Cách theo dõi thời gian giúp cải thiện năng suất trong doanh nghiệp trực tuyến

Đối với các doanh nghiệp trực tuyến, năng suất không chỉ là làm việc nhanh hơn. Đó là việc tận dụng từng giờ hiệu quả, giữ cho dự án tiến triển và hiểu rõ nỗ lực của đội ngũ đang tạo ra giá trị ở đâu. Theo dõi thời gian mang đến cho chủ doanh nghiệp và nhà quản lý sự minh bạch cần thiết để lập kế hoạch tốt hơn, giảm lãng phí công sức và đưa ra quyết định chính xác hơn.

Dù bạn vận hành một agency làm việc từ xa, một doanh nghiệp thương mại điện tử nhỏ, một công ty khởi nghiệp SaaS hay một doanh nghiệp dịch vụ có nhân sự phân tán, việc theo dõi thời gian có thể giúp bạn hiểu công việc thực sự được triển khai như thế nào. Khi được sử dụng đúng cách, nó không chỉ là bản ghi số giờ làm việc. Nó trở thành một công cụ quản lý cho tăng trưởng, trách nhiệm giải trình và sự rõ ràng trong vận hành.

Theo dõi thời gian thực sự cho thấy điều gì

Hầu hết các doanh nghiệp trực tuyến đều mất năng suất theo những cách khó nhìn thấy từ bên ngoài. Công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Các cuộc họp chồng chéo. Việc chuyển đổi ngữ cảnh làm gián đoạn sự tập trung. Nhân viên dành thời gian cho những việc ít giá trị chỉ vì chúng không được nhìn thấy rõ ràng.

Theo dõi thời gian cho thấy các mô hình rất dễ bị bỏ sót:

• Những công việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất
• Dự án nào sinh lợi và dự án nào không
• Điểm nghẽn xuất hiện ở đâu trong quy trình làm việc
• Bao nhiêu thời gian dành cho công việc với khách hàng so với công việc nội bộ
• Hoạt động nào có thể được tự động hóa, ủy quyền hoặc loại bỏ

Những thông tin đó giúp lãnh đạo chuyển từ phán đoán cảm tính sang quản lý dựa trên dữ liệu.

Vì sao theo dõi thời gian giúp cải thiện năng suất

1. Tạo ra trách nhiệm giải trình mà không cần giám sát liên tục

Trong một doanh nghiệp trực tuyến, nhà quản lý thường không thể nhìn thấy nhân viên làm việc trực tiếp tại văn phòng. Điều đó không có nghĩa là họ cần quản lý vi mô. Nó có nghĩa là họ cần một hệ thống minh bạch tốt hơn.

Theo dõi thời gian giúp các thành viên trong nhóm ghi lại đơn giản cách họ sử dụng thời gian của mình. Điều này khuyến khích tinh thần chủ động và giúp việc xem xét kết quả công việc trở nên khách quan hơn. Khi mọi người biết thời gian của mình được theo dõi nhất quán, họ cũng có xu hướng tập trung hơn vào những nhiệm vụ có ý nghĩa.

2. Giúp đội ngũ ưu tiên tốt hơn

Khi dữ liệu thời gian cho thấy một số hoạt động tiêu tốn quá nhiều công sức nhưng không tạo ra kết quả, lãnh đạo có thể điều chỉnh thứ tự ưu tiên. Điều đó có thể đồng nghĩa với việc giảm báo cáo thủ công, đơn giản hóa giao tiếp với khách hàng hoặc hạn chế thời gian dành cho các cuộc họp ít tác động.

Thay vì hỏi “Hôm nay việc gì có vẻ gấp nhất?”, đội ngũ có thể hỏi “Điều gì tạo ra giá trị lớn nhất trong quỹ thời gian hiện có?” Sự thay đổi đó thôi cũng có thể cải thiện năng suất trên toàn tổ chức.

3. Hỗ trợ lập kế hoạch thông minh hơn

Lập kế hoạch chính xác phụ thuộc vào dữ liệu chính xác. Nếu một nhóm liên tục ước tính thấp thời gian cần cho một loại công việc nào đó, thời hạn sẽ bị trễ và nguồn lực sẽ bị kéo căng quá mức.

