Cách khai thuế khi bạn là người không cư trú tại Mỹ nhưng có doanh nghiệp tại Mỹ

Nếu bạn là người không cư trú tại Mỹ nhưng sở hữu một doanh nghiệp tại Mỹ, mùa thuế có thể trở nên phức tạp hơn cả việc thành lập công ty. Các quy định phụ thuộc vào loại hình pháp nhân, nơi phát sinh thu nhập, việc doanh nghiệp của bạn có hoạt động kinh doanh tại Mỹ hay không, và công ty của bạn được đăng ký tại bang nào.

Tin tốt là quy trình này sẽ trở nên dễ quản lý hơn khi bạn hiểu rõ cấu trúc. Với hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu và một lịch tuân thủ rõ ràng, bạn có thể khai thuế chính xác và tránh bị phạt.

Hướng dẫn này giải thích cách thuế hoạt động đối với người không cư trú tại Mỹ có doanh nghiệp tại Mỹ, những biểu mẫu thường được yêu cầu, các hạn chót cần theo dõi và cách Zenind giúp các nhà sáng lập duy trì tuân thủ trong khi họ tập trung vào tăng trưởng.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý hoặc tư vấn thuế. Quy định thuế có thể thay đổi, và tình huống thực tế của bạn có thể tạo ra nghĩa vụ khai nộp khác nhau.

Điều gì khiến việc khai thuế tại Mỹ khác biệt đối với người không cư trú?

Hệ thống thuế của Mỹ không đối xử với mọi chủ doanh nghiệp như nhau. Nghĩa vụ khai nộp của bạn phụ thuộc vào việc bạn có phải là cư dân thuế của Mỹ hay không và thu nhập của doanh nghiệp có gắn với hoạt động kinh doanh tại Mỹ hay không.

Một người không cư trú tại Mỹ vẫn có thể phải nộp tờ khai thuế Mỹ nếu doanh nghiệp có thu nhập phát sinh tại Mỹ, thu nhập có liên hệ hiệu quả với hoạt động kinh doanh tại Mỹ, nghĩa vụ khấu lưu, hoặc các yêu cầu khai nộp ở cấp bang. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ ngay cả khi không có lợi nhuận.

Có ba câu hỏi cần trả lời trước:

• Bạn là cư dân thuế Mỹ hay người không cư trú?
• Bạn sở hữu loại hình pháp nhân nào?
• Doanh nghiệp có thu nhập phát sinh tại Mỹ hoặc có hoạt động kinh doanh tại Mỹ không?

Những câu trả lời đó sẽ xác định biểu mẫu bạn phải nộp, ai là người khai báo thu nhập và thuế sẽ do doanh nghiệp hay chủ sở hữu trực tiếp nộp.

Các cấu trúc doanh nghiệp chính và cách xử lý thuế

Loại hình pháp nhân của bạn quyết định phần lớn công việc khai nộp. Đối với các nhà sáng lập không cư trú tại Mỹ, những cấu trúc phổ biến nhất là LLC một thành viên, LLC nhiều thành viên và C-Corporation.

LLC một thành viên

Một LLC do nước ngoài sở hữu và chỉ có một thành viên thường được xem là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế liên bang. Điều đó có nghĩa là LLC tự nó thường không bị đánh thuế như một công ty riêng biệt theo mặc định. Thay vào đó, chủ sở hữu thường chịu trách nhiệm khai báo phần thu nhập liên quan.

Các nghĩa vụ khai nộp thường gặp có thể bao gồm:

• Mẫu 5472 kèm Mẫu 1120 mang tính hình thức đối với một số LLC do nước ngoài sở hữu
• Mẫu 1040-NR nếu chủ sở hữu có thu nhập phát sinh tại Mỹ cần khai báo cá nhân
• Báo cáo thường niên hoặc thuế nhượng quyền cấp bang, tùy theo bang

Ngay cả khi LLC không có doanh thu, nghĩa vụ báo cáo vẫn có thể tồn tại. Nhiều nhà sáng lập lần đầu bỏ sót điểm này và cho rằng không có lợi nhuận thì không cần khai nộp.

LLC nhiều thành viên

Một LLC nhiều thành viên thường được xem là công ty hợp danh, trừ khi có lựa chọn khác. Bản thân LLC có thể phải nộp một tờ khai thông tin, và các thành viên có thể cần khai báo phần thu nhập của mình trên tờ khai riêng.

