Cách chọn dịch vụ phát hành thông cáo báo chí tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Thông cáo báo chí có thể làm nhiều hơn là chỉ thông báo một sản phẩm mới ra mắt. Khi được viết tốt và phân phối qua đúng kênh, nó có thể giúp doanh nghiệp nhỏ xây dựng uy tín, thu hút sự chú ý của truyền thông, hỗ trợ khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm và tạo ra một hồ sơ công khai nhất quán cho các cập nhật quan trọng của công ty.

Đó là lý do việc chọn đúng dịch vụ phát hành thông cáo báo chí rất quan trọng. Lựa chọn tốt nhất không đơn thuần là công cụ phân phối rẻ nhất hay danh sách truyền thông lớn nhất. Đó là dịch vụ phù hợp với mục tiêu, ngân sách, ngành nghề và thông điệp cụ thể mà bạn muốn đưa ra công chúng.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, hoạt động truyền thông thường đi cùng với hàng loạt trách nhiệm khác: thành lập doanh nghiệp, tuân thủ quy định, xây dựng website, tuyển dụng đội ngũ và phục vụ khách hàng. Zenind giúp các doanh nhân xử lý phần thành lập và tuân thủ của doanh nghiệp để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho tăng trưởng. Khi đến lúc chia sẻ tin tức quan trọng, việc hiểu cách các dịch vụ phát hành thông cáo báo chí hoạt động có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn thông minh hơn.

Dịch vụ phát hành thông cáo báo chí làm gì

Dịch vụ phát hành thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp phân phối tin tức tới các cơ quan truyền thông, nhà báo, trang tổng hợp tin tức, website và đôi khi là các danh sách chuyên ngành. Một số dịch vụ tập trung chủ yếu vào phân phối. Những dịch vụ khác bổ sung hỗ trợ viết nội dung, biên tập, nhắm mục tiêu, báo cáo hiệu quả hoặc lập chỉ mục trên công cụ tìm kiếm.

Trong thực tế, một dịch vụ phát hành thông cáo báo chí có thể hỗ trợ:

• Thông báo về công ty, sản phẩm, dịch vụ hoặc địa điểm mới
• Chia sẻ tin tức về tuyển dụng lãnh đạo, hợp tác hoặc huy động vốn
• Truyền thông về tái định vị thương hiệu hoặc mở rộng quy mô
• Đưa ra một cập nhật công khai theo định dạng có cấu trúc, chuyên nghiệp
• Tạo sự hiện diện quanh các cột mốc kinh doanh

Dịch vụ phù hợp có thể mở rộng phạm vi tiếp cận của thông báo. Dịch vụ không phù hợp có thể gây lãng phí tiền bạc, tạo ra kết quả yếu hoặc đặt thông điệp của bạn trước sai đối tượng.

Khi nào nên dùng thông cáo báo chí

Không phải mọi cập nhật kinh doanh đều cần một thông cáo báo chí. Định dạng này phù hợp nhất khi tin tức mang tính thời sự, cụ thể và có liên quan tới một đối tượng rộng hơn khách hàng trực tiếp của bạn.

Các trường hợp phổ biến nên dùng thông cáo báo chí bao gồm:

• Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Mở văn phòng mới hoặc phục vụ một khu vực mới
• Công bố sáp nhập, mua lại hoặc hợp tác
• Giới thiệu nhân sự cấp cao mới hoặc thay đổi lãnh đạo
• Chia sẻ một cột mốc tài trợ hoặc thành tựu lớn của công ty
• Phản hồi một sự kiện quan trọng bằng một tuyên bố công khai rõ ràng
• Quảng bá một sự kiện, báo cáo hoặc góc nhìn ngành có tính liên quan rộng hơn

Nếu tin tức chỉ liên quan đến một nhóm nội bộ nhỏ, email có thể đã đủ. Nếu thông điệp có thể quan trọng với nhà báo, khách hàng, nhà đầu tư hoặc thị trường rộng hơn của bạn, thông cáo báo chí có thể là lựa chọn phù hợp.

Cách đánh giá dịch vụ phát hành thông cáo báo chí

Việc chọn nhà cung cấp sẽ dễ hơn nhiều khi bạn so sánh các dịch vụ theo cùng một bộ tiêu chí. Những yếu tố dưới đây là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp nhỏ.

1. Phạm vi phân phối

Phân phối là giá trị cốt lõi của bất kỳ dịch vụ phát hành thông cáo báo chí nào. Một số nhà cung cấp tập trung vào phân phối kiểu newswire trên diện rộng, trong khi những bên khác nhấn mạnh tiếp cận trực tiếp nhà báo, nhắm mục tiêu theo ngành hoặc phủ sóng địa phương.