Theo dõi thời gian giúp doanh nghiệp ước tính các dự án tương lai thực tế hơn. Theo thời gian, dữ liệu lịch sử giúp việc:

• Đặt thời hạn tốt hơn
• Phân công đúng số người cho một dự án
• Dự báo chi phí nhân công
• Tránh làm quá tải các thành viên chủ chốt

Đối với các doanh nghiệp trực tuyến phụ thuộc vào tốc độ và khả năng phản hồi, việc lập kế hoạch tốt hơn có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh lớn.

4. Làm rõ những công việc không sinh lợi

Không phải nhiệm vụ nào cũng đóng góp như nhau vào doanh thu. Một số công việc hỗ trợ tăng trưởng, trong khi những công việc khác chỉ giữ cho vận hành tiếp tục. Nếu không theo dõi thời gian, rất khó biết một nhiệm vụ, khách hàng hay dòng dịch vụ có đáng với công sức mà nó đòi hỏi hay không.

Nếu doanh nghiệp dành quá nhiều giờ cho công việc biên lợi nhuận thấp, theo dõi thời gian có thể sớm làm lộ vấn đề. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh giá, cải thiện quy trình hoặc quyết định ngừng cung cấp một dịch vụ nào đó.

5. Giảm lãng phí

Năng suất được cải thiện khi đội ngũ dành ít thời gian hơn cho những công việc lặp lại, có thể tránh được hoặc không cần thiết. Theo dõi thời gian giúp nhận diện lãng phí dưới nhiều hình thức:

• Làm lại do hướng dẫn không rõ ràng
• Chậm trễ vì phải chờ phê duyệt
• Hỏi đi hỏi lại do tài liệu yếu
• Các cuộc họp không dẫn đến hành động
• Công việc thủ công có thể được tự động hóa

Khi lãng phí đã được nhìn thấy, việc loại bỏ nó sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Những cách tốt nhất để sử dụng theo dõi thời gian trong doanh nghiệp trực tuyến

Theo dõi nhất quán

Theo dõi thời gian chỉ hiệu quả khi được sử dụng thường xuyên. Việc ghi chép không nhất quán sẽ tạo ra dữ liệu thiếu, khiến việc phân tích kém hữu ích. Hãy chọn một quy trình đơn giản và biến nó thành một phần của luồng làm việc hằng ngày.

Phân loại công việc rõ ràng

Nếu các mục thời gian quá chung chung, chúng sẽ không giúp được nhiều. Thay vì các nhãn rộng như “hành chính” hoặc “linh tinh”, hãy dùng các nhóm rõ ràng như:

• Onboarding khách hàng
• Phát triển sản phẩm
• Hỗ trợ khách hàng
• Nội dung marketing
• Cuộc họp nội bộ
• Công việc hành chính

Phân loại rõ ràng giúp báo cáo dễ đọc và dễ hành động hơn.

Xem báo cáo theo lịch đều đặn

Dữ liệu thời gian có giá trị nhất khi có người thực sự xem xét nó. Các cuộc đánh giá hằng tuần hoặc hằng tháng có thể giúp lãnh đạo phát hiện xu hướng và điều chỉnh trước khi vấn đề trở nên lớn hơn.

Trong quá trình xem xét, hãy đặt những câu hỏi như:

• Công việc nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
• Dự án nào mang lại hiệu quả tốt nhất so với thời gian bỏ ra?
• Có những yếu tố gây xao nhãng hoặc điểm nghẽn lặp lại nào không?
• Có ai đang bị quá tải hoặc chưa được tận dụng hết năng lực không?

Dùng dữ liệu để cải thiện quy trình, không phải để trừng phạt con người

Nếu nhân viên nghĩ rằng theo dõi thời gian chỉ để giám sát hoặc chỉ trích họ, họ sẽ ít có khả năng ghi nhận trung thực. Điều đó làm suy yếu toàn bộ hệ thống.