Các nghĩa vụ khai nộp thường gặp có thể bao gồm:

• Mẫu 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Schedule K-1 cho từng thành viên
• Mẫu 8804 và 8805 nếu áp dụng quy định khấu lưu đối với đối tác nước ngoài
• Hồ sơ tuân thủ cấp bang khi cần

Cấu trúc này phổ biến khi hai hoặc nhiều nhà sáng lập muốn có quyền sở hữu linh hoạt và cơ chế đánh thuế chuyển tiếp. Đây cũng là cấu trúc đòi hỏi việc lưu trữ hồ sơ cẩn thận nhất, vì thu nhập, khoản khấu trừ và phân phối phải được phân bổ chính xác.

C-Corporation

C-Corporation là một thực thể nộp thuế riêng biệt. Nếu doanh nghiệp của bạn được thành lập tại Mỹ, công ty sẽ tự nộp tờ khai của mình và nộp thuế ở cấp pháp nhân khi cần.

Các nghĩa vụ khai nộp thường gặp có thể bao gồm:

• Mẫu 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
• Hồ sơ tiền lương và lao động nếu công ty có nhân viên
• Thuế thu nhập doanh nghiệp cấp bang hoặc thuế nhượng quyền, tùy theo bang

C-Corp có thể là cấu trúc phù hợp cho các nhà sáng lập kỳ vọng gọi vốn bên ngoài, muốn có mô hình quản trị chính thức, hoặc dự định mở rộng tại thị trường Mỹ. Cấu trúc này cũng có những đánh đổi về thuế khác với LLC, nên việc chọn pháp nhân ngay từ đầu là rất quan trọng.

Các mẫu thuế phổ biến cho người không cư trú tại Mỹ

Biểu mẫu phù hợp phụ thuộc vào loại hình pháp nhân, loại thu nhập và việc có áp dụng hiệp định thuế hay không. Dưới đây là các mẫu mà nhà sáng lập không cư trú thường gặp nhất.

Không phải nhà sáng lập nào cũng cần tất cả các mẫu này. Thách thức là xác định mẫu nào áp dụng trước hạn chót, không phải sau khi nhận được thông báo.

Từng bước: Cách khai thuế với tư cách người không cư trú

Việc khai thuế sẽ dễ hơn nhiều khi bạn chia nó thành từng bước.

1. Thu thập hồ sơ tài chính

Trước khi chuẩn bị bất kỳ tờ khai nào, hãy thu thập các hồ sơ hỗ trợ cho số liệu của bạn.

Bạn nên sắp xếp:

• Hồ sơ bán hàng và doanh thu
• Hóa đơn và hợp đồng khách hàng
• Sao kê ngân hàng
• Biên lai chi phí
• Hồ sơ tiền lương, nếu có
• Khoản góp vốn và phân phối của chủ sở hữu
• Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến khoản vay, hoàn ứng hoặc chuyển khoản nội bộ

Hồ sơ tốt không chỉ hữu ích cho việc khai thuế. Chúng còn là bằng chứng tốt nhất nếu IRS hoặc cơ quan thuế của bang yêu cầu giải trình sau này.

2. Xác định liệu bạn có hoạt động chịu thuế tại Mỹ hay không

Không phải mọi khoản thu của một nhà sáng lập nước ngoài đều bị đánh thuế như nhau. Vấn đề then chốt là liệu thu nhập có gắn với hoạt động kinh doanh tại Mỹ, có phải là thu nhập phát sinh tại Mỹ hay không, và liệu quy định khấu lưu có áp dụng hay không.

Đây là điểm mà nhiều nhà sáng lập cần hỗ trợ. Một doanh nghiệp có thể được thành lập tại Mỹ, sử dụng tài khoản ngân hàng ở Mỹ, nhưng vẫn có hồ sơ thuế khác nhau tùy theo nơi thực hiện công việc và cách phân loại thu nhập.

3. Xác định các mẫu thuế liên bang phù hợp

Sau khi biết loại hình pháp nhân và hồ sơ thu nhập, hãy ghép các mẫu với tờ khai.

• LLC một thành viên do nước ngoài sở hữu: thường là Mẫu 5472 kèm Mẫu 1120 mang tính hình thức
• LLC theo kiểu công ty hợp danh: thường là Mẫu 1065 cùng các biểu phân bổ cho đối tác
• C-Corporation: thường là Mẫu 1120
• Chủ sở hữu cá nhân không cư trú: có thể là Mẫu 1040-NR

Nếu có áp dụng lợi ích theo hiệp định, có thể cần thêm biểu mẫu để hỗ trợ vị thế khai thuế.

