Cách đăng ký giấy phép thuế bán hàng tại New Mexico

Nếu bạn đang bắt đầu hoặc mở rộng kinh doanh tại New Mexico, một trong những bước tuân thủ đầu tiên là đăng ký tài khoản thuế tiểu bang cho phép bạn thu và báo cáo thuế đối với các giao dịch chịu thuế. Tại New Mexico, điều này thường được gọi là giấy phép thuế bán hàng, nhưng hệ thống của tiểu bang thực tế dựa trên đăng ký gross receipts tax (GRT) và Business Tax Identification Number (BTIN).

Sự khác biệt này rất quan trọng. New Mexico không sử dụng mô hình thuế bán hàng giống nhiều tiểu bang khác. Thay vào đó, tiểu bang áp dụng gross receipts tax lên doanh thu của người bán, và doanh nghiệp thường chuyển khoản thuế này cho khách hàng bằng cách thể hiện riêng trên hóa đơn.

Hướng dẫn này giải thích ai cần đăng ký, cần chuẩn bị những thông tin gì, cách nộp hồ sơ trực tuyến và cách duy trì tuân thủ sau khi đăng ký.

New Mexico gọi giấy phép thuế bán hàng là gì

Cụm từ phổ biến “giấy phép thuế bán hàng” thường chỉ việc đăng ký mà doanh nghiệp cần có trước khi thu thuế từ khách hàng. Tại New Mexico, Department of Taxation and Revenue sử dụng Business Tax Identification Number và các tài khoản thuế liên quan cho mục đích đó.

Đối với hầu hết doanh nghiệp, tài khoản chính là đăng ký gross receipts tax. Tùy vào loại hình kinh doanh, các tài khoản bổ sung cũng có thể áp dụng, chẳng hạn như:

• Compensating tax
• Governmental gross receipts tax
• Interstate telecommunication gross receipts tax
• Wage withholding tax
• Các loại thuế kinh doanh chuyên biệt khác

Nếu bạn đang thành lập công ty mới, thời điểm phù hợp để xử lý việc này là trước khi bắt đầu hoạt động chịu thuế hoặc thực hiện các giao dịch bán hàng trong tiểu bang làm phát sinh nghĩa vụ đăng ký.

Ai cần đăng ký

New Mexico yêu cầu bất kỳ ai kinh doanh trong tiểu bang phải đăng ký với Taxation and Revenue Department. Điều này bao gồm cả doanh nghiệp có địa điểm thực tế tại New Mexico và, trong một số trường hợp, doanh nghiệp ngoài tiểu bang.

Bạn có thể cần đăng ký nếu bạn là:

• Nhà bán lẻ, nhà thầu, nhà hàng hoặc doanh nghiệp dịch vụ địa phương hoạt động tại New Mexico
• Người bán hàng trực tuyến có doanh số chịu thuế được xác định tại New Mexico
• Nhà cung cấp marketplace hoặc người bán trên marketplace đáp ứng ngưỡng kinh tế của New Mexico
• Nhà cung cấp bán hàng tại sự kiện đặc biệt, hội chợ thương mại, hội chợ hoặc địa điểm tạm thời
• Doanh nghiệp cho thuê hoặc cấp phép tài sản được sử dụng tại New Mexico
• Công ty cung cấp dịch vụ chịu thuế tại New Mexico

Đối với người bán từ xa và các bên tham gia marketplace, quy định đăng ký của New Mexico có thể áp dụng ngay cả khi không có hiện diện vật lý. Nếu gross receipts chịu thuế của bạn từ nguồn New Mexico đạt ngưỡng của tiểu bang trong năm dương lịch trước đó, bạn có thể phải đăng ký và nộp tờ khai.

Cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ

Trước khi bắt đầu đơn đăng ký, hãy sắp xếp các thông tin mà tiểu bang sẽ yêu cầu. Chuẩn bị đầy đủ giúp giảm chậm trễ và hoàn tất đăng ký chính xác hơn.

