Cách chủ doanh nghiệp nhỏ có thể khuyến khích sự sáng tạo và phát triển trong đội ngũ của mình

Một doanh nghiệp có thể có sản phẩm phù hợp, thị trường phù hợp, thậm chí cả nguồn vốn phù hợp, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc tăng trưởng nếu đội ngũ cảm thấy tiếng nói của mình không được lắng nghe hoặc không được trân trọng. Sự sáng tạo không tự nhiên xuất hiện. Nó phát triển trong những môi trường làm việc nơi mọi người cảm thấy được tin tưởng, nơi ý tưởng được chào đón, và nơi nhà quản lý biết cách biến những hiểu biết cá nhân thành tiến bộ cho doanh nghiệp.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, điều này quan trọng ngay từ ngày đầu. Khi doanh nghiệp của bạn đã được thành lập và nền tảng pháp lý cơ bản đã sẵn sàng, công việc thực sự của việc xây dựng một doanh nghiệp bền vững mới bắt đầu: thu hút con người, phát triển họ và tạo ra một văn hóa hỗ trợ giải quyết vấn đề. Zenind giúp các doanh nhân thiết lập nền tảng cho doanh nghiệp của mình, nhưng chính năng lực lãnh đạo sẽ quyết định doanh nghiệp đó có thể đi xa đến đâu.

Vì sao sự sáng tạo là một lợi thế kinh doanh

Sự sáng tạo không chỉ giới hạn ở các chiến dịch marketing, thiết kế sản phẩm hay xây dựng thương hiệu. Trong một doanh nghiệp nhỏ, sự sáng tạo thể hiện ở cách xử lý sự cố giao hàng, cách giải quyết khiếu nại của khách hàng, cách đơn giản hóa một quy trình, hoặc cách giới thiệu một dịch vụ mới.

Một đội ngũ biết tư duy sáng tạo có thể:

• Phát hiện vấn đề trước khi chúng trở nên tốn kém
• Cải thiện quy trình làm việc mà không cần chờ tư vấn bên ngoài
• Thích ứng nhanh hơn khi thị trường thay đổi
• Tìm ra cách phục vụ khách hàng tốt hơn
• Đóng góp những ý tưởng giúp doanh nghiệp tăng trưởng hiệu quả

Doanh nghiệp nhỏ thường có ít nguồn lực hơn so với các công ty lớn, vì vậy sự sáng tạo của nhân viên càng trở nên giá trị. Một ý tưởng tốt có thể tiết kiệm thời gian, giảm lãng phí hoặc mở ra một nguồn doanh thu mới.

Bắt đầu từ một văn hóa tôn trọng

Nhân viên có nhiều khả năng đóng góp ý tưởng hơn khi họ cảm thấy được tôn trọng. Điều đó nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng lại thường bị bỏ qua trong môi trường làm việc bận rộn. Tôn trọng không chỉ là lịch sự. Đó là cách cho thấy con người có giá trị.

Những cách thực tế để xây dựng sự tôn trọng bao gồm:

• Ghi nhận khi ai đó giải quyết được vấn đề
• Lắng nghe mà không ngắt lời
• Thực hiện đúng những cam kết đã đưa ra
• Minh bạch trong các quyết định khi có thể
• Xem mọi vai trò đều là thiết yếu đối với doanh nghiệp

Nếu mọi người tin rằng đóng góp của họ sẽ bị bỏ qua hoặc đương nhiên bị xem nhẹ, họ sẽ ngừng đưa ra ý tưởng. Nếu họ biết ý kiến của mình có ý nghĩa, họ sẽ gắn bó hơn.

Đặt những câu hỏi tốt hơn

Nhiều nhà quản lý vô tình làm giảm sự sáng tạo bằng cách hành xử như thể mình là người duy nhất trong phòng có câu trả lời. Một cách tiếp cận tốt hơn là đặt những câu hỏi khuyến khích tư duy.

Ví dụ:

• Điều gì sẽ giúp quy trình này dễ hơn?
• Chúng ta đang mất thời gian ở đâu?
• Khách hàng đang yêu cầu điều gì mà chúng ta chưa cung cấp?
• Nếu phải giải quyết việc này với ít bước hơn, chúng ta sẽ thay đổi gì?
• Có một điều gì chúng ta có thể thử trong tuần này không?

Những câu hỏi hay làm được hai việc. Chúng cho thấy bạn coi trọng góc nhìn của nhân viên, và chúng giúp làm lộ ra những ý tưởng mà ban lãnh đạo có thể không tự nhìn thấy. Những người ở gần một quy trình nhất thường hiểu rõ điểm yếu của nó nhất.