Hãy đặt những câu hỏi sau:

• Thông cáo sẽ được gửi tới những đơn vị nào?
• Phân phối là toàn quốc, theo vùng, địa phương hay theo ngành?
• Thông cáo có xuất hiện trên các trang tổng hợp tin tức hoặc trang đối tác không?
• Dịch vụ có cung cấp danh sách nhắm mục tiêu hay chỉ là phân phối chung?

Phân phối rộng không phải lúc nào cũng tốt hơn. Nếu bạn vận hành doanh nghiệp địa phương, phân phối theo khu vực hoặc theo bang có thể hữu ích hơn một đợt phát tán toàn quốc. Nếu bạn hoạt động trong một thị trường ngách, nhắm mục tiêu theo ngành có thể mang lại kết quả tốt hơn so với phạm vi tiếp cận chung.

2. Hỗ trợ viết và biên tập

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ biết mình muốn thông báo điều gì nhưng không thoải mái khi biến thông tin đó thành một thông cáo báo chí chỉn chu. Một số dịch vụ bao gồm viết chuyên nghiệp, trong khi các dịch vụ khác yêu cầu bạn nộp bản nháp hoàn chỉnh.

Hỗ trợ viết hữu ích khi bạn muốn:

• Cấu trúc rõ ràng và đáng chú ý hơn
• Định dạng chính xác cho tiêu đề, dòng ngày tháng và phần giới thiệu doanh nghiệp
• Một bản thông cáo mang phong cách nội dung báo chí thay vì ngôn ngữ tiếp thị
• Độ rõ ràng cao hơn cho các nhà báo đang lướt nhanh

Nếu nhà cung cấp không bao gồm phần viết nội dung, hãy chắc chắn rằng bạn có đủ thời gian và chuyên môn để tự soạn thảo. Những thông cáo viết kém thường bị bỏ qua, bất kể tin tức mạnh đến đâu.

3. Rà soát biên tập

Một dịch vụ phát hành thông cáo báo chí tốt nên có quy trình rà soát trước khi phân phối. Quy trình này có thể phát hiện lỗi định dạng, tuyên bố chưa rõ ràng, lỗi chính tả hoặc ngôn ngữ quá mang tính quảng cáo.

Việc rà soát biên tập rất quan trọng vì thông cáo báo chí cần phải:

• Rõ ràng
• Có факt
• Chuyên nghiệp
• Dễ quét đọc
• Không phóng đại quá mức

Nếu một dịch vụ đăng tải mọi thứ mà không có bất kỳ bước rà soát đáng kể nào, đó là rủi ro. Thông cáo báo chí trở thành một phần trong hồ sơ công khai của bạn, nên độ chính xác là rất quan trọng.

4. SEO và khả năng hiển thị trên tìm kiếm

Thông cáo báo chí có thể hỗ trợ khả năng hiển thị trên tìm kiếm, nhưng chúng không phải là một lối tắt kỳ diệu để xếp hạng cao hơn. Giá trị SEO của chúng phụ thuộc vào nơi thông cáo xuất hiện, cách nội dung được viết và việc phân phối có tạo điều kiện cho khả năng được tìm thấy hay không.

Hãy tìm các dịch vụ cung cấp:

• Lập chỉ mục trên các nền tảng tin tức hoặc truyền thông uy tín
• Định dạng có cấu trúc để công cụ tìm kiếm dễ đọc
• Cơ hội xuất hiện tên thương hiệu và khả năng hiển thị liên kết khi phù hợp
• Báo cáo cho thấy thông cáo đã được đăng ở đâu

Hãy giữ kỳ vọng thực tế. Một thông cáo báo chí có thể giúp tăng khả năng hiển thị, nhưng nó nên bổ trợ cho một chiến lược SEO rộng hơn bao gồm website được xây dựng tốt, nội dung marketing, SEO địa phương và nền tảng kỹ thuật vững chắc.

5. Báo cáo và phân tích

Bạn không nên phải đoán xem thông cáo báo chí của mình có hiệu quả hay không. Báo cáo đáng tin cậy giúp bạn hiểu được vị trí đăng tải, phạm vi tiếp cận và mức độ tương tác phát sinh sau đó.

Các chỉ số hữu ích có thể bao gồm:

• Danh sách đơn vị xuất bản hoặc bản tóm tắt phân phối
• Lượt xem hoặc số lần hiển thị
• Việc được các cơ quan truyền thông tiếp nhận lại
• Lưu lượng truy cập giới thiệu
• Phạm vi địa lý
• Liên kết hoặc lượt nhắc đến được tạo ra bởi thông cáo

Chất lượng báo cáo khác nhau rất nhiều. Một số dịch vụ chỉ cung cấp email xác nhận cơ bản, trong khi những dịch vụ khác đưa ra dữ liệu hiệu quả chi tiết. Nếu bạn coi trọng kết quả đo lường được, hãy ưu tiên các dịch vụ có phân tích mạnh hơn.