Các mục thường gồm:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Tên giao dịch, nếu có
• Federal Employer Identification Number hoặc mã số thuế khác, nếu được yêu cầu
• Thông tin liên hệ của chủ sở hữu hoặc bên chịu trách nhiệm
• Địa chỉ kinh doanh và địa chỉ nhận thư
• Ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh tại New Mexico
• Thông tin về loại hình pháp nhân
• Ngành nghề hoặc phân loại hoạt động
• Số điện thoại liên hệ và địa chỉ email

Nếu pháp nhân của bạn đã tồn tại, hãy đảm bảo tên dùng trong hồ sơ đăng ký khớp với tên trên hồ sơ thành lập và hồ sơ thuế của bạn.

Cách đăng ký trực tuyến

Cách nhanh nhất để đăng ký là thông qua Taxpayer Access Point, hay TAP, của New Mexico Taxation and Revenue Department. TAP là hệ thống trực tuyến của tiểu bang dùng cho khai báo, thanh toán, quản lý tài khoản và đăng ký doanh nghiệp.

Bước 1: Tạo hoặc truy cập tài khoản TAP

Truy cập cổng TAP của tiểu bang và đăng nhập hoặc tạo hồ sơ nếu bạn chưa có.

Bước 2: Bắt đầu đăng ký doanh nghiệp mới

Chọn tùy chọn đăng ký doanh nghiệp mới hoặc yêu cầu tài khoản thuế mới. Hệ thống sẽ hướng dẫn bạn qua các trường bắt buộc.

Bước 3: Chọn các tài khoản thuế áp dụng

Tối thiểu, nhiều doanh nghiệp sẽ đăng ký gross receipts tax. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng cần withholding, compensating tax hoặc tài khoản khác, hãy chọn các mục đó trong cùng một hồ sơ.

Bước 4: Kiểm tra kỹ thông tin

Sai sót về tên pháp lý, địa chỉ hoặc thông tin sở hữu có thể tạo ra vấn đề về sau. Hãy rà soát từng màn hình trước khi nộp.

Bước 5: Nộp hồ sơ và lưu xác nhận

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được New Mexico Business Tax Identification Number và bất kỳ số tài khoản nào được gán cho doanh nghiệp. Hãy lưu xác nhận này cùng hồ sơ tuân thủ của bạn.

Có thể đăng ký bằng giấy không

Có. New Mexico cũng cho phép doanh nghiệp nộp Business Tax Registration Application and Update Form, thường được gọi là Form ACD-31015. Cách này có thể hữu ích nếu bạn cần đăng ký trực tiếp hoặc cập nhật tài khoản hiện có.

Nộp hồ sơ giấy thường chậm hơn đăng ký trực tuyến, vì vậy đa số doanh nghiệp nên dùng TAP trừ khi có lý do cụ thể để sử dụng mẫu đơn.

Điều gì xảy ra sau khi đăng ký

Đăng ký chỉ là bước đầu tiên. Khi tài khoản đã hoạt động, bạn cần thu, báo cáo và nộp thuế đúng cách.

Sử dụng đúng thuế suất và mã địa điểm

Thuế suất gross receipts tax của New Mexico thay đổi theo địa điểm và có thể thay đổi theo thời gian. Mức thuế bạn áp dụng không phải lúc nào cũng chỉ là một con số cố định trên toàn tiểu bang. Trong nhiều trường hợp, mức thuế đúng phụ thuộc vào nơi hàng hóa được giao hoặc nơi dịch vụ được xác định theo quy định của tiểu bang.

Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp nên xác nhận đúng mã địa điểm và thuế suất trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.

Lưu giữ hồ sơ hỗ trợ tờ khai của bạn

Quản lý hồ sơ chặt chẽ giúp bạn tránh rắc rối nếu tờ khai bị xem xét sau này. Hãy lưu hóa đơn, tài liệu miễn trừ, chứng chỉ mua lại và các hồ sơ hỗ trợ cho những khoản khấu trừ bạn yêu cầu.

Nộp tờ khai đúng hạn

Lịch nộp của bạn phụ thuộc vào cách tài khoản được thiết lập. Hãy tuân theo lịch được chỉ định cho doanh nghiệp và đảm bảo mọi tờ khai đều được nộp đúng hạn. Nếu bạn ngừng nộp sau khi đã đăng ký, tiền phạt và thông báo có thể phát sinh.

