Luật đa dạng hội đồng quản trị của California đối với công ty đại chúng: SB 826 và AB 979 có ý nghĩa gì hiện nay

California từng gây chú ý trên toàn quốc khi ban hành các đạo luật về đa dạng hội đồng quản trị nhằm tăng cường sự đại diện trong hội đồng quản trị của các công ty cổ phần đại chúng có trụ sở điều hành chính tại tiểu bang này. Những đạo luật đó, thường được gọi là Women on Boards (SB 826) và Underrepresented Communities on Boards (AB 979), được thiết kế để thay đổi thành phần hội đồng quản trị và yêu cầu nộp báo cáo hằng năm cho California Secretary of State.

Tuy nhiên, đến hiện nay câu chuyện tuân thủ đã phức tạp hơn so với lúc ban đầu. Hướng dẫn hiện hành của California Secretary of State cho biết văn phòng này bị cấm sử dụng nguồn lực của tiểu bang để thực thi các đạo luật Diversity on Boards và hiện không thu thập dữ liệu liên quan. Đối với các công ty đại chúng, điều đó có nghĩa là chủ đề này vẫn quan trọng đối với quản trị doanh nghiệp, lịch sử công bố thông tin và hồ sơ công ty, nhưng cơ chế thực thi ban đầu của California không còn vận hành theo cách trước đây.

Bài viết này giải thích các yêu cầu của luật, cấu trúc của chúng, tình trạng hiện tại theo hướng dẫn của tiểu bang, và những điều các công ty đại chúng cũng như công ty nước ngoài vẫn nên theo dõi.

California từng yêu cầu gì

Khung đa dạng hội đồng quản trị của California bao gồm hai đạo luật riêng biệt:

• SB 826, Women on Boards: nhằm tăng số lượng nữ giám đốc trong các hội đồng quản trị thuộc diện áp dụng.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: nhằm tăng số lượng giám đốc đến từ các cộng đồng chưa được đại diện đầy đủ.

Các đạo luật này nhắm đến các công ty cổ phần đại chúng có trụ sở điều hành chính tại California. Trên thực tế, điều đó bao gồm nhiều công ty được thành lập ngoài California nếu trụ sở điều hành chính của họ đặt tại tiểu bang này.

California Secretary of State mô tả các đạo luật này là yêu cầu các công ty thuộc diện áp dụng phải đáp ứng các ngưỡng thành phần hội đồng quản trị tối thiểu và báo cáo việc tuân thủ thông qua hồ sơ công bố hằng năm.

Công ty nào thuộc diện áp dụng

Hướng dẫn của tiểu bang phân biệt giữa công ty publicly held và publicly traded.

• Một công ty publicly held là nhóm hẹp hơn, thường chỉ bao gồm các công ty niêm yết trên NYSE, NASDAQ hoặc NYSE American.
• Một công ty publicly traded rộng hơn và cũng có thể bao gồm các công ty giao dịch trên thị trường OTC.

Các yêu cầu tối thiểu về đa dạng hội đồng quản trị áp dụng cho các công ty publicly held có trụ sở điều hành chính tại California. FAQ của California Secretary of State cũng giải thích rằng các công ty publicly traded nhưng không phải publicly held vẫn có nghĩa vụ nộp hồ sơ hằng năm, ngay cả khi họ không phải tuân theo các yêu cầu tối thiểu về số lượng giám đốc.

Sự phân biệt này rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào kinh doanh tại California, đặc biệt là các công ty nước ngoài được cấp phép hoạt động tại tiểu bang.

Các ngưỡng hội đồng quản trị ban đầu trông như thế nào

Theo hướng dẫn của California Secretary of State, các đạo luật này được triển khai theo từng giai đoạn dựa trên quy mô hội đồng quản trị.

Đối với luật về đa dạng giới tính, FAQ của tiểu bang mô tả cấu trúc yêu cầu:

• ít nhất một giám đốc nữ đối với mọi hội đồng quản trị thuộc diện áp dụng,
• hai giám đốc nữ đối với hội đồng có năm thành viên, và
• ba giám đốc nữ đối với hội đồng có sáu thành viên trở lên.

Đối với luật về các cộng đồng chưa được đại diện đầy đủ, hướng dẫn của tiểu bang mô tả cách tiếp cận tương tự, bắt đầu với ít nhất một giám đốc đủ điều kiện rồi tăng lên các ngưỡng tối thiểu dựa trên quy mô hội đồng.

Điểm mấu chốt là California không chỉ yêu cầu doanh nghiệp đưa ra các cam kết mang tính định hướng. Khung này được xây dựng dựa trên các mục tiêu cụ thể về thành phần hội đồng quản trị và báo cáo hằng năm.

Tình trạng pháp lý và quản lý hiện tại

Điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp là cập nhật tình trạng hiện nay từ California Secretary of State.

Các trang Women on Boards và Underrepresented Communities on Boards của California Secretary of State cho biết rằng, theo các phán quyết cuối cùng và lệnh cấm vĩnh viễn được ban hành vào năm 2022, văn phòng này đang bị cấm và không được phép sử dụng nguồn lực của tiểu bang để thực thi các đạo luật Diversity on Boards. Các trang đó cũng cho biết văn phòng hiện không thu thập dữ liệu liên quan đến Diversity on Boards, và Publicly Traded Disclosure Statement đã được sửa đổi để loại bỏ các trường dữ liệu trước đây dùng để theo dõi các công bố đó.

Trên thực tế, doanh nghiệp nên xem các đạo luật đa dạng hội đồng quản trị của California như một vấn đề có ý nghĩa lịch sử, nhưng không còn là một chương trình thu thập dữ liệu cấp tiểu bang đang hoạt động theo cách cũ.