4. Kiểm tra yêu cầu khai nộp cấp bang

Thuế liên bang chỉ là một phần của bức tranh. Nhiều bang yêu cầu báo cáo thường niên, thuế nhượng quyền hoặc hồ sơ ở cấp pháp nhân ngay cả khi không phát sinh thuế thu nhập.

Tùy theo bang, bạn có thể phải nộp hoặc trả:

• Báo cáo thường niên
• Thuế nhượng quyền
• Gia hạn dịch vụ đại diện đăng ký
• Tờ khai thuế thu nhập cấp bang
• Thuế kinh doanh hoặc thuế tối thiểu

Đây là một trong những khu vực tuân thủ dễ bị bỏ sót nhất vì hạn chót của bang có thể tách biệt với hạn chót liên bang.

5. Nộp đúng hạn và yêu cầu gia hạn nếu cần

Hạn chót thuế thay đổi theo loại hình pháp nhân và có thể thay đổi theo năm tính thuế. Đừng dựa vào trí nhớ. Luôn kiểm tra ngày nộp hiện hành của IRS và bang cho năm bạn đang khai.

Nếu cần thêm thời gian, bạn có thể yêu cầu gia hạn, nhưng gia hạn nộp hồ sơ không phải lúc nào cũng là gia hạn nộp tiền. Việc bỏ lỡ hạn chót thanh toán vẫn có thể dẫn đến tiền lãi và tiền phạt.

6. Lưu trữ hồ sơ sau khi nộp

Sau khi tờ khai được gửi đi, hãy giữ một bản đầy đủ của tờ khai đã nộp, bảng tính hỗ trợ, biên lai và các tài liệu liên quan.

Một thói quen lưu trữ thực tế là:

• Giữ tờ khai thuế và hồ sơ hỗ trợ cùng nhau
• Lưu cả bản sao kỹ thuật số và bản sao lưu ngoại tuyến
• Theo dõi riêng các giao dịch của chủ sở hữu và chi phí doanh nghiệp
• Bảo quản hồ sơ trong nhiều năm để phòng kiểm toán hoặc sửa đổi

Các khoản khấu trừ và chi phí mà nhà sáng lập nước ngoài nên theo dõi

Nếu doanh nghiệp của bạn có các khoản chi được khấu trừ, kế toán tốt có thể giảm thu nhập chịu thuế và giúp hồ sơ của bạn rõ ràng hơn.

Các khoản khấu trừ kinh doanh thường gặp có thể bao gồm:

• Chi phí thành lập và tổ chức
• Phí đại diện đăng ký
• Dịch vụ kế toán và ghi sổ
• Phần mềm đăng ký thuê bao
• Quảng cáo và tiếp thị
• Thanh toán cho nhà thầu
• Đi lại phục vụ công việc
• Phí chuyên môn
• Chi phí văn phòng và thiết bị
• Phí ngân hàng và xử lý thanh toán

Yêu cầu chính là khoản chi phải mang tính thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp. Hãy giữ hóa đơn, ngày phát sinh, số tiền và mục đích kinh doanh.

Lợi ích theo hiệp định và quy định khấu lưu

Một số người không cư trú tại Mỹ có thể giảm nghĩa vụ thuế thông qua các hiệp định thuế giữa Mỹ và quốc gia cư trú của họ. Hiệp định có thể ảnh hưởng đến mức khấu lưu hoặc cách một số loại thu nhập bị đánh thuế.

Tuy nhiên, lợi ích theo hiệp định không tự động áp dụng. Bạn thường phải yêu cầu đúng cách và lưu giữ đầy đủ tài liệu hỗ trợ.

Các công cụ thường dùng bao gồm:

• Mẫu W-8BEN cho cá nhân nước ngoài
• Mẫu W-8BEN-E cho tổ chức nước ngoài
• Mẫu 8833 khi cần công bố vị thế khai thuế dựa trên hiệp định

Nếu bạn không chắc hiệp định có áp dụng hay không, nên xác nhận trước khi khai thuế hoặc nhận thanh toán. Một lỗi biểu mẫu nhỏ có thể tạo ra vấn đề thuế lớn hơn sau này.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Những sai lầm thuế tốn kém nhất thường là những lỗi đơn giản nhất.

Cho rằng không có doanh thu thì không cần khai

Một doanh nghiệp vẫn có thể có nghĩa vụ khai nộp ngay cả khi không tạo ra lợi nhuận. Điều này đặc biệt quan trọng đối với LLC do nước ngoài sở hữu và các thực thể có nghĩa vụ thường niên cấp bang.