6. Cấu trúc giá

Giá dịch vụ phát hành thông cáo báo chí có thể gây khó hiểu vì các nhà cung cấp đóng gói dịch vụ khác nhau. Một công ty có thể quảng cáo mức giá cơ bản thấp nhưng tính thêm phí cho việc viết nội dung, nhắm mục tiêu, hình ảnh hoặc phân phối nhanh hơn. Công ty khác có thể bao gồm nhiều tính năng hơn ngay từ đầu với mức giá nền cao hơn.

Hãy so sánh tổng giá trị, không chỉ mức giá khởi điểm được quảng cáo.

Hãy lưu ý:

• Phí ẩn cho viết hoặc định dạng
• Phụ phí cho hình ảnh, video hoặc nội dung đa phương tiện
• Chi phí nhắm mục tiêu theo bang, ngành hoặc nhà báo cụ thể
• Mức giá cao hơn cho phân phối gấp
• Giới hạn số từ có thể không phù hợp với thông báo của bạn

Với doanh nghiệp nhỏ, lựa chọn tốt nhất thường là dịch vụ phù hợp với quy mô của thông báo, chứ không phải gói dịch vụ hào nhoáng nhất.

Các loại dịch vụ phát hành thông cáo báo chí

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng một kiểu phân phối. Hiểu các loại dịch vụ chính có thể giúp bạn thu hẹp lựa chọn.

Dịch vụ chỉ phân phối

Các dịch vụ này phù hợp nhất khi bạn đã có một thông cáo báo chí hoàn chỉnh và chỉ cần đăng tải, phân phối lại.

Phù hợp cho:

• Marketer hoặc agency có kinh nghiệm
• Doanh nghiệp có hỗ trợ viết nội bộ
• Các thông báo định kỳ không cần tùy biến nhiều

Dịch vụ viết và phân phối

Các nhà cung cấp này xử lý cả việc soạn thảo lẫn đăng tải. Đây là lựa chọn phù hợp cho nhà sáng lập và các đội ngũ nhỏ muốn được hỗ trợ từ đầu đến cuối.

Phù hợp cho:

• Người dùng lần đầu
• Chủ doanh nghiệp nhỏ bận rộn
• Các thông báo cần một sản phẩm cuối cùng chỉn chu hơn

Dịch vụ nhắm mục tiêu

Các lựa chọn này nhấn mạnh vào nhắm mục tiêu theo địa điểm, ngành hoặc nhà báo cụ thể.

Phù hợp cho:

• Doanh nghiệp địa phương
• Ngành ngách
• Công ty muốn một cách tiếp cận truyền thông có tính cá nhân hóa hơn

Dịch vụ khối lượng lớn

Một số doanh nghiệp thường xuyên phát hành thông cáo báo chí và cần một cách tiết kiệm để phân phối nhiều thông báo theo thời gian.

Phù hợp cho:

• Chuỗi nhượng quyền
• Doanh nghiệp có nhiều địa điểm
• Công ty có các thông báo và cập nhật liên tục

Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên điều gì

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ phát hành thông cáo báo chí tốt nhất thường có những đặc điểm sau:

• Giá cả rõ ràng
• Quy trình gửi bài đơn giản
• Có hỗ trợ viết hoặc công cụ tải lên dễ dùng
• Có rà soát biên tập thực sự
• Phạm vi tiếp cận phù hợp với đối tượng của bạn
• Báo cáo minh bạch
• Không có các tiện ích bổ sung không cần thiết

Doanh nghiệp nhỏ hiếm khi cần gói đắt nhất. Họ cần một dịch vụ giúp tạo ra một thông báo đáng tin cậy và đưa nó đến đúng người đọc.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Một thông cáo báo chí có thể nhanh chóng mất tác dụng nếu được xử lý kém. Hãy tránh các sai lầm phổ biến sau.

Viết như một bài quảng cáo thay vì tin tức

Thông cáo báo chí không phải là quảng cáo. Nó nên công bố một điều gì đó có tính tin tức và thực tế, chứ không lặp lại các khẩu hiệu marketing.

Mặc định chọn gói lớn nhất

Phân phối nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Nếu đối tượng của bạn là địa phương hoặc theo ngành, tiếp cận quá rộng có thể không hiệu quả.

Bỏ qua tiêu chuẩn định dạng

Nhà báo và biên tập viên mong đợi một thông cáo báo chí tuân theo cấu trúc quen thuộc. Điều đó bao gồm tiêu đề, dòng ngày tháng, nội dung, trích dẫn, phần giới thiệu doanh nghiệp và thông tin liên hệ khi cần.