Đóng tài khoản khi doanh nghiệp ngừng hoạt động

Nếu bạn ngừng kinh doanh tại New Mexico, đừng để tài khoản mở. Hãy đóng tài khoản qua TAP hoặc nộp mẫu cập nhật phù hợp để Department biết doanh nghiệp không còn hoạt động.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Chủ doanh nghiệp mới thường gặp cùng một số vấn đề có thể tránh được khi đăng ký tài khoản thuế tại New Mexico.

• Đăng ký sau khi đã bắt đầu bán hàng thay vì trước khi hoạt động chịu thuế bắt đầu
• Dùng sai tên doanh nghiệp hoặc thông tin pháp nhân
• Nhầm gross receipts tax với thuế thu nhập
• Áp dụng sai thuế suất hoặc mã địa điểm
• Bỏ qua các quy định đăng ký đặc biệt cho sự kiện, nhà cung cấp hoặc bán hàng từ xa
• Quên cập nhật hoặc đóng tài khoản khi doanh nghiệp thay đổi hoặc kết thúc

Thiết lập cẩn thận ngay từ đầu dễ hơn nhiều so với việc sửa lỗi sau khi nhận thông báo thuế.

Các tình huống đặc biệt cần lưu ý

Một số doanh nghiệp cần nhiều hơn một đăng ký gross receipts tax cơ bản.

Ví dụ, một công ty bán hàng tại sự kiện một lần vẫn có thể được coi là đang kinh doanh tại New Mexico. Người bán trên marketplace và người bán từ xa cũng nên đánh giá xem họ có đáp ứng ngưỡng của tiểu bang dựa trên gross receipts chịu thuế của năm trước được xác định tại New Mexico hay không.

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nhiều tiểu bang, bạn nên kiểm tra quy định ở từng khu vực pháp lý trước khi ra mắt. Nghĩa vụ đăng ký có thể phát sinh nhanh hơn dự kiến khi bạn bắt đầu bán hàng trực tuyến hoặc tham gia các sự kiện trong tiểu bang.

Câu hỏi thường gặp

Có cần giấy phép thuế bán hàng ở New Mexico không?

Có, nếu doanh nghiệp của bạn tham gia hoạt động chịu thuế yêu cầu đăng ký. Tại New Mexico, điều đó thường có nghĩa là đăng ký gross receipts tax thông qua Taxation and Revenue Department.

New Mexico có thu phí đăng ký không?

New Mexico không thu phí đăng ký Business Tax Identification Number.

Mất bao lâu để đăng ký?

Đăng ký trực tuyến qua TAP thường là cách nhanh nhất. Hồ sơ giấy sẽ mất nhiều thời gian hơn vì phải xử lý thủ công.

Người bán hàng trực tuyến có cần đăng ký không?

Có thể. Nếu người bán từ xa hoặc người tham gia marketplace đáp ứng ngưỡng kinh tế của New Mexico đối với gross receipts chịu thuế phát sinh từ tiểu bang, việc đăng ký có thể là bắt buộc ngay cả khi không có cửa hàng vật lý.

Sự khác nhau giữa BTIN và tài khoản gross receipts là gì?

BTIN là mã số định danh thuế của doanh nghiệp. Tài khoản gross receipts tax là đăng ký thuế cụ thể dùng để thu và báo cáo gross receipts tax.

Nguồn chính thức của New Mexico

Hãy sử dụng các nguồn của tiểu bang để xác minh quy định hiện hành trước khi nộp hồ sơ:

• Ai phải đăng ký doanh nghiệp?
• Tổng quan về Gross Receipts Tax
• Sự kiện đặc biệt và nhà cung cấp
• Đóng doanh nghiệp của tôi

Kết luận

Đăng ký giấy phép thuế bán hàng tại New Mexico thực chất là thiết lập đúng tài khoản gross receipts tax, lấy Business Tax Identification Number và tuân theo quy định khai nộp của tiểu bang ngay từ ngày đầu. Nếu bạn đang thành lập pháp nhân mới, xử lý sớm việc này sẽ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt không cần thiết và giữ quy trình tuân thủ gọn gàng.

Đối với các nhà sáng lập muốn khởi đầu thuận lợi hơn, Zenind có thể hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và các bước vận hành ban đầu giúp cho việc đăng ký thuế, lưu trữ hồ sơ và tuân thủ liên tục trở nên dễ dàng hơn.