Điều đó không xóa bỏ mọi rủi ro quản trị. Nhưng nó có nghĩa là doanh nghiệp cần tách bạch rõ giữa:

• lịch sử của các đạo luật đa dạng hội đồng quản trị tại California,
• tình trạng hiện tại theo lệnh cấm, và
• bất kỳ nghĩa vụ công bố nào khác có thể phát sinh theo luật liên bang, quy tắc sàn giao dịch, kỳ vọng của nhà đầu tư hoặc chính sách quản trị nội bộ.

Vì sao chủ đề này vẫn quan trọng đối với quản trị hội đồng

Ngay cả khi một đạo luật bị cấm thực thi, lịch sử của nó vẫn có thể ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp quản lý quản trị và tuân thủ.

Các công ty đại chúng và hội đồng quản trị vẫn nên cân nhắc:

• liệu họ có quy trình nội bộ rõ ràng để theo dõi thành phần hội đồng quản trị hay không,
• liệu bộ câu hỏi dành cho giám đốc có thu thập được thông tin cần thiết cho quản trị nội bộ và báo cáo với nhà đầu tư hay không,
• liệu biên bản họp hội đồng và hồ sơ doanh nghiệp có được lưu trữ nhất quán hay không,
• liệu các hồ sơ nộp hằng năm cho tiểu bang có được hoàn tất đúng hạn hay không, và
• liệu việc đủ điều kiện hoạt động tại nhiều bang và các nghĩa vụ báo cáo hằng năm có còn hiệu lực ở mọi nơi doanh nghiệp hoạt động hay không.

Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là lúc hỗ trợ về thành lập pháp nhân và tuân thủ trở nên rất thực tế. Một công ty có thể được thành lập ở một bang, được đăng ký hoạt động tại California, nhưng vẫn cần một quy trình đáng tin cậy cho việc nộp hồ sơ hằng năm, duy trì registered agent và theo dõi tình trạng pháp nhân.

Công ty nước ngoài nên làm gì lúc này

Các công ty nước ngoài đang kinh doanh tại California không nên cho rằng tuân thủ đa dạng hội đồng quản trị là vấn đề duy nhất mà tiểu bang từng quan tâm. Ngay cả khi một đạo luật cụ thể bị cấm thực thi, doanh nghiệp vẫn cần giữ cho toàn bộ hệ thống tuân thủ tại California ở trạng thái đầy đủ.

Một danh sách kiểm tra hợp lý bao gồm:

1. Xác nhận liệu công ty là publicly held, publicly traded hay không thuộc nhóm nào trong hai nhóm này.
2. Rà soát xem trụ sở điều hành chính của công ty có đặt tại California hay không.
3. Kiểm tra xem các hồ sơ nộp hằng năm tại California có đang được duy trì đầy đủ hay không.
4. Lưu giữ chính xác hồ sơ về hội đồng quản trị và ban điều hành.
5. Xác nhận các chính sách quản trị nội bộ phù hợp với nghĩa vụ công bố của công ty.
6. Theo dõi các cập nhật từ California Secretary of State để kịp thời nắm mọi thay đổi đối với yêu cầu nộp hồ sơ liên quan đến hội đồng.

Điều này đặc biệt quan trọng với các công ty hoạt động tại nhiều bang, vì nghĩa vụ tuân thủ thường khác nhau tùy theo nơi thành lập, tình trạng đăng ký hoạt động, trạng thái niêm yết và vị trí đặt trụ sở chính.

Câu hỏi thường gặp

California còn thu thập dữ liệu đa dạng hội đồng quản trị không?

Theo hướng dẫn hiện hành của California Secretary of State, là không. Văn phòng cho biết hiện không thu thập dữ liệu Diversity on Boards, và các trường dữ liệu trước đây đã được loại khỏi Publicly Traded Disclosure Statement.

Doanh nghiệp vẫn phải nộp các công bố doanh nghiệp của California chứ?

Có, nhiều công ty publicly traded vẫn có nghĩa vụ nộp hồ sơ hằng năm với California Secretary of State, dù các trường dữ liệu về đa dạng đã được loại khỏi bản công bố.

Lệnh cấm có xóa bỏ mọi lo ngại tuân thủ liên quan đến hội đồng không?

Không. Lệnh cấm chỉ thay đổi tình trạng của các đạo luật Diversity on Boards. Doanh nghiệp vẫn phải quản lý các quy định công bố của liên bang, yêu cầu của sàn giao dịch, thực tiễn quản trị nội bộ và các nghĩa vụ nộp hồ sơ thông thường của tiểu bang.

Kết luận

Các đạo luật đa dạng hội đồng quản trị của California từng là một sáng kiến quản trị nổi bật đối với các công ty cổ phần đại chúng có trụ sở điều hành chính tại tiểu bang này. Tuy nhiên, hướng dẫn hiện nay của California Secretary of State cho thấy văn phòng đang bị cấm thực thi các đạo luật Diversity on Boards và không thu thập dữ liệu liên quan.

Đối với các công ty đại chúng và công ty nước ngoài, bài học thực tế rất rõ ràng: hiểu lịch sử, xác minh tình trạng hiện tại và giữ cho việc tuân thủ pháp nhân tại California luôn đầy đủ. Điều đó bao gồm các hồ sơ nộp hằng năm, việc lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp và một quy trình rõ ràng để theo dõi các yêu cầu cấp tiểu bang có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.

Nếu công ty của bạn đã đăng ký hoạt động tại California, quản trị hội đồng nên là một phần của chương trình tuân thủ rộng hơn, bao gồm cả hồ sơ thành lập, tình trạng đủ điều kiện hoạt động và các nghĩa vụ duy trì hằng năm.