Cách mở rộng quy mô một công ty kế toán: thành lập pháp nhân, tuyển dụng, tiếp thị và hệ thống

Mở rộng quy mô một công ty kế toán đòi hỏi nhiều hơn năng lực chuyên môn. Quá trình này cần một cấu trúc doanh nghiệp hỗ trợ tăng trưởng, một mô hình dịch vụ rõ ràng, quy trình tuyển dụng kỷ luật, hoạt động tiếp thị hiệu quả và các hệ thống lặp lại giúp bảo vệ chất lượng khi khối lượng công việc tăng lên.

Đối với các nhà sáng lập trong lĩnh vực ghi sổ kế toán, chuẩn bị khai thuế, tính lương hoặc dịch vụ CFO bán thời gian, tăng trưởng thường diễn ra theo từng giai đoạn. Trước tiên, bạn chứng minh nhu cầu thị trường. Sau đó, bạn cải thiện khâu cung cấp dịch vụ. Tiếp theo, bạn xây dựng đội ngũ và siết chặt vận hành để công ty có thể phát triển mà không tạo ra hỗn loạn.

Nếu bạn đang xây dựng một thực hành kế toán mới hoặc mở rộng một công ty hiện có, cách tiếp cận đúng là suy nghĩ như một nhà vận hành, chứ không chỉ như một người hành nghề. Mục tiêu không chỉ là phục vụ nhiều khách hàng hơn. Mục tiêu là tạo ra một công ty bền vững với doanh thu có thể dự đoán, khả năng giữ chân khách hàng tốt và một cấu trúc hỗ trợ quyền sở hữu dài hạn.

Bắt đầu với nền tảng kinh doanh đúng đắn

Trước khi mở rộng, hãy bảo đảm doanh nghiệp đã sẵn sàng về mặt pháp lý và vận hành để tăng trưởng. Điều đó bắt đầu từ việc chọn đúng pháp nhân và thiết lập các nền tảng cơ bản một cách chính xác.

Một công ty vẫn đang vận hành theo kiểu không chính thức thường sẽ gặp phải những vấn đề có thể tránh được:

• Tài chính cá nhân và doanh nghiệp bị trộn lẫn
• Hợp đồng và tờ khai thuế khó quản lý hơn
• Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự trở nên thiếu nhất quán
• Mức độ rủi ro pháp lý tăng lên
• Chủ doanh nghiệp phải dành quá nhiều thời gian để xử lý các vấn đề hành chính

Nhiều nhà sáng lập bắt đầu với tư cách doanh nghiệp tư nhân, sau đó mới thành lập LLC hoặc corporation khi doanh thu ổn định hơn. Cách đó có thể hiệu quả, nhưng chờ quá lâu có thể khiến việc sắp xếp lại cấu trúc doanh nghiệp sau này trở nên khó hơn.

Đối với nhiều công ty cung cấp dịch vụ, LLC là một lựa chọn khởi đầu phổ biến vì nó có thể giúp tách biệt hoạt động cá nhân và hoạt động doanh nghiệp. Một số chủ sở hữu sau này có thể cân nhắc lựa chọn thuế S corporation tùy theo kế hoạch thuế và thù lao. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu của công ty, cơ cấu sở hữu và tư vấn từ chuyên gia.

Một nền tảng vững chắc thường bao gồm:

• Một pháp nhân đã đăng ký
• EIN
• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Một hệ thống kế toán riêng biệt
• Hợp đồng khách hàng bằng văn bản
• Đăng ký cấp bang và theo dõi tuân thủ thường niên

Nếu bạn đang thành lập một pháp nhân mới, Zenind có thể giúp các nhà sáng lập thiết lập LLC hoặc corporation một cách hiệu quả để họ có thể tập trung xây dựng doanh nghiệp thay vì bị kẹt trong giấy tờ.

Xác định mô hình dịch vụ trước khi tuyển dụng

Các công ty kế toán thường gặp khó khăn khi cố gắng bán quá nhiều thứ cùng một lúc. Việc mở rộng sẽ dễ hơn nhiều khi công ty có một mô hình dịch vụ rõ ràng.

