Cách chọn nhà thầu sau khi sửa chữa do thiên tai mà không bị lừa

Khi hỏa hoạn, lũ lụt, bão, lốc xoáy hoặc một thảm họa khác làm hư hại nhà ở hay cơ sở kinh doanh, áp lực khôi phục nhanh chóng có thể khiến mọi người dễ đưa ra quyết định sai lầm. Trong lúc vội vàng đưa hoạt động trở lại bình thường, rất dễ thuê ngay nhà thầu đầu tiên xuất hiện, đồng ý bắt đầu ngay, hoặc hứa sẽ lo mọi việc nếu được thanh toán trước một khoản lớn.

Cách làm đó có thể rất tốn kém. Sau một thảm họa lớn, nhiều chủ sở hữu đang phải xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm, đóng cửa tạm thời, thiếu hụt vật tư và các vấn đề an toàn khẩn cấp. Một quyết định thuê vội vàng có thể dẫn đến công việc dang dở, vi phạm quy chuẩn xây dựng, vượt ngân sách và chậm trễ kéo dài.

Cách an toàn hơn là chậm lại đủ lâu để xác minh nhà thầu, so sánh báo giá và yêu cầu đầy đủ giấy tờ. Dù bạn đang sửa chữa một bất động sản thương mại, khôi phục căn hộ cho thuê hay xây dựng lại ngôi nhà chính của mình, các nguyên tắc cơ bản vẫn giống nhau: kiểm tra giấy phép, đặt câu hỏi, xác nhận bảo hiểm và không bao giờ chỉ dựa vào lời hứa miệng.

Vì sao các vụ lừa đảo sửa chữa sau thiên tai lại phổ biến

Khu vực chịu thiên tai là môi trường lý tưởng cho gian lận. Nhu cầu cao, chủ nhà và chủ doanh nghiệp đang căng thẳng, trong khi các nhà thầu uy tín có thể đã kín lịch trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Kẻ gian biết điều đó. Họ có thể xuất hiện rất nhanh, đưa ra mức giá rẻ, hoặc tuyên bố có thể bỏ qua giấy phép và bắt đầu ngay.

Một số vấn đề thường gặp gồm:

• Nhà thầu nhận tiền đặt cọc rồi biến mất
• Thợ không có giấy phép thực hiện công việc kém chất lượng hoặc mất an toàn
• Công ty sử dụng vật liệu sai hoặc bỏ qua quy chuẩn xây dựng
• Đội thi công bỏ dở dự án sau khi đã được thanh toán
• Những đơn vị làm ăn chộp giật dùng thông tin liên hệ tạm thời và không có văn phòng địa phương

Đối với chủ doanh nghiệp, thiệt hại có thể vượt ra ngoài chính tài sản. Việc sửa chữa tệ có thể làm chậm ngày mở cửa lại, làm gián đoạn nhân viên, gây khó chịu cho khách hàng và làm phức tạp quá trình bồi hoàn bảo hiểm.

Bắt đầu với danh sách ngắn các nhà thầu đã được xác minh

Đừng thuê ngay cái tên đầu tiên bạn nghe thấy. Hãy lập một danh sách ngắn các nhà thầu và so sánh họ cẩn thận.

Hãy tìm:

• Nhà thầu địa phương có sự hiện diện kinh doanh rõ ràng
• Công ty có giấy phép phù hợp với loại công việc bạn cần
• Nhà thầu có kinh nghiệm thực tế tại khu vực địa phương
• Giới thiệu từ các công việc gần đây tương tự với nhu cầu của bạn

Nếu có thể, hãy ưu tiên những nhà thầu bạn đã biết hoặc được giới thiệu bởi đối tác kinh doanh đáng tin cậy, ban quản lý tài sản, công ty bảo hiểm, luật sư hoặc hiệp hội nghề nghiệp. Kinh nghiệm địa phương rất quan trọng vì nhà thầu có nhiều khả năng hiểu rõ quy chuẩn xây dựng khu vực, yêu cầu xin phép và khả năng cung ứng vật liệu.

