Cách người sáng lập vượt qua kiệt sức và bảo vệ đà tăng trưởng kinh doanh

Kiệt sức không chỉ là vấn đề cá nhân. Với những người sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, đó thường còn là vấn đề của doanh nghiệp. Khi nhịp làm việc không bao giờ chậm lại, mọi quyết định đều trở nên nặng nề hơn, ưu tiên bị mờ đi, và công ty bắt đầu hấp thụ căng thẳng từ chính người đang vận hành nó. Vì vậy, học cách vượt qua kiệt sức quan trọng không kém gì việc học cách tăng doanh thu hay cải thiện vận hành.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, thời gian và sự tập trung là một trong những tài sản quý giá nhất của bạn. Bạn cần năng lượng để phục vụ khách hàng, đưa ra quyết định sáng suốt, xử lý tuân thủ và duy trì đà tăng trưởng. Mục tiêu không phải là làm việc mà không có áp lực. Mục tiêu là xây dựng một doanh nghiệp không tiêu hao chính con người đã tạo ra nó.

Bài viết này phân tích những cách thực tế để người sáng lập giảm kiệt sức, lấy lại sự tập trung và tạo ra một con đường bền vững hơn.

Vì sao người sáng lập dễ bị kiệt sức

Kiệt sức thường bắt đầu rất âm thầm. Nó hiếm khi xuất hiện cùng lúc. Nó tích tụ từ những tuần làm việc dài, sự gián đoạn liên tục, ranh giới không rõ ràng và áp lực phải luôn kiểm soát mọi thứ.

Người sáng lập đặc biệt dễ tổn thương vì họ thường phải chịu trách nhiệm cho:

• Chiến lược và lập kế hoạch
• Bán hàng và tiếp thị
• Chăm sóc khách hàng
• Tuyển dụng và quản lý
• Tài chính và ghi chép sổ sách
• Các công việc pháp lý, thuế và tuân thủ

Sự kết hợp đó tạo ra một dòng quyết định liên tục. Theo thời gian, tình trạng mệt mỏi vì phải quyết định sẽ xuất hiện. Càng tiêu tốn nhiều năng lượng tinh thần cho những lựa chọn nhỏ, bạn càng ít năng lượng cho những quyết định quan trọng.

Kiệt sức cũng có thể bị nuôi dưỡng bởi bản sắc cá nhân. Nhiều người sáng lập gắn giá trị của bản thân với kết quả kinh doanh. Khi doanh nghiệp gặp khó khăn, họ cảm thấy như chính mình đang thất bại. Điều đó khiến việc hồi phục trở nên khó hơn, vì nghỉ ngơi bắt đầu bị cảm nhận như dấu hiệu của sự yếu kém thay vì một bước điều chỉnh chiến lược.

Dấu hiệu cho thấy bạn có thể đang tiến tới kiệt sức

Kiệt sức không phải lúc nào cũng chỉ biểu hiện bằng sự mệt mỏi. Nó có thể ảnh hưởng đến cách bạn nghĩ, làm việc và tương tác với người khác.

Những dấu hiệu cảnh báo phổ biến gồm:

• Cảm thấy khó chịu với những việc trước đây vẫn xử lý được
• Khó tập trung hoặc khó ra quyết định
• Ngại tin nhắn, cuộc họp hoặc cuộc gọi
• Mất hứng thú với những mục tiêu từng rất hào hứng
• Làm việc nhiều giờ hơn nhưng hoàn thành ít hơn
• Cảm thấy xa cách với khách hàng, đối tác hoặc thành viên nhóm
• Gặp vấn đề về giấc ngủ hoặc căng tức cơ thể

Nếu bạn thấy mình có vài dấu hiệu trên, câu trả lời không phải là cố gắng hơn nữa. Câu trả lời là thay đổi hệ thống bao quanh bạn.