Hãy bắt đầu bằng cách quyết định chính xác công ty sẽ cung cấp gì và cho ai.

Các dòng dịch vụ phổ biến gồm:

• Ghi sổ kế toán hàng tháng
• Xử lý bảng lương
• Nộp tờ khai thuế bán hàng
• Tờ khai thuế doanh nghiệp
• Tờ khai thuế cá nhân cho chủ doanh nghiệp
• Kế toán truy hồi và xử lý tồn đọng
• Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ CFO bán thời gian

Những công ty tốt nhất thường không cố phục vụ tất cả mọi người. Họ chọn một nhóm khách hàng mục tiêu và xây dựng xung quanh nhóm đó. Ví dụ, một công ty có thể tập trung vào thương hiệu thương mại điện tử, công ty dịch vụ chuyên nghiệp, nhà thầu địa phương hoặc agency.

Việc thu hẹp trọng tâm giúp cải thiện:

• Định giá
• Tiếp thị
• Tuyển dụng
• Phát triển SOP
• Tăng tốc onboarding
• Nâng cao kết quả cho khách hàng

Khi đã rõ về dịch vụ, hãy đóng gói theo cách giúp giá trị trở nên dễ hiểu. Retainer thường dễ mở rộng hơn các dự án đơn lẻ vì chúng tạo ra doanh thu định kỳ và nhu cầu nhân sự dễ dự đoán hơn.

Định giá theo năng lực, không theo nỗi lo

Định giá quá thấp là một trong những cách nhanh nhất khiến tăng trưởng chững lại. Nhiều chủ công ty nhận quá nhiều khách hàng giá trị thấp ở giai đoạn đầu vì họ đang cố lấp đầy pipeline. Điều đó tạo ra doanh thu ngắn hạn, nhưng cũng tạo ra sự phức tạp, căng thẳng và biên lợi nhuận thấp.

Định giá tốt nên phản ánh:

• Độ phức tạp của công việc
• Mức độ hỗ trợ cần thiết
• Tính cấp bách của thời gian xử lý
• Chuyên môn của đội ngũ
• Giá trị mang lại cho khách hàng

Khi công ty phát triển, giá phải giúp loại bớt những khách hàng không phù hợp. Nếu một khách hàng tiềm năng chủ yếu đi tìm lựa chọn rẻ nhất, đó thường là dấu hiệu cho thấy mối quan hệ sau này sẽ khó quản lý.

Một công ty vận hành tốt sẽ đưa bước sàng lọc vào quy trình bán hàng. Điều đó có nghĩa là đặt câu hỏi về:

• Quy mô doanh thu
• Khối lượng giao dịch hàng tháng
• Chất lượng ghi sổ hiện tại
• Lịch sử nộp hồ sơ
• Độ phức tạp của ngành
• Tốc độ ra quyết định

Mục tiêu không phải là từ chối tất cả mọi người. Mục tiêu là bảo đảm công ty đang bán cho những khách hàng mà mình có thể phục vụ tốt và có lợi nhuận.

Xây dựng quy trình tuyển dụng bảo vệ chất lượng

Khi nhu cầu tăng, chủ doanh nghiệp không thể tự làm mọi thứ mãi. Tuyển dụng trở thành một chức năng tăng trưởng cốt lõi, không phải là việc làm sau cùng.

Sai lầm mà nhiều nhà sáng lập mắc phải là tuyển quá nhanh mà thiếu cấu trúc. Điều đó dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao, chất lượng dịch vụ không nhất quán và tốn thời gian đào tạo lại cho cùng một vị trí.

Một cách tiếp cận tốt hơn là xây dựng quy trình tuyển dụng dựa trên ba yếu tố:

• Kỹ năng
• Thái độ
• Độ tin cậy

Kiến thức chuyên môn rất quan trọng, nhưng thái độ thường quan trọng hơn. Một ứng viên có thể học một quy trình làm việc mới. Khó hơn nhiều để đào tạo một người thật sự chú ý đến chi tiết, giao tiếp và tinh thần trách nhiệm.