Kiểm tra giấy phép và tình trạng doanh nghiệp

Trước khi ký bất kỳ giấy tờ nào, hãy xác nhận nhà thầu có giấy phép hợp lệ tại nơi tài sản của bạn tọa lạc. Đừng chỉ dựa vào danh thiếp hoặc tuyên bố trên website. Hãy kiểm tra trực tiếp giấy phép với cơ quan tiểu bang, quận hoặc thành phố liên quan.

Cũng cần xác nhận doanh nghiệp thực sự đang hoạt động như một công ty có thật. Một nhà thầu dùng tên gọi mơ hồ, né tránh trao đổi bằng văn bản hoặc từ chối cung cấp địa chỉ kinh doanh nên được xem là đáng ngờ.

Các bước kiểm tra hữu ích gồm:

• Tìm kiếm tên pháp lý của nhà thầu trên internet
• Xác minh hồ sơ cấp phép của tiểu bang hoặc địa phương
• Xác nhận địa chỉ và số điện thoại doanh nghiệp
• Tìm các khiếu nại chưa được giải quyết hoặc những đánh giá tiêu cực lặp lại
• Hỏi xem công ty đã hoạt động dưới tên hiện tại bao lâu

Nếu nhà thầu làm việc dưới một pháp nhân kinh doanh, hãy hỏi công ty có đang trong tình trạng hoạt động tốt hay không và người ký hợp đồng có được ủy quyền hay không. Với chủ doanh nghiệp đang khôi phục sau tổn thất, hồ sơ chính thức rất quan trọng. Tài liệu đầy đủ có thể giảm tranh chấp về sau.

Yêu cầu bằng chứng bảo hiểm

Bảo hiểm là điều không thể thiếu. Bất kỳ nhà thầu nào làm việc tại tài sản của bạn đều phải có thể xuất trình bằng chứng về phạm vi bảo hiểm hiện tại.

Ít nhất, hãy yêu cầu:

• Bảo hiểm trách nhiệm dân sự tổng quát
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động, nếu pháp luật yêu cầu
• Bất kỳ phạm vi bảo hiểm bổ sung nào phù hợp với loại dự án

Điều này quan trọng vì tai nạn có thể xảy ra. Nếu một lao động không có bảo hiểm bị thương trên tài sản của bạn, hoặc nếu nhà thầu gây thiệt hại cho tài sản lân cận, bạn có thể phải đối mặt với rủi ro pháp lý và tài chính.

Đừng chấp nhận lời nói suông. Hãy yêu cầu bản sao giấy chứng nhận và xác nhận hợp đồng bảo hiểm vẫn còn hiệu lực. Nếu dự án lớn, hãy cân nhắc liên hệ trực tiếp với công ty bảo hiểm để xác minh phạm vi bảo hiểm.

Yêu cầu báo giá bằng văn bản chi tiết

Một nhà thầu chuyên nghiệp nên sẵn sàng cung cấp báo giá bằng văn bản nêu rõ phạm vi công việc và giá cả. Báo giá mơ hồ sẽ khiến chi phí dễ tăng về sau.

Một báo giá hữu ích nên bao gồm:

• Mô tả công việc sẽ thực hiện
• Vật liệu sẽ sử dụng
• Chi phí nhân công
• Thời gian dự kiến bắt đầu và hoàn thành
• Bất kỳ khoản thuế, phí hoặc phụ phí đặc biệt nào
• Trách nhiệm xin giấy phép
• Khoản dự phòng cho các hạng mục chưa chắc chắn, nếu có

Hãy so sánh nhiều báo giá khi có thể. Mức giá thấp nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất nếu nó bỏ sót những công việc quan trọng, dùng vật liệu kém chất lượng hoặc giả định các cách làm tắt tạo ra vấn đề lớn hơn sau này.

Không bao giờ ký hợp đồng trống hoặc chưa hoàn chỉnh

Hợp đồng bằng văn bản bảo vệ cả hai bên. Nó phải làm rõ công việc, giá cả và trách nhiệm trước khi bắt đầu thi công.