Tạo không gian an toàn cho ý tưởng

Sự sáng tạo cần không gian để được nói ra một cách tự do. Nếu nhân viên dự đoán rằng mình sẽ bị chỉ trích ngay khi chia sẻ một ý tưởng, họ sẽ im lặng. Người lãnh đạo nên làm rõ rằng những ý tưởng ở giai đoạn đầu vẫn được chào đón, ngay cả khi chưa hoàn chỉnh.

Để tạo ra môi trường như vậy:

• Tách giai đoạn tạo ý tưởng khỏi giai đoạn đánh giá
• Tránh dập tắt đề xuất quá nhanh
• Khuyến khích thử nghiệm thực tế
• Tạo cảm giác an toàn khi thảo luận thẳng thắn về vấn đề
• Xem các lần thử thất bại như cơ hội học hỏi khi chúng được thực hiện một cách có suy nghĩ và kiểm soát

Một quy tắc đơn giản rất hữu ích ở đây: nghĩ ý tưởng trước, đánh giá sau. Sự tách biệt đó giúp mọi người dễ đóng góp hơn mà không sợ bị ngượng ngùng.

Ghi nhận đóng góp một cách công khai và cụ thể

Ghi nhận là một trong những cách hiệu quả nhất để khuyến khích thêm sự sáng tạo. Con người có xu hướng lặp lại những gì được chú ý. Nếu nhân viên chỉ nghe từ ban lãnh đạo khi có điều gì đó sai, họ sẽ gắn sự chủ động với rủi ro thay vì phần thưởng.

Sự ghi nhận hiệu quả nhất khi nó cụ thể. Thay vì nói "Làm tốt lắm", hãy thử nói:

• Bạn đã phát hiện một vấn đề trước khi nó ảnh hưởng đến khách hàng.
• Ý tưởng của bạn đã giúp cả nhóm tiết kiệm thời gian.
• Đó là một cách thông minh để đơn giản hóa quy trình.
• Việc bạn theo sát đã giúp dự án tiến triển.

Ghi nhận cụ thể củng cố hành vi mà bạn muốn thấy lặp lại. Nó cũng cho cả đội ngũ thấy hình mẫu của hiệu suất tốt là gì.

Trao quyền sở hữu cho mọi người

Sự sáng tạo phát triển khi con người cảm thấy mình chịu trách nhiệm về kết quả, chứ không chỉ là thực hiện nhiệm vụ. Quyền sở hữu làm công việc trở nên có ý nghĩa hơn và khuyến khích nhân viên suy nghĩ vượt ra ngoài mức nỗ lực tối thiểu.

Những cách xây dựng quyền sở hữu bao gồm:

• Giao trách nhiệm rõ ràng cho các dự án
• Cho nhân viên dẫn dắt các sáng kiến nhỏ
• Trao cho họ quyền giải quyết các vấn đề thường gặp
• Yêu cầu họ tự trình bày ý tưởng của mình
• Đo lường kết quả thay vì vi quản lý từng bước

Trao quyền sở hữu không có nghĩa là bỏ mặc nhân viên. Nó có nghĩa là trao cho họ đủ quyền tự chủ để suy nghĩ, quyết định và cải tiến.

Gắn phát triển vào công việc

Nhân viên thường sáng tạo hơn khi họ nhìn thấy con đường phát triển phía trước. Nếu công việc của họ quá tĩnh, động lực thường giảm. Cơ hội phát triển không nhất thiết chỉ là thăng chức. Nó cũng có thể là học hỏi, đào tạo chéo và mở rộng trách nhiệm.

Bạn có thể cân nhắc cung cấp:

• Coaching trong công việc
• Các dự án liên phòng ban
• Phát triển kỹ năng
• Cố vấn từ những thành viên giàu kinh nghiệm trong đội ngũ
• Cơ hội dẫn dắt các buổi họp hoặc thuyết trình

Khi nhân viên phát triển, doanh nghiệp cũng phát triển theo. Một đội ngũ mạnh hơn có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn và giảm bớt áp lực cho chủ doanh nghiệp.

Sử dụng brainstorming có cấu trúc khi vấn đề cần ý tưởng mới

Thảo luận mở rất hữu ích, nhưng hiệu quả nhất khi có cấu trúc rõ ràng. Nếu không có cấu trúc, các cuộc họp có thể đi chệch hướng hoặc tạo ra ý tưởng nhưng không bao giờ chuyển thành hành động.