Một quy trình tuyển dụng thực tế có thể bao gồm:

1. Đơn ứng tuyển chi tiết
2. Rà soát hồ sơ và bài làm mẫu
3. Phỏng vấn điện thoại
4. Phỏng vấn kỹ thuật
5. Phỏng vấn về văn hóa và giao tiếp
6. Giai đoạn thử việc hoặc thời gian thử nghiệm

Sau khi tuyển, mọi vai trò đều cần có trách nhiệm được xác định rõ ràng. Điều đó có thể bao gồm:

• Nhân viên ghi sổ
• Nhân viên chuẩn bị thuế
• Điều phối viên khách hàng
• Chuyên viên bảng lương
• Hỗ trợ hành chính
• Nhân sự bán hàng hoặc tiếp nhận khách hàng

Chủ doanh nghiệp không nên là người duy nhất hiểu cách công ty vận hành. Hãy ghi lại quy trình, đào tạo đội ngũ và liên tục cải thiện bộ tài liệu hướng dẫn.

Biến khâu cung cấp dịch vụ thành các hệ thống lặp lại

Mở rộng sẽ thất bại nếu việc cung cấp dịch vụ phụ thuộc vào trí nhớ thay vì quy trình. Nếu mỗi khách hàng đều được xử lý theo một cách khác nhau, công ty cuối cùng sẽ chạm trần.

Hệ thống giúp chuẩn hóa công việc để chất lượng vẫn cao ngay cả khi khối lượng tăng.

Các hệ thống cốt lõi cần xây dựng gồm:

• Danh sách kiểm tra onboarding khách hàng
• Quy trình chốt sổ hàng tháng
• Tiêu chuẩn đặt tên tệp và lưu trữ tài liệu
• Quy trình rà soát và phê duyệt
• Theo dõi deadline
• Tiêu chuẩn giao tiếp nội bộ
• Quy trình leo thang khi phát sinh vấn đề

Một hệ thống tốt không có nghĩa là dịch vụ cứng nhắc. Nó có nghĩa là công ty biết cách cung cấp dịch vụ một cách nhất quán.

Công nghệ có thể hỗ trợ quá trình này. Bộ công cụ phù hợp có thể bao gồm:

• Phần mềm kế toán
• Nền tảng trả lương
• Chia sẻ tài liệu an toàn
• Công cụ quản lý dự án
• Phần mềm CRM
• Công cụ ký điện tử

Những công cụ cụ thể quan trọng ít hơn kỷ luật sử dụng chúng. Nếu đội ngũ không dùng công cụ một cách nhất quán, bộ công cụ sẽ không giải quyết được vấn đề cốt lõi.

Tiếp thị bằng bằng chứng, không phải sự phô trương

Nhiều công ty kế toán không cần quảng cáo mạnh tay. Họ cần sự rõ ràng, độ tin cậy và bằng chứng giá trị hiển thị được.

Marketing tốt nhất cho một doanh nghiệp dịch vụ thường bao gồm:

• Nội dung giáo dục
• Phản hồi từ khách hàng
• Nghiên cứu tình huống
• Cập nhật ngắn trên mạng xã hội
• Các trang web giải thích dịch vụ một cách rõ ràng
• SEO địa phương
• Mối quan hệ giới thiệu

Nội dung giáo dục đặc biệt hiệu quả vì nó giảm bớt sự không chắc chắn của người mua. Khi khách hàng tiềm năng hiểu quy trình và chuyên môn của công ty, cuộc trò chuyện bán hàng sẽ dễ hơn.

Một số ý tưởng nội dung hiệu quả gồm:

• Những sai lầm thuế phổ biến mà chủ doanh nghiệp mắc phải
• Khi nào nên thuê ngoài ghi sổ kế toán
• Cách chuẩn bị cho công tác kế toán cuối năm
• Những điều cơ bản về LLC so với corporation cho doanh nghiệp nhỏ
• Kỳ vọng từ dịch vụ tư vấn hàng tháng

Marketing cũng nên có chức năng sàng lọc khách hàng tiềm năng. Thông điệp cần nói trực tiếp đến loại khách hàng mà công ty mong muốn. Điều đó giúp thu hút lead phù hợp hơn và giảm thời gian cho các yêu cầu không phù hợp.