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp

Tài khoản ngân hàng tách biệt và sổ sách gọn gàng không phải là tùy chọn. Việc trộn lẫn nguồn tiền làm cho việc chuẩn bị thuế khó hơn và có thể làm yếu đi sự tách biệt pháp lý của pháp nhân.

Bỏ lỡ hạn chót của bang

Tuân thủ cấp bang rất dễ bị quên vì không phải tất cả biểu mẫu đều được nộp ở cùng một nơi. Việc bỏ lỡ báo cáo thường niên của bang có thể dẫn đến phí, phạt hoặc thậm chí bị giải thể hành chính.

Chọn sai cấu trúc pháp nhân

Cấu trúc bạn chọn khi thành lập sẽ ảnh hưởng đến gánh nặng thuế trong nhiều năm. Một quyết định tưởng như đơn giản lúc đầu có thể tạo ra độ phức tạp khai nộp không cần thiết về sau.

Nộp hồ sơ mà không xem xét quy định hiệp định và khấu lưu

Nếu khách hàng, đối tác hoặc cổng thanh toán của bạn khấu lưu sai, bạn có thể trả thuế quá mức hoặc tạo ra thêm thủ tục không cần thiết. Hãy xem xét yêu cầu biểu mẫu từ sớm.

Cách Zenind giúp các nhà sáng lập không cư trú duy trì tuân thủ

Zenind giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng doanh nghiệp tại Mỹ dễ duy trì hơn ngay từ ngày đầu.

Hỗ trợ đó có thể bao gồm:

• Thành lập công ty tại Mỹ
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Hỗ trợ EIN
• Nhắc nhở báo cáo thường niên
• Theo dõi tuân thủ
• Các công cụ giúp bạn sắp xếp hồ sơ cho mùa thuế

Đối với nhà sáng lập không cư trú, giá trị thực sự không chỉ là thành lập công ty. Đó là giữ cho công ty luôn ở trạng thái tốt để các công việc thuế và tuân thủ không trở thành một cuộc chạy nước rút sau này.

Khi hồ sơ thành lập, thông tin sở hữu và lịch tuân thủ của bạn được tổ chức tốt, kế toán hoặc cố vấn thuế có thể làm việc hiệu quả hơn và chính xác hơn.

Danh sách kiểm tra khai thuế đơn giản

Dùng danh sách này như điểm khởi đầu thực tế trước mùa thuế.

• Xác nhận loại hình pháp nhân của bạn
• Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân
• Thu thập toàn bộ hồ sơ thu nhập và chi phí
• Kiểm tra xem có áp dụng thu nhập phát sinh tại Mỹ hoặc ECI hay không
• Xác định các mẫu liên bang và mẫu cấp bang
• Xem xét tính đủ điều kiện hưởng hiệp định nếu có liên quan
• Xác nhận hạn chót và các lựa chọn gia hạn
• Nộp và lưu đầy đủ bản sao của mọi tài liệu đã gửi

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần số An sinh Xã hội để khai thuế không?

Không nhất thiết. Một số người không cư trú tại Mỹ nộp hồ sơ bằng ITIN, tùy theo loại tờ khai và tình huống thực tế.

Tôi có phải khai nếu doanh nghiệp không kiếm được tiền không?

Có thể là có. Một số loại thực thể vẫn có nghĩa vụ báo cáo ngay cả khi không có doanh thu.

Tôi có thể khấu trừ chi phí khởi nghiệp không?

Thường là có, nhưng cách xử lý phụ thuộc vào loại chi phí và thời điểm phát sinh.

Tôi có cần tài khoản ngân hàng tại Mỹ để khai thuế không?

Không, nhưng hồ sơ ngân hàng rõ ràng sẽ giúp việc khai thuế dễ hơn rất nhiều.

Zenind có phải là đơn vị làm thuế không?

Zenind tập trung vào thành lập doanh nghiệp tại Mỹ và hỗ trợ tuân thủ. Khi cần chuẩn bị tờ khai thuế, hãy làm việc với một chuyên gia thuế đủ chuyên môn.

Kết luận

Nếu bạn là người không cư trú tại Mỹ nhưng có doanh nghiệp tại Mỹ, việc khai thuế chủ yếu là làm đúng những điều cơ bản ngay từ đầu: cấu trúc pháp nhân, lưu trữ hồ sơ, các mẫu liên bang và hạn chót cấp bang.

Khi những yếu tố đó đã được thiết lập, việc tuân thủ sẽ dễ quản lý hơn nhiều. Zenind giúp các nhà sáng lập tạo dựng và duy trì nền tảng doanh nghiệp tại Mỹ vững chắc để mùa thuế không trở thành tình huống khẩn cấp.