Cách tiếp cận tốt hơn là xem theo dõi thời gian như một công cụ cải tiến. Mục tiêu là hiểu mô hình làm việc, chứ không phải biến con người thành những con số. Khi đội ngũ thấy rằng dữ liệu thời gian dẫn đến quy trình tốt hơn và ít phiền toái hơn, việc áp dụng sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Theo dõi thời gian mà không có mục đích

Thu thập dữ liệu thời gian là chưa đủ. Doanh nghiệp cần biết lý do theo dõi và cần có kế hoạch sử dụng kết quả. Nếu không, theo dõi thời gian chỉ là một hình thức thay vì một công cụ quản lý.

Dùng quá nhiều danh mục

Nếu hệ thống theo dõi quá phức tạp, mọi người sẽ ngừng sử dụng đúng cách. Hãy giữ các danh mục thực tế và dễ áp dụng.

Bỏ qua dữ liệu

Một trong những sai lầm lớn nhất là không hành động dựa trên những gì báo cáo cho thấy. Nếu theo dõi thời gian phát hiện các điểm kém hiệu quả lặp lại, những thông tin đó nên dẫn đến thay đổi quy trình.

Chỉ tập trung vào số giờ làm việc

Nhiều giờ hơn không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với năng suất cao hơn. Một đội ngũ làm việc lâu hơn chưa chắc đã làm tốt hơn. Mục tiêu thực sự là cải thiện đầu ra, chất lượng và hiệu quả.

Cách theo dõi thời gian hỗ trợ vận hành từ xa và trực tuyến

Các doanh nghiệp trực tuyến thường dựa vào nhân viên làm việc từ xa, freelancer và các nhóm phân tán. Trong môi trường đó, theo dõi thời gian đặc biệt hữu ích vì nó tạo ra một nguồn thông tin chung đáng tin cậy.

Nó có thể hỗ trợ:

• Phối hợp đội ngũ từ xa
• Thanh toán và lập hóa đơn cho khách hàng
• Phân tích lợi nhuận dự án
• Cân bằng khối lượng công việc giữa các múi giờ
• Ghi nhận công việc có tính phí và không tính phí

Đối với các công ty có nhiều nhà thầu hoặc nhiều phòng ban, theo dõi thời gian cũng giúp so sánh năng suất giữa các nhóm dễ hơn mà không cần dựa vào giả định.

Chọn cách theo dõi thời gian phù hợp

Hệ thống theo dõi thời gian tốt nhất là hệ thống mà đội ngũ của bạn thực sự sẽ sử dụng. Với một số doanh nghiệp, đó có thể là bộ hẹn giờ thủ công đơn giản. Với những doanh nghiệp khác, đó có thể là phần mềm tích hợp với các công cụ quản lý dự án, bảng lương hoặc lập hóa đơn.

Hãy tìm các tính năng như:

• Bộ hẹn giờ bắt đầu và dừng dễ dùng
• Danh mục dự án và nhiệm vụ
• Tùy chọn báo cáo và xuất dữ liệu
• Hiển thị ở cấp đội ngũ
• Truy cập trên thiết bị di động và máy tính
• Tích hợp với quy trình làm việc hiện có

Thiết lập phù hợp nên giúp giảm ma sát, chứ không phải tăng thêm khối lượng công việc hành chính.

Xây dựng một doanh nghiệp trực tuyến năng suất hơn

Theo dõi thời gian không phải là giải pháp cho mọi vấn đề, nhưng đây là một trong những cách thực tế nhất để cải thiện năng suất trong doanh nghiệp trực tuyến. Nó cho thấy thời gian đang đi đâu, công việc bị chậm ở chỗ nào và những thay đổi nhỏ nào có thể tạo ra cải thiện đáng kể.

Khi doanh nghiệp kết hợp theo dõi thời gian với ưu tiên rõ ràng, quy trình được định nghĩa tốt và giao tiếp hiệu quả, họ tạo ra một mô hình vận hành hiệu quả hơn. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực tốt hơn, lợi nhuận cao hơn và giảm lãng phí công sức trên toàn bộ hệ thống.

Đối với các nhà sáng lập và người vận hành đang muốn mở rộng một doanh nghiệp trực tuyến, câu hỏi không phải là thời gian có quan trọng hay không. Câu hỏi thực sự là doanh nghiệp đang đo lường nó đủ tốt để sử dụng một cách khôn ngoan hay chưa.