Chuyển từ tuân thủ sang tư vấn

Một công ty chỉ nộp tờ khai hoặc đối soát sổ sách vẫn có thể tăng trưởng, nhưng các công ty thường trở nên giá trị hơn khi họ cung cấp thêm dịch vụ tư vấn.

Dịch vụ tư vấn có thể bao gồm:

• Lập kế hoạch dòng tiền
• Hoạch định thuế
• Đánh giá khả năng sinh lời
• Lập ngân sách
• Phân tích giá bán
• Rà soát cấu trúc pháp nhân

Đây là lúc công ty trở thành nhiều hơn một nhà cung cấp. Nó trở thành một đối tác chiến lược.

Dịch vụ tư vấn cũng giúp tăng khả năng giữ chân khách hàng vì khách hàng nhìn thấy tác động của công ty trong suốt cả năm, chứ không chỉ vào thời điểm nộp hồ sơ.

Những công ty mạnh nhất dùng tuân thủ làm nền tảng và tư vấn làm đòn bẩy.

Bảo vệ dòng tiền trong khi mở rộng

Tăng trưởng có thể che giấu vấn đề dòng tiền. Một công ty có thể đang ghi nhận doanh thu nhiều hơn nhưng vẫn khó trả lương nhân viên, nộp thuế hoặc chi trả chi phí phần mềm.

Để tránh điều đó, hãy theo dõi sát:

• Doanh thu định kỳ hàng tháng
• Tuổi nợ phải thu
• Gánh nặng tiền lương
• Chi phí nhà thầu
• Phí thuê bao phần mềm
• Rút vốn của chủ sở hữu và quỹ dự trữ

Retainer định kỳ và phí onboarding trả trước có thể giúp ổn định dòng tiền. Chính sách thanh toán rõ ràng và hóa đơn tự động cũng vậy.

Bạn cũng nên chuẩn bị cho tính mùa vụ. Nhiều công ty thuế và kế toán có giai đoạn bận rộn rồi sau đó là chu kỳ chậm hơn. Cấu trúc doanh nghiệp nên đủ vững để vượt qua những biến động này mà không phải đưa ra quyết định nhân sự trong hoảng loạn.

Những sai lầm phổ biến làm chậm tăng trưởng

Ngay cả những công ty mạnh cũng có thể bị mắc kẹt nếu lặp lại cùng những sai lầm.

Hãy chú ý các vấn đề sau:

• Tuyển dụng trước khi xác định rõ vai trò
• Bán cho mọi khách hàng tiềm năng
• Định giá quá thấp để chốt được hợp đồng
• Phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp cho mọi quyết định
• Không ghi chép quy trình làm việc
• Bỏ qua nghĩa vụ tuân thủ
• Đăng nội dung mà không có thông điệp rõ ràng
• Đuổi theo lead giá trị thấp thay vì khách hàng lý tưởng

Hầu hết các vấn đề về mở rộng không xuất phát từ một quyết định sai duy nhất. Chúng đến từ một chuỗi các khoảng trống nhỏ tích tụ theo thời gian.

Kết luận

Mở rộng quy mô một công ty kế toán là một bài toán về hệ thống không kém gì bài toán về bán hàng. Những công ty phát triển tốt thường có cùng một bộ nền tảng:

• Cấu trúc pháp lý rõ ràng
• Dịch vụ và giá cả minh bạch
• Tiêu chuẩn tuyển dụng cao
• Vận hành lặp lại được
• Tiếp thị có trọng tâm
• Quan hệ khách hàng định hướng tư vấn

Nếu bạn đang bắt đầu hoặc mở rộng một công ty, hãy bắt đầu từ cấu trúc trước. Sau đó xây dựng quy trình, đội ngũ và trải nghiệm khách hàng dựa trên nền tảng đó. Với cách thành lập pháp nhân và thói quen tuân thủ phù hợp, tăng trưởng sẽ dễ quản lý hơn nhiều.

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập và duy trì pháp nhân doanh nghiệp để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng công ty và ít thời gian hơn cho các thủ tục hành chính.