Ở mức tối thiểu, hợp đồng nên nêu:

• Tên pháp lý đầy đủ của nhà thầu và khách hàng
• Địa chỉ tài sản
• Phạm vi công việc chính xác
• Vật liệu và thương hiệu, nếu quan trọng
• Ngày bắt đầu và kết thúc hoặc lịch trình thực tế
• Tổng chi phí và lịch thanh toán
• Quy trình phát sinh thay đổi công việc
• Ai chịu trách nhiệm xin giấy phép và kiểm tra
• Điều khoản bảo hành hoặc cam kết, nếu có
• Quy trình giải quyết tranh chấp và hủy hợp đồng, nếu áp dụng

Hãy đọc kỹ từng trang trước khi ký. Nếu có điều gì chưa rõ, yêu cầu ghi rõ bằng văn bản. Không bao giờ ký vào mẫu trống hoặc chấp nhận lời hứa rằng “chúng tôi sẽ điền sau.”

Cẩn trọng với điều khoản thanh toán

Một trong những dấu hiệu cảnh báo lớn nhất là nhà thầu yêu cầu thanh toán trước bằng tiền mặt với số tiền lớn. Trong các tình huống thiên tai, đó thường là một dấu hiệu đỏ.

Các thực hành thanh toán an toàn hơn bao gồm:

• Thanh toán bằng séc hoặc phương thức có thể truy vết khác
• Giữ khoản đặt cọc ban đầu ở mức hợp lý
• Gắn các khoản thanh toán với các mốc công việc đã hoàn thành
• Giữ lại khoản thanh toán cuối cùng cho đến khi công việc được kiểm tra và chấp nhận

Tránh thanh toán toàn bộ trước khi công việc bắt đầu. Nếu nhà thầu bỏ dở công việc, việc thu hồi số tiền đó có thể rất khó khăn.

Nếu dự án được bảo hiểm chi trả, hãy phối hợp cẩn thận với công ty bảo hiểm trước khi thực hiện các khoản thanh toán lớn. Giữ hồ sơ chi tiết về hóa đơn, biên lai, ảnh chụp và trao đổi liên lạc.

Cảnh giác với các dấu hiệu cảnh báo phổ biến

Một số dấu hiệu cảnh báo rất rõ ràng. Những dấu hiệu khác thì tinh vi hơn. Nếu nhà thầu có bất kỳ hành vi nào sau đây, hãy chậm lại và tìm hiểu kỹ hơn:

• Tự tìm đến sau một thảm họa và gây áp lực buộc bạn phải hành động ngay
• Nói rằng có vật liệu dư từ một công trình khác với giá đặc biệt
• Từ chối cung cấp báo giá hoặc hợp đồng bằng văn bản
• Muốn được thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt trước khi bắt đầu
• Nói rằng không cần giấy phép dù có thể thực tế là cần
• Phủ nhận các câu hỏi của bạn về giấy phép hoặc bảo hiểm
• Đưa ra các người giới thiệu không thể xác minh
• Chỉ sử dụng hộp thư bưu điện hoặc số điện thoại tạm thời

Hãy tin vào trực giác của bạn. Nếu có điều gì đó khiến bạn thấy gấp gáp, thiếu nhất quán hoặc vòng vo, hãy dừng lại và tiếp tục tìm kiếm.

Yêu cầu giới thiệu và kiểm tra các công trình trước đây

Một nhà thầu uy tín nên có thể cung cấp thông tin giới thiệu từ khách hàng gần đây. Hãy liên hệ với những người đó và hỏi các câu hỏi thực tế:

• Công việc có hoàn thành đúng hạn không?
• Nhà thầu có giữ đúng ngân sách không?
• Việc trao đổi có rõ ràng không?
• Giấy phép và kiểm tra có được xử lý đúng không?
• Bạn có thuê lại nhà thầu này không?