Quên kế hoạch theo dõi

Thông cáo báo chí nên hỗ trợ một chiến lược truyền thông rộng hơn. Hãy quyết định trước cách bạn sẽ xử lý yêu cầu từ truyền thông, lưu lượng truy cập website, câu hỏi của khách hàng và chia sẻ trên mạng xã hội.

Bỏ qua khâu rà soát lỗi

Lỗi chính tả, liên kết hỏng và tuyên bố sai có thể làm giảm uy tín. Hãy xem xét kỹ mọi bản phát hành trước khi phân phối.

Thực hành tốt nhất cho thông cáo báo chí

Để đạt kết quả tốt hơn từ bất kỳ dịch vụ phát hành thông cáo báo chí nào, hãy làm theo các thực hành tốt nhất sau:

• Bắt đầu bằng một góc tiếp cận thật sự đáng đưa tin
• Giữ tiêu đề cụ thể và ngắn gọn
• Dùng ngôn ngữ đơn giản
• Bao gồm các trích dẫn mang lại bối cảnh, không phải câu chữ cho đủ chỗ
• Giữ phần nội dung tập trung vào факт và tác động
• Thêm thông tin nền tảng phù hợp về công ty trong phần giới thiệu doanh nghiệp
• Dùng một lời kêu gọi hành động rõ ràng khi thích hợp
• Xuất bản thông cáo vào thời điểm hỗ trợ cho chiến dịch rộng hơn của bạn

Thông cáo báo chí hiệu quả nhất khi nó là một phần của kế hoạch truyền thông tổng thể. Nó nên hỗ trợ website, mạng xã hội, email marketing và hoạt động tiếp cận khách hàng của bạn thay vì hoạt động riêng lẻ.

Zenind phù hợp như thế nào trong bức tranh lớn hơn

Dịch vụ phát hành thông cáo báo chí giúp bạn chia sẻ tin tức. Zenind giúp bạn xây dựng doanh nghiệp đáng để người khác nói đến.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới, việc thiết lập nền tảng đúng ngay từ đầu sẽ giúp các thông báo trong tương lai dễ quản lý hơn. Một doanh nghiệp được thành lập đúng cách sẽ tạo nền tảng rõ ràng hơn cho việc ra mắt sản phẩm, tuyển dụng nhân sự, mở rộng sang thị trường mới và giao tiếp với công chúng.

Nền tảng đó rất quan trọng vì cả truyền thông lẫn khách hàng đều phản hồi tốt hơn với những doanh nghiệp có vẻ tổ chức tốt, đáng tin cậy và sẵn sàng. Khi các công việc thành lập pháp nhân và tuân thủ của bạn được xử lý gọn gàng, bạn có thể tập trung nhiều năng lượng hơn vào tăng trưởng, xây dựng thương hiệu và các thông báo công khai.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi mua

Trước khi chọn một dịch vụ phát hành thông cáo báo chí, hãy xác nhận những điều sau:

• Bạn biết chính xác tin gì mình muốn thông báo
• Nhà cung cấp phù hợp với đối tượng và khu vực của bạn
• Bạn hiểu liệu dịch vụ viết có được bao gồm hay không
• Bạn biết thông cáo sẽ được rà soát như thế nào
• Bạn đã kiểm tra tổng chi phí, bao gồm cả các khoản phụ thu
• Bạn hiểu mình sẽ nhận được loại báo cáo nào
• Bạn đã có kế hoạch theo dõi sau khi xuất bản

Một lựa chọn có cân nhắc sẽ giúp tiết kiệm tiền và cải thiện kết quả. Mục tiêu không chỉ là đăng một thông cáo báo chí. Mục tiêu là truyền đạt tin tức quan trọng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Kết luận

Dịch vụ phát hành thông cáo báo chí tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ là dịch vụ phù hợp với thông báo, đối tượng và ngân sách. Với một số công ty, điều đó có nghĩa là phân phối rộng. Với những công ty khác, đó là tiếp cận có mục tiêu, hỗ trợ viết nội dung hoặc phân tích tốt hơn.

Nếu bạn dành thời gian so sánh phân phối, giá cả, rà soát biên tập, giá trị SEO và báo cáo, bạn sẽ có vị thế tốt hơn nhiều để chọn một dịch vụ hỗ trợ mục tiêu kinh doanh của mình. Và nếu bạn vẫn đang xây dựng chính doanh nghiệp, Zenind có thể giúp bạn thành lập và duy trì nền tảng doanh nghiệp giúp các thông báo trong tương lai dễ quản lý hơn.