sẽ khó hơn.

Ở mức tối thiểu, doanh nghiệp nên lưu giữ:

• Hóa đơn mua hàng và hợp đồng
• Bảng kê thanh toán cho việc mua tài sản
• Ngày tài sản sẵn sàng để sử dụng cho kinh doanh
• Bằng chứng về tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh, nếu có
• Hồ sơ về cải tiến và sửa chữa
• Bảng khấu hao các năm trước
• Tài liệu về thanh lý hoặc bán tài sản

Đối với doanh nghiệp mới, đây là một lý do vì sao việc thành lập đúng cách và duy trì hồ sơ pháp nhân rõ ràng lại quan trọng. Một LLC hoặc công ty được tổ chức tốt có thể giúp tách tài sản kinh doanh khỏi tài sản cá nhân và giữ cho dấu vết kế toán rõ ràng ngay từ đầu.

Khấu hao trong một chiến lược thuế rộng hơn

Khấu hao không chỉ là một hạng mục tuân thủ. Nó là một phần của chiến lược thuế rộng hơn, ảnh hưởng đến dòng tiền, kế hoạch pháp nhân và quyết định đầu tư vốn.

Một doanh nghiệp hiểu khấu hao có thể đưa ra quyết định tốt hơn về:

• Nên mua hay thuê thiết bị
• Khi nào nên đưa tài sản vào sử dụng
• Có nên dùng Mục 179 hay khấu hao thông thường
• Cách lập ngân sách thuế trong các năm mở rộng
• Cách lên kế hoạch cho việc bán tài sản trong tương lai

Đáp án đúng phụ thuộc vào thu nhập, tốc độ tăng trưởng và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Với một startup, khoản khấu trừ mạnh trong năm đầu có thể giúp bảo toàn tiền mặt. Với một doanh nghiệp trưởng thành hơn, việc phân bổ khấu trừ theo thời gian có thể hợp lý hơn nếu thu nhập tương lai dự kiến tăng.

Kết luận

Khấu hao ảnh hưởng đến thuế doanh nghiệp bằng cách cho phép bạn thu hồi chi phí của tài sản đủ điều kiện theo thời gian, hoặc trong một số trường hợp nhanh hơn thông qua các khoản khấu trừ trong năm đầu. Các biến số quan trọng là cơ sở tính thuế, ngày đưa vào sử dụng, mục đích sử dụng đủ điều kiện và phương pháp thuế áp dụng cho tài sản.

Nếu bạn giữ hồ sơ chặt chẽ và hiểu cách Mục 179, MACRS và quy tắc thu hồi hoạt động, khấu hao có thể trở thành một phần đáng tin cậy trong kế hoạch thuế thay vì một bất ngờ vào cuối năm.

Để tham khảo hướng dẫn chính thức, xem Ấn phẩm 946, Ấn phẩm 551 và Chủ đề số 704. Đối với doanh nghiệp đang thành lập LLC hoặc corporation, Zenind có thể giúp xây dựng nền tảng pháp lý giúp việc tổ chức kế toán và thuế trở nên dễ dàng hơn ngay từ đầu.