Khi có thể, hãy xem ảnh chụp các dự án hoàn thành hoặc đến tận nơi một công trình gần đó. Đối với sửa chữa thương mại, hãy yêu cầu ví dụ về những công việc tương tự, chẳng hạn như lợp mái, khung kết cấu, cải tạo nội thất, nâng cấp điện hoặc tái thiết cấu trúc.

Xác nhận giấy phép và kiểm tra

Công việc sửa chữa sau thiên tai thường cần giấy phép. Bỏ qua bước này có thể tiết kiệm thời gian trước mắt, nhưng sẽ tạo ra các vấn đề lớn về sau.

Giấy phép và kiểm tra giúp đảm bảo công việc đáp ứng quy chuẩn địa phương và có thể giảm rắc rối khi bán, tái cấp vốn hoặc mở cửa lại địa điểm kinh doanh. Hãy làm rõ bằng văn bản ai sẽ xin giấy phép và ai sẽ lên lịch kiểm tra.

Nếu nhà thầu nói rằng giấy phép là không cần thiết cho một dự án có vẻ khá lớn, hãy xác minh lại với bộ phận xây dựng địa phương.

Bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong quá trình phục hồi

Đối với chủ doanh nghiệp, sửa chữa sau thiên tai không chỉ là vấn đề xây dựng. Nó còn là vấn đề vận hành và pháp lý.

Một kế hoạch phục hồi thông minh cũng nên tính đến:

• Di dời tạm thời và duy trì hoạt động kinh doanh
• An toàn của nhân viên và hạn chế ra vào khu vực bị hư hại
• Ghi nhận toàn bộ tổn thất cho hồ sơ bảo hiểm và thuế
• Lưu giữ bản sao của mọi hợp đồng, hóa đơn và email
• Theo dõi các mốc dự án và ngày dự kiến mở cửa lại

Nếu doanh nghiệp của bạn được tổ chức dưới dạng LLC hoặc công ty cổ phần, hãy duy trì hồ sơ đầy đủ trong suốt quá trình phục hồi. Tài liệu tốt có thể giúp duy trì sự tách biệt tài chính, hỗ trợ yêu cầu bồi thường và giúp quản lý nhà cung cấp và nhà thầu một cách chuyên nghiệp hơn.

Danh sách kiểm tra nhanh cho nhà thầu

Trước khi bắt đầu công việc, hãy đảm bảo bạn có thể trả lời “có” cho hầu hết các câu hỏi sau:

• Nhà thầu có giấy phép ở nơi được yêu cầu không?
• Bạn đã xác nhận phạm vi bảo hiểm chưa?
• Bạn đã nhận ít nhất một báo giá chi tiết bằng văn bản chưa?
• Có hợp đồng đã ký với phạm vi công việc và điều khoản thanh toán rõ ràng không?
• Giấy phép và kiểm tra đã được đề cập chưa?
• Các mốc thanh toán có gắn với tiến độ thực tế không?
• Bạn đã kiểm tra giới thiệu và xem các công trình trước đây chưa?
• Bạn có cảm thấy thoải mái với cách giao tiếp và tính chuyên nghiệp của nhà thầu không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ mục nào là không, đừng vội tiến hành cho đến khi vấn đề được giải quyết.

Lời kết

Sau một thảm họa, khôi phục nhanh là quan trọng. Nhưng khôi phục cẩn trọng còn quan trọng hơn. Nhà thầu phù hợp sẽ sẵn sàng trả lời câu hỏi, cung cấp giấy tờ và giải thích quy trình một cách rõ ràng. Nhà thầu không phù hợp sẽ gây áp lực để bạn hành động nhanh, trả tiền sớm và tin tưởng mà không kiểm chứng.

Hãy dành thời gian kiểm tra giấy phép, bảo hiểm, người giới thiệu, hợp đồng và giấy phép xây dựng trước khi cam kết. Một chút thận trọng lúc này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc và căng thẳng về sau, đặc biệt khi nhà ở hoặc doanh nghiệp của bạn vốn đã đang chịu áp lực.