Một quy trình brainstorming thực tế có thể như sau:

1. Xác định vấn đề một cách rõ ràng.
2. Ấn định một khoảng thời gian ngắn cho việc đưa ý tưởng.
3. Mời mọi người đóng góp mà không phán xét.
4. Ghi lại mọi đề xuất.
5. Xem xét các ý tưởng sau khi giai đoạn sáng tạo kết thúc.
6. Thu hẹp danh sách dựa trên chi phí, tính khả thi và tác động.
7. Phân công bước tiếp theo và người chịu trách nhiệm.

Cách làm này giúp sự sáng tạo đi đúng trọng tâm. Nó giúp đội ngũ tạo ra nhiều ý tưởng trong khi vẫn tạo điều kiện cho việc ra quyết định có kỷ luật sau đó.

Đừng nhầm lẫn giữa kiểm soát và lãnh đạo

Một số nhà quản lý tin rằng lãnh đạo mạnh là phải có tiếng nói đầu tiên và cuối cùng trong mọi việc. Trên thực tế, cách đó thường kìm hãm tinh thần chủ động. Nếu lãnh đạo luôn chi phối cuộc trò chuyện, nhân viên sẽ ngừng đóng góp.

Những thói quen phổ biến làm tổn hại đến sự sáng tạo gồm:

• Nhận công của công việc tập thể
• Đưa ra câu trả lời trước khi nghe hết vấn đề
• Gạt bỏ ý tưởng quá nhanh
• Cho rằng im lặng đồng nghĩa với đồng ý
• Xem câu hỏi như một sự thách thức thay vì đóng góp

Mục tiêu không phải là loại bỏ vai trò lãnh đạo. Mục tiêu là dùng lãnh đạo để tạo ra tư duy tốt hơn, chứ không phải thay thế nó.

Biến việc học thành một phần của nhịp làm việc hằng ngày

Một môi trường làm việc sáng tạo thường cũng là một môi trường học tập. Những doanh nghiệp nhỏ hiệu quả nhất xây dựng các thói quen giúp đội ngũ liên tục cải thiện.

Điều đó có thể bao gồm:

• Các buổi kiểm tra nhanh hằng tuần về điều gì đang hiệu quả và điều gì chưa
• Các buổi rà soát ngắn sau dự án
• Thảo luận nhóm về phản hồi của khách hàng
• Ghi chú chung về các cải tiến quy trình
• Một hệ thống đơn giản để thu thập ý tưởng theo thời gian

Những thói quen này khiến đổi mới trở nên bình thường thay vì chỉ diễn ra thỉnh thoảng. Chúng cũng giúp nhân viên thấy rằng cải tiến là một phần của công việc, không phải gánh nặng thêm.

Kết nối sự sáng tạo với trải nghiệm khách hàng

Nhân viên thường gắn kết hơn khi họ thấy ý tưởng của mình ảnh hưởng đến khách hàng thực sự như thế nào. Mối liên hệ giữa sáng tạo và dịch vụ rất mạnh trong bối cảnh doanh nghiệp nhỏ vì khách hàng có thể nhận ra sự khác biệt rất nhanh.

Hãy hỏi đội ngũ những câu như:

• Làm thế nào để điều này dễ hơn cho khách hàng?
• Điều gì đang gây khó hiểu từ góc nhìn của khách hàng?
• Chúng ta đang tạo ra những điểm cản trở không cần thiết ở đâu?
• Điều gì có thể làm dịch vụ của chúng ta nhanh hơn, rõ ràng hơn hoặc hữu ích hơn?

Khi mọi người kết nối ý tưởng của mình với kết quả dành cho khách hàng, họ thường trở nên chu đáo hơn và có động lực hơn.

Một đội ngũ mạnh bắt đầu từ nền tảng đúng

Một doanh nghiệp đang tăng trưởng cần nhiều hơn giấy tờ thành lập và các nhiệm vụ tuân thủ. Nó cần một đội ngũ có thể thích ứng, giải quyết vấn đề và cải thiện theo thời gian. Zenind hỗ trợ các doanh nhân với những bước thiết yếu để thành lập và duy trì doanh nghiệp, nhưng thành công lâu dài phụ thuộc vào văn hóa được xây dựng bên trong doanh nghiệp đó.

Nếu bạn muốn có sự sáng tạo và tăng trưởng, hãy bắt đầu bằng việc tạo ra một nơi làm việc nơi con người cảm thấy được nhìn thấy, được lắng nghe và được tin tưởng. Hãy hỏi xin ý tưởng. Ghi nhận tinh thần chủ động. Trao quyền sở hữu. Tạo cơ hội học hỏi. Sau đó, biến những ý tưởng tốt nhất thành hành động.

Đó là cách một doanh nghiệp nhỏ trở nên linh hoạt hơn, đổi mới hơn và sẵn sàng hơn cho sự tăng trưởng dài hạn.