1. Giảm mệt mỏi vì phải quyết định

Một người sáng lập đang kiệt sức thường tiêu tốn quá nhiều năng lượng để quyết định đi quyết định lại cùng một việc. Một trong những cách nhanh nhất để lấy lại sự tập trung là đơn giản hóa các quyết định lặp lại.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định những lĩnh vực bạn có thể thiết lập mặc định:

• Dùng khung giờ họp cố định
• Gộp email thay vì kiểm tra liên tục
• Tạo một quy trình lập kế hoạch hằng tuần
• Chọn vài bữa ăn quen thuộc cho những tuần bận rộn
• Ấn định ngày cố định cho công việc hành chính

Mục đích không phải là cứng nhắc. Mục đích là loại bỏ ma sát không cần thiết. Mỗi quyết định nhỏ bạn loại bỏ sẽ tạo thêm không gian cho công việc có giá trị cao.

Bạn cũng có thể dùng các khung thời gian tập trung để bảo vệ những giờ làm việc tốt nhất của mình. Nếu khả năng tập trung mạnh nhất vào buổi sáng, hãy dành thời gian đó cho chiến lược, viết lách hoặc giải quyết vấn đề phức tạp. Những việc ít tốn năng lượng hơn hãy để sau trong ngày.

2. Bảo vệ năng lượng thể chất của bạn

Kiệt sức sẽ dễ phòng ngừa hơn khi cơ thể bạn không phải hoạt động trong trạng thái cạn kiệt liên tục. Giấc ngủ, vận động, dinh dưỡng và phục hồi không phải là chuyện bên lề. Chúng là một phần của hiệu suất vận hành.

Một vài thay đổi thực tế có thể giúp ích:

• Duy trì lịch ngủ đều đặn khi có thể
• Đi bộ ngắn giữa các phiên làm việc
• Uống nước trước khi tìm đến thêm caffeine
• Ăn bữa tử tế thay vì nhịn đến tận chiều muộn
• Chèn những khoảng nghỉ ngắn vào ngày làm việc để căng thẳng không tích tụ mãi

Bạn không cần một chế độ chăm sóc sức khỏe hoàn hảo. Bạn cần một chế độ thực tế. Chỉ những thói quen nhỏ cũng có thể ổn định năng lượng và giúp bạn nghĩ rõ ràng hơn.

Nếu lịch làm việc của bạn khiến tập luyện dài là không khả thi, hãy bắt đầu bằng một việc nhỏ và dễ duy trì. Mười phút vận động mỗi ngày vẫn tốt hơn một kế hoạch tham vọng nhưng không thể bền.

3. Tách bản sắc cá nhân khỏi mọi kết quả kinh doanh

Nhiều người sáng lập bị ảnh hưởng vì họ xem mọi vấn đề kinh doanh như bằng chứng rằng mình không đủ tốt. Tư duy đó biến những thách thức kinh doanh bình thường thành tình huống khẩn cấp mang tính cá nhân.

Cách tiếp cận lành mạnh hơn là chừa chỗ cho thực tế:

• Không phải tháng nào doanh số chậm cũng có nghĩa là doanh nghiệp đang thất bại
• Không phải sai lầm nào cũng có nghĩa là bạn không đủ năng lực
• Không phải cuộc trò chuyện khó nào cũng có nghĩa là xung đột đã đi chệch hướng
• Không phải sự chậm trễ nào cũng có nghĩa là tiến độ đã dừng lại

Xây dựng doanh nghiệp luôn đi kèm với bất định. Vấn đề là điều được mong đợi. Nếu bạn có thể nhìn các trở ngại như dữ liệu thay vì phán quyết cá nhân, bạn sẽ phục hồi nhanh hơn và ra quyết định tốt hơn.

Sự thay đổi này cần thời gian luyện tập. Một câu hỏi hữu ích là: “Nếu là một người sáng lập khác trong tình huống này, tôi sẽ khuyên họ làm gì?” Góc nhìn đó thường tạo ra nhiều khách quan hơn là hỏi nỗi lo của bạn muốn bạn tin điều gì.

4. Ủy quyền nhiều hơn bạn nghĩ mình có thể

Rất nhiều trường hợp kiệt sức của người sáng lập đến từ việc cố gắng gánh quá nhiều vai trò cùng lúc. Dù bạn đang ở giai đoạn đầu, bạn cũng không cần tự làm mọi thứ thủ công mãi mãi.

Ủy quyền không nhất thiết có nghĩa là thuê một đội ngũ lớn. Nó có thể là:

• Thuê ngoài kế toán hoặc chuẩn bị thuế
• Thuê freelancer cho thiết kế hoặc nội dung
• Dùng phần mềm để tự động hóa công việc lặp lại
• Nhận hỗ trợ cho hồ sơ và các tác vụ hành chính
• Chuẩn hóa quy trình để người khác hỗ trợ dễ dàng hơn

Người sáng lập thường trì hoãn việc ủy quyền vì nghĩ rằng không ai làm đúng như mình. Trên thực tế, ôm hết mọi việc thường tạo ra nhiều rủi ro hơn là giao bớt vài nhiệm vụ.

Nếu bạn đang thành lập công ty hoặc quản lý các nghĩa vụ tuân thủ, gánh nặng hành chính có thể trở thành một lực cản rất lớn. Sử dụng một dịch vụ giúp đơn giản hóa việc thành lập pháp nhân và tuân thủ định kỳ có thể giải phóng thời gian cho những việc quan trọng hơn. Loại hỗ trợ đó có ý nghĩa vì doanh nghiệp của bạn không nên bắt bạn phải trở thành chuyên gia trong mọi hồ sơ và mọi hạn chót.

5. Xây dựng ranh giới chặt chẽ hơn với công nghệ

Công nghệ hữu ích cho đến khi nó trở thành một cỗ máy đòi hỏi không ngừng. Thông báo, mạng xã hội, email và các nhóm chat có thể tạo cảm giác rằng bạn luôn bị chậm lại.

Để giảm áp lực đó:

• Tắt các thông báo không thiết yếu
• Kiểm tra email theo khung giờ cố định thay vì liên tục
• Để điện thoại xa tầm tay trong lúc cần tập trung
• Nếu có thể, dùng không gian hoặc hồ sơ riêng cho công việc và cá nhân
• Hạn chế lướt vô thức và cập nhật tin tức không ngừng

Người sáng lập không cần thêm tiếng ồn. Người sáng lập cần sự rõ ràng.

Ranh giới với công nghệ không phải là để bạn trở nên không thể liên hệ. Nó là để bạn chủ động chọn khi nào và bằng cách nào mình sẵn sàng. Sự chủ động đó giúp lấy lại quyền kiểm soát, và quyền kiểm soát sẽ giảm căng thẳng.

6. Củng cố những mối quan hệ hỗ trợ bạn

Kiệt sức sẽ trầm trọng hơn khi bạn cô lập. Người sáng lập thường âm thầm gánh áp lực vì cảm thấy mình phải luôn tỏ ra tự tin. Nhưng những mối quan hệ phù hợp có thể giúp một giai đoạn khó khăn trở nên dễ chịu hơn nhiều.

Hãy tìm những người có thể mang lại cho bạn:

• Phản hồi thẳng thắn mà không gây kịch tính
• Sự ổn định cảm xúc khi bạn đang quá tải
• Lời khuyên thực tế từ kinh nghiệm
• Góc nhìn khách quan khi bạn đang đứng quá gần vấn đề

Sự hỗ trợ đó có thể đến từ đồng sáng lập, cố vấn, đồng nghiệp, gia đình hoặc cộng đồng nghề nghiệp. Điều quan trọng là tránh chỉ ở quanh những người làm tăng thêm nỗi sợ hoặc sự khẩn cấp.

Nếu các mối quan hệ hiện tại khiến bạn thấy cạn kiệt, đó là thông tin quan trọng. Một doanh nghiệp bền vững cần một hệ thống hỗ trợ bền vững.

7. Tạo một nhịp phục hồi hằng tuần

Một trong những cách tốt nhất để chống kiệt sức là đừng đợi đến khi bạn kiệt quệ rồi mới phục hồi. Phục hồi hiệu quả hơn khi được đưa vào thói quen của bạn.

Hãy cân nhắc xây dựng một nhịp hằng tuần gồm:

• Một khung cho công việc tập trung sâu
• Một khung cho lập kế hoạch và rà soát
• Một khung cho việc dọn dẹp hành chính
• Một khung cho phục hồi cá nhân
• Một khoảng nghỉ hoàn toàn khỏi công việc nếu có thể

Một nhịp phục hồi giúp hệ thần kinh của bạn có một khoảng dừng có thể dự đoán trước. Nó cũng giúp bạn xem lại liệu khối lượng công việc hiện tại có thực sự chấp nhận được hay bạn đang liên tục ôm vượt quá sức.

Một câu hỏi hằng tuần đơn giản có thể hữu ích: “Tôi có thể dừng làm, trì hoãn, tự động hóa hoặc ủy quyền việc gì?”

8. Đơn giản hóa vận hành doanh nghiệp khi có thể

Kiệt sức thường lớn lên trong những doanh nghiệp phức tạp hơn mức giai đoạn hiện tại của chúng. Nếu hệ thống của bạn rời rạc, lịch làm việc của bạn cũng sẽ rời rạc theo.

Hãy tìm cơ hội để đơn giản hóa:

• Gom các công cụ lại
• Giảm các quy trình trùng lặp
• Chuẩn hóa các tác vụ lặp lại
• Làm rõ trách nhiệm hơn
• Giữ tài liệu ở một nơi duy nhất

Với người sáng lập mới, sự đơn giản đặc biệt có giá trị trong giai đoạn thành lập công ty và xử lý tuân thủ ban đầu. Bạn càng ít thời gian phải chạy theo giấy tờ hoặc cố hiểu bước tiếp theo, bạn càng có nhiều thời gian để thật sự xây dựng doanh nghiệp.

Zenind giúp người sáng lập đơn giản hóa hành trình thành lập doanh nghiệp để họ có thể tập trung vào việc ra mắt và tăng trưởng với nhiều sự tự tin hơn. Điều đó quan trọng vì giai đoạn đầu nên là về đà tiến, chứ không phải gánh nặng hành chính.

Kế hoạch tái thiết thực tế cho 7 ngày tới

Nếu bạn đã cảm thấy quá tải, đừng cố sửa mọi thứ cùng lúc. Hãy bắt đầu bằng một kế hoạch tái thiết.

Trong 1 tuần tới, hãy chọn một hành động ở mỗi nhóm:

• Năng lượng: đi ngủ sớm hơn 30 phút
• Tập trung: tắt một nguồn thông báo lớn
• Khối lượng công việc: ủy quyền một nhiệm vụ hoặc loại bỏ một cam kết lặp lại
• Sự rõ ràng: viết ra ba ưu tiên hàng đầu mỗi sáng
• Phục hồi: lên lịch một khoảng nghỉ thật sự khỏi công việc

Mục tiêu không phải là sự hoàn hảo. Mục tiêu là tạo đủ khoảng thở để bạn nghĩ rõ ràng trở lại.

Lời kết

Kiệt sức không phải dấu hiệu cho thấy bạn yếu đuối hay không đủ khả năng lãnh đạo. Nó là tín hiệu rằng cách làm việc hiện tại không còn bền vững.

Những người sáng lập vượt qua kiệt sức không nhất thiết làm việc ít hơn. Họ làm việc có chủ đích hơn. Họ giảm ma sát, bảo vệ năng lượng, ủy quyền những gì có thể và xây dựng hệ thống hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, hãy nhớ rằng việc thành lập, tuân thủ và quản trị hành chính nên hỗ trợ đà tiến của bạn, chứ không làm bạn cạn kiệt. Doanh nghiệp tốt nhất không chỉ là doanh nghiệp tăng trưởng nhanh. Đó còn là doanh nghiệp bạn có thể tiếp tục xây dựng mà không đánh mất chính mình